Soutenance mémoire
Assurer la qualité de l’information
L’information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et dans des délais qui permettent à chacun d’assumer ses responsabilités. En fait, une information de qualité est une information objective donnant une image fidèle de l’entreprise. Dans la pratique, nous avons les conditions d’ordre comptables pour assurer la qualité de l’information :
– Les opérations sont enregistrées à la source, dans les délais les plus brefs.
– Les opérations sont autorisées et les informations concertant les opérations sont vérifiées à la source.
– Les informations sont regroupées par catégories homogènes à chaque stade de traitement.
– L’entreprise se soucie du respect des normes comptables généralement reconnues et des règles internes de l’entreprise dans la présentation de l’information comptable.
– Les informations comptables sont diffusées aux personnes censées prendre les décisions d’actions.
Ces caractéristiques sont des conditions idéales pour assurer la qualité de l’information mais certaines sont impossibles à mettre en œuvre suivant certaines circonstances difficiles à appréhender. Alors, la qualité de l’information peut être assurée par l’adjonction de procédés supplémentaires, qui ont pour résultat de minimiser les risques de détérioration de la qualité de l’information. Dans certains cas, la qualité de l’information ne peut être assurée qu’en tenant compte de la quantité de l’information distribuée, où la qualité de l’information ne peut être assurée qu’avec un système de contrôle interne rendant l’information disponible dans les moindres délais.
Un système comptable approprié
Toute entreprise procède à la comptabilisation des opérations qu’elles effectuent dans le cadre de ses activités, en vue d’établir la situation de l’entreprise, tant sur le plan financier que de l’exploitation(bilan, compte de résultat, l’annexe, tableau de variation de capitaux propres, tableau de flux de trésorerie et tout autres documents susceptibles de fournir une information sur le compte). Ces documents permettent à leur utilisateur(les fournisseurs de capitaux, Etat, les autres partenaires de l’entité…) d’apprécier la situation de l’entreprise ainsi que le résultat de ses activités et son évolution, afin de prendre les décisions qui s’imposent à leur niveau respectif. L’existence d’un système comptable approprié est nécessaire pour la production des informations fiables, exactes, réelles et obtenues dans le meilleur délai. Pour y parvenir, la société devrait disposer des normes comptables répondant aux besoins de chaque utilisateur que nous venons de citer ci-dessous, pour s’en assure il faut :
– pré numéroter les documents traités et procéder au rapprochement des divers documents ayant trait à une même opération ;
– exploiter les documents servant de preuve quant à l’exactitude de la réalité, de l’exhaustivité des opérations et leur comptabilisation ;
– faire une comparaison globale des données totalisées et des contrôles arithmétiques ;
– utiliser des matériels appropriés, utilisation d’un logiciel comptable par exemple.
La conclusion de l’évaluation du contrôle interne
Le but que poursuit l’auditeur en évaluant le niveau de la qualité du contrôle interne est de déterminer dans quelle mesure il pourra s’appuyer sur le contrôle interne pour définir la nature, l’étendue et le calendrier de ses travaux. Selon les faiblesses rencontrées, il approfondira son contrôle sur les points délicats et éventuellement des recommandations pourront être formulées et adressées à l’entreprise en vue d’une amélioration. En somme, nous avons vu dans cette première partie la généralité du cadre où l’on a effectué notre recherche. Sur ce nous avons pu connaître son histoire, son mode de fonctionnement, ses activités et sa structure. A part cela, un aperçu sur le système de contrôle interne et ses principes fondamentaux ont été offerts afin de facilité la compréhension de la suite de notre devoir. D’après cette notion théorique, la procédure existe belle et bien au sein de la TRANO PRINTY FJKM ; dans toutes les activités de l’entreprise, elle s’applique aux bien, aux ressources (humaines, matérielles et financières). Cependant, il existe toujours des éventuels handicaps au niveau de l’application que nous devons analyser dans la deuxième partie de notre ouvrage. Et pour répondre à la question, si les procédures existantes sont elles fiables et correspondes toujours à la réalité appliquées par les employés ?
Enregistrement des factures
Après ces opérations, le dossier d’achats est envoyé à la comptabilité pour enregistrement et les éventuels rapprochements. A noter que pour tout enregistrement comptable, l’existence des pièces justificatives est indispensable, elles constituent une garantie sur la réalité des documents. Les factures sont numérotées par numérotation interne et sont classées dans le classeur en attendant leur paiement à l’échéance prévue.
Procédure de saisie d’un journal au sein de TP : Par définition, la saisie de journal est un tableau qui permet d’enregistrer des diverses opérations (vente, achat,…) sur un logiciel comptable, le logiciel que la TP utilise est le « SAARI » On enregistre chaque pièce d’après son classement dans une saisie on lui donnant un numéro d’ordre selon sa situation dans la saisie.
Sortie de stock
Lors de la sortie de stock, la magasinière établit un bon de sortie, nous allons essayer de trouver alors dans cette étape les points forts de ce dernier.
Etablissement de bon de sortie. : Avant la sortie, le service exploitation ou autre service, suivant qu’il s’agit de sortie de matières premières ou fournitures de bureau, fournitures consommable, produit d’entretiens…, effectue une demande écrite pour que la magasinière puisse faire sortir l’article demandé. A chaque sortie correspond un imprimé nommé : bon de sortie Le bon de sortie est une preuve pour le magasin que telle quantité de marchandises est sortie du magasin à une telle date.
Mettre à jour la comptabilité
Le responsable de la comptabilité doit mettre à jour les enregistrements comptables de toutes les opérations effectuées, afin d’éviter, les omissions d’écriture ou erreurs d’enregistrement c’est l’une des caractéristiques quantitatives de l’information financière. En d’autre terme, comptabilisation sans retard : « Tout fait affectant la comptabilité, et principalement tout mouvement lié à la détention de biens physiques et de valeurs monétaires, doit être enregistré avec rapidité et méthode, et appuyé de pièces justificatives probantes. Non seulement cette disposition de saine logique facilite l’établissement des comptes annuels et les contrôles par la hiérarchie mais, en outre, elle crée les conditions pour :
-une bonne liaison entre les départements de l’entreprise ;
-la rapidité de l’information des responsables opérationnels ;
-des contrôles occasionnels réalisés par le dirigeant ou le chef hiérarchique ».
Séparation des fonctions incompatibles
Il est nécessaire de préciser l’importance de la séparation des fonctions incompatibles qui est l’un des éléments de base d’un bon système de contrôle interne. « La règle de la séparation des fonctions incompatibles consiste à attribuer à des personnes ou à des services distincts des fonctions qui, si elles étaient accomplies par la même personne ou le même service, favoriseraient les risques d’erreurs ou de fraudes » Les fonctions incompatibles rencontrées au cours de description de l’existant sont : la garde des articles en magasin et la tenue des stocks. Autrement dit, séparer les fonctions incompatibles signifie que la responsabilité d’une opération dans toutes ses phases ne doit pas être confiée à une personne. La participation de plusieurs personnes dans une même opération permet de détecter les erreurs et de diminuer les risques de fraudes. Les fonctions incompatibles suivantes ont été mentionnées dans la nouvelle structure organisationnelle dans la section précédente : la personne qui garde les articles en magasin ne doit pas s’occuper en même temps de la tenue et de la mise à jour des fiches de stocks. Compte tenu de tout cela, il est nécessaire de recruter un responsable se stocks qui doit s’occuper de la tenue des fiches de stocks et aider le magasinière dans l’accomplissement de sa fonction.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITES
CHAPITRE I : PRESENTATION SOMMAIRE DE LA TP FJKM
Section I : historique et présentation
I-1Historique
I-2 Présentation
I-2.1 Fonctionnement
I-2.2 Activités
Section II : La structure organisationnelle
II-1 : Organigramme
II-2 : Les attributions de chaque responsable
II-3 : Département Administratif et Financier
CHAPITRE II : LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section I : Le contrôle interne.
I-1 : Définitions, objectifs, types, principes du CI
I-1.1 : Définitions
I-1.2 : objectifs
I-1.3 : Types de contrôle interne
I-1.4 : Principes de contrôle interne
I-2 : Caractéristiques de contrôle interne
I-2.1 : Les éléments de base d’un bon système
I-2.2 : Importance et les limites de contrôle interne
Section II : Les démarches d’appréciation de contrôle interne
II-1 : La phase préliminaire
II-2 : La prise de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne
II-3 : Vérification des forces et faiblesses
II-4 : Contrôle de l’application des procédures
PARTIE : ANALYSE DE L’EXISTANT ET DIAGNOSTIC
CHAPITRE I : CYCLE ACHATS
Section : Description de l’existant
I-1 : Diagramme de circulation des documents
I-2 : Explications des différentes étapes
Section II : Analyse critique du cycle achat
II-1 : Les questionnaires de contrôle interne
II-2 : .Diagnostic du cycle achats
II-2.1 : Forces
II-2.2 : Faiblesses
CHAPITRE II : CYCLE STOCKS
Section I : Description de l’existant
I-1 : Diagramme de circulation des documents
I-2 : Explications des différentes étapes
I-2.1 : Entrée en magasin
I-2.2 : Sortie en magasin
Section II : Analyses critiques du cycle stock
II-1 : Les questionnaires de contrôle interne
II-2 : Diagnostics du cycle stocks
II-2.1 : Forces
II-2.2 : Faiblesses
PARTIE III : CONTRIBUTION A L’AMELIOATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET ADMINISTRATIVES
CHAPITRE I : RECOMMANDATIONS LIEES AU CYCLE ACHATS
Section I : Amélioration du mode d’achat
I-1 : Mise en place d’un responsable achat
I-2 : Nouvelle structure organisationnelle
I-3 : Amélioration l’organisation comptable
I-3.1 : Exiger les pièces justificatives
I-3.2 : Mettre à jour la comptabilité
I-4 : Recrutement de personnel
Section II : Procédures administratives et comptables
II-1 : Maîtriser le lancement de commande
II-2 : Amélioration des procédures administratives et comptables
II-3 : Interprétations
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS LIEES AU CYCLE STOCKS
Section I : Amélioration du cycle stocks
I-1 : Séparation des fonctions incompatibles
I-2 : Amélioration de système d’inventaire
I-3 : Amélioration de la mode de gestion des stocks
I-3.1 : Tous les stocks sont bien protégés
I-3.2 : Mettre en place de mesure de sécurité contre l’incendie
Section II : Procédures comptables et administratives
II-1 : Amélioration de procédures comptables et administratives
II-2 : Interprétations
II-2.1 : Entrée en magasin
II-2.2 : Sortie de stocks
CHAPITREII : IMPACTS ET LIMITES DE NOS PROPOSITIONS
Section I : impacts de nos propositions
I-1 : Sur le plan opérationnel et financier
I-2 : Sur la qualité de l’information financière
Section II : Limites de nos propositions
II-1 : Contraintes financières
II-2 : Style de management
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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