BPI.DOC, service Minitel

DESCRIPTION DE L’EXISTANT

La documentation de Public Info est organisée en deux grandes unités.

Dossiers thématiques

Il s’agit de 1500 dossiers d’actualité regroupant 4000 thèmes, soit 100 000 articles, qui correspondent à 180 000 pages A4. (Ces chiffres sont des estimations moyennes).
Matériellement, ils se présentent sous forme de pochettes cartonnées numérotées, contenant des sous-pochettes de classement dans lesquelles sont rangées les coupures de presse.
Le système de sous-classement utilise une nomenclature, codification chiffrée, qui correspond à des subdivisions de forme. Celles-ci représentent les aspects les plus fréquents sous lesquels un sujet peut être envisagé. (Voir Annexe I: tableau des subdivisions).
Cette codification permet d’accéder directement à l’aspect particulier d’un sujet, sans avoir à parcourir l’ensemble du dossier. S’y ajoute pour certains dossiers une subdivision chronologique: par année, voire par mois de parution.
Les dossiers sont rangés sur des colonnes rotatives de 5 étages. Une est consacrée aux « pays » (un étage par continent). Les autres colonnes ont été remplies par ordre de création des dossiers, au fur et à mesure de l’accroissement de la base; même si certains sujets sont regroupés, il n’existe pas d’ordre de rangement logique, il est donc obligatoire de se reporter presque systématiquement au fichier.
La base thématique n’est pas destinée à s’accroître. Cette documentation suit l’actualité et ses fluctuations mais s’y tient strictement. Elle est conservée 3 ou 4 ans au plus. Toutefois, pour des sujets pour lesquels un certain recul peut être intéressant (exemple: le SIDA), ou pour la documentation concernant le Centre Georges Pompidou, les dossiers peuvent être conservés plus longtemps, en général sous forme de dossiers reliés ( les dossiers « SIDA » sont conservés depuis 1982).
L’ «accroissement» de la base thématique est estimé à 10 000 articles par an, soit 30 000 pages A4.

Dossiers « reliés »

A ces deux grandes unités, on peut ajouter les dossiers reliés, ou « multigraphiés ».
Ces dossiers sont faits à partir de photocopies d’articles.
Ils sont destinés à la consultation sur place et à la diffusion vers l’extérieur.
Leur diffusion externe date de 1991. Elle permet de répondre à la demande extérieure et de remédier à l’obligation de consulter la documentation sur place. Ils constituent également un bon moyen de remédier au fil d’attente à Public Info car ils sont disponibles en accès libre.
Les dossiers de presse reliés sont faits à partir des dossiers biographiques ou thématiques.
Les articles inclus dans les dossiers sont classés par ordre chronologique et indexés.
Dans l’index sont signalés des repères tels les cartes, les chronologies, ou les bibliographies.
Les dossiers « personnalité » sont fait suite au décès de la personne ou à une exposition importante. Les dossiers thématiques sont faits en fonction de l’intérêt du public. Chaque dossier comporte en moyenne 150 pages. Plus de 500 dossiers ont déjà été réalisés; 51 pendant l’année 1995.

OUTIL DOCUMENTAIRE

Pour retrouver l’information, un outil mis en place à l’époque du TPI est utilisé.
Cet instrument documentaire, élaboré manuellement et en commun, comprend:
-un fichier général de données entrées par ordre alphabétique de mots matières;
-des fichiers signalétiques d’organismes, de revues, de biographies, de prix classés par ordre alphabétique de dénomination et reliés au fichier général par des renvois aux mots matières.
Le système de sous -vedettes de forme facilite la recherche. Celle-ci peut donc se faire dans cet ensemble de fichier par un double accès, au nom et au sujet.
Le vocabulaire employé a d’abord été calqué sur celui de la liste d’autorité matière de la BPI (RAMEAU) avec des simplifications et des renvois multipliés. Mais il a beaucoup évolué pour s’adapter au vocabulaire employé dans la presse mais également à la formulation des questions.
Ces fichiers sont composés de fiches cartonnées sur lesquelles sont indiqués les mots matières ou les noms, les renvois éventuels et la localisation du dossier: colonne rotative et numéro de dossier, ou ordex.

Traitement de l’information

Sources

Public Info effectue un dépouillement sélectif de trois quotidiens mais aussi d’hebdomadaires et de mensuels.
Quotidiens Public Info est abonné au Figaro, à Libération et au Monde qu’il reçoit en double exemplaire. (Le Quotidien de Paris était également dépouillé jusqu’en 1995).
Ces trois quotidiens sont donc dépouillés tous les jours à tour de rôle par les bibliothécaires du service. Ils constituent le fonds le plus important de la documentation de Public Info. Hebdomadaires et mensuels Public Info est également abonné à 16 hebdomadaires et mensuels. Ces revues servent de complément aux articles de la presse quotidienne. Quelques uns sont reçus en double exemplaire mais la plupart en un seul.
A ces revues s’ajoutent toutes les autres publications que reçoit le service des périodiques de la BPI. Chaque jour, le « chariot » contenant les périodiques équipés (magnétisés et étiquetés) destinés aux rayons de la BPI fait le tour des services de la bibliothèque et Public Info les dépouille.
Public Info ne dépouille pas la presse étrangère ni la presse trop spécialisée.
En tout, ce sont environ 125 publications qui sont dépouillées.

Opérations de traitement

Les différentes étapes sont: lecture et sélection des articles découpage et ajout des références rangement dans les dossiers mise à jour des fichiers auxquelles s’ajoutent les opérations de reclassement, de désherbage des dossiers et de fabrication des dossiers reliés.

Lecture et sélection des articles

Les domaines couverts par Public Info, rappelons le, sont l’actualité culturelle et sociale et l’information sur les pays. Les sujets politiques, économiques et scientifiques ne sont retenus que sous leurs aspects sociologiques. Toutefois cette restriction est parfois difficile à cerner. C’est pourquoi ce travail nécessite une concertation constante entre les membres du service afin de se mettre d’accord quant aux sujets retenus et cela à chaque fois qu’un nouveau thème apparaît dans l’actualité.
Une des règles de sélection est la taille et la pertinence des articles. Pour ne pas engorger trop rapidement les dossiers, Public Info s’efforce de ne retenir que les articles qui présentent une information suffisante et le plus possible, des analyses des événements traités. Cette sélection est particulièrement importante pour les sujets « fleuve ». Par contre, pour certains sujets peu traités dans la presse, on retiendra même les articles courts afin d’offrir une information qu’on trouvera difficilement ailleurs. C’est le cas des petits pays par exemple.
Un des principes de Public Info est d’être le plus possible « multisource », la vocation du service n’étant pas d’être le centre de documentation d’un journal en particuliers mais bien d’offrir un service original.
Ces règles étant établies, il n’en demeure pas moins la subjectivité des personnes qui dépouillent cette presse. C’est pourquoi le roulement du personnel pour le dépouillement permet de limiter cette part de subjectivité et d’éviter ainsi qu’un même sujet soit traité par une seule personne.
En moyenne, 150 à 200 articles sont sélectionnés chaque jour.

Découpage et ajout des références

Travail purement manuel, il est rapide. Les trois quotidiens et quelques revues sont reçues en double exemplaire. Mais pour les autres publications, il faut faire des photocopies si deux articles se trouvent sur la même feuille.
Les mentions source/date, nécessaires à l’utilisateur, le sont également pour la constitution des dossiers reliés pour la répartition des droits de copie aux éditeurs.

Rangement dans les dossiers

Cette opération est relativement longue. Elle est effectuée par la personne qui a dépouillé les journaux: chacun range « sa presse » et cela le plus rapidement possible afin de la mettre immédiatement à disposition du public.
C’est également une étape importante car les articles seront rangés définitivement dans les dossiers: il s’agit donc de les placer dans un dossier où on saura les retrouver.
Si cela ne pose pas de problème pour les articles biographiques, cela est parfois plus délicat pour les dossiers thématiques dont les sujets sont relativement vastes.

Mise à jour des fichiers

Cette opération n’est pas systématique si la notion a déjà été traitée dans la documentation de Public Info.

Reclassement et « désherbage »

Ces opérations sont nécessaires pour plusieurs raisons: La presse est dépouillée chaque jour et 150 à 200 articles sont retenus, les impératifs de Public Info étant la rapidité et l’immédiateté. Mais avec recul certaines coupures de presse peuvent avoir perdu de leur intérêt. Elles doivent alors être éliminées afin de ne pas encombrer inutilement les dossiers.
Pour les dossiers volumineux dans lesquels les coupures ont été rangées au fur et à mesure, il faut organiser le sous-classement.
Après communication au public, il est souvent nécessaire de réordonner les dossiers dont les coupures ont pu être mélangées.
Enfin, Public Info n’a pas une vocation de conservation en ce qui concerne les dossiers thématiques. La documentation est normalement conservée 3 ou 4 ans au plus mais ce « désherbage » (élimination des informations périmées) ne se fait pas selon des critères automatiques de date mais aussi en fonction de l’actualité.

OBJECTIFS DU PROJET ET MISE EN PLACE

Objectifs du projet GED

Compte tenu des inconvénients cités plus haut, mais également d’une des vocations de la BPI qui est de servir de banc d’essai aux autres bibliothèques, il a été décidé d’adopter un système de gestion électronique de documents afin d’archiver mais aussi de proposer le fonds documentaire de Public Info en accès libre dans la BPI, et afin également de permettre une communication à distance de ce fond.

Service interne

La GED doit permettre de répondre aux problèmes liés au volume du papier, à la fragilité, au déclassement et au vol des coupures. Elle doit permettre également une réduction des opérations de classement et constituer un outil de suivi du service.

Communication au public

La GED doit permettre de trouver un palliatif de la gestion lourde de la communication et surtout de proposer la documentation en accès libre et d’éviter ainsi le plus possible le besoin de médiation des bibliothécaires. L’interface pour le public constituera ainsi un enrichissement du service rendu puisque les articles, indexés un par un, pourront être retrouvés par plusieurs points d’accès et le lecteur, de façon autonome et anonyme, pourra consulter la base de référence et « feuilleter » les articles de presse, les lire à l’écran et faire une impression de qualité.

Elargir le public

La GED doit rendre possible une diffusion de la documentation vers l’extérieur.
La mise en place de ce projet a été l’occasion d’une réflexion de fonds sur l’organisation, les méthodes de travail du service, les choix concernant les services offerts.
L’aménagement de bureaux a même été reconçu afin de créer un espace pour entreposer les différentes machines: protégé d’une circulation intense (les bureaux sont paysages) mais également équipé d’un mobilier adéquat au travail sur écran.

Mise en place de nouveaux outils

Il a été décidé de numériser la documentation en mode image d’où la nécessité d’indexer chaque document. Dans la mesure où l’indexation représente un nouveau mode de travail pour Public Info et que sa qualité constitue un élément essentiel pour pouvoir retrouver les documents dans la base image, les choix la concernant ont demandé une longue réflexion. La nécessité d’avoir recours à un langage contrôlé a été mise en évidence lors de la construction d’un MCD par un conseiller en ingénierie informatique. L’utilisation d’un système Vedettes-matières avec précoordination, trop stricte, est peu adaptée à un fonds documentaire composé de coupures de presse et la recherche par un public large et non formé. Décision a donc été prise de créer un thésaurus propre à Public Info qui corresponde ainsi très précisément à la nature du fonds et qui soit suffisamment souple pour permettre à l’utilisateur public d’entrer dans la recherche par sujet avec les mots les plus proches de son vocabulaire courant.
L’élaboration du MCD a montré également la nécessité de mettre en place des outils de normalisation en sus du thésaurus: manuels d’indexation et de catalogage des articles de presse, document sur le choix des périodiques à indexer.
Les membres du service se sont organisés en groupes de travail afin d’entreprendre la réalisation de ces nouveaux outils documentaires.

Thésaurus

Construction

La construction du thésaurus a nécessité 18 mois de travail pour toute 1 ‘équipe de Public Info. Le groupe s’est d’abord inspiré du thésaurus de la BIPA (thésaurus d’information politique, économique et sociale. La Documentation Française. Paris.) qui est relativement proche des grands domaines documentaires couverts par Public Info.
Toutefois, ce thésaurus n’a pas été repris mais a en quelque sorte servi de trame de départ pour déterminer les domaines et les champs sémantiques. 22 grands domaines ont été identifiés.
Puis les mots ont été directement collectés à partir des dossiers thématiques: les membres du service disposaient de « feuilles de collecte » ( voir Annexe III) et ont repris chaque dossier, un par un, en relevant les candidats descripteurs. Parallèlement, ce travail, très long puisqu’il s’agit de 4000 thèmes et sous thèmes, a permis de réorganiser et d’épurer la documentation en vue de sa numérisation.
Une des bibliothécaires a été personnellement chargée de la conception du thésaurus, c’est à dire de sa structure et de la ventilation des descripteurs dans les domaines déterminés. A la fin de la collecte le thésaurus comprenait 3600 descripteurs. Il n’est pas encore terminé car la montée en charge progressive de la base fait apparaître des manques. Il est prévu que le thésaurus comprenne à terme 5000 à 6000 mots au plus.

PUBLIC INFO DEPUIS LA MISE EN PLACE DU PROJET

Nouvelle organisation de travail

Il est important de rappeler que ce projet est en cours de réalisation. Public Info est actuellement en phase de transition: le service offre toujours sa prestation papier « traditionnelle » dans les mêmes conditions pour le public qu’auparavant, tout en effectuant la montée en charge de la base. Les tâches à accomplir sont donc les mêmes que celles citées précédemment mais s’y ajoute tout le travail de la numérisation et de l’indexation.
Depuis le début de la phase de numérisation, un nouveau planning hebdomadaire est utilisé. Il inclut des « plages de numérisation ». En effet, il n’y a pour le moment que deux postes de travail munis de scanner pour onze personnes; l’inscription est nécessaire pour l’utilisation de l’outil.
Si les tâches demeurent entièrement permutables, certaines bibliothécaires de Public Info ont des responsabilités particulières. C’est le cas notamment de l’administratrice du thésaurus.
Les réunions de service sont particulièrement centrées sur les nouveaux problèmes liés à la mise en place du projet. Des points d’indexation sont débattus, prise de décision sur la création de dossiers « électroniques », consignes pour la numérisation…

Traitement de l’information

Si Public Info offre toujours le même service et que les tâches restent inchangées dans l’ensemble, quelques modifications ont toutefois été faites.

Modifications dans ralimentation de la base

Ces modifications ne sont pas toujours formelles. L’enquête (voir questionnaire Annexe IV) que j’ai faite auprès de 8 des bibliothécaires de Public Info a montré que ces modifications n’avaient pas été perçues par tout le monde ou pas de la même façon.

Sélection des journaux

Toutefois, dans l’ensemble, il semble que Public Info dépouille moins de journaux qu’avant. La mise au point d’une liste contrôlée pour les titres de périodiques a été l’occasion de renouvellement d’accords avec les éditeurs et les revues économiques ont été éliminées de cette liste pour des problèmes de droits.
La numérisation des photographies étant exclue à cause des droits de reproduction, certaines revues d’art très illustrées ne peuvent plus être conservées. (De toute façon,la numérisation en noir et blanc leur ferait perdre leur intérêt).

Sélection des articles

Cinq des bibliothécaires (sur les sept qui ont répondu à cette question) m’ont dit qu’elles avaient tendance à retenir moins d’articles qu’auparavant. Les raisons qui expliquent cela sont de deux types:
-l’un purement matériel et qui devrait être résolu: compte tenu du faible nombre de postes de travail (actuellement 2 pour 11 personnes), le temps est limité et tout ne peut pas être numérisé.
-l’autre raison est liée aux capacités de stockage du système: lorsqu’un articleest numérisé, il ne sera pas retiré de la base avant un certain laps de temps (« purge » prévue au bout de 3 ans). Dans un souci de ne pas encombrer la base, certaines bibliothécaires ont donc tendance à privilégier les articles dont l’intérêt est plus durable.

Table des matières
1. PRESENTATION DE LA BPI
2. PRESENTATION DE PUBLIC INFO
2.1 Historique du service
2.1.1 Le Téléphone Public d’Information
2.1.2 BPI.DOC, service Minitel
2.1.3 Ouverture au public
2.2 Services offerts
2.3 Domaines couverts
2.4 Public
2.5 Moyens humains
3. DESCRIPTION DE L’EXISTANT
3.1 Dossiers thématiques
3.2 Dossiers biographiques
3.3 Dossiers reliés
3.4 Outil documentaire
4. PUBLIC INFO AVANT LE PROJET GED
4.1 Organisation du travail
4.2 Traitement de l’information
4.2.1 sources
4.2.2 Opérations de traitement
4.3 Communication au public de la BPI
4.4 Diffusion de la documentation vers l’extérieur
5. OBJECTIFS DU PROJETS ET MISE EN PLACE
5.1 Objectifs du projet GED
5.2 Mise en place de nouveaux outils
5.2.1 Thésaurus
5.2.2 Manuel d’indexation
5.2.3 Manuel de catalogage
5.2.4 Manuel sur la politique de sélection
5.3 Partenaires du projet
5.4 Architecture du système
6. PUBLIC INFO DEPUIS LA MISE EN PLACE DU PROJET GED
6.1 Nouvelle organisation du travail
6.2 Traitement de l’information
6.2.1 Modification de l’alimentation de la base
6.2.2 Modification dans la chaîne des traitements
6.3 Un nouveau mode de communication
6.3.1 Consultation
6.3.2 Enquête: l’avis du public
6.4 Possibilités de diffusion vers l’extérieur
6.4.1 Diffusion vers quels publics ?
6.4.2 Possibilités techniques
6.4.3 Impératifs juridiques
7. EVALUATION DU PROJET PAR RAPPORT A SES OBJECTIFS
7.1 Pour le service
7.2 Pour le public actuel
7.3 Elargissement du public
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
I. Tableau des subdivisions de formes
II. Bulletins de consultation
III. Feuilles de collecte du vocabulaire
IV. Questionnaire: Enquête auprès des membres de l’équipe de PI
V. Pages écran de BPI.DOC
VI. Questionnaire: Enquête auprès du public
VII.Résutats chiffrés de l’enquête

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