Comment préparer le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation ?

Les enjeux du transfert

La salle de documentation déménage du fait du rassemblement physique des onze départements du siège du Groupe CMH. Sans ce déménagement de siège, la salle de documentation n’aurait certainement pas bougé.
Le déménagement de la salle de documentation n’était pas un besoin, cependant au bout de quelques années la documentaliste aurait du mettre en place un certains nombres de politiques (dont notamment des politiques de désherbage) pour permettre au service documentation de fonctionner. Cependant le transfert du service documentation d’un lieu à un autre doit tout de même être l’occasion de remettre à plat tous les fonctionnements mais aussi de toucher du doigt ce qu’il convient de modifier ou d’améliorer. Il faut programmer la nouvelle structure en tenant compte de toutes les améliorations souhaitées mais aussi en tenant compte du fait qu’il s’agisse d’un projet à long terme, il faut avoir une vision prospective. Toute la difficulté d’un transfert réside dans le fait qu’il faut prendre en compte plusieurs entités à la fois. « TI faut mettre en synergie : le bâtiment, les collections, le personnel. »

Je propose par la suite de présenter les enjeux du déménagement 

Optimiser l’espace

L’importante masse de documents ne permet pas une réorganisation totale de l’implantation des collections.
Au fur et à mesure de 1′ évolution de la masse documentaire, différentes améliorations étaient envisageables. L’aménagement va permettre de réorganiser spatialement l’implantation des collections de façon à optimiser le travail (réorganisation spatiale de certains documents, rassemblement physique de collections … ).
La collaboration avec Mr Souply nous a également permis d’envisager du mobilier dont les caractéristiques répondaient au mieux aux documents à ranger. Nous avons listé toutes les contraintes concernant le mobilier dans notre dossier rendu à Mr Souply. (cf annexe 2).
L’enjeu est d’optimiser l’espace afin de gagner de la place pour les documents futurs et de gagner du temps. Le transfert est un tremplin pour mieux organiser la salle de documentation.
Il faut cependant que le gain de 1′ espace ne soit pas la motivation première, il faut également garder en tête les flux du personnel. 11 ne faut pas que celui -ci soit contraint à beaucoup d’allées et venues. L’organisation des postes de travail de la documentaliste devra optimiser les flux documentaires de façon à gagner du temps en service interne. La disposition actuelle n’étant pas assez fonctionnelle, la documentaliste fait parfois des allées et venues qu’elle pourrait éviter ou du moins diminuer. n faut donc un nouvel aménagement de l’espace qui apporte une solution à ces problèmes. Ces contraintes que nous avons appelées contraintes géographiques sont aussi listées dans le rapport pour Mr Souply (cf annexe 2 ).
L’enjeu est donc d’optimiser l’espace tout en optimisant également les tâches de la documentaliste. Un juste milieu est à trouver entre ces deux contraintes.

Pallier à la saturation des locaux

Si l’on garde les politiques de conservation et de désherbage actuelles, la salle actuelle peut accueillir les documents jusqu’en 2006. Dans un nouvel espace, il faudra élaborer de nouvelles politiques de conservation et de désherbage.
L’actualisation du fonds documentaire est très importante, il faut ne faut donc pas hésiter à mettre au pilon certains documents périmés au profit de documents récents.
Le déménagement est donc 1 ‘occasion de faire face à ces différents aspects. Le déménagement a été l’occasion de désherber mais il est aussi l’occasion de remettre à plat de nouvelles politiques de désherbage.

Répondre à l’augmentation des utilisateurs du service documentation.

Les indicateurs de la documentaliste montrent une utilisation de plus en plus importante du service documentation :
Le nombre de livres et de reportages photos a nettement augmenté en 4 ans. En 2001, la documentaliste possédait 51 reportages photos dans la base de données contre 1479 en 2003.

Comment préparer le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation ?

Rédaction du cahier des charges

Suite à mes lectures (cf bibliographie), je me suis constituée de solides bases concernant le déménagement et 1 ‘aménagement de centres de documentation. A ce moment, je me sentais capable de rédiger un cahier des charges pour Karine Leroy-Vincent. rai donc rédigé un premier cahier des charges seule que j’ai fait relire à Karine Leroy -Vincent. Après avoir discuté ensemble, nous avons relevé quelques manques à ce cahier des charges et nous 1 ‘avons rectifié (cf annexe 1 ).
Ce cahier des charges se divise en trois parties, l’analyse de l’existant, le déménagement de la salle de documentation et l’aménagement de la salle de documentation au sein du futur siège.
J’ai donc suivi l’ordre du cahier des charges pour l’exécution de ma mission.
La réalisation de ma mission m’a permis de voir que certaines choses ne seraient pas faisables. La collaboration avec Mr Souply m’a permis de mettre de côté certaines choses.
C’est lui-même qui se charge de l’appel d’offres pour le mobilier de la future salle de documentation, c’est également lui qui s’occupe des plans d’implantation générale du mobilier. En fonction des critères cités dans l’analyse de l’existant, Mr Souply intervient dans l’ implantation spatiale du mobilier et des collections.
De plus, je me suis rendue compte que je ne ferai pas d’analyse de l’usager (par manque de temps mais aussi parce que ce type d’étude n’aurait pas de réel impact). La partie du cahier des charges concernant les préconisations de fonctionnement pour le futur service documentation n’était donc plus faisable. Je voulais notamment me baser sur les propositions des utilisateurs afin d’élaborer de nouvelles façons de fonctionner. Dans une partie suivante, j’explique plus amplement pourquoi une analyse de l’usager n’était pas indispensable concernant ce projet de déménagement.

Les documents à produire pour l’entreprise

Le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation a lieu en 2005. Karine Leroy-Vincent désirait que je prépare par écrit le transfert des documents et que je lui laisse un dossier. Dans ce dossier, Karine Leroy-Vincent voulait que toutes les étapes du transfert soit abordées mais aussi l’avant transfert et l’après transfert.
Le dossier doit contenir tous les éléments dont Karine Leroy-Vincent est susceptible d’avoir besoin au moment du transfert. Le dossier laissé à l’entreprise se trouve en annexe 3.
Ce dossier n’est pas encore fini. Il va encore évoluer. Mr Souply vient nous présenter son étude courant septembre. A partir de son étude, je pourrai finir ma mission. Dans le dossier pour l’entreprise une indication en bleu ( /!Mr Souply), montre que c’est une partie du document qui sera faisable après la rencontre avec Mr Souply.
Sans ses informations, je ne peux pas préparer l’aménagement de la future salle de documentation. Ce rapport de stage ne reflète donc pas ma mission dans sa totalité. Je vais cependant expliquer par la suite ce à quoi je vais procéder concernant l’aménagement de la future salle de documentation. D’ici la soutenance, j’aurai sans doute de nouveaux éléments.
Un mémo (avec les plans d’implantations des collections) réservé aux déménageurs accompagne le dossier de 1′ entreprise. Il ne contient que les informations pertinentes pour les déménageurs le jour du déménagement. Ce mémo se trouve en annexe 4. J’ai tenté de rendre ce document le plus simple et le plus compréhensible possible. Certaines informations concernant le transfert des documents (ex : prestation fournie par les déménageurs, taille des cartons utilisée … ) arrivaient au fur et à mesure de mon stage.
Je devais tout de même commencer ma mission tout en sachant qu’au fur et à mesure de l’ avancée de mon stage, j’allais devoir y insérer de nouvelles informations. Faire abstraction de ces informations ne fut pas toujours évident. TI fallait rédiger un dossier «évolutif» qui pouvait s’adapter à tout type de nouvelle information sans en être «déstabilisé». Chaque nouvelle information concernant le transfert devait s’inclure facilement dans le dossier sans modifier les façons de procéder.
Le dossier laissé à l’entreprise devait permettre à Karine Leroy-Vincent de ne plus réfléchir sur les façons de procéder mais d’être immédiatement opérationnelle.

La préparation du déménagement

Dans cette partie, je ne vais pas énumérer les différentes étapes de la méthodologie du déménagement. Les différentes étapes (étiquetage des cartons, mise en carton, stockage des cartons …. ) sont décrites dans le rapport laissé à l’entreprise.
Je vais expliquer l’avancement de ma réflexion et la façon dont j’ai procédé pour arriver à élaborer une méthodologie du déménagement.
L’une des difficultés majeures dans la constitution du dossier pour l’entreprise était le fait que je devais transmettre des informations à un public extérieur. En effet, le dossier s’adresse à Karine Leroy-Vincent mais le transfert sera effectué par une société de déménagement non-spécialisée en centre de documentation. De plus, certains employés vont aider Karine Leroy-Vincent pour la mise en carton et l’étiquetage. Je devais être capable de me faire comprendre par un public extérieur qui ne raisonnait pas forcément avec une logique de documentaliste.
La méthode du déménagement se devait d’être simple et facilement compréhensible. Au fil de mes lectures, j’ai décidé d’opter pour une signalétique couleur qui semble beaucoup plus abordable.
Les directives laissées aux déménageurs se devaient d’être simples et rapidement assimilables, j’ai donc opté pour des phrases courtes à l’infinitif sous forme d’énumération.
J’ai cherché à rendre la méthodologie la plus claire possible en séparant clairement les différentes étapes et en incluant des couleurs et des polices de caractère différentes.
La visualisation est très importante dans ce type de déménagement. Les déménageurs doivent avoir conscience de l’implantation des collections dans la salle de documentation. Il faut qu’ils comprennent la logique de l’installation des collections au sein de la salle. On ne peut pas imaginer un déménagement où les déménageurs ne feraient qu’exécuter les instructions sans comprendre la logique de ce qu’ils exécutent. Le but du déménagement étant de laisser intacts certains ensembles de documents, il faut que les déménageurs aient conscience des sous-ensembles de documents. Pour cela, ils disposeront du plan d’implantation des collections. Ce plan se trouve dans le dossier laissé à l’entreprise en annexe 3.
Pour le déménagement, il fallait scinder la salle de documentation en zone de couleur par type de document, puis en armoire et pour finir en lots homogènes de transfert : « Ces lots découpent le linéaire des collections en unités cohérentes .Ils ont en commun le format, la côte, le lieu de chargement et le lieu de livraison »
La salle de documentation se divise en zone de couleur qui correspondent au type des documents. A chaque zone correspond une couleur. Chaque zone se scinde en « armoire » dans lesquelles se trouvent des lots homogènes de transfert qui seront mis tels quels dans les cartons. Toutes les armoires sont visibles sur le plan d’implantation des collections.
Le système de cartographie des collections m’a permis de visualiser les déplacements que les déménageurs vont effectuer le jour J afin de transférer les lots homogènes de transfert. J’ai ainsi pu régler la« chorégraphie» du déménagement et déterminer l’ordre d’intervention des déménageurs afin d’éviter trop de croisements de personnes.

La place de l’usager

J’ai conscience de la place primordiale qu’occupe l’usager au sein du système documentaire. L’élaboration du système documentaire ne peut en aucun cas se faire sans le prendre en compte. Pour cela, Karine Leroy-Vincent a effectué des analyses de l’usager par le biais d’entretiens ou de questionnaires.
Forte de mes acquis théoriques en analyse de l’usager suite à la première année de master SID, j’avais l’intention d’effectuer des entretiens et un bref questionnaire avec les usagers du service documentation. Au fil de mon stage, je me suis rendue compte de l’ampleur de la tâche concernant l’élaboration d’une méthode de déménagement. Etant consciente que les entretiens (retranscription et analyse) me prendrait beaucoup de temps, je me suis donc uniquement basée sur l’idée d’effectuer un bref questionnaire adressé à tous les employés du Groupe CMH par le biais de l’ intranet.
Dés le début de l’ analyse de l’existant, j’ai pris conscience du nombre important de contraintes à prendre en compte dans l’élaboration d’une méthode de déménagement. Ces différentes contraintes sont listées dans l’ analyse de 1′ existant donné à Mr Souply (cf annexe 2). Trop de paramètres étaient déjà enjeu concernant le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation du Groupe CMH. En effectuant une analyse de 1 ‘usager, nous aurions ajouté d’autres paramètres ce qui aurait compliqué la tâche et l’aurait certainement rendue impossible. Les contraintes énoncées dans l’analyse de l’existant étaient largement suffisantes et déjà il semblait difficile de pouvoir toutes les prendre en compte.
De plus, les usagers expriment régulièrement leurs envies à Karine Leroy-Vincent par le biais de l’intranet. Si ils désirent un nouvel abonnement, un allongement de prêt, un nouveau livre … , ils le font savoir à la documentaliste. Karine Leroy-Vincent reçoit sans cesse de nouvelles demandes et de nouveaux souhaits qu’elle réalise dans la mesure du possible.
L’usager n’a pas connaissance en détail du travail de gestion documentaire, des politiques documentaires, du mode de classement adopté par la documentaliste … Ce qui est normal puisque la salle de documentation n’est pas en accès libre, elle a été conçue comme une salle de stockage. Le rôle du service documentation est de répondre aux besoins des usagers tant que cela reste possible. Les usagers ne se soucient pas de savoir comment sont classés les documents ni comment Karine Leroy-Vincent effectue son travail, ils veulent juste qu’on réponde à leurs besoins en informations ce à quoi répond très bien le service documentation du Groupe CMH.
Une analyse de l’usager est selon moi très utile dans le cas d’un accès public aux collections . Il faut savoir si ce qui a été élaboré convient parfaitement aux usagers : Trouventils facilement leurs documents? Trouvent-ils ce qu’ils veulent? Le classement adopté est il . ? compns ….
Après réflexion, mats aussi voyant que le temps allait me manquer, j’ai décidé d’abandonner l’idée de constituer un questionnaire sous Lotus-Notes. En effet, la constitution du questionnaire mais aussi l’interprétation de celui-ci prend beaucoup de temps. De plus, une analyse de l’usager ne me semblait pas primordiale dans notre cas.
Je pense tout de même qu’un questionnaire très simple concernant les services proposés par le service documentation serait pertinent. Cela permettrait de savoir si les services proposés conviennent aux usagers et s’ils ont des idées concernant d’autres services.
De plus, cela ferait un peu de publicité pour le service documentation qui n’est pas encore connu de tous les employés du Groupe CMH. Ce questionnaire permettrait d’améliorer le système documentaire mis en place. Cette enquête sera très certainement effectuée une fois le transfert des documents effectué. Ainsi la documentaliste pourra également votr st de nouveaux usages ont émergé du fait du déplacement des collections.
Je pense fortement que dans notre cas, les usagers ont une place primordiale dans l’ élaboration des services proposés par le service documentation. Cependant, je pense que les usagers n’ont pas à avoir de rôle direct concernant l’élaboration des politiques documentaires et l’ organisation physique des documents de la salle de documentation. Cette salle de documentation sera toujours une salle de stockage et non une salle ouverte au public.
Durant ce projet je n’ai pas pu mettre en place tout ce que je désirais. Ce qui est normal. Durant la mise en place d’un projet, il faut savoir distinguer différents critères de priorité. « Définir les degrés de priorité sert à se forger un outil pour trancher dans le vif pour alléger ou étaler la charge de travail. »
Dans notre cas d’analyse de l’usager, je me suis rendue compte qu’une analyse de l’usager ne servirait pas l’objectif L’analyse de l’usager était un «plus » que je pouvais greffer au projet.
L’implantation des collections au sein de la nouvelle salle est faite pour durer. Voyons à présent les dispositifs mis en place afin quel le nouvel aménagement des collections s’inscrive dans la durée.

Comment envisager le futur ?

Le futur siège est construit pour permettre au salariés d’y travailler à long terme. Il nous faut donc appréhender le futur. Je dois penser sur la durée en émettant des préconisations de pilotage qui permettront au servtce documentation de fonctionner convenablement une fois le transfert effectué.
Avec la programmation de la nouvelle salle de documentation, beaucoup de changements vont se mettre en place. Des améliorations concernant le cadre de travail et les services proposés sont à prévoir. Cependant une nouvelle organisation est pensée pour durer.
Après avoir fait une analyse du passé (analyse de 1′ existant), il faut aussi faire une analyse du futur (création d’un pilotage pour les années futures) . Il faut mettre en place des actions afin que le fonctionnement du service de documentation soit optimisé à long terme et pas seulement quelques temps après le transfert.

Le prolongement de certains acquis théoriques

J’ai découvert beaucoup de choses durant mon stage mais certains aspects de mon stage faisaient écho à quelques uns de mes acquis théoriques. Certains de mes cours durant ma première année de master SID m’ont servi durant la réalisation de ce stage au sein du GroupeCMH.
Mon stage consistait en la gestion et 1 ‘organisation du projet de déménagement de la salle de documentation du Groupe CMH. Ce n’est pas un projet de très grande envergure qui nécessite l’aide d’un diagramme de Gandt ou de logiciels spécialisés en gestion de projet.
Cependant la mission de mon stage revêt certains aspects de la gestion de projet.
Par conséquent j’ai donc repris les cours de gestion de projet de Mr Eric Delamotte. J’ai pu mettre en pratique certains aspects théoriques de la gestion de projet. La mise en situation de certains éléments de la gestion de projet m’a permis de comprendre la réelle utilité d’une méthode de travail lors de la mise en place de projets. Ainsi, j’ai vu la gestion de projet sous un angle plus pratique.
Suite à la relecture de mes cours, j’ai voulu consolider mes connaissances en lisant des livres ou des synthèses sur Internet.
A plus petite échelle, j’ai découvert ce que pouvait être le Knowledge management.
Lors de mon stage, je devais laisser une méthode de déménagement et d’aménagement la plus facilement compréhensible par un public extérieur au service documentation. J’ai pris conscience de la réelle difficulté de communiquer des informations à un public non spécialisé en documentation. Tout au long de l’élaboration de la méthode, je devais remettre en question ce que j’avais construit afin de voir si cela était abordable par un public extérie_ur. J’ai pris conscience de l’importance des couleurs et des logos dans ce type de projet. J’ai également pris conscience de la difficulté de sortir de sa logique de spécialiste de la documentation avec son jargon professionnel afin de s’adresser à un public non-spécialiste. Par manque de temps mais aussi parce que le Knowledge Management ne représentait pas « l ‘essence » de ma mission, je ne me suis pas attardée dans des lectures à ce sujet. Cependant j’ai pris conscience de l’utilité de la Knowledge Management et de la place qu’elle pouvait occuper au sein des entreprises. Cette première approche m’a donné envie de continuer à explorer cette discipline et de certainement choisir cette option l’année prochaine.

Mener un projet

J’avoue que certains jours, le projet me semblait très lourd à gérer et j’avais conscience du fait qu’aucune erreur ne devait être commise au risque d’entraîner de nombreux désagréments. Tout erreur de relevé, aussi bien lors de l’analyse de l’existant que lors de la préparation du déménagement, peut s’avérer désastreuse sur la réimplantation des collections.
A certaines reprises, lorsque le comptage me semblait trop complexe, je me basais sur des ratios trouvés dans des monographies spécialisées en déménagement de centre de documentation.
Malgré cette difficulté omniprésente, j’ai beaucoup apprécié le fait de pouvoir mener un projet depuis son début jusqu’à la fin.
Lorsque je suis arrivée au sein du Groupe CMH, peu de choses étaient faîtes concernant le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation. Karine Leroy-Vincent avait effectué quelques mesures indicatives concernant le fonds documentaire. Elle avait également transmis un rapport à la responsable du département communication concernant les enjeux, les buts et les contraintes du déménagement.
J’ai pris le relais et lorsque je finirai ma mission, tout sera prêt pour le déménagement. Karine Leroy-Vincent sortira le dossier de l’entreprise en 2005 et n’aura qu’à suivre les instructions.
Ce stage m’a permis de mener un projet dans sa globalité. J’étais seule sur le projet ce qui a parfois facilité le travail. En équipe, les décisions sont toujours longues à être prises car il faut se concerter. C’était à moi d’organiser mon planning et de gérer la façon dont je voulais travailler.Ce stage au sem du Groupe CMH rn’ a aussi permis de découvrir le métier de documentaliste en entreprise.

La découverte du métier de documentaliste en entreprise

Avant d’effectuer mon stage, j’avais une vision plutôt globale de ce qu’était le métier de documentaliste en entreprise. J’avais conscience de ses grandes fonctions : gérer et transmettre l’information aux utilisateurs, Cependant derrière ces grands principes théoriques, je ne voyais pas clairement à quoi ressemblait ce métier au quotidien.
Mes deux mois de stage m’ont donc permis d’y voir plus clair et de me représenter les fonctions que le documentaliste d’entreprise remplissait au sein de l’entreprise.
Ce qui m’a le plus agréablement surprise c’est la polyvalence des tâches que Karine LeroyVincent exerce. Selon ses dires, aucune journée n’est identique. La gestion et la transmission de l’information en entreprise se déclinent en de nombreuses tâches documentaires que j’ai énoncées dans la première partie de ce mémoire.
Etant seule au sein du service documentation, Karine Leroy-Vincent est à l’origine des différentes politiques documentaires qui permettent au service documentation de fonctionner à la fois dans le présent mais aussi dans la durée. Ces politiques ont vu le jour suite à de lourdes réflexions sur la mise en place de service de documentation.
Le documentaliste d’entreprise se doit de mettre en place les politiques documentaires les mieux adaptées à 1 ‘entreprise où il se trouve.
J’ai beaucoup apprécié le fait que le documentaliste d’entreprise pouvait être le principal acteur de la conception du système documentaire. Dans mon cas Karine LeroyVincent était seule à l’origine du système documentaire, c’est elle qui l’a complètement élaboré (organisation spatiale de la salle de documentation, création de la base de données sous Lotus-Notes … )
La fonction de documentaliste en entreprise possède une grande part de relationnel. Le documentaliste d’entreprise se doit d’être sans cesse en contact avec les utilisateurs afin de répondre à leurs besoins. Le documentaliste d’entreprise se doit de faire évoluer le système documentaire, pour cela il doit rencontrer les autres acteurs du système d’information (informaticiens, chefs de département. .. ).
J’ai également beaucoup aimé l’aspect évolutif du métier de documentaliste. Le documentaliste d’entreprise doit sans cesse être au courant et s’adapter dans la mesure du possible aux évolutions des NTIC.
Afin de rentabiliser au mieux les fonctions de son service documentation, le documentaliste doit être au courant des derniers modes de recherches d’informations (nouveaux moteurs de recherches, agents intelligents, méta-moteurs … ).
L’usager est au centre du travail du documentaliste d’entreprise, tous les systèmes documentaires mis en place sont là pour satisfaire les besoins de l’usager. Le documentaliste se doit donc de prendre en compte l’utilisateur le plus souvent possible.
Le documentaliste d’entreprise doit savoir mettre en place des systèmes qui seront possibles au sein de l’entreprise. De plus, le documentaliste doit penser à des systèmes à double tranchant: d’une part ces systèmes doivent lui convenir et rentabiliser son travail et d’autre part ces systèmes doivent convenir à l’usage que vont en faire les utilisateurs. Dans sa démarche de création de systèmes documentaires, le documentaliste pense à la fois à rentabiliser les tâches qui vont en découler mais aussi à l’utilisation qui va en être faite.
Dans mon cas, j’ai longuement discuté avec Karine Leroy-Vincent sur la façon dont elle avait crée les rubriques de sa base de donnée sous Lotus Notes. Suite à de nombreux entretiens sur le futur usage des documents, elle a ainsi pu créer des rubriques qui répondent aux besoins des usagers. Par exemple, elle a remarqué que pour les photos, les usagers accordaient une certaine importance au photographe ou aux couleurs des photos. Ainsi elle a donc créé avec l’aide d’un concepteur informatique des rubriques avec menu intitulées« type de photos» et « photographe ». J’ai découvert avec plaisir cette facette du métier qui consiste à penser selon deux axes : le travail du documentaliste et les besoins des usagers.
Au fil de mon stage, j’ai pris conscience des qualités exigées ou qu’il allait falloir acquérir au cours de ma profession de documentaliste en entreprise.
Il faut savoir être polyvalent, un documentaliste d’entreprise a toujours plusieurs projets en route, Il se doit de jongler de l’un à l’autre, de savoir passer d’un domaine à l’autre tout en restant performant.
Le documentaliste doit avoir le sens des priorités. Il doit être capable d’abandonner en route un projet au profit d’un autre plus utile ou plus urgent. Ce projet laissé en cours sera repris à un moment plus adéquat. Il ne faut pas fonctionner selon la logique « étape par étape», il faut plutôt savoir ce qu’il est plus pertinent de traiter dans l’instant.
Le documentaliste doit être organisé et adopter une logique de travail pertinente. On ne peut imaginer un documentaliste désordonné qui ne retrouverait pas les informations qu’on lui demande!
Le documentaliste doit être curieux et sans cesse se renseigner afin de faire évoluer son système documentaire.
Une remarque de Karine Leroy-Vincent m’a beaucoup amusée et je l’ai cependant trouvé très pertinente. Lui faisant souvent remarquer 1 ‘importante masse de documents omniprésente sur son bureau, elle me dit qu’en tant que documentaliste il fallait oublier « le fantasme du bureau rangé». J’ai trouvé que cette remarque humoristique traduisait bien la profession de documentaliste en général. C’est une profession sans cesse en mouvement, loin d’être statique. Les actions s’enchaînent sans jamais se terminer d’où le bureau souvent chargé.

Table des matières
Introduction
Présentation du Groupe CMH
1/ Historique et rôle du Groupe CMH
1.1 Historique du groupe CMH
1.2 Rôle du Groupe CMH
1.3 Quelques chiffres tirés du rapport d’activités 2003
2/ L’organisation du Groupe CMH
2.1 Les différentes sociétés du groupe CMH
2.2 Les onze départements du Groupe CMH
2.3 Le département Communication et marketing
3/ Le service documentation
3.1 Historique du service documentation
3.2 Le fonds documentaire
3.3 Les locaux
3.4 Les tâches de la documentaliste
3.5 Les usagers
3.6 La documentation en quelques chiffres
3. 7 La documentation en quelques photos
La réalisation de ma mission
1/ Ma mission au sein du Groupe CMH
2/ La gestion de projet et ma mission
3/ Comment analyser l’existant ?
3.1 La collaboration avec un spécialiste de l’aménagement
3.2 Calcul des mètres linéaires et des accroissements
4/ Les enjeux du transfert
5/ Comment préparer le déménagement et l’aménagement de la salle de documentation ?
5.1 Rédaction du cahier des charges
5.2 Les documents à produire pour l’entreprise
5.3 La préparation du déménagement
5.4 La préparation de l’aménagement
5.5 La place de l’usager
6/ Comment envisager le futur ?
Ce que ce stage m’a apporté
1/ Le prolongement de certains acquis théoriques
2/ Mener un projet
3/ La découverte du métier de documentaliste en entreprise
4/ Une réflexion en rapport avec une problématique dans le domaine des sciences de l’information et de la documentation
Conclusion
Bibliographie

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