CONCEPT DES PROCEDURES DANS UNE ORGANISATION – PLACE ET FINALITES

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Préparation de la fabrication

Après décision de fabrication, ordre est donné auxentités concernées pour la fabrication le jour même ou pour le lendemain :
– Unité de coupage
– Magasins de bouteilles vides retournés
– Usines de mise en bouteilles
En ce qui concerne l’usine de mise en bouteille, la préparation se fait de la manière suivant, à la fin de la journée, pour une production du lendemain :
– Utilisation du fichier de « Programme de Mise en bouteille »
· Placement des produits à fabriquer sur les lignes ( sections) appropriées
· Introduction des quantités
· Relevé des besoins en consommables et autres matières sèches
· Impression du fichier
– Remplissage des Bons de commandes des consommables
– Remplissage à la main d’un ou deux bons de commande pour tous les produits à fabriquer le lendemain
– Remplissage d’autres bons pour des consommables dont la quantité n’est pas définie en fonction des produits à fabriquer mais de manière périodique
· En fonction de la période ou du jour
· Commandes de consommables comme les goupillons, colles, savons liquides, films
– Envoi de tous les bons au Magasin de consommables pour préparation

Processus de fabrication

De manière générale, le processus de fabrication sedéroule comme suit :
– Recherche des consommables au Magasin
– Démarrage et préparation des machines
– Affectation des équipes
– Essai et contrôle du produit fini
– Lancement de la production dans chaque section
– Transfert de produits ou autres matières sèches entre les sections
– Transfert des produits finis au magasin de l’usine
– Transfert des produits vers le Magasin de Vente
– Tout au long de la fabrication, contrôle qualité des produits mis en bouteilles (aussi bien le contenu que le contenant)
– En fin de journée :
· Traitement des consommables restants :
Collecte des consommables non consommés
Rédaction d’un bon de retour des consommables non utilisés Renvoi des consommables au magasin
– Collecte de toutes les données de la production etconfrontation des données
– Rédaction du rapport de fabrication

Rapport de fabrication

En fin de journée, et après collecte et confrontation des données auprès des différents responsables (conducteurs de machines, chef lavage, chefs de table, pointeuses), celui qui se charge de la production de l’usine procède à la rédaction du rapport de fabrication.
Le rapport consiste en un fichier de Rapport Journalier où seront consignées les quantités fabriquées, sorties de l’usine, ainsi queles pertes et casses. Ce rapport sera imprimé et envoyé au Directeur de la Production. En outre, leresponsable consigne dans le fichier de suivi des besoins de la Direction Commerciale, la réalisation des commandes à fabriquer. Et enfin, le responsable met à jour le logiciel de stock pour co nsigner les Entrées (productions faites) et les Sorties (vers le Magasin de vente). Les autres informations sur les fiches de Production ne sont pas saisies mais seulement classées telles quelles .

Continuité

Après la rédaction du rapport, le responsable étudie les niveaux de stock et reprend le processus d’ordre de fabrication pour déceler les produits dont le stock a atteint un niveau critique.

ANALYSE DE L’EXISTANT

Forces du système : La force du système actuel réside dans deux points essentiels.
L’expérience des agents: L’expérience des agents affectés à la production, aussi bien les responsables que les ouvriers. En effet, ceux-ci connaissent parfaitement les rouages de fonctionnement de l’usine, plus particulièrement les machines et outils mis à leur disposition et arrive à les faire tourner quelque soit les problèmes rencontrés (rythme élevé de la production pendant certaines périodes, pannes éventuelles desmachines…)
La spécialisation: Les lignes de production ont été plus ou moins pécialisées pour certains types de produits ou caractéristiques des produits. Ceci permet d’éviter des problèmes de planification de la production car généralementle même produit est fabriqué sur une même ligne de production.
Autres : Etat des matériels satisfaisant (etc.…)
Faiblesses du système : (Goulots d’étranglement), L’usine présente deux goulots d’étranglement, quand la production accuse un certain pic, au niveau,
– De la section de lavage, totalement fait à la main, le travail requiert des agents de l’extérieur (des journaliers) dont le niveau de productivité n’est pas toujours assuré. Cette section ne pourra être assurée sans discontinuitépour( un travail de 24 heures par exemple) compte tenu de ce facteur humain (travail pénible avec de l’eau froide…)
– De la salle de finition, quand les produits arrivent à un rythme effréné depuis les lignes de mise en bouteille. Ainsi certains produits mis en bouteille la nuit peuvent attendre la journée avant de passer à la table de finition. Et cette situation engendre l’arrêt de la mise en bouteille la journée d’après pour attendre la fin des travaux de finition.
Qualité non satisfaisante: Malgré l’utilisation de machines pour la mise en bouteille, des problèmes sont relevés ;
– Niveaux de remplissage inégaux entre les bouteilles;
– Des bouteilles vides à la sortie de la mise en bout eille ;
– Des capsules mal vissés ;
– Des étiquettes mal placés
En outre, les travaux faits à la main manquent parf ois de précision, notamment la pose des contre-étiquettes.
Système d’information manquant : Système d’information et d’enregistrement des données quasi-inexistant, à part le logiciel de Stock qui sert à enregistrer la production et la sortie vers le Magasin de Vente, ainsi les données de la production sont éparpillées dans des fichiers Excel.
Avantages de l’organisation actuelle
– Simplicité des traitements des données
– Simplification des prises de décision car les commandes reçus ne sont pas trop complexes ou difficiles à planifier.
– Flexibilité de l’équipe et du processus : passage de l’automatique au manuel en cas de panne des machines.
Inconvénients de l’organisation actuelle
– Non adaptée pour les productions de rythme soutenu,car les conducteurs de machine, chargés de remplir les fiches de production sont très vite dépassées par la vitesse et le bousculement du processus. Ainsi, la qualité des données recueillies laisse à désirer, parfois incomplète et incohérente.
– N’assure pas la qualité totale de la production : le processus étant parsemé d’opérations manuelles, la qualité totale ne sera pas atteinte,quelque soit la quantité à produire.
– Ne permet pas l’enregistrement de l’historique comp lète de production : surtout des données diverses comme le pointage du personnel, lepointage des réalisations par personne ou par groupe, les heures d’utilisation et d’arrêt machine…
Idées générale d’amélioration et d’innovati on
Enjeux : Les enjeux de la réorganisation et de la rédactiondu manuel de procédure sont d’ores et déjà connus et signifiés par la Directiongénérale,
– Assurer la qualité totale des produits et du processus de production
– Augmenter le rendement, sinon atteindre le rendement indiqué par les machines installées
– Optimiser le processus de fabrication pour
· diminuer le coût de fabrication : coût humains,
· minimiser les niveaux de pertes et de casses
· fluidifier le traitement de la fabrication depuis la prise de décision jusqu’à la livraison au Magasin de vente
– Disposer d’un Système d’information pour
· Tenir à jour les données sur les fabrications passées, en cours et à venir
· Faciliter la planification et la réalisation de lafabrication
· Automatiser certains calculs et travaux comme l’édition des bons de commande et de retours de consommables
· Aider les responsables et décideurs à mieux orienter le processus de fabrication en fonction de l’historique de production et des informations disponibles (niveaux de stock, disponibilités des matières…).
Principes : Les principes suivants ont été retenus pour cette réorganisation et amélioration du Système,
– Simplicité du Système : fiches utilisées, Logicielsà mettre en place…
– Valorisation des ressources humaines internes : formation, qualification…
– Communication et connexion avec les autres entitéset directions
– Utilisation des moyens existants et acquisition progressive en fonction de la montée en charge des données et des traitements effectués.
Propositions : Des interviews et mini-réunion avec les responsables ont permis de dégager une esquisse de la nouvelle organisation, qui s’appuie sur les enjeux et principes cités ci-dessus. Les propositions suivantes feront l’objet d’une étude approfondie et de conception des outils de gestion requis.
Carnet de commandes et plan de production : La tenue d’un carnet de commandes (émanant de la Direction Commerciale, des filiales ou en interne) permet à la Direction de la Production de gérer la planification et le suivi de la réalisation de la production. Un outil informatique sera mis en place progressivement pour gérer le plan de production.
Ordre de fabrication : Création d’un ordre de fabrication par produit, numéroté sur une ou plusieurs lignes en même temps ou étalé dans tlemps réalisable en une seule journée (ou en plusieurs jours consécutifs).
Responsable de ligne : La création de la section de responsable de ligne répond aux besoins et enjeux de collecte d’informations, de résolution rapide des problèmes concernant la réalisation d’un OF,
– Pour chaque Ordre de fabrication (OF), les lignes de fabrication seront connues et planifiées en fonction de la disponibilité des machines et du type de produit.
– Instauration des agents responsables de ligne (ou chefs de ligne). Qui seront affectés à la réalisation d’un ou plusieurs OF en même temps. Chaque responsable assurera l’organisation des travaux, des matières et autres flux physiques, la collecte des données relatives à la réalisation de l’OF dont le responsable est en charge.
– Création de fiches et autres outils de gestion
Les fiches et outils suivants seront remplis, utilisés par les responsables de ligne et les responsables d’usines :
· Fiche d’Ordre fabrication ou Ordre de Fabrication, contenant le N° chronologique, la date, le produit à fabriquer, la quantité à produir e, les matières à utiliser, les sections de travail concerné…
· Outil de calcul automatique des quantités de consommables et matières à utiliser
· Bons de commande de consommables et matières, à imprimer automatiquement
· Fiche de Réalisation : rattachée à chaque section,concernant un OF, contient la liste des agents affectés à la section, les dates et heures de début, les quantités fabriquées relevées à intervalle régulier, les autres informations reliées à la réalisation
· Fiche de Synthèse de la réalisation d’un OF : récapitulation des quantités produites, utilisées, retournées, casses, pointage des employés, heures de travail…
· Outil de génération d’états : Rapport de productionjournalier, hebdomadaire, mensuel ; statistiques (production, casses, pertes, présences, pannes, rendement machine,…)
Les fiches seront saisies par un opérateur ou une opératrice de saisie dédiée (e) et les données qui y sont saisies seront validées par lesresponsables d’usine avec confrontation des données manuelles tenues Introduction.
Contexte : Face à la concurrence actuelle surtout après que le gouvernement s’était lancé dans la privatisation, une concurrence qui ne cesse de s’évoluer, le Groupe a procédé depuis quelques années à l’élargissement de sa gamme de produit et commence actuellement l’exportation en masse de ses produits vers le marché international.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
Partie1-CADRE CONCEPTUEL DE L’ETUDE
Chapitre1- PRESENTATION DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Section1- Identité et Historique
Section2- Raison d’être de la Compagnie
Section3- Organisation
Chapitre2- CONCEPT DES PROCEDURES DANS UNE ORGANISATION – PLACE ET FINALITES
Section1- Dispositifs generaux
Section2- Procedure : Element du Système de contrôle Interne
Section3- Esquisse des procédures
Section4-Validation des procédures écrites
Chapitre3-CONCEPT SUR LE CHANGEMENT ENVIRONNEMENTAL
Section1- Notion générale
Section2-Les acteurs de l’environnement d’une Entreprise
Section3- Diagnostic de l’environnement d’une Entreprise
Partie2- ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre1- ANALYSE DES PROCEDURES DE PRODUCTION AU SEIN DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Section1- Etude de l’existant au niveau de l’usine II
Section2- Analyse de l’existant et l’esquisse pour l’amélioration de l’organisation
Section3- Conception d’une nouvelle organisation et la rédaction du manuel des
procédures de production proprement dit de la compagnie VIDZAR
Chapitre2-ANALYSE DES CHANGEMENTS ENVIRONNEMENTAUX DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Section1-Analyse de l’environnement Immédiat
Section2-Analyse de la macro environnement de la compagnie VIDZAR
Chapitre3-FORMULATION DES PROBLEMES
Section1- Problème et obstacle rencontrés au niveau de l’amélioration et /ou
l’application des procédures de production
Section2-Problème au niveau de l’environnement
PARTIE3- PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET RECOMANDATIONS GENERALES
Chapitre1- PROPOSITION DES SOLUTIONS
Section1- Mise en place d’une nouvelle Modélisation de la notation BPMN ou « Business Process Management Notation » appliquée au x procedures de production
Section 2. Mise en place d’un système de contrôle interne fiable
Section3- Mise en place d’un Système d’Information adéquat
Chapitre2- RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMADATIONS GENERALES
Section1- Résultats attendus
Section2- Recommandations générales
CONCLUSION GENERALE

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