CONTRIBUTION A LA REFONTE DE LA PROCEDURE COMPTABLE

Les Banques

                     Ces deux banques collaborent principalement avec la société A&W Madagascar. Pour la banque MCB, la société utilise le chèque barré pour le paiement des fournisseurs comme Telma, JIRAMA, JOVENNA ; et aussi pour payer les charges fixes. Pour la banque BNI CA, l’entreprise utilise les chèques au porteur.

Rôles et attributions de chaque employé

En général, l’effectif total du personnel est de 15 personnes réparties comme suit :
 Un Gérant : qui gère l’entreprise et prend toutes les décisions. Il est à la fois celui qui passe les commandes et en fait le suivi.
 Une secrétaire : qui gère les appels téléphonique interne et externe (émission/ réception) ; prépare les cartes de présence ; assure la réception/ l’encaissement et le versement auprès des banques des ventes au comptant, l’enregistrement des paiements aux clients (chèque, traite, espèces, virement bancaire…), la situation de caisse, la préparation des documents de vente (facture pro forma) et du control List quotidien.
 Un chef de département comptable et un aide comptable :
 Le chef comptable a pour missions principales l’établissement des états financiers et la supervision directe de son département. Il assure également la gestion des ressources humaines (rémunération, congé,…).
 L’aide comptable assure la réception, la vérification et la comptabilisation des pièces de caisse ainsi que des ventes, que ce soit à crédit ou en espèce. Il assure aussi le paiement des fournisseurs étrangers ; la réception, la vérification et la comptabilisation des factures d’achats locaux ; la déclaration fiscale ; l’enregistrement du control List et la classification des documents comptables.
 Deux agents dans le département commercial qui s’occupent de l’accueil, l’information des clients, et le traitement, le suivi des commandes et des achats.
 Un chef de département Transit et un aide Transitaire, qui assurent le passage des marchandises depuis le quai portuaire jusqu’au transporteur (a l’importation) et la livraison des marchandises des mains du premier transporteur ; acheminent les marchandises jusqu’au point où la compagnie
 de navigation les prendra en charge (a l’exportation) ; établissent le contact avec les organismes concernés ; négocient les prix et établissent les devis.
 Un chef magasinier et un Manutentionnaire, qui sont chargés de gérer le suivi et la comptabilisation des mouvements de stocks (entrée et sortie de stocks).
 Un agent coursier, qui assure toutes les courses externes de l’entreprise (courrier, versement à la banque, …), les livraisons. Il aide aussi le manutentionnaire.
 Deux Chauffeurs : assurant la livraison des marchandises auprès des clients, les déplacements à l’extérieur pour les besoins d’exploitation.
 Un Gardien : assurant la sécurité du bâtiment.
 Une femme de ménage : s’occupant de l’hygiène à l’intérieur de la société, de petits achats comme les papiers, savons de toilette, … Elle fait aussi les reclassements des factures.

La Déclaration de la TVA

                   La déclaration nécessite l’établissement de pièces justificatives regroupées dans le dossier R5 (formulaire de réexportation en suite d’admission temporaire) qui contient la liste des marchandises vendues par client, ayant été apurées en douane (voir Annexe IV). Le dossier R5 reflète donc l’état mensuel des ventes et le montant annuel des ventes doit être égal au montant du chiffre d’affaires annuel déclaré par la société à la fin de l’année. Ce qui constitue une preuve de la bonne foi de la société aux yeux du service des contributions directes. Cette déclaration doit être accompagnée par des documents comme les pièces de facture d’achat et les pièces de banque. La pièce de banque est saisie par l’aide comptable sur Excel, c’est une facture préétablie. A chaque mois, il faut faire un rapprochement du relevé bancaire et du compte banque pour éviter les fraudes. La déclaration de la TVA se fait avant le 15 du mois. Pour la TVA déductible, la déclaration est déposée avant le 15 du mois au DGE avec la facture d’achat originale et une copie. L’original revient à la société et la copie reste au DGE. Cette déclaration vise le remboursement de la TVA. Pour la TVA collectée, le dossier R5 est nécessaire. Même principe que pour la TVA déductible. Donc, il faut être prudent pour éviter les fraudes et la carence des procédures de comptabilisation des opérations dans le journal. C’est le principe de prudence : la prudence est l’appréciation raisonnable des faits dans des conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entreprise. Les Actifs et les Produits ne doivent pas être surévalués, et les Passifs et les Charges ne doivent pas être sous-évalués

Procédure d’émission de chèque

                     Il arrive parfois que l’émetteur d’un chèque, avec une légère blâmable, ne mentionne pas le nom du bénéficiaire. Il faut proscrire ces pratiques et exiger l’inscription manuscrite de l’ordre par la signature du chèque. S’il arrive qu’un tel chèque soit reçu (en général par correspondance), il doit impérativement, dès l’ouverture du courrier, être complété par l’opposition immédiate d’un tampon à l’ordre de l’entreprise. De même, l’endos doit être inscrit au moyen d’un tampon comportant le numéro du compte bancaire de l’établissement concerné. Quoique cette précision apparaisse superflue, il est rappelé qu’il est formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit d’un chèque en blanc, dès lors qu’il est signé.

Conditions de travail

                   Nous avons été installé dans un bureau assez aéré, d’une superficie de 3×6 m², idéal l’été mais moins confortable en hiver puisqu’il est rarement touché par les rayons du soleil. Le lieu de travail est donc enviable. Chaque département a ses propres bureaux pourvus des matériels nécessaires à l’exécution du travail. Ces matériels sont assez faciles à manier et nous avions le droit de les utiliser pour les besoins de l’exploitation. Ainsi, nous avions plusieurs manières de montrer nos aptitudes et compétences afin d’aider nos collaborateurs et de nous faire aider en retour. Les dossiers de tous les départements sont classés dans un ordre bien déterminé dans des étagères, facilitant ainsi la recherche de telle ou telle information. Chaque déplacement à l’extérieur, pour les besoins de l’exploitation, est assuré par les véhicules de la société. Ainsi, notre sécurité était garantie pour les opérations délicates comme les versements d’argent à la banque par exemple. Le règlement intérieur est un document qui concerne les mesures particulières prises concernant l’organisation de la société, la discipline intérieure et les mesures d’hygiène et de sécurité du travail. Dans l’entreprise, chaque salarié est soumis au règlement intérieur mis en place sans aucune exception. Chaque département possède son règlement spécifique à ses activités, pour faciliter au minimum la communication interne de la société. Et enfin, l’ambiance de travail dans la société est assez saine.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Chapitre I. Présentation générale
Section I : Identification et historique de l’entreprise
1.1 Identification
1.2 Historique de l’entreprise
Section II : Activités, missions, vision et valeurs fondamentales de l’entreprise
2.1 Activités
2.2 Missions
2.3 Vision
2.4 Les valeurs fondamentales
Chapitre II. Procédure comptable existant au sein de A&W Madagascar
Section I : Description des tiers de l’entreprise et du service comptabilité
1.1 Les tiers de l’entreprise
1.1.1 Les Fournisseurs
1.1.2 Les Banques
1.1.3 Les clients
1.2 Description du service comptabilité
1.2.1 Organigramme de l’entreprise
1.2.2 Rôles et attributions de chaque employé
Section II : Procédure comptable appliqué par A&W Madagascar
2.1 Procédure d’achat
2.1.1 Achat local
2.1.2 Achat étranger
2.2 Procédure de vente
2.3 La Déclaration de la TVA
2.4 Procédure de recette
2.5 Procédure d’émission de chèque
2.6 Procédure d’ajustement de stock
2.7 Procédure de préparation compte
DEUXIEME PARTIE : ETUDE ET ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre I. Les forces de l’entreprise
Section I : Les forces au niveau de la Trésorerie
1.1 Rappel sur le cycle de trésorerie
1.1.1 Règles de base
1.1.2 Inventaire physique de la caisse
1.1.3 Protection des disponibilités
1.1.4 Rapprochement bancaire
1.1.5 Convention de l’Unité Monétaire (Ariary)
1.2 Forces au niveau de la trésorerie
1.2.1 Respect des règles de base
1.2.2 Trésorerie
1.2.3 Politique de rémunération saine
Section II : Les forces au niveau du personnel
2.1 Conditions de travail
2.2 Personnel dynamique
2.3 Personnel bien formé(au sein de service comptabilité)
Section III : Les forces au niveau du circuit de l’information
3.1 Rapidité et efficacité du circuit de l’information
3.2 Matériels performants
3.3 Information fiable
3.4 Mode de classement
3.5 Plan des comptes utilisé
Chapitre II. Les faiblesses de l’entreprise
Section I : Les faiblesses au niveau de la gestion des ressources humaines
1.1 Rappel sur la gestion des ressources humaines
1.1.1 La phase d’Administration
1.1.2 La phase de Gestion
1.1.3 La phase de développement
1.2 Faiblesses au niveau du personnel
1.2.1 Insuffisance du personnel
1.2.1.1 Retard dans l’exécution du travail
1.2.1.2 Risque d’une confusion de tâches
1.2.2 Manque de formation dans certains départements
1.2.3 Absence de service GRH
1.2.3.1 Notion de gestion des ressources humaines
1.2.3.2 Inexistence de gestion prévisionnelle de l’emploi
1.2.3.3 Insuffisance de motivation du personnel
Section II : Faiblesses au niveau des fonctions
2.1 Normes à la séparation des fonctions
2.2 Confusion des fonctions
2.3 Absence de responsable commercial
2.4 Centralisation du pouvoir
Section III : Faiblesses au niveau de la procédure comptable
3.1 Théorie générale sur la procédure
3.1.1 Définitions
3.1.2 Importance
3.2 Les différents concepts comptables
3.3 Les principes fondamentaux
3.3.1 Principe d’indépendance des exercices
3.3.2 Principe d’importance relative (seuil de signification)
3.3.3 Principe de prudence
3.3.4 Principe de permanence des méthodes
3.3.5 Principe du coût historique
3.3.6 Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture
3.3.7 Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence
3.3.8 Principe de non-compensation
3.4 Lenteur administrative
3.5 Monotonie de l’exécution des tâches
3.6 Absence de fiche de stock manuel
3.7 Absence de procédure écrite
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS 
Chapitre I. Propositions de solutions
Section I : Solutions concernant la gestion des ressources humaines
1.1 Recrutement de personnel
1.1.1 Une accélération du rythme de travail
1.1.2 Un équilibre des tâches
1.2 Formation périodique de personnel
1.3 Création d’un service de gestion des ressources humaines
Section II : Solutions concernant les fonctions
2.1 Séparation des tâches
2.2 Délégation de pouvoir
Section III : Solutions concernant la procédure comptable
3.1 Renforcement de l’organisation comptable
3.1.1 Mise en place et recrutement d’un informaticien
3.1.2 Amélioration du système de traitement
3.2 Amélioration de l’exécution des tâches
3.3 Refonte de la procédure comptable
3.3.1 Création de livres comptables
3.3.2Etablissement d’une fiche de stock manuel
3.3.3 Mise en place de procédure écrite
Chapitre II. Recommandations
Section I : Amélioration du fonctionnement de la structure
1.1 Formalisation de la définition des différents postes
1.2 Amélioration de la communication interne
Section II : Amélioration de l’organisation comptable
2.1 Tenir compte des principes fondamentaux de l’efficacité du contrôle interne
2.2 Conception du manuel de procédure
2.2.1 La conception du manuel de procédure
2.2.2 La diffusion du manuel écrit
2.3 Respect des points systématiques
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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