Soutenance mémoire
Procédure de résiliation du contrat et d’annulation des quittances
Il y a une annulation de quittance, au cas où l’assuré désir résilier le contrat dans un délai de un mois avant l’échéance. En revanche si la résiliation se trouve en cours du contrat, l’assureur attribuera une ristourne au délai non couru. Donc, les différents points suivants ont pour objet de présenter la procédure de résiliation du contrat et de l’annulation des quittances :
Après envoie de l’avis d’échéance, l’assuré s’engage à verser le somme de la cotisation, généralement dans un délai de un mois, entre la date d’anniversaire du contrat (date de renouvellement) et celle de la convenue.
À la demande de l’assuré, la cotisation peut être fractionnée en six (06) au plus selon la compétence de l’agence et le type du contrat. Cependant, la première fraction doit être acquittée à la date convenue et la dernière doit être régularisée avant le dernier trimestre de l’effet du contrat.
Une lettre de rappel est envoyée dans les dix (10) jours qui suivent la date convenue, au domicile de l’assuré pour lui rappeler son engagement au cas où il aurait oublié ses engagements. La lettre de rappel est une simple lettre à titre commerciale sans instruction en vue de résilier le contrat si l’assuré ne s’acquitte pas de sa prime.
Si aucun mouvement n’apparait après dix (10) jours de l’envoie de la lettre de rappel, dans ce cas une nouvelle lettre appelée : « lettre de mise en demeure » (LMD) est envoyée à l’adresse connue de l’assuré. Ce qui signifie que la garantie est suspendue, cette mention est inscrit évidement à la lettre lui-même. Dans cette situation si un risque survienne, l’assureur n’est plus responsable et ne s’engage plus à verser l’indemnité correspondant. Cependant, le contrat redémarre lorsque l’assuré paie La prime.
En aucun cas, l’assureur a le droit de résilier le contrat, quand l’assuré n’a pas encore payé sa partie d’engagement après dix (10) jours de la suspension de garantie. Cette résiliation veut dire que le contrat ne prend plus effet, qu’ensuite les parties ne s’engagent plus.
Par conséquent, une demande d’annulation de la quittance et la quittance en question avec mention du motif d’annulation effectuée par l’agence gestionnaire sont transmis à la direction technique au plus tard dans le mois suivant. Notons que la procédure de résiliation du contrat commence au moment où l’assureur envoie la lettre de mise en demeure. En ce qui concerne le délai de détention de quittance (DDQ), l’agence ne devrait pas garder les quittances au-delà de 90 jours à partir de la date d’échéance à la résiliation du contrat. Donc, toutes quittances non encore libérées seront renvoyées à la direction technique. Toutefois, il appartient à cette direction de décider si les quittances sont à annuler ou sinon ils sont recouvrit par voie judiciaire.
Comptabilisation au niveau de l’agence
Toute « émission » des quittances de primes sans exception en effet est traitée au siège à l’appuie des supports comptables suivant : bordereaux de perforation de production et de sinistre envoyés par l’agence. De ce fait, le «règlement » des quittances de primes en revanche est établit au sein de l’agence gestionnaire à l’intermédiaire des différents pièces de paiement comme la facture, le reçu, l’avis de crédit … En effet, les primes d’assurance sont comptabilisées en tant que produits de l’entreprise, tandis que les sinistres et les commissions correspondants se sont comptabilisés à leur tour comme les charges de l’entreprise. Il est utile de signaler que toutes émissions s’effectuent automatiquement à la cellule informatique. En fin d’exercice, ces opérations sont virées au compte 170 dit : « compte de liaison » entre agence et siège tenu par l’agence.
Retard d’envoi de bordereau tacite reconduction (BTR)
Ceci concerne plus particulièrement les contrats à « terme », étant donné que ces derniers constituent le 90% des contrats de l’agence. Nous mettons en évidence cette estimation dans le tableau comparatif du Chiffre d’affaires et du montant des arriérés de contrat à terme à ceux de contrat au « comptant ». En ce qui concerne notre problème, le BTR est envoyé en vue de contrôler les contrats par tacite reconduction, c’est-à-dire des contrats renouvelés automatiquement sans qu’il y ait l’autorisation de l’assuré. Par conséquent, on aura besoin de sa mise à jour, vue que certains contrats sont résiliés et d’autres sont renouvelés, à parts des nouveaux contrats. Normalement, dans la procédure connue le BTR définitif doit être parvenu à l’agence gestionnaire un (01) mois avant l’échéance. Pourtant, un retard est remarqué sur l’envoie de ce document à sa destination. Prenons l’exemple où le BTR a pour échéance au mois de septembre, il n’est parvenu à l’agence qu’en mi-septembre, alors qu’on aurait due l’envoyer au moins un mois avant l’échéance, donc au mois d’Août. Ayant comme résultat un certain retard au niveau de l’envoi de l’avis d’échéance et de l’encaissement de primes. Notons que dès envoie du BTR encore brouillon le retard a déjà constaté, 2 mois avant l’échéance au lieu de 3 mois selon la procédure. Cependant, le traitement de ce BTR accompli par l’agence et la contre vérification effectuée au siège nécessitent un large de temps.
Difficulté du recouvrement de l’écart de prime
Après que le règlement est réalisé, il n’est plus possible d’intervenir à l’assuré concernant son paiement inexact. Le client n’a plus confiance à son assureur et il pourra même fuir. De plus, Ceci pourra détruire l’image de la compagnie. Par ailleurs, l’écart de prime non recouvrable est bien sûre devenu des arriérés pour l’agence. L’idéal est de respecter la procédure conçu pour éviter tout état d’erreur. Malgré cela, la priorité d’une entreprise d’assurance est effectivement d’encaisser les primes en vue d’augmenter son CA et diminuer ses arriérés. Autrement, la section suivante explore le cas où l’assuré n’a pas la possibilité d’acquitter sa prime.
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU DOMAINE D’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE
1 – Généralités sur l’assurance
1.1 Définition de l’assurance
1.2 Rôles de l’assurance
1.3 Sociétés d’assurance
2 – Présentation de la Compagnie NY HAVANA
2.1Contexte environnemental
2.1.1 Historique
2.1.2 Missions et objectifs
2.1.3 Classification des produits de NY HAVANA
2.1.3.1 Assurances terrestres
2.1.3.2 Assurances maritimes
2.1.3.3 Assurances vie
2.2 Contexte structurel
2.2.1 Structure
2.2.1.1Compagnie d’assurance NY HAVANA
2.2.1.2 Direction commerciale et des réseaux
2.2.2 Réseaux de distribution de l’assurance
2.2.2.1 Agences générales
2.2.2.2 Agences centrales
3 – Présentation de l’Agence Centrale d’Antananarivo II
3.1 Origine
3.2 Objectifs généraux
3.3 Structure
CHAPITRE II : GENERALITES SUR LE RECOUVREMENT DES PRIMES
1-Contrat d’assurance
1.1 Définition du contrat d’assurance
1.2 Effet du contrat d’assurance
1.3 Nullité et résiliation du contrat d’assurance
2-Obligation de paiement des primes
2.1 Date de paiement
2.2 Lieu de paiement
2.3 Mode de paiement
3-Procédures techniques de recouvrement
3.1 Procédure d’émission de quittance et d’acquittement de la prime
3.1.1 Contrats « au comptant »
3.1.2 Contrats « à terme »
3.2 Procédure de résiliation du contrat et d’annulation des quittances
3.3 Procédure de recouvrement par voie judiciaire
CHAPITRE III : THEORIE GENERALE SUR LA COMPTABILITE DE L’ENTREPRISE D’ASSURANCE
1 – Généralités sur la comptabilité
1.1 Méthodes comptables
1.1.1 Conventions comptables de base
1.1.2 Caractéristiques qualitatives de l’information financière
1.2 Normalisation comptable
1.2.1 Exercice comptable
1.2.2 Plan comptable
1.2.2.1 Compte
1.2.2.2 Classes comptables
1.2.3 Documents comptables
2 – Système comptable
2.1 Notion du système centralisateur
2.1.1 Définition
2.1.2 Principe
2.2 Circuit des documents comptables
2.2.1 Au niveau de l’agence
2.2.2 Au niveau du département technique
2.2.3 Au niveau du département informatique
3 – Gestion comptable
3.1 Règles de comptabilisation
3.1.1 Comptabilisation au niveau de l’agence
3.1.2 Comptabilisation au niveau du siège
3.2 Synthèse
DEUXIEME PARTIE : L’ANALYSE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT EXISTANT
CHAPITRE I : ANALYSE DE LA PROCEDURE TECHNIQUE
1 – Retard d’envoie des documents de recouvrement
1.1 Retard d’envoi de bordereau tacite reconduction (BTR)
1.2 Problème d’envoi de l’avis d’échéance et d’encaissement
2 – Problème d’encaissement suite à l’erreur d’appréciation du risque
2.1 Erreur d’appréciation lors de visite du risque et de tarification de la prime
2.2 Difficulté du recouvrement de l’écart de prime
3 – Non respect de la procédure
3.1 Non respect de la procédure de résiliation de contrat
3.1.1Sur l’envoie de la lettre
3.1.2Sur le délai d’envoie
3.2 Existence des quittances non annulées
3.3 Gonflement du montant des arriérés
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA CELLULE COMPTABLE
1 – Confusion des données comptables
1.1 Anomalies dues à la confusion des données comptables
1.1.1Quittances non émises
1.1.2 Quittances émises par erreur
1.1.3Quittances émises plusieurs fois
1.2 Surcroît des travaux au traitement des écarts
1.2.1 Détection des anomalies
1.2.2 Travaux de redressement et d’assainissement
2- Problème de mis à jour du RCC
2.1 Envoie non fréquente du relevé des comptes clients
2.2 Difficultés aux actions de recouvrement
3- Volume important de travaux dans la cellule comptable
3.1 Anomalies dues au surplus des travaux
3.2 Retard de l’exécution de certaines tâches
CHAPITRE III : ANALYSE DE LA GESTION DES CLIENTS
1 – Problème inhérents à l’assureur
1.1Non respect de l’obligation de l’information lors de souscription
1.2 Problème de communication interservices
1.3 Non suivi des dossiers clients
2- Problèmes inhérents à l’assuré
2.1Motifs de non paiement
2.2 Existence de primes impayées
2.2.1Fausse déclaration faite par l’assuré
2.2.2Changement non parvenu à l’assureur
TROISIEME PARTIE : LES PROPOSITIONS D’AMELIORATION, LES SOLUTIONS RETENUES, LES RESULTATS ATTENDUS ET LES RECOMMANDATIONS GENERALES
CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION
1 – Amélioration sur les procédures techniques
1.1 Suivi de l’encaissement
1.1.1 Incitation des responsables concernant l’émission des documents de recouvrement
1.1.2 Renforcement de l’utilisation de l’échéancier
1.2 Minimum d’erreur sur l’appréciation
1.2.1 Renforcement du suivi de la procédure
1.2.2 Optimisation de la performance du personnel
1.2.3 Sensibilisation des responsables concernant les données à entrer dans le système informatique
1.3 Diminution du montant des arriérés
1.3.1 Utilisation d’un tableau de suivi
1.3.2 Envoie systématique des lettres de résiliation et automatisation d’annulation des quittances
1.3.3 Régularisation des quittances non annulées
2 – Amélioration sur l’unité comptable
2.1 Minimisation des anomalies comptables
2.1.1 Renforcement du système d’information
2.1.2 Sensibilisation des responsables sur les données à comptabiliser
2.1.3 Renforcement de la communication entre l’agence et le siège
2.2 Harmonisation des actions de recouvrement
2.2.1 Normalisation du délai d’envoi du RCC
2.2.2 Réductions des tâches sur le traitement des écarts
2.2.2.1 Minimum de rapprochement entre l’état des impayés de l’agence et celui du siège
2.2.2.2 Régularisation des contrats impayés
2.3 Maîtrise du système de recouvrement des primes
2.3.1 Réorganisation du travail
2.3.2 Proposition d’une cellule de recouvrement
3 – Amélioration sur la gestion des clients
3.1 Solutions relatives à l’assureur
3.1.1 Rénovation sur l’unité de classement des dossiers clients
3.1.2 Plan de formation
3.2 Solutions relatives à l’assuré
3.2.1 Responsabilisation des apporteurs d’affaires
3.2.1.1 Etablissement de tableau des arriérés par apporteur d’affaires
3.2.1.2 Incitation des apporteurs d’affaires à faire payer la prime
3.2.2 Renfoncement de la maintenance clientèle
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES
1 – Réorganisation de travail
2 – Redéfinition des fonctions
3 – Acquisition du responsable Administratif financier et de recouvrement
3.1 Processus de recrutement
3.2 Processus de sélection
CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
1 – Résultats attendus
1.1 Résultats économiques
1.1.1Augmentation du Chiffre d’affaires encaissé et diminution des arriérés
1.1.2 Augmentation de la Valeur ajoutée
1.2 Résultats non économiques
1.2.1 Relation sereine clients / assureur
1.2.2 Augmentation de force de vente
2 – Recommandations générale
CONCLUSION
GLOSSAIRE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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