Bibliographie sur la conservation des documents 

La mission de stage

Objectifs et contenus du stage

Présentation de la bibliothèque (Annexe 2)

Dans un futur proche, l’objectif des documentalistes est la mise en ligne d’une page web consacrée à la bibliothèque. Les usagers bénéficieraient alors d’un service à distance grâce auquel ils pourraient connaître les services proposés, le fonds disponible… Le site Internet de l’ESJ1 met d’ores et déjà en ligne une page consacrée à la bibliothèque mais les informations fournies sont minimales2. Il s’agit d’éléments pratiques tels que le nombre d’ouvrages ou les modalités d’accès.
Faire une présentation approfondie de la bibliothèque en vue d’une mise en ligne était pour moi un moyen de mieux connaître la bibliothèque, en particulier la composition du fonds, les différents services proposés ainsi que le fonctionnement du centre de documentation. Mais c’était aussi un travail d’écriture, de mise en forme, d’évaluation de la pertinence des informations et de recherche d’informations. Ce travail m’a permis en outre de réaliser un document écrit destiné aux professionnels du journalisme mais également au grand public car ce texte est destiné à être en ligne. J’ai donc adopté un style didactique, informationnel et mis l’accent sur toutes les informations jugées utiles.
Cette présentation a permis également à Jérôme Delavenne d’avoir immédiatement une description assez complète de la bibliothèque, ce qui pourra lui être utile lors de la création des pages web réservées au centre de ressources. En effet, au sein de l’Ecole de journalisme, c’est Jérôme Delavenne qui est chargé d’alimenter intégralement le site Internet de l’école. Ce travail lui prend beaucoup de temps et le travail que j’ai effectué l’a surtout aidé à en gagner.
Le contenu de cette présentation se résume donc à un petit historique de la bibliothèque, à des informations pratiques, à un aperçu du fonds média et généraliste ainsi qu’à une description des différents services mis à disposition des usagers. L’aspect historique de la présentation est le produit d’un souhait personnel. Je tenais à conférer au texte un caractère narratif car c’était pour moi le prétexte à la recherche d’informations sur le passé de la bibliothèque. L’histoire m’a toujours intéressée, et il me semble vrai que lorsque l »on pénètre dans lieu inconnu, l’un des meilleurs moyens de se l’approprier et de s’y adapter est de connaître son histoire. C’est le cas pour tout monument historique.
Malheureusement, peu d’informations sur l’histoire de la bibliothèque sont aujourd’hui en notre possession. Il existe certes un ouvrage3 qui raconte l’histoire de l’école, mais on n’y rencontre que peu d’indications à propos du centre de ressources. J’ai toutefois intégré le peu que j’ai pu trouver à la présentation.
Les autres éléments de la description du lieu ne sont que des données informationnelles nécessaires pour en avoir une bonne connaissance.

Mission conservation des documents

Les premiers jours sur mon lieu de stage, m’ont permis de me rendre compte que la mission à réaliser était relativement problématique. En effet, je devais mettre à disposition des usagers un catalogue informatisé des périodiques et des journaux. Cependant, le catalogue informatisé pour les ouvrages est actuellement en cours de réalisation et loin d’être achevé. De plus, il s’agissait principalement d’un travail de saisie de données, ce qui n’était pour moi ni valorisant, ni enrichissant. Enfin, sur mon lieu de stage, je ne possédais pas de poste de travail attitré. Je travaillais sur les ordinateurs des usagers et ce n’était donc pas toujours le même. Il était en outre impossible de travailler sur la base de données car celle-ci est en réseau sur les postes des bibliothécaires mais non sur les postes des usagers.
Après ce constat, il me fallait de nouveau trouver une nouvelle mission à réaliser au sein du centre de documentation, qui plus est une mission qui me plaise réellement. L’objet de mon stage résidait alors entre mes mains car j’avais une liberté totale, il suffisait que le travail me plaise.
M. Delavenne m’a toutefois mise sur une piste quand il m’a dit qu’un ancien journaliste était prêt à céder la collection complète de Paris Match à l’ESJ si quelqu’un se déplaçait pour venir la chercher à Paris. Il m’a donc proposé de faire une étude de marché pour savoir si cela valait la peine de louer une camionnette pour aller chercher cette collection d’un intérêt certain.
La bibliothèque de l’Ecole de journalisme possédait déjà une collection de Paris Match mais incomplète. Un certain nombre de lacunes pouvaient donc être comblées. De plus, Jérôme Delavenne pensait que les doublons pourraient être vendus afin de rembourser les frais dépensés pour l’acquisition de la collection. Par ailleurs, les frais de déplacement pourraient être également amortis par une éventuelle ouverture de la bibliothèque au public, idée défendue par le responsable de la bibliothèque. Il ne s’agit cartes pour l’instant que d’un projet mais il compte bien mettre à exécution dans l’avenir. La difficulté cependant réside dans le fait que la bibliothèque accueille déjà sur demande des personnes extérieures.L’envie de leur part de consulter le fonds de la bibliothèque est plutôt ressentie comme une reconnaissance par les bibliothécaires, ravis de constater que leur fonds puisse intéresser ces personnes. Mais c’est aussi une des principales motivations de leur désir d’ouvrir au grand public.
Toutefois, à la fin de cette étude de marché, l’idée d’aller à Paris chercher la collection a été abandonnée car trop de bibliothèques avoisinantes possèdent déjà la collection complète de cette revue. Ce début de projet a malgré tout eu un intérêt, celui de me fournir le fil conducteur de ma mission principale. En effet, cette ébauche d’étude de marché sur la collection Paris Match m’a donné envie de travailler sur la conservation des documents et plus particulièrement la conservation des périodiques. Je souhaitais donc que mon activité première tourne autour de ce domaine. Je savais que cela pouvait être utile au centre de documentation et que cela m’apporterait des connaissances dans un domaine jusqu’alors inconnu.
Bien qu’ayant choisi le domaine que j’allais aborder, je ne savais pas exactement quel allait être le but précis de mon travail. Etant donné que je ne connaissais absolument rien à la conservation, je me suis tout naturellement mise à chercher des informations sur le sujet. J’ai lu de nombreux documents à propos de la conservation et constaté qu’il était difficile de tout retenir. Dans le même temps, je réfléchissais à ce que je pouvais produire avec toutes ces informations. C’est pourquoi j’en suis venue progressivement à me dire qu’il serait judicieux de faire une synthèse de tous ces documents afin de ne pas en perdre les informations. J’ai cependant hésité avant de me lancer dans ce travail car j’avais l’impression qu’il ne serait pas bénéfique à la bibliothèque mais seulement à moi-même et éventuellement au personnel. Je voulais effectuer au contraire une tâche utile et concrète, ce que cette synthèse n’était pas réellement. L’entière liberté dans le travail était  de cde point de vue difficile mais puisque précisément j’étais autonome et devais faire « ce qui me plaisait », j’ai risqué la synthèse (Annexe 2).
Cette synthèse m’a été donc bénéfique car j’ai pu dans un premier temps effectuer un travail de communication professionnelle où j’appliquais les consignes et méthodes apprises en cours, la différence étant que j’ai réalisé ce travail de la sélection des documents à la rédaction. Dans un deuxième temps, elle m’a permis ainsi qu’aux deux responsables de la bibliothèque, d’avoir un aperçu sur ce qui se fait en matière de conservation en général.
S’ils n’en avaient aucune connaissance auparavant, ils étaient à présent informés, ou du moins ils pouvaient en posséder les rudiments.
Je savais par ailleurs que Sandrine Lucas et Jérôme Delavenne réalisaient parfois des bibliographies sur des thèmes précis. Comme je venais justement de travailler sur un sujet bien déterminé, j’ai décidé de rédiger une bibliographie sur la conservation des documents (Annexe 3). Je pensais qu’elle pourrait être utile au centre de documentation et plus particulièrement au personnel.
Grâce à ce travail sur la conservation, j’ai découvert et acquis de nombreuses connaissances professionnelles, surtout par le biais d’articles du Bulletin des bibliothèques.
C’est d’ailleurs dans cette revue que j’ai trouvé matière à approfondir ma mission. En effet lors de mes recherches, j’ai découvert ce qu’était la conservation partagée, expression que j’avais déjà entendue lors d’entretiens, et j’ai pris l’initiative de me renseigner sur ses méthodes et fonctionnements.
C’est lors de la mini-enquête réalisée auprès des différentes bibliothèques de la région sur la revue Paris Match, que j’ai eu connaissance pour la première fois de l’expression de conservation partagée des périodiques. En effet, le responsable des périodiques de la bibliothèque de Dunkerque avait évoqué ce phénomène, et cela a suscité l’envie d’en savoir, envie qui n’a fait que s’accroître en prenant connaissance de nouvelles informations lors des recherches pour la synthèse. A peine celle-ci terminée, j’ai décidé d’approfondir le domaine de la conservation partagée afin de mieux comprendre son fonctionnement. De même que pour la conservation en général, une petite synthèse se révélait nécessaire afin de traiter les différents points (ANNEXE 4) ainsi qu’une webographie des différentes sources trouvées sur Internet et dans le Bulletin des bibliothèques (ANNEXE 5). Sur le site du Bulletin des bibliothèques de France, les informations sont particulièrement abondantes pour comprendre le fonctionnement et les objectifs de la conservation partagée.
La réalisation de ce travail a essentiellement pour origine une curiosité personnelle.
Je voulais réellement en savoir plus sur ce phénomène de conservation partagée que je ne connaissais pas. Toutefois, étant donné que cette conservation concernait les périodiques, la bibliothèque de l’école de journalisme pouvait peut-être y prendre parti ? Le but de cette démarche était donc également de savoir s’il existait un plan de conservation partagée des périodiques ou autre, dans la région Nord-Pas-de-Calais et surtout si c’était le cas, de savoir ou non si l’Ecole de journalisme pouvait en faire partie. Après avoir découvert qu’il existait plusieurs plans de conservation partagée, je n’ai pu obtenir que très peu d’informations concernant la région Nord-Pas-de-Calais. Depuis les années 2000, l’ébauche d’un plan de conservation partagée des périodiques est apparue notamment sous l’influence de la DRAC (Direction Régionale des Affaires Culturelles). Un premier questionnaire avait été établi et envoyé aux nombreuses bibliothèques de la région puis le comité de pilotage a désigné un établissement responsable pour chaque périodique. Peut-être l’idée de regrouper l’ensemble des établissements a-t-il fait peur aux organisateurs, mais quoi qu’il en soit, le projet de coopération régionale a été progressivement délaissé. Il a toutefois été instauré au sein de plus petites zones géographiques afin que le nombre de bibliothèques ne soit pas trop élevé.
Il existe donc deux plans de conservation partagée dans la région, au niveau de Dunkerque et du bassin minier (Hénin Beaumont). En ce qui concerne la conservation du bassin minier, le plan regroupe une douzaine de bibliothèques.
Après cette petite étude dans la région, la conclusion fut donc qu’il n’était pas possible que l’ESJ fasse partie d’un plan de conservation partagée. Et ce d’autant plus que les conditions sont très particulière pour en être membre (cf : la synthèse de la conservation partagée). Néanmoins, d’autres formes de travail collaboratif apparaissent dans la région en surfant sur Internet auxquelles l’Ecole ne peut cependant pas non plus participer. C’est le cas d’Eulalie , le portail du livre et de la lecture en Nord-Pas-de-Calais, très intéressant pour les professionnels des bibliothèques. Il a été créé afin de favoriser le développement de l’interprofession du livre et de la lecture. Il met en relation toutes les bibliothèques municipales de la région et il est possible d’en rechercher une en particulier et d’en connaître les ressources. Ce portail propose donc une forme de collaboration entre bibliothèques.

Méthodes de travail et moyens à disposition

Le cas de la présentation de la bibliothèque

La présentation de la bibliothèque a débuté par un inventaire complet du fonds de la bibliothèque. J’ai tout d’abord commencé par la bibliothèque de journaux et de périodiques en regroupant les éléments pour établir des catégories : presse, journaux, dossiers, échantillons, archives. C’est ensuite le fonds de la bibliothèque qui a été examiné, c’est-à dire les ouvrages sur les médias mais également les ouvrages généralistes. Cette première journée de stage a donc permis d’avoir une bonne connaissance des ressources disponibles au centre de documentation et de se repérer dans le lieu. Dans la présentation du centre de documentation, l’aspect historique était assez personnel comme exprimé précédemment. Le livre utilisé, L’ESJ racontée par des témoins de sa vie a donc été parcouru afin de trouver des éléments sur la bibliothèque. Quelques données ont pu être tirées de cet ouvrage mais ce sont les seules informations récoltées pour cette présentation.
En ce qui concerne l’aspect pratique, les itinéraires pour arriver à l’Ecole, en métro et en bus, ont été vérifiés sur le site de Transpole6. Avec l’inventaire et les éléments historiques et pratiques, tous les éléments étaient réunis pour réaliser la présentation.
Mais le travail d’écriture devait être précédé d’une observation de ce qui se faisait dans les autres centres de documentation. C’est pourquoi, j’ai fait quelques recherches sur Internet afin d’avoir un aperçu des présentations existantes. Les sites de La Documentation française, du CNAM, de l’ENSSIB, de la BNF, de la BPI, du forum des sciences, de la Library of Congress et de la British Library possèdent tous des présentations de leur centre de ressources. J’ai également trouvé des informations sur le site de la Biblioteca Nacional de Esparïa et sur celui de l’Institut National des Sciences Appliquées de Lyon (INSA) qui possède une plaquette au format pdf. Ces sources ont été utilisées notamment pour trouver les différents points à développer dans la présentation.
La rédaction de celle-ci pouvait dès lors commencer et puisque j’étais autonome, j’ai mené le travail à son terme. C’est seulement une fois terminé que je suis allée montrer le résultat à Jérôme Delavenne. La difficulté était avant tout de savoir ce qui devait apparaître et ce qui ne le devait pas.
Cette première production était trop détaillée car j’avais inclu toutes les informations que je pensais utile pour le public, y compris quelques exemples précis. J’ai alors dû revoir le travail et supprimer quelques éléments et en ajouter d’autres. Une fois le travail modifié, Jérôme Delavenne m’a indiqué qu’il le mettait de côté pour le jour où les pages web réservées à la bibliothèque seraient éditées puis mises en ligne.
Concernant les moyens pour réaliser la présentation, ils ont été à la fois matériels et humains. Le travail sur ordinateur était nécessaire pour la rédaction mais également pour la recherche d’informations sur Internet. L’aide de Sandrine Lucas m’a été utile car elle m’a fourni la plaquette de l’école ainsi que le bilan du service documentation de l’année 2004-2005. Celle de Jérôme Delavenne a été importante également car il a pu me procurer l’ouvrage d’où les informations historiques ont été tirées. Tous les deux ont été attentifs et vigilants et m’ont signalé les points positifs ou négatifs de ce travail.

Le cas de l’étude de marché sur la collection Paris Match

Avant de débuter l’étude de marché, il fallait tout d’abord se renseigner sur la démarche à suivre pour ce travail, c’est-à-dire identifier les usagers potentiels, connaître les « concurrents », comprendre les besoins des usagers, établir les objectifs et le budget et enfin déterminer la politique de conservation. L’étude de marché permet dès lors de mesurer les risques et de vérifier l’opportunité de lancer le service. C’est sur des sites spécifiques que ces informations ont été trouvées comme par exemple celui du Guide pour l’étude de marché ou encore celui du Salon des
entrepreneurs. En effet, la technique de l’étude de Guide pour l’étude de marché.Les cours d’analyse de services, reçus à l’université, ont été toutefois utiles car il s’agit presque de la même méthode. Les usagers potentiels de l’ESJ pour cette collection de magazine étaient donc les étudiants de l’Ecole et les intervenants, le personnel, les particuliers sur demande et les professionnels.
De plus, il est important de rappeler que le centre de documentation a pour objectif d’être ouvert au grand public ; dans cette optique, une collection telle que celle de Paris Match constitue un atout étant donné qu’il s’agit d’un patrimoine attractif pour un public élargi.
Compte tenu du nombre d’usagers potentiels pour cette revue, je me suis décidée à poursuivre l’étude afin voir où cela conduisait.
Mais à la suite de l’identification des différents « concurrents » l’idée d’aller à Paris chercher les magazines a été abandonnée. En effet, je me suis renseignée sur le site du Système Universitaire de Documentation (SUDOC)9 en menant une recherche par titre, soit en tapant « Paris Match ». J’ai alors constaté que plusieurs bibliothèques de la région NordPas-de Calais possédaient une collection de cette revue, complète ou non. J’ai donc décidé de mener une petite enquête par téléphone et appeler chaque bibliothèque de la région pour savoir si le SUDOC était à jour et connaître l’état exact de leur collection de Paris Match. J’ai téléphoné tout d’abord aux bibliothèques municipales de Lille, Douai et Cambrai. Les responsables des périodiques m’ont confirmé, dans les trois cas, qu’ils possédaient une collection complète de la revue Paris Match. J’en ai dès lors conclu que posséder cette collection n’était en rien exceptionnel. J’en ai fait part à Jérôme Delavenne et nous avons immédiatement abandonné l’idée d’aller chercher les revues à Paris.

Les enjeux de la conservation liés au web

L’émergence du Web au cours des années 90 a été le moteur principal de la prise de conscience par le grand public de l’existence de l’Internet et de sa capacité à offrir une grande variété de modes de communication. Durant les premières années qui ont suivi la naissance du Web, l’accès s’y faisait principalement sur le lieu de travail, ou alors par l’entremise de celui-ci. Or, l’intérêt accru du grand public et les intérêts économiques des fournisseurs d’accès professionnels ont encouragé ces derniers à diversifier leur offre vers les particuliers, leur permettant ainsi de dissocier leur connexion privée de celle fournie par leur employeur. Puis, la banalisation des outils permettant de créer de plus en plus facilement des pages Web, puis des services (bases de données, catalogues…). Toute personne ou entreprise de quelque taille que ce soit ayant accès à l’Internet peut dorénavant créer son propre site. La multiplication de l’offre de connectivité a causé un accroissement très rapide de publications sur le Web par des particuliers et des entreprises. De plus en plus de bibliothèques mettent leur catalogue en réseau, indépendamment ou en commun avec d’autres bibliothèques. La corruption de supports fragiles d’accès souvent restreint oblige à procéder à des transferts sur des supports numériques, comme nous l’avons vu. Un nombre croissant de bibliothèques dites numériques offrent un accès par réseau à des collections de plus en plus importantes de documents, parfois intégrés à leurs catalogues. La conservation numérique en ligne, commence à devenir une réalité. En contrepartie et paradoxalement, la pérennité décroît : les particuliers « bougent », les institutions évoluent, les supports numériques se dégradent bien plus rapidement que le papier, les normes de codage changent et varient d’une plate-forme à l’autre. La croissance de l’offre en ligne s’accompagne trop souvent d’un raccourcissement de sa durée de vie (ou d’accès).

Table des matières

INTRODUCTION 
1. Présentation de l’entreprise 
1.1. L’Ecole Supérieure de Journalisme
1.2. Le centre de ressources : la bibliothèque-documentation
2. La mission de stage 
2. 1.Objectifs et contenus du stage
2. 1. 1. Présentation de la bibliothèque (Annexe 2)
2. 1. 2. Mission conservation des documents
2.1.3. Conserver mais communiquer
2. 2. Méthodes de travail et moyens à disposition
2. 2. 1. Le cas de la présentation de la bibliothèque
2. 2. 2. Le cas de l’étude de marché sur la collection Paris Match
2. 2. 3. Le cas de la synthèse sur la conservation
2. 2. 4. Le cas de la conservation partagée
2. 2. 5. Le cas particulier de la conservation à l’école
2. 3. Bilan
2. 3. 1. Les résultats obtenus
2. 3. 2. Compétences acquises
2. 3. 3. Problèmes rencontrés
3. La conservation en bibliothèque publique 
3. 1. Bibliothèque Privée vs bibliothèque publique
3. 2. Mise en oeuvre de la conservation
3. 3. Les enjeux de la conservation liés au web
CONCLUSION 
Bibliographie sélective 
ANNEXES 
ANNEXE 1 : Photos de la bibliothèque 
ANNEXE 2 : présentation de la bibliothèque-documentation 
ANNEXE 3 : synthèse de documents sur la conservation 
ANNEXE 4 : Bibliographie sur la conservation des documents 
ANNEXE 5 : Synthèse sur la conservation partagée des périodiques 
ANNEXE 6 : Bibliographie sélective sur la conservation partagée 
ANNEXE 7 : Catalogue du fonds archivé 

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