CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA GESTION COMPTABLE

Division PTF

1 – Définition : Le PTF, c’est l’ensemble des créances de la JIRAMA vis-à-vis des clients des tièrces personnes et des agents de la JIRAMA , objet de facture dûment établis.
2 – Tâche : L’agent ou PTF doit faire l’assainissement ou anomalie irrégularisés surtout en 419 630.
3 – Objectif : Inventaire sain.
Détection et redressement des anomalies à partir des états anomalies PTF.
4 – Gestion PTF : La gestion du PTF se fait en 2 étapes :
– Au niveau commerciale.
– Au niveau comptabilité ( SAF)
Il apparaît au niveau commerciale et au niveau comptabilité parce qu’elle est la section d’interface entre le deux services. On trouve des états suivantes dans le PTF :
Etat asortie : c’est l’encaissement nominatif par jour et par caisse.
Etat anomalie : état qui figure les encaissements non affectés, s’il y a tournés carnets, date facture, montant du facture, sous compte, on les trouve dans l’état des anomalies. L’agent PTF cherche l’origine des anomalies et passe la régularisation.
Etat de régularisation : Tous les mouvements de règularisation passés par le service commerciale à l’aide du bordereau de régularisation portefeuille PTF suite des anomalies 419630 sont figurés dans l’état de régul. On passe aussi un avis d’opération divers (AOD) pour la section trésorerie des mouvements correspondant au mouvement PTF.
Etat hors brise : ces montants ne sont pas dans la base de PTF comme :
– Frais de pose compteur.
– Frais de remise .
– Droit d’abonnement.
– Travaux de branchement.
– Chèque retournés.
Tous les mouvement qui ont l’objet de régularisation doivent transcrir sur le BRP.
Cas de l’augmentation et annulation : On fait une augmentation ou annulation lorsqu’il y a une facture d’une client qui ne correspond pas à leur consommation par mois. Dans ce cas, on passe d’abord au service commerciale et faire une reclamation après le service commmerciale fait l’annulation ou l’augmentation pour qu’elle ne fasse plus à litige. Leur consommation peut être augmenté, peut être diminué ça dépend des anomalies sur la facture.
Cas de transfert sortie (TS) et transfert entre ( TE) : La section PTF possède au TS lorsqu’il y a des anomalies à régulier, bordereau de régularisation PTF à d’autre zone , facture,seindé, régul 419630. La section PTF possède au TE lorsqu’il y a de retour de domicialisation bancaire, reçus d’autre zone, extrait par erreur au bordereau d’encaissement, facture seindé.
5 – Opération de caisse : Le travail du caissier et du PTF sont enchainés. Dans l’opération de caisse, on trove l’accomplissement des missions suivantes :
– Encaissement.
– Décaissement.
a) Encaissement :
– Facture de consommation
– Des différentes travaux
– Retrait accréditif à la banque
– Reversement d’avance consenties aux agents
b) Décaissement :
Tous les paiements effectués à la caisse. Le caissier tire chaque soir le solde des espèces en caisse et vérifie qu’il y a de concordance entre le brouillard de caisse et les espèces effectivemlent caisse.
6 – Procédure mouvement PTF :
– D’abord , on fait l’addition de l’état de récapitulation et l’état hors brise après on obtient l’état flash sur le bande de flash.
– Puis, on passe l’état flash à une fiche de contrôle caisse et comparera la bande de flash et l’état de récapitulation.
– Pour le branchement électricité et eau on utilise :
– Le numéro de compte : 411310 pour le client particulier.
– Le numéro de compte : 411320 pour le client administratif.
– Contre partie c’est la caisse : 530300
7 – Les différentes catégories des clients au sein de la JIRAMA : Après la réception de la facture , les clients ont 10 jours pour régler leur facture à la caisse de la JIRAMA ; Dans ce cas il y a 10 catégories des clients au sein de la JIRAMA ce sont :
Catégorie 10 : Clients particuliers ( CP) : Ce sont les clients ordinaires
Catégorie 11 : clients contentieux : ce sont les clients qui n’arrivent pas à payé leur consommation à la JIRAMA , client litigieuse.
Catégorie 12 : Clients effets à récevoirs.
Catégorie 20 : Clients importants ( CI ) : Ce sont les clients qui payés leur dévis à Antananarivo, les hautes personnalités de la localité . Exemple : orange de Madagascar.
N B : On ne peut pas figurer dans cette catégorie des clients que ce qui ont l’accord de la direction générale.
Catégorie 30 : Clients relevés de comptes ou client régroupés : Ce sont le abonnées qui ont plusieurs batiments ou locaux dispersés dans la ville et qui demandent à ce que leurs facture de consommation soient envoyé regroupées à une seule adresse.
Catégorie 40 : Clients domicialisation bancaires ( DB ) : Ce sont les clients qui demandent à ce que leurs factures de consommation soient prelevées directement à leur banque.
Catégorie 50 : Clients ADM ( administration ) : Ce sont les collectivités décentralisées et les administrations proprement dite.
Catégorie 60 : JIRAMA cession : Concerne tous les compteurs posés dans les difféérents locaux de la JIRAMA comme ( bureau, chambre de passage, station de pompage, ….)
Catégorie 70 : Clients personnels : Ce sont les agents de la JIRAMA qui ont béneficie du tarif préferentiel c’est-à-dire ils ont une réduction . C’est un cas exceptionnel pour le personne qui travail à la JIRAMA.
8 – Liaison qui existe entre le service commerciale et service comptabilité (PTF) : Chaque jour, le service commerciale et le PTF s’accompagne toujours à la finission de leur travail. Alors, ils se reliés dans le mouvement base PTF.
-Augmentation ou création
-Diminuation ou annulation
BRP ( Bordereau de Régularisation Portefeuille)
Augmentation : c’est reserver pour les factures erronées et arrêt de compte.
Diminution : C’est reserver pour les factures erronées.

Journal Trésorerie Caisse (JTC)

Dans le JTC il y a l’encaissement et décaissement.
1 – Encaissements de la JIRAMA sont :
-Facture
-Travaux remboursables.
-Encaissement remise : payé par les clients litigieuses. Ils paient d’abord ces frais avant de faire fonctionner leur compteur.
-Encaissement droit d’abonnement : payé par le nouveau client du JIRAMA.
-Encaissement consommation : il s’agit des encaissements de facture d’autre zone , partout on peut le payer mais le responsable de la JIRAMA envoie une lettre de justification pour vérifier si la facture est vraiment payée.
-Encaissement frais radiologie : il s’agit de la somme venant du CMS payé par la personne qui vient de consulter à la radiologie, pour la personne en dehors de la JIRAMA. Ces frais sont versés directement à la caisse de la JIRAMA.
a) Etat flash : Montre et vérifie tous les montants entrés dans le caissier. C’est le service informatique qui envoie les étapes des encaissements. Après il passe au service PTF, le responsable du PTF fait un contrôle avec vérification parce qu’il y a des étapes à fournir. Le PTF envoie l’encaissement au service trésorerie. Pièce d’encaissement est toujours en 3 exemplaires, le 2 restes à la JIRAMA. Seule la caisse principale peut recevoir les pièces d’encaissement qui vont directement à la trésorerie.
b) Comptabilisation du l’encaissement
2 – Décaissement : Les décaissements de la JIRAMA sont :
– Achat
– Prestation de service
– Invitation
– Salaire du personnel
– Avance
– Versement à la banque
Remarque : Avant de faire un décaissement , il faut élaborer d’abord une fiche de paiement et aussi une pièce de justification avant de faire un paiement et ces pièces se passent toujours à la signature du chef comptable, directeur , trésorier.
a) Report : C’est le reste de la caisse qui sera reporté demain. Le solde compte dans la trésorerie caisse doit être semblable au solde physique. Le service trésorerie fait la saisie des encaissements et il transmet au PTF ce qui donne le journal définitive.
b) Comptabilisation du décaissement : 607 à 581000.

Nature du travail comptable en générale

               Le comptable est celui ou la personne qui acquit une compétence en matière du système d’information financière.
La comptabilité comprend :
-La mise en place d’un système comptable ou de contrôle.
-L’établissement et la vérification des états financiers.
-L’analyse et les interprétations des informations financières.
Leur objectif :
-Les premiers objectifs de la comptabilité sont de fournir des informations financières sur les fonctionnements de l’entreprise.
Les informations fournies sont importantes pour :
-Prendre de décision administrative et financière.
-Planifier les activités de l’entreprise.
-Contrôler les ressources.
Afin de fournir des informations utiles sur l’exploitation, il trouve le moyen de tenir compte des activités quotidiennes de l’entreprise et résumer ceci dans des rapports comptables. Les méthodes pour atteindre ses objectifs donnent lieu à l’établissement d’un système comptable. Les fonctions principales du système comptable sont :
-La saisie des données financières (facture, chèque, caisse).
-La classification et leur codification (facture, lettre)
-L’inscription dans des livres dits « comptable » d’une façon chronologique.
-Résumé et synthèse de ses données.
-Communiquer les interprétations.
La comptabilité doit produire régulièrement des données chiffrées sous formes de tableau, de pourcentage, de graphique pour permettre au chef d’entreprise de contracter avec les tiers avec le maximum de fiabilité.

Recrutement de personnel permanent nécessaire et suffisant pour chaque service

                              Entant que société commerciale la présence et l’utilisation de main d’œuvre qualifié suffisant sont utiles pour le développement rapide de la société. Il diminue le mal fonctionnement de travail, de même la fatigue des travailleurs sont diminués et ne travaillent plus pendant le week-end. Pour le caissier, il faut ajouter au moins 2 minimum et stable dans leur mission. Ils sont très importants pour l’entreprise car responsable des ressources monétaires. Nous n’oublions pas aussi leur situation de vie parce qu’ils sont des personnes qui ont des autres service à faire dans leur foyer. La qualité du personnel et la qualité de service améliorer l’image de marque de l’entreprise et éviter aussi les longues files d’attente des clients, accélérer la circulation des documents au niveau de chaque service qui augmente la performance de la société. Il faut séparer les tâches incompatibles surtout dans le caissier pour réduire l’apparition des irrégularisations de travail.

Avoir des budgets de maintenance

                 Le budget, c’est l’état de prévision de recette et des dépenses d’un département. La maintenance, c’est l’ensemble des opérations permettant de conserver dans le même état un système, un matériel, un appareil ou de lui restituer des caractéristiques de fonctionnement spécifiés. La maintenance au sens étroit du terme, c’est l’entretien des équipements de l’entreprise. Alors il a pour objet de les garder en état de fonctionnement normal de la société. A l’instant du concept de qualité, qui concernait au départ uniquement à la production, la notion de maintenance peut être perçue comme un état d’esprit touchant toutes les fonctions de l’entreprise. Il s’agit de préserver le patrimoine de l’entreprise, ses structures, ses procédures pour augmenter sa rentabilité, en évitant les réhabilitations, les rééquipements, les recapitalisations… qui sont très coûteux. De l’industrie aux services, chaque outil devrait avoir son spécialiste de maintenance. Les véritables besoins sont de plus en plus au niveau de la maintenance de ce qui a été malgré tout construit et acquis. Entretien : aux industriels, il permet de prolonger la durée de vie de leurs investissements et aux particuliers, il donne la possibilité d’augmenter indirectement leur pouvoir d’achat. Dans la JIRAMA ces budgets de maintenance est nécessaire surtout en cas de renouvellement des matériels amortis et détruits. Comme le moteur, les groupes électrogènes à la centrale thermique, l’ordinateur, machine calculatrice. Il résoudre le problème existant dans tous les services.

Organisation du service

                   Il faut améliorer la qualité de service pour satisfaire le besoin de la clientèle concernant la capacité d’électricité : Il faut améliorer aussi l’assainissement financier, les circuits, des recettes et des dépenses. Etablir les prévisions concernant les besoins du travail. Le chef comptable en tant que premier responsable du service, il devrait analyser le volume de travail qui incombe à son service par rapport aux capacités, l’effectif et leur compétence. Le retard de l’enregistrement comptable, une longue attente du personnel, le retard de sortie du caissier nous conduit à proposer à la société de vérifier l’amélioration et l’accélération du circuit des documents comptables.Recruter des personnels permanents pour bien assurer le fonctionnement de toute activité de service. Equilibrer le nombre de personnel dans chaque service pour éviter le mal fonctionnement du travail. Au niveau de la vente, il faut améliorer le taux de recouvrement c’est-à-dire la somme reçue par les clients et sensibiliser les clients à utiliser les compteurs prépayés pour diminuer voir éviter les impayés. Il faut aussi être ponctuel à la distribution des factures chez les clients. Compteur prépayé : Ils s’appellent aussi cache power, c’est un compteur numérique qui est conçu pour éviter le non paiement des clients. Le paiement de la consommation se fait par crédit comme le crédit de téléphone mobile. Les clients achète le crédit à la JIRAMA et insèrent des numéros dans le compteur. Le délai d’utilisation est spécifié selon les recharges. Formation des agents : il faut former les différents agents pour être capable d’utiliser et manipuler les matériels au sein de son service afin que le travail sera rapide et l’activité de la société sera aussi en bonne marche. Les agents comptables doivent connaître la liaison du travail qui existe dans son service ils doivent être polyvalents. Parfois il y a des agents en missions ou en congé, un autre agent peut le remplacer et amener son travail et ses tâches. Le travail des agents comptable exigent des personnes compétentes pour éviter les fautes de gestion. Utilisation des matériels informatiques : le logiciel c’est la science du traitement rationnel de l’information, notamment par machine automatique. Il facilite le traitement comptable. La présence de l’informatique permet aussi d’alléger le comptable à l’accomplissement des pièces comptables. Il accélère le travail et très efficace car tous les documents comptables sont enregistrés dans l’ordinateur. Il évite le travail répétitif, gain de temps, gain en sécurité et fiabilité du traitement. De plus il réduit l’heure de traitement comptable et accélère la prise de décision en cas de problème. C’est un moyen de communication entre les entreprises et les fournisseurs, les clients de la JIRAMA qui permette de donner des informations aux autres DIR.

Table des matières

REMERCIEMENTS
ABREVIATION ET ACRONYME
LISTE DES TABLEAUX ET GRAPHIQUES
INTRODUCTION
PARTIE I : CADRE D’ETUDE ET METHODOLOGIE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Historique
Section 2 : Activités et objectifs de la société
Section 3 : Organisation de la Société
CHAPITRE II : SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Section 1 : Organigramme
Section 2 : Les différentes divisions du SAF
CHAPITRE III : ANALYSE DE L’ORGANISME
Section 1 : Analyse
Section 2 : Problématique
PARTIE II : CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA GESTION COMPTABLE
CHAPITRE I : GENERALITE SUR LE GESTION COMPTABLE DE LA JIRAMA
Section 1 : Nature du travail comptable en générale
Section 2 : Les différents documents comptables utilisés
Section 3 : Les équipages de la gestion comptable et les matériels utilisés
Section 4 : Le circuit de document et le nombre du personnel
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA PROBLEMATIQUE
Section 1 : Au niveau du personnel
Section 2 : Au niveau du matériel
Section 3 : Au niveau du budget
CHAPITRE III : RESOLUTION DE LA PROBLEME
Section 1 : Recrutement des personnels permanents
Section 2 : Dotation des matériels suffisants
Section 3 : Avoir des budgets de maintenance
Section 4 : Nouvel organisation
CHAPITRE IV : RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Organisation du service
Section 2 : Organisation globale
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
GLOSSAIRE

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