BCDI WEB pour interroger la base du centre de documentation depuis un site internet ou intranet 

Introduction

Les centres Antipoison sont des centres d’information sur les risques toxiques de tous les produits existants, médicamenteux, industriels et naturels. Ils ont un rôle d’information auprès des professionnels de santé et du public et apportent une aide par téléphone au diagnostic, à la prise en charge et au traitement des intoxications. En France, il existe 10 Centres. Antipoison régionaux.
La circulation de l’information dans un service de diagnostic et de réponse est essentielle. Elle permet une réponse rapide aux besoins parfois vitaux des usagers.
Après plusieurs stages en bibliothèques et centre de documentation scolaires, j’ai voulu effectué mon stage au sein d’un centre de documentation à vocation plus scientifique et médicale.
Les services de santé fonctionnent comme de véritables entreprises, il m’a semblé intéressant de cibler ma réflexion autour de la circulation de l’information dans les entreprises. Cette circulation se fait grâce à des outils et le centre antipoison vient juste d’acquérir un nouveau logiciel documentaire BCDI. Cette mise en place a plusieurs objectifs et plusieurs avantages mais entraine également des difficultés.

Le centre de documentation

Le lieu

Ouvert de lundi au vendredi, le centre de documentation du centre antipoison se situe dans le Centre Antipoison sur le site du Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille.
Le centre de documentation est divisé en deux parties, une partie bibliothèque et une partie accueil-bureaux.
La partie bibliothèque regroupe les archives du centre de documentation, un classement par titres des abonnements a été mis en place. L’autre partie du centre de documentation est le bureau du documentaliste. De ce poste celui-ci bénéficie d’un accès Internet et à l’intranet du CAP. Un autre bureau est également mis à disposition pour accueillir les stagiaires éventuels, avec un ordinateur relié à internet également.

Le fonds documentaire

Le centre de documentation gère 20 abonnements  à des périodiques. Ces périodiques ont pour sujet la toxicologie, les traitements médicaux. On trouve également des périodiques d’association de consommateurs qui peuvent contenir des informations sur les retraits de produits dangereux.
Le fond documentaire n’est pas uniquement constitué de périodiques, quelques 800 livres sont à la disposition du public, ceux- ci sont répartis dans plusieurs espaces.
Tout d’abord, dans la bibliothèque du centre de documentation, mais également dans les salles de réponses, à la disposition des répondeurs téléphoniques. Cette répartition permet à chacun d’avoir rapidement accès aux documents dont il a besoin

Le public

L’accès au centre de documentation est réservé aux médecins et aux toxicologues du CHRUL.
Le « Grand public » peut utiliser le site internet du CAP pour poser des questions au documentaliste via l’envoi d’email. Celui-ci peut alors envoyer des brochures, des documents et répondre aux demandes particulières concernant par exemple la toxicité d’un plante.
L’emprunt de document est impossible.
Le centre antipoison participe également à des animations axés sur la prévention des dangers domestiques au sein des écoles de la métropole.

La base de données

Le CAP possède une base de données informatisée « C.I.G.U.E », permettant la consultation en temps réel des protocoles thérapeutiques nécessaires à la prise en charge des intoxiqués. Ces protocoles sont mis à jour quotidiennement par l’équipe médicale. Pour cette mise à jour, il exploite les cas cliniques et il dispose d’un fond documentaire (revues, livres, bases de données). La base de données ARSENIC permet de saisir des réponses et des articles pouvant aider les répondeurs à mieux conseiller les intoxiqués.
Il y a deux entrées possibles pour cette base, CAP Arsenic et SOS qui permet de consulter la base de données en cas de panne du serveur mais pas d’enregistrer de nouvelles données.

L’Entreprise et l’Information

Définition

L’information est brute, c’est un élément de connaissance. Informer est le fait de faire accéder à la connaissance des faits, de donner des renseignements. Rappelons que, dans l’Union européenne, 700 000 emplois sont liés à l’information, et que 30% de l’information produite dans le monde est européenne (50 % en provenance des Etats-Unis). 46 % du PNB des USA et 50 % des emplois sont d’une manière ou d’une autre assujettis à l’information.
Le temps passé à gérer de l’information dans une entreprise peut, selon les secteurs d’activité, être très important. Prenons l’exemple de l’information de santé, et plus particulièrement, celui d’une grande entreprise que représente un hôpital : Jean de Kervasdoué, directeur des Hôpitaux de 1981 à 1988 estime que le temps passé à gérer de l’information à l’hôpital représente 60 à 70 % du budget de fonctionnement de l’hôpital.
La documentation a pour objet l’information ; l’objet principal de la documentation consiste dans la communication d’une information pertinente, exhaustive et fiable, contenue sur différents types de supports, imprimés, numériques ou audiovisuels.

L’information, facteur de décision

S’informer est l’action qui précède la décision. En fournissant des arguments, elle aide à la décision d’où sa valeur économique. On peut distinguer quatre phases : dans un premier temps, on identifie les modes d’action pour recueillir l’information.
Puis, deuxièmement, l’information recueillie sert à étudier l’environnement. En troisième lieu, à partir des éléments recueillis, on procède à l’analyse du problème.
Enfin, quatrièmement : la décision finale est prise.
Une autre phase peut être intermédiaire, c’est celle de la validation de l’information par un expert ou un groupe d’experts.
L’information, comme facteur de décision réduit l’incertitude, affecte réellement la ou les décisions ; elle affecte également les conséquences de la décision : celle-ci est plus ou moins réversible grâce à de nouvelles données.

Système d’information et système documentaire

Définition

Selon l’Afnor, la documentation permet le traitement permanent et systématique de documents (écrits, imprimés, photographies, audiovisuels ou de données incluant la collecte, le signalement, l’analyse, le stockage, la recherche et la diffusion de ceux-ci pour l’information des usagers). Il est important de distinguer : la documentation interne avec les décisions, délibérations, études techniques, rapports d’activités : c’est une ressource propre à toute entreprise, riche d’informations diverses. Elle constitue sa mémoire vivante qui est souvent inexploitée. Les entreprises commencent à prendre conscience de l’importance de cette richesse et font de plus en plus appel à des archivistes pour la gestion de cette information. On note également une orientation vers des techniques de gestion plus actuelle, type Gestion Electronique de Documents permettant de numériser les documents et de les stocker sur des supports numériques et de les mettre en ligne.
La documentation externe dite matérielle (les revues, les ouvrages) ou immatérielle (les banques de données) accessible à distance, a un coût certain qui dépend de la volonté politique de la direction de l’entreprise de l’assumer et de la développer.
Il faut donc un personnel compétent chargé de ces documentations, qui doit également exercer une veille informative systématique.

Pourquoi une approche systémique ?

L’approche systémique se concentre sur les interactions existant au sein d’un système, système lui-même situé dans un environnement donné : grâce à cette approche, c’est une vision globale du système qui nous est offerte. L’accent est mis sur les interactions entre les différents éléments du système, et non pas sur l’analyse détaillée de chacun des éléments.
Le système est dit ouvert ou fermé selon son imbrication dans l’environnement. Il peut également être dynamique ou statique.

Système d’information et système documentaire

Le système documentaire est représenté par la fonction information-documentation : elle est un sous-système de l’entreprise.
Toute entreprise est insérée dans un environnement mouvant avec lequel il est en interaction permanente. Dans l’entreprise, il existe 3 systèmes : le système de décision, ou de management, défini comme un ensemble de règles permettant à l’organisme d’atteindre ses objectifs, le système opérationnel : il met en place les différents moyens, à la fois humains, matériels et financiers pour la réalisation des tâches et le système d’information.

Quelques notions sur le système d’information

Il a pour rôle de recueillir des données de l’environnement interne et externe, d’assurer leur traitement et leur diffusion éventuelle.
La fonction documentation est un volet du système d’information ; considérée comme une part du système, elle possède cependant son propre système de management, opérationnel et d’information.

Les tendances actuelles d’évolution

L’évolution de la stratégie d’entreprise

L’information est désormais partie prenante de la stratégie de l’entreprise, dans n’importe quel domaine ou secteur économique que ce soit. D’une information maîtrisée dépendent les stratégies d’innovation qui vont être mises en place et développées. Il y va de la survie de l’entreprise. Le changement intervient en effet à tous les strates de l’organisation de l’entreprise : au niveau interne, par une organisation du travail qui peut évoluer en fonction du marché économique ; par la flexibilitéqu’il faut peut-être mettre en place à tel ou tel niveau : productivité, emploi, travail. Par une technologie nouvelle à mettre en place, etc,
Au niveau externe : par l’adéquation à rechercher avec les différentes politiques économiques et les règles du marché
Mais, l’information est un produit mouvant tout comme l’environnement économique.
Non contente d’aider à la prise de décision au quotidien, elle doit également s’en démarquer et appréhender un devenir proche.

L’évolution du rôle du professionnel de l’information

Le documentaliste est donc au cœur du système informationnel, il a toutes les données en main. Le passage d’une ère de la conservation à celle de la diffusion de l’information ne s’est pas fait sans mal ; il a dû s’adapter à ces changements car les enjeux sont à la fois stratégiques et économiques. De plus en plus souvent, le documentaliste, dans l’organigramme de l’entreprise, est rattaché directement à la direction générale ou tout du moins à un organe décisionnel. C’est le passage du culturel à l’économique qui a modifié profondément le positionnement du service documentation au sein de l’entreprise.
Ainsi, sa part dans la réflexion stratégique de l’entreprise, dans sa démarche d’innovation est de plus en plus importante. Il aide à la résolution des problèmes, et ce à des niveaux très différents: c’est une des richesses du métier de documentaliste que de répondre à des besoins d’information très divers.
Sa contribution à l’échange des savoirs est primordiale. Enfin, le rôle de formateur des utilisateurs à la recherche d’informations et à la maîtrise des outils devient essentiel.

L’édition, la diffusion de produits documentaires

Éditer et diffuser des produits documentaires est une activité essentielle car elle permet de valoriser le fonds documentaire et d’informer les publics du centre de documentation. BCDI Spécial propose des produits documentaires « clés en main » qui permettent d’éditer les nouvelles acquisitions ou des catalogues (par exemple, un catalogue de cédéroms). Les deux onglets « Nouveautés » et « Catalogues » qui vous permet d’accéder aux différents rapports proposés par le CRDP de PoitouCharentes ou que l’on aura créés.
Grâce au « sommaire intégré » ; il est possible de se déplacer très rapidement dans ce rapport. A noter aussi que la barre de menus de l’éditeur de rapports propose notamment d’exporter ce document dans différents formats de fichiers (ex. PDF) ou de l’adresser par courriel.

La production d’indicateurs d’activités

Le menu «Indicateurs d’activités » permet de construire des Indicateurs d’activités du centre de documentation. Ces indicateurs sont autant d’éléments d’analyse pour faire évoluer la politique documentaire d’un établissement. Ils permettent par exemple d’établir des statistiques des documents les plus empruntés, des emprunts par support, des recherches des publics, de la répartition des acquisitions du centre de documentation.

Les outils intégrés

Le menu «Outils » met à disposition des fonctionnalités qui permettent :
• d’éditer des rapports, de réaliser des feuilles de calcul sur les bases documentaires
• de gérer les paramètres de son poste et des bases (recopier, sauvegarder,…)
• d’obtenir des statistiques sur une base documentaire.

BCDI et le Centre Antipoison

Objectifs

La mise en place de BCDI dans le centre antipoison est le résultat d’une concertation entre plusieurs centres de documentation du CHRUL. Ceci afin de créer une unité documentaire dans le cadre d’une future restructuration des services par pôle.
Les différents centres de documentations utilisent donc tous BCDI, la mise en réseau multipostes est en prévision. Cette mise en réseau permettrait un accès unique aux différents catalogues. Plutôt que de devoir interrogé 11 bases, l’usager ne doit en utiliser qu’une qui regroupe les différentes ressources et leur localisation.
Cette mise en réseau permettrait à tout le personnel de bénéficier du catalogue en ligne.
Le gain de temps à la consultation et l’intégration du logiciel dans le circuit de l’information, inciteront les médecins à développer des automatismes en matière de documentation.
Elle implique également catalogage complet du fonds des revues avec la rédaction de notices et liens vers les résumésdisponible en ligne.

Difficultés

Le Thésaurus

L’un des points forts de BCDI réside dans la fourniture du thésaurus Motbis. Cependant, celui-ci n’est pas adapté aux besoins des centres de documentations médicaux et plus particulièrement à celui du CAP.
Le documentaliste et moi-même, nous sommes alors interrogés sur la démarche à suivre concernant ce thésaurus.
Après avoir posé la question à la responsable maintenance de BCDI, il s’avère possible d’intégrer son propre thésaurus à la base. Néanmoins avec la question du regroupement des différents catalogues, la question du choix du thésaurus à adopter n’était pas résolue. Après concertation avec la responsable du Centre d’Information et de Documentation des Directions, Ecoles et Services (CIDDES), madame Fabienne
Rosset, la décision fut prise de fusionner les différents thésaurus utilisés dans les centre de documentation. Cette décision s’appliquera dans un premier temps pour le CIDDES et le CAP. Ma tache fut donc de réaliser cette fusion.

Intégration rétrospective

Un des problèmes posés est l’intégration rétrospective dans BCDI des articles proposés sur le site du CAP. En effet cette opération nécessite beaucoup de temps et de disponibilité de la part du documentaliste. Hors celui-ci doit faire face à une multitude de taches et le temps manque pour cette intégration des articles.
De même, les ouvrages doivent également être indexés, réinformatisés, et parfois même recotés.

Conclusion

L’intégration d’un nouveau logiciel documentaire bouleverse les habitudes aussi bien des documentalistes que des usagers. De nouvelles fonctionnalités qui entraînent de nouveaux problèmes ou des nouvelles idées pour la circulation de l’information. La mise en place de ce logiciel montre qu’un temps d’adaptation relativement long est nécessaire pour une bonne prise en main. C’est tout le circuit de l’information qui est bouleversé. Un travail important de préparation, de formation et de communication doit être effectué pour une mise en place progressive.
Le rôle du documentaliste du centre antipoison rassemble plusieurs compétences. Parfois technicien informatique, bibliothécaire, toxicologue et chargé de communication et relation publique, il est a l’image des mutations engagées dans ce métier. Le documentaliste est essentiel au sein de l’équipe du centre antipoison dans son rôle de médiateur de l’information.
Ce stage fut mon premier stage dans un centre de documentation médical. Il m’a montré qu’il faut savoir faire preuve de beaucoup d’autonomie, de polyvalence et de facilité d’adaptation. Il m’a également permis de mettre en application les enseignements appris lors de ma formation.

Table des matières

Remerciements 
Table des matières 
Introduction 
1 Le Centre Antipoison 
1.1 Présentation
1.1.1 Le centre antipoison de Lille
1.1.2 Les missions
1.1.3 L’équipe
1.2 Le centre de documentation
1.2.1 Le lieu
1.2.2 Le fonds documentaire
1.2.3 Le public
1.2.4 La base de données
1.2.5 Le site Internet
1.3 Présentation de la mission
2 L’Entreprise et l’Information 
2.1 Définition
2.2 L’information, facteur de décision
2.3 Système d’information et système documentaire
2.3.1 Définition
2.3.2 Pourquoi une approche systémique ?
2.3.3 Système d’information et système documentaire
2.3.4 Quelques notions sur le système d’information
2.4 Les tendances actuelles d’évolution
2.4.1 L’évolution de la stratégie d’entreprise
2.4.2 L’évolution du rôle du professionnel de l’information
3 Ma mission 
3.1 Présentation de la mission
3.2 Présentation du logiciel BCDI
3.2.1 Principales fonctionnalités de gestion documentaire
3.2.2 La gestion du fonds documentaire
3.2.3 La gestion du prêt
3.2.4 L’édition, la diffusion de produits documentaires
3.2.5 La production d’indicateurs d’activités
3.2.6 Les outils intégrés
3.2.7 BCDI Spécial pour le public
3.2.8 Le compte lecteur
3.2.9 BCDI WEB pour interroger la base du centre de documentation depuis un site internet ou intranet
3.3 BCDI et le Centre Antipoison
3.3.1 Objectifs
3.3.2 Difficultés
3.3.3 Perspectives
4 Conclusion 
Bibliographie 
Annexes 

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