Soutenance mémoire
L’approvisionnement est un ensemble de processus qui comporte de nombreuses étapes et suppose des interactions avec d’autres services de l’entreprise et avec les fournisseurs. Étant donné que les coûts d’achat peuvent généralement atteindre 50% des frais d’exploitation, le processus d’approvisionnement offre de multiples possibilités de réaliser des économies de coûts susceptibles d’influer grandement sur le bénéfice net d’une entreprise.
Caractéristiques du personnel d’approvisionnement
Tout employé impliqué dans les activités d’approvisionnement doit suivre les lignes directives mentionnées ci – dessous, en plus des lignes directives mentionnées dans le Code de Conduite de la Banque à tout moment. La capacité de penser et d’agir par rapport à ces lignes directives sera une exigence clé pour eux. Les directives comprennent :
• Un sens de rapport qualité – prix : Il est important que tout employé impliqué dans l’approvisionnement comprenne le besoin de penser et d’agir par rapport au prix et à la qualité à tout moment. Le personnel doit assurer l’utilisation efficace des biens et services donnés à la Banque, et doit toujours protéger l’intérêt de la Banque.
• Un sens d’approvisionnement de qualité et durable : Tout employé impliqué dans l’approvisionnement doit essayer de donner à la Banque des marchandises et services de qualité et un entretien à moindre coût.
• Bonnes capacités de négociation : Chaque employé impliqué dans l’approvisionnement doit avoir une compétence de négociation pour obtenir les meilleurs prix sans compromettre la qualité requise.
• Aucun conflit d’intérêt : L’agent d’approvisionnement doit éviter tout conflit d’intérêt quand il parle avec une tierce personne, tels que fournisseurs ou prestataires de services. L’agent d’approvisionnement a l’obligation de déclarer la relation qu’il a avec une telle personne au Responsable du département administration et il ne sera pas impliqué dans le traitement du dossier au nom de la Banque.
• Aucune acceptation de cadeaux : Aucun membre du personnel n’est autorisé à solliciter ou à accepter des cadeaux venant des fournisseurs extérieurs ou autres tierces parties sous aucun prétexte (sauf les articles de publicité). Toute tentative de donner un cadeau venant des partenaires potentiels doit être rapportée au DG.
Identification et validation des besoins annuels
Afin d’éviter autant que possible les demandes d’approvisionnement de dernière minute, le Chef de département administration prépare un plan d’approvisionnement annuel. Le plan est compilé après avoir identifié les biens/services dont les départements/agences ont besoin. Un tel plan aide le Département administration à :
• Planifier dûment et à temps la capacité du personnel à traiter les besoins d’opération quand ils se présentent.
• Avoir une position avantageuse quand on négocie avec les fournisseurs et ne pas se sentir pressé par le temps.
• Etre capable d’effectuer des achats groupés pour les besoins similaires et réduire les coûts d’opération.
• Chercher le plus de solutions possibles aux besoins du département/ de l’agence.
• Fournir les services et les biens à temps sans interrompre l’activité.
L’administration demande le budget par département/agence et se base sur ce budget, la validité des contrats en cours, les prévisions de toutes les sections, leurs propres analyses entre utilisation précédente et estimations pour une future augmentation/diminution de l’utilisation des biens/services tout au long de l’année et compile le plan. Le plan, en plus du timing des besoins futurs, contient une évaluation des contrats précédents et des fournisseurs ainsi que les propositions du département par rapport au timing d’achats groupés et d’une gestion potentielle des contrats de l’année.
Le plan d’approvisionnement est compilé au plus tard vers la fin du mois de Décembre suite à une discussion entre le Comité de Direction et le Responsable du département administration (ou si nécessaire même avec les chefs d’IT, Marketing, RH, Sécurité, etc.), ensuite ce plan sera approuvé par la Direction après la validation du budget général de la Banque par le conseil d’administration.
A chaque fois que c’est possible, les contrats ont une durée de un an. Deux mois avant l’expiration du contrat, le Département administration en liaison avec le département/agence bénéficiaire demande de remplir une fiche d’évaluation du service contractuel dans laquelle ils évaluent la qualité, le professionnalisme, la ponctualité des prestataires et/ou les biens/services donnés et font leur jugement s’ils veulent prolonger le contrat ou trouver un autre prestataire.
Le prolongement du contrat peut être considéré seulement quand :
• Le prestataire a travaillé avec la Banque d’une manière satisfaisante au cours de la durée du contrat initial.
• Le prestataire a exécuté les programmes prédéfinis sans retard.
• La qualité des biens/services/travaux fournis a été cohérente tout au long de la durée du contrat précédent.
• Le prestataire a exécuté toutes les conditions dans le contrat.
Si le contrat est seulement pour une agence/un département particulier (ce qui signifie, il n’y a pas d’autre entité dans l’institution qui demande les mêmes services/biens) et le montant sous– traité est prévu de dépasser la limite de l’offre, alors le contrat d’approvisionnement passe par un processus d’appel d’offres, sino il est traité comme un achat normal et l’entité qui demande remplit la « fiche de demande d’achat ».
Les prestataires qui ne fournissent pas un service satisfaisant sont mis dans la liste noire (définitivement selon le motif de la liste noire). Une liste noire des fournisseurs sera gardée par le Département d’approvisionnement. La liste noire est mise à jour par l’agent d’approvisionnement à chaque fois qu’un fournisseur est ajouté ou retiré de la liste et la mise à jour est approuvée par le Responsable du département administration et contresignée par le Contrôle financier. Une fois par trimestre, le Contrôleur financier révisera la liste noire pour s’assurer que la liste est jour (tous les ajouts ou retraits sont tous effectifs).
Les relations avec les prestataires qui ont été mis dans la liste noire à cause d’un problème de performance devront être reconsidérées vers la fin d’une période de blacklisting prédéterminée. Les prestataires qui travaillent bien par contre, doivent être ajoutés dans la liste des fournisseurs préférés. Cette liste doit être mise à jour par l’agent d’approvisionnement à chaque fois qu’un prestataire est ajouté ou retiré de la liste et la liste mise à jour est approuvée par le Responsable du département administration et contresignée par le Contrôle financier. La liste des fournisseurs préférés sera révisée tous les ans, avant l’approbation du plan d’approvisionnement annuel. A chaque début d’année, le Département administration mettre à jour les fournisseurs préférés.
Critères d’éligibilité des fournisseurs
En principe, chaque fournisseur est éligible à fournir des biens et services à ABM. Il n’y a pas de discrimination concernant le propriétaire, la résidence, le pays d’origine, etc. Le choix final du fournisseur dépend toujours de l’offre venant de ce fournisseur par rapport au marché et l’expérience avec le fournisseur précédent dans le marché et surtout avec la Banque. Ce sera la Direction qui décide des priorités du choix de la meilleure offre, si c’est la qualité ou le prix, ou les deux. Il est impossible de donner une formule toute faite. Le Chef de département administration peut concevoir un tableau de bord de décision pour évaluer les produits les plus chers ou les produits les plus utilités et les services achetés par la Banque. Le tableau de bord peut inclure les critères tels que la qualité, le prix, le service après vente, expérience avec la Banque, l’expérience dans le marché, mode de paiement, temps de livraison, etc., et leur poids dans le calcul général du score. Tous les tableaux de bord devraient être approuvés par la Direction.
La Banque pourrait, par la décision de la Direction, adopter « certains fournisseurs» dans la liste noire si par expérience les fournisseurs précédents sont incompétents, malhonnêtes. Les fournisseurs doivent avoir des coordonnées fiscales et des comptes bancaires (sauf cas exceptionnels approuvés par la Direction).
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : GÉNÉRALITÉS
CHAPITRE I : PRÉSENTATION DE L’ACCÈSBANQUE MADAGASCAR
1. Présentation de l’AccèsBanque Madagascar
2. Le rôle de l’administration au sein d’AccèsBanque Madagascar
3. Caractéristiques du personnel d’approvisionnement
4. Identification et validation des besoins annuels
5. Critères d’éligibilité des fournisseurs
6. Pourquoi une reconversion du processus d’achat
CHAPITRE II : LES DIFFÉRENTS PROCESSUS D’ACHAT
1. Procédure d’appel d’offres
2. Demandes en dessous de la limite d’appel d’offres
3. Petite caisse/Opération spéciale
4. Approvisionnement venant d’une seule source
5. Approvisionnement d’urgence
6. Demande pour IT, Marketing, matériels de sécurité ou services liés au RH
CHAPITRE III : LA GESTION DES ACHATS TRADITIONNELS
1. Initiation d’un bon de commande interne (BCI)
2. Workflow de validation
3. Comparaison de prix et fiche de demande d’achat
4. Emission du bon de commande externe (BCE)
5. Suivi de la commande
6. Livraison et paiement
PARTIE II : MÉTHODOLOGIE
CHAPITRE IV : VERS LA DIGITALISATION DU PROCESSUS D’ACHAT
1. Connexion et authentification
1.1. Connexion
1.2. Authentification
2. Menu de l’application
3. Initiation d’un bon de commande interne
4. Validation du bon de commande
5. Vérification du stock
6. Les tâches d’agent d’approvisionnement
7. Vérification du numéro de compte
8. Autorisation de demande d’achat
9. Emission du bon de commande externe (BCE)
10. Livraison et paiement
CHAPITRE V : LES ELEMENTS DE L’E-PROCUREMENT
1. Gestion des devis
2. Procédure d’approbation
3. Transaction
4. Suivi exact (tracking)
5. Paiement
6. Rapports (Reporting)
CHAPTITRE VI : L’ENJEUX ET LES RISQUES DE LA MISE EN PLACE DE L’EPROCUREMENT
PARTIE III : LES RÉSULTATS
CHAPITRE VII : LES GAINS ECONOMIQUES DE L’ADOPTION DE L’E-PROCUREMENT
1. Les gains économiques de l’e-procurement
2. Les aspects sécuritaires
3. Les bénéfices de la mise en application d’e-procurement
CONCLUSION
Bibliographie
