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Organigramme du CHNU de FANN [19]
Le CHNU de FANN est sous la tutelle des ministres de la santé et de la finance. Il subdivisé en services administratifs, en services médicaux, en services médicotechniques, en services social et pharmaceutique comme l’indique la figure 3.
Services cliniques [10 ,13]
Le CHNU DE FANN comprend 9 services cliniques que sont :
Le service d’accueil et d’urgence ;
Le service de Neurologie ;
Le service de Psychiatrie ;
Le service des maladies infectieuses ;
Le service de pneumo-philologie ;
Le service de Neurochirurgie ;
Le centre bucco-dentaire ;
Le service de la chirurgie cardio-vasculaire et thoracique ;
Et Le service d’oto-rhino-Laryngologie(ORL)
Laboratoires d’analyses [27]
Le CHNU DE FANN dispose d’un centre de Diagnostic et d’Imagerie Médicale (CDIM) regroupant le service d’imagerie médicale et les laboratoires de :
Biochimie et Hématologie
Anatomie Pathologie
Bactériologie virologie
Parasitologie
Chaque laboratoire ainsi que le service d’imagerie est dirigé par un chef de service et dispose d’un personnel qui leur est propre. Cependant le CDIM dispose d’une unité de prélèvement commune à tous les laboratoires.
PHARMACIE CENTRALE DU CHNU DE FANN
Définition [3, 24]
La pharmacie de l’hôpital est également dénommée « pharmacie à usage intérieure »(PUI), signifiant qu’elle ne gère et ne délivre que les produits pharmaceutiques destinés aux seuls patients hospitalisés, selon les produits de santé et leurs destinations, selon les besoins pharmaceutiques et le niveau de plateau technique de l’hôpital et de son organisation.
Certaines activités sont définies comme des activités dite « socle », considérées généralement obligatoires, certaines sont optionnelles c’est-à-dire réalisées conditionnellement, et en fin d’autres activités sont complémentaires et transversales, ce sont des activités dites support. Quel que soit le types, leur prise en charge opérationnelle et les responsables qui incombent ne se convoient qu’en fonction de l’opérationnalité d’un certain nombre de critères, en termes de ressources humaines, de locaux, d’équipement et de système d’information.
Position géographique
La pharmacie centrale d’accès facile est située à une centaine de mètre de l’entrée principale de l’hôpital (figure 4). Elle se situe juste avant l’Hôpital d’enfants Albert Royer de Fann en face du centre de diagnostic et d’imagerie médicale (CDIM).
Les activités de bases de la pharmacie [20, 29]: sont la gestion, l’approvisionnement, la dispensation des médicaments et dispositifs médicaux ainsi que d’autres produits du monopole pharmaceutique selon les bonnes pratiques et la réglementation en vigueur.
Les activités optionnelles [7, 30] : correspondent à la préparation magistrale et /ou hospitalière, la préparation des médicaments radio-pharmaceutiques, la stérilisation des dispositifs médicaux réutilisables (DMR) ou la gestion de l’eau pour hémodialyse.
Les activités de support [5, 21] : sont des activités transversales qui complètent les activités de basses comme la participation à la confection des dossiers d’appel d’offre et aux règlements des factures.
Organigramme
L’organigramme de la pharmacie centrale de Fann est illustré par la figure 5
Le chef de service doit :
• Veiller à l’application de la réglementation et la législation sur les substances vénéneuses à l’échelle de l’hôpital ;
• Assurer la gestion de l’approvisionnement, le stockage et la distribution des médicaments, des produits et objets relevant du domaine pharmaceutique ainsi que les dispositifs médicaux
• Proposer à la direction toute disposition utile à la constitution, à la conservation et au contrôle des approvisionnements pharmaceutiques [28] ;
• Assurer les missions liées aux expérimentations et aux essais pratiques dans le cadre des recherches biomédicales ;
• Intervenir dans le suivi du dossier des malades, des actions d’informations, de promotion et d’évaluation visant au bon usage des articles ou produits finis ainsi qu’à la qualité et à la sécurité des traitements et des soins ;
• Coordonner et impulser les activités du service
Le secrétariat : la secrétaire de la pharmacie centrale de FANN gère tout ce qui est administratif :
• Elle assure : la facturation des kits, le dépôt de vente et le versement des recettes de la pharmacie ;
• Etablit les projets verbaux de la réception ;
• Assure la transmission et la réception des documents administrations
Le surveillant de service assure :
• Le recueil et l’exploitation des données de pharmacologie et de toxico vigilance ;
• L’approvisionnement correct des services ;
• La visite périodique des armoires de médicaments dans les services et tient une comptabilité des stupéfiants ;
• La rédaction du rapport mensuel de service transmit à la direction après approbation du chef de service.
Les pharmaciens responsables de la gestion des produits de laboratoire et des magasins de stockage : Ils assurent l’approvisionnement du stock et de la distribution des articles conformément au code des marchés. Ils assurent aussi un bon suivi du stock.
Le pharmacien responsable unité de vente IB : Il est chargé de :
• Veiller à la bonne qualité des produits
• D’orienter les clients par rapport à la substitution des produits avec l’accord préalable du médecin prescripteur.
• D’enregistrer toutes les entrées et sorties dans le registre.
Le technicien responsable de la préparation est chargé de préparer l’alcool (mouillage à l’alcool), Dakin.
Le comptable des matières : Il est chargé de :
• La gestion du stock de médicaments ;
• La réception desdits stock comptage des stocks réceptionnés et rapprochement aux bon de livraison et commande ;
• L’établissement de bon d’entrée dans l’existant, enregistrement et bon de sortie ;
• La tenue des fiches de consommations et de stocks ;
• L’établissement du PV de réception ;
• La tenue du livre journal et du grand livre des matières ;
• La tenue d’une fiche d’inventaire individuel contradictoire des matières ;
• La tenue d’un relevé récapitulatif des matières
Locaux de la pharmacie centrale [12]
Le service de la pharmacie comprend :
Le bureau du pharmacien chef ;
Le bureau du major ;
Une salle préparatoire pharmaceutique dans laquelle nous trouvons un réfrigérateur pour conserver les réactifs de laboratoire qui ont une température de conservation compris entre 2-8°C.
Un secrétariat qui assure le contrôle de la vente de la pharmacie IB grâce au logiciel hôpitalia
Un bureau pour les pharmaciens
Un bureau pour le comptable de matière qui utilise un logiciel gestion appelé BEEC (bon d’entrée en un seul clic)
Deux magasins de stockage
CIRCUIT D’APPROVISIONNEMENT EN REACTIFS ET CONSOMMABLES [1, 8, 15, 22]
Définition Réactif
Le terme réactif est défini comme toute substance chimique ou biologique, présentée individuellement ou en kit, spécialement préparée en vue de son utilisation in vitro seule ou en combinaison dans les analyses d’échantillons biologiques Le kit étant un ensemble d’instruments et de produits conditionnés à l’avance et destinés aux analyses biologiques.
Définition consommable de laboratoire
Un consommable de laboratoire peut être défini comme tout outil nécessaire ou indispensable au bon fonctionnement des appareils de diagnostic, au prélèvement et à l’exécution des analyses biologiques. La plupart des consommables sont d’usage unique ce qui nécessite leur renouvellement régulier.
Approvisionnement en réactifs et consommables
Le processus d’approvisionnement efficace permet d’assurer la disponibilité des réactifs et consommables en quantité appropriée, à des prix raisonnables, aux normes de qualité reconnues .Ils peuvent être acquis par achat suite à un appel d’offre ouvert ou à une demande de renseignement de prix (DRP), ou dans certains cas par des dons.
En résumé le pharmacien doit assurer les six « B » : Bon de commande, de Bonne qualité, en Bonne quantité, Bon prix, Bon endroit et au Bon moment. Le circuit d’approvisionnement privé en réactif est résumé par la figure 6.
La PNA est le grossiste répartiteur du secteur publique et parapublique. Elle a pour but d’assurer l’accessibilité financière et géographique des médicaments et produits essentiels de qualités aux populations.
La PNA assure l’approvisionnement de certains consommables de laboratoire (coton, sparadrap, …) mais ne fournit pratiquement pas de réactifs aux structures sanitaires.
Approvisionnement privé
Appel d’offre
La sélection des produits occupe une place importante dans le processus d’élaboration d’un dossier d’appel d’offre. Le pharmacien chef demande à tous les services de confectionner une liste des produits dont ils ont besoins pour le fonctionnent du service pour une année. Ces listes de produits vont être déposées à la pharmacie pour étude. Tous les produits vont être regroupés en lot et ou en sous lot avec des quantités annuelles. Une fois terminé, le document sera transmis à la cellule de passation des marchés.
Cette dernière confectionne un cahier de charge ou un dossier qui définit les règlements de participations des fournisseurs suivant le code des marchés public. Ensuite la cellule transmet le dossier à la direction centrale des marches publiques (DCMP). Elle à son tour, vérifie la conformité avec le code des marchés publics. Si aucune remarque n’est faite, l’hôpital procédera au lancement de l’AO par une publication dans un journal de la place. .Les fournisseurs intéressés se procurent du cahier de charge et soumissionnent aux lots de leurs choix. Les offres sous plis fermés seront déposées à la CPM avant la date de dépouillement (Ouverture des plis). La séance de l’ouverture des plis sera dirigée par la commission des marchés.
Le jour de l’ouverture des plis (un mois après la date de publication), tous les fournisseurs intéressés peuvent participer à la séance. Le Président de la commission des marchés va procéder à la lecture à haute voix les offres et les Papiers administratifs des différents participants. Au terme de la séance un procès verbale d’ouverture des plis sera établi et distribué aux fournisseurs. Après l’ouverture des plis, une commission technique va se constituée et se chargera de l’évaluation des offres. Il s’agira de vérifier l’exhaustivité et la conformité technique des articles. Il procèdera aussi à vérifier et à tester les échantillons fournis. Tous les critères d’exclusions sont mentionnés dans les clauses de l’appel d’offre.
Le choix des fournisseurs se fera en tenant compte des paramètres financiers mais aussi de la qualité des échantillons fournis, des prix, des papiers administratifs. Après que la commission ait fini l’évaluation, une attribution provisoire validée par la direction de la structure est notifié aux fournisseurs. Par la suite une attribution définitive est faite si aucun des participants n’a fait l’objet d’un recours auprès de la DCMP. Ensuite un contrat sera établi et signé par les deux partis et la DCMP. La livraison des produits peut se faire après que le fournisseur ai reçu un bon de commande.
Bon de Commande
Le bon de commande est une fiche dans laquelle on note les expressions des besoins des différents services et de la pharmacie. Dans le bon, le pharmacien responsable des commandes précise la nature de la dépense, l’espèce de l’unité, la quantité des produits, leurs prix unitaire et le montant.
Le bon sera daté et signé par le pharmacien chef et l’ordonnateur de l’hôpital. La figure 8 représente un exemple de bon de commande.
Traitement de bons de commandes interne
Chaque service exprime leurs besoins dans un cahier de bons de commande interne. Ces derniers comprennent trois rubriques : Désignation, quantité demandée, quantité reçue comme l’atteste la figure 8.
Le bon est signé et daté par le major du service concerné puis envoyé à la pharmacie centrale. Le pharmacien se charge de l’exploitation du bon en procédant à une quantification des produits demandés en fonction de la disponibilité et de la consommation habituelle du service demandeur. Le bon est ensuite transmis au magasiner qui se charge de la sortie et de la livraison des articles en mettant en même temps les fiches de stock de chaque produit. Le cahier est un dupli autocopiant, l’une des feuilles sera détachée et envoyée chez le comptable des matières de la pharmacie.
Un exemple de fiche de stock est représenté par la figure 8.
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU CHNU DE FANN ET DE LA PHARMACIE CENTRALE
I- PRESENTATION DU CHNU DE FANN
I-1- Historique
I-2- Situation géographique du CHNU de FANN
I-3- Mission
I-4- Organigramme du CHNU de FANN
I-5- Services cliniques
I-6- Laboratoires d’analyses
II- PHARMACIE CENTRALE DU CHNU DE FANN
II-1- Définition
II-2- Position géographique
II-3- Activités de la pharmacie
II-4- Organigramme
II-5- Locaux de la pharmacie centrale
III- CIRCUIT D’APPROVISIONNEMENT EN REACTIFS ET CONSOMMABLES
III-1- Définition Réactif
III-2- Définition consommable de laboratoire
III-3- Approvisionnement en réactifs et consommables
III-3-1- Approvisionnement public
III-3-2- Approvisionnement privé
III-3-2-1- Appel d’offre
III-3-2-2- Bon de Commande
III-3-3- Réception
III-3-4- Stockage
III-4- Gestion du stock
III-4-1- Traitement de bons de commandes interne
III-4-2- Indicateurs de gestion des stocks
DEUXIEME PARTIE : TRAVAIL PERSONNEL
I- OBJECTIFS
I-1- Objectif général
I-2- Objectifs spécifiques
II- MATERIEL ET METHODE
II-1-Lieu d’étude
II-2 -Outils
II-3- Méthode d’étude
II-4- Traitement des données
III- RESULTATS
III-1- Fournisseurs attributaires
III-2- Laboratoire de biochimie et de l’hématologie
III-3- Laboratoire de bactériologie
III-4- Laboratoire d’anatomie et cytologie pathologiques
III-5- Laboratoire de parasitologie
III-6- Récapitulatif
COMMENTAIRE
CONCLUSION
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
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