Assurance de la qualité au laboratoire de bactériologie

CONTRÔLE DE QUALITE EN BACTERIOLOGIE

CONTRÔLE DE LA QUALITE

Exigence

Un programme de contrôle interne de la qualité ne doit pas chercher à évaluerchaque méthode, réactif et milieu de culture chaque journée de travail. Il doit permettre d’évaluer chaque méthode, réactifet milieu de culture en fonction d’un calendrier pratique basé sur l’importance de chacun de ces éléments pour la qualité du test dans son ensemble [51].
Quel que soit le référentiel choisi, il est impératif de respecter un certain nombre de règles pour mettre en place, de manière cohérente et efficace, un système d’assurance qualité au laboratoire.

Responsabilité de la direction

La direction doit énoncer clairement et par écrit, sa politique qualité et exprimer lesservices particuliers qui correspondent aux besoins de clients /utilisateurs : parexemple dosages spéciaux, participation à des protocoles, aide à l’interprétation, maîtrise du temps, maîtrise des coûts etc…
L’amélioration continue des processus doit faire partie de la politique qualité.
Les responsabilités et autorité de chacun doivent être définies par écrit. Un organigramme du laboratoire (demandé par GBEA) peut servirde support. Deux remarques doivent être faites à ce sujet :
– Il ne peut y avoir de responsabilité sans autorité (c’est à dire pouvoir ou liberté d’action).
– Une responsabilité ne se délègue pas au contraire d’une autorité.
La direction a une obligation de moyens, c’est à dire qu’elle doit fournir les locaux, matériels, réactifs, personnels, formation et tout autre moyen jugé nécessaire pour atteindre les objectifs de la politique qualité.
Lorsque la taille du laboratoire le justifie, un représentant de la direction doit être nommé. Ce dernier aura toute autorité pourfaire fonctionner le système qualité et rendre compte à la direction. Le représentant doit être bien perçu par le personnel et aura un rôle de dynamisation.

Système qualité

Le système qualité est l’ensemble de l’organisation, des procédures, des processus et des moyens nécessaires pour mettre enœuvre le management de la qualité (norme ISO 8402 : 1994).
Il est préférable d’établir un système qualité à plusieurs niveaux (voir figure 4) : le référentiel choisi, deux ou trois niveaux organisationnels ou opératoires et la documentation produite.

Maîtrise des documents

Les responsabilités doivent être définies enmatière de rédaction, approbation et diffusion des documents qualité (manuel, procédures, fiches).
Pour s’assurer de la maîtrise de l’information, la mise à jour des documents doit se faire de manière efficace [3].
Chaque procédure ou fiche d’instruction modifiée doit être vérifiée et approuvée, avoir un indice de révision etune date d’application.
Une liste de distribution tenue à jour doit permettre la distribution effective des nouveaux documents qualité et de retrait des documents obsolètes. Ceux-ci doivent être archivés pendant un temps suffisant décrit dans le manuel.

Maîtrise des processus

C’est la base du métier de biologiste.Généralement, les laboratoires sont convaincus qu’ils ont la maîtrise de leurs processus, mais sont incapables de le prouver [2,3].
Des procédures opératoires doivent être écrites. Elles décrivent les responsabilités pour les différentes actions et décisions, etles preuves ou traces de celles-ci chaque fois que cela est nécessaire. Quand c’est possible, une représentation graphique sous forme de logigramme est souhaitable,car elle concourt à rendre simple la procédure. Le GBEA donne une liste de procédures opératoires obligatoires.
L’environnement approprié et les équipements adéquats pour la mise en place effective et efficace de ces processus doivent être décrits.
Bien évidemment, ces processus seront conformes aux normes, à l’état de l’art, aux objectifs qualité et les procédures écrites seront strictement appliquées. Les équipements doivent faire l’objet d’une maintenance appropriée, recommandée par le fabricant ; les preuves doivent en êtreconservées. Enfin, la preuve de la qualification des opérateurs qui appliquent les processus doit être apportée.

Actions correctives et préventives

Toutes les réclamations émises par le client/ utilisateur et les non conformités identifiées par le personnel du service doivent être documentées et faire l’objet d’un traitement effectif [4,9].
En particulier, il convient d’en rechercher les causes et de décider d’une action corrective.
L’efficacité des actions correctives doit êtrevérifiée. Les preuves qu’on a décidé et mené des actions correctives ou préventivespuis testé leur efficacité doivent être conservées.

Audit de qualité interne

Définition(norme ISO 8402 : 1994)

Examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfait aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon effective et sont aptes à atteindre les objectifs.
Le rapport d’audit fera état du référentiel sur lequel était basé l’audit des objectifs de celui-ci, des différents participants [auditeur (s) et audités] et il rapportera les non-conformités.
L’auditeur peut faire par écrit des recommandations en rapport ou non avec les non-conformités.
Il ne faut pas confondre un audit de qualité interne sollicité par le laboratoire d’analyses médicales pour son usage propre et dont les recommandations finales n’ont aucun caractère obligatoire, avec une inspection du laboratoire par un pharmacien ou un médecin inspecteur ou un inspecteur de santé.

Formation du personnel

Chaque fonction ou poste doit être décrit en terme de compétences. Les qualifications et formations de chaque employé (biologiste ou technicien) doivent être documentées. Pour tout nouvel employé, un plan de formation doit être établi.
La documentation doit permettre de déterminer la fonction ou le poste que peut remplir l’employé et la formation qu’il lui reste à acquérir pour occuper un poste différent ou plus complexe.

ENTRETIEN DU MATERIEL

Il est particulièrement important de bien entretenir le matériel de laboratoire. On ne peut effectuer des tests debonne qualité si le matériel utilisé est de mauvaise qualité ou mal entretenu.

Contrôle de la qualité des réactifs biologiques et chimiques

MILIEUX DE CULTURE

Les milieux de culture peuvent être préparés au laboratoire à partir de constituants de base, de poudres déshydratées disponibles dans le commerce ou peuvent être achetés prêts à l’emploi. On recommandeles poudres déshydratées que l’on trouve dans le commerce parce qu’elles sont non seulement économiques du point de vue du transport et de la conservation, maisaussi de meilleure qualité que les milieux préparés au laboratoire [52].
Pour obtenir les meilleurs résultats, il convient de porter une attention particulière aux différents points qui suivent.

Choix des milieux

Un laboratoire efficace stocke le plus petit nombre possible demilieux différents correspondant aux types de tests effectués.
Par exemple, une bonne base degélose peut servir à toutes sortes de préparations, par exemple la gélose au sang, la gélosechocolat et plusieurs milieux sélectifs.
Un milieu très sélectif (gélose Salmonella, Shigella ou gélose désoxycholatecitrate) et un milieu moins sélectif (milieu de Mac Konkey) sont en général tout ce dont on a besoin pour l’isolement des Enterobacteriaceaepathogènes présentes dans les selles.
Un milieu de culture spécial doit être ajouté pour la recherche de Campylobacter jejuni.

Commande et conservation des milieux déshydratés

1. Commander des quantités qui seront utiliséesdans les 6 mois, ou au plus tard dans l’année qui suit.
2. Toute la commande devra être répartie dans des récipients qui seront utilisés en 1 à 2 mois
3. Dès réception, fermer soigneusement tous les couvercles des récipients. Les milieux déshydratés absorbent l’humiditéatmosphérique. En climat humide, sceller les couvercles à la paraffine (remplir l’espace situé entre le couvercle et le récipient avec de la paraffinefondue puis la laisser durcir).
4. Inscrire la date de réception sur chacun des récipients.
5. Les conserver dans un endroit sombre, frais et bien aéré.
6. Effectuer des rotations du stock de façon que les produits les plus anciens soient utilisés les premiers.
7. Lorsqu’un récipient est ouvert, inscrire dessus la date d’ouverture.
8. Jeter tous les milieux déshydratés durcis ou dont la couleur a foncé.
9. Conserver une liste écrite des milieux en stock.
¾ Préparation des milieux[28]
1. Suivre scrupuleusement les instructions du fabricant pour la préparation
2. Préparer une quantité de milieux qui sera utilisée avant la date limite de conservation.

Conservation des milieux préparés

1. Les mettre à l’abri de la lumière et du soleil.
2. Les mettre à l’abri de la chaleur. Les milieux contenant du sang, d’autres additifs organiques, ou des antibiotiques, doivent être conservés au réfrigérateur.
La durée de conservation des milieux préparés lorsqu’ils sont stockés dans un endroit frais et sombre dépendra du type de récipient utilisé.
Les durées de conservation habituelles sont les suivantes :
– Tubes bandés avec du coton hydrophile = trois semaines
– Tubes à bouchon non hermétique = deux semaines
– Récipients à bouchons vissés = trois mois
– Boite de pétri, si elles sont dans des sacs en plastique scellés : quatre semaines.

Appréciation et notification des résultats

Dès que l’on a reçu tous les rapports des laboratoires participants, on leur envoie des réponses correctes. Dans le mois qui suit, on leur envoie un rapport définitif avec analyse des résultats.
Une note est attribuée à chaque laboratoire. Chaque laboratoire a un numéro de code connu de lui seul. Ilpeut ainsi apprécier les résultats par rapport aux autres, mais ceux-ci restent anonymes.

ASSURANCE DE LA QUALITE AU LABORATOIRE DE BACTERIOLOGIE

L’assurance de la qualité est la somme detoutes les activités dans lesquelles le laboratoire est engagé pour faire en sorte que les résultats soient de bonne qualité [9]. Elle doit être :
– Exhaustive afin de couvrir chaque étape du cycle, depuis le prélèvement des échantillons jusqu’à l’envoi du rapport au médecin (figure 5)
– Rationnelle pour se contenter des étapesles plus importantes de l’analyse
– Régulière afin d’assurer une vérification continue des méthodes utilisées
– Fréquente pour déceler et corriger les erreurs au fur et à mesure.
En outre, l’assurance qualité au laboratoire revêt plusieurs aspects :
• Il s’agit d’abord d’une nécessité économique : la tendance actuelle pour une meilleure efficacité économique est au regroupement des laboratoires au sein duquel il y aura partage des moyens et des bénéfices.
Comment avoir confiance en ses partenaires si ce n’est en respectant chacun les règles de l’assurance qualité ?
• Il s’agit ensuite d’une nécessité technique, des règles claires de fonctionnement permettant une organisation et une communication efficaces
• La pression des autorités se fait plus forte
• Développement des relations clients/ fournisseurs : lorsque le laboratoire a mis en place un système d’assurance qualité, il peut valoriser la qualité des services fournis et participer à des études. Il peut proposer à ses cliniciens, des services spéciaux.

MISSION DU LABORATOIRE

Le laboratoire de Bactériologie de Fann, hébergé par un établissement public de santé (EPS) a une mission de santé publique. En effet comme tous les laboratoires de Bactériologie, le laboratoire aide les cliniciens dans l’établissement d’un diagnostic rapide et efficace des maladiesinfectieuses. Il vient également, en étudiant la sensibilité des bactéries, faciliter les choix des molécules antibiotiques dans le traitement des ces maladies.
Le laboratoire de Bactériologie de Fann intervient en outre dans la surveillance épidémiologique des maladiesrelevant de son domaine d’activité (méningite, choléra, dysenterie bacillaire…). Hébergé par un Centre Hospitalier Universitaire, le laboratoire fait également des études de recherches. Il participe à la formation d’étudiants en médecine et en pharmacie, d’étudiants des écoles de formation (ENDSS).

CONTEXTE DE L’ETUDE

Ce travail a été entrepris à un moment où venait d’être créé au Sénégal, le Réseau National des Laboratoires dont le coordonnateur est le chef du service du laboratoire de Bactériologie de Fann.
Ce laboratoire, déjà laboratoire de référence en matière d’analyses de bactériologie, devrait subir une mue demanière à répondre à son standing, mais également à promouvoir une bactériologie de qualité au niveau national.
En effet, le laboratoire deFann reçoit dans le cadre du réseau, des responsables de laboratoire au niveau national.
Il faut dire également que ce travail entre tout court dans le cadre d’une formalisation des activités du laboratoire comme le recommande un contexte national où la qualité constitue l’élément central dans les activités de production et de service.

Mise à niveau du personnel

Pour cela, des séances de formation et d’information sur la démarche qualité ont été tenues.
En début de chaque séance, les objectifs sontdéfinis. En fin de chaque séance, des questions sont posées par les participantspar rapport à certaines incompréhensions et des clarifications ont été apportées.
Au total, trois séances d’imprégnation sur la démarche qualité ont été tenues avec une participation de tout le personnel

Déclaration de politique qualité et nomination d’un responsable qualité

Après les séances d’imprégnation du personnel sur le sens de la démarche qualité, une autre séance de travail a été dédiée à la déclaration de politique qualité et à la nomination d’un responsable qualité.
Ainsi, le chef de service a exposé les grandes lignes de sa politique, les objectifs de la démarche qualité et les moyens humains, matériel et financiers qui devront être mis en œuvre.
Au cours de la même séance, un responsable qualité a été choisi en la personne d’un biologiste répondant à certains critères. La nomination a reçu l’approbation de l’ensemble de l’assistance.

Rédaction des procédures

Quatre groupes de rédaction ont été constitués. Pour chaque groupe, un certain nombre de procédures techniques est attribué pour leur rédaction.
Après la rédaction des procédures, une séance ayant regroupé tout le personnel du laboratoire s’est chargée de leur validation.

Description des postes

Comme pour la rédaction des procédures, des groupes de travail ont été formés pour la description des postes de :
– biologiste
– chef de service
– techniciens supérieurs
– surveillant de service.
Une séance a permis la validation des résultats.

Nomination des pilotes

Ce dernier point de la mise en place de ladémarche qualité restait à être fait au moment où nous procédions à la rédaction du présent document.

Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE: RAPPELS BIBLIOGRAPHIQUES
CHAPITRE I: GENERALITES SUR LA QUALITE 
I.1- DEFINITION DE LA QUALITE
I.1.1- CARACTERISTIQUES
I.1.2- EXIGENCES
I.2- CONCEPTS DE BASE DE LA QUALITE
I.2.1- LE CONCEPT DE L’ASSURANCE QUALITE
I.2.1.1- Définition
I.2.1.2- Principes de la mise en place d’un système qualité
I.2.1.2.1- Déclaration de politique qualité
I.2.1.2.2- Organisation du système qualité
I.2.1.2.3- La pyramide documentaire
I.2.2- MANAGEMENT DE LA QUALITE
I.2.3- MAITRISE DE LA QUALITE
I.2.4- PLANIFICATION DE LA QUALITE
I.2.5- LES REFERENTIELS
I.2.5.1- Textes applicables quel que soit le domaine d’activité : ISO 9000
I.2.5.2- Textes spécifiques d’un domaine d’activité : les références applicables aux laboratoires d’analyse
I.3- NOTION DE CERTIFICATION ET D’ACCREDITATION
I.3.1- LA CERTIFICATION
I.3.1.1- La certification d’un système qualité
I.3.1.2- Place de la certification du système qualité dans la dynamique de l’entreprise
I.3.2- L’ACCREDITATION
CHAPITRE II: QUALITE EN MICROBIOLOGIE
II.1- CRITERE DE LA QUALITE EN MICROBIOLOGIE
II.1.1- INTERÊT CLINIQUE
I.1.2- FIABILITE
I.1.3- REPRODUCTIBILITÉ
I.1.4- EFFICACITÉ
II.2- CONTRÔLE DE QUALITE EN BACTERIOLOGIE
II.2.1- CONTRÔLE DE LA QUALITE
II.2.1.1- Exigence
II.2.1.2- Elaboration des procédures(ou méthodes)
II.2.1.2.1- Manuel pratique de laboratoire
II.2.1.2.2- Entretien du matériel
II.2.1.3- Contrôle de la qualité des réactifs biologiques et chimiques
II.2.1.3.1- Milieux de culture
II.2.1.3.2- Entretien et utilisation des cultures mères
II.2.1.3.3- Colorants et réactifs
II.2.1.3.4- Antigènes et immunsérums à usage diagnostique
II.2.1.3.5- Tests de sensibilité aux antibiotiques
II.2.2- EVALUATION EXTERNE DE LA QUALITE
II.2.2.1- Objectif
II.2.2.2- Organisation
II.2.2.3- Appréciation et notification des résultats
II.3- ASSURANCE DE LA QUALITE AU LABORATOIRE DE BACTERIOLOGIE
II.4- TYPES D’ASSURANCE DE LA QUALITE
DEUXIEME PARTIE: TRAVAIL PERSONNEL
I- PRESENTATION DU LABORATOIRE
1.1- SITUATION GEOGRAPHIQUE
1.2- LES LOCAUX
1.3- LE PERSONNEL
1.4- MISSION DU LABORATOIRE
1.5- CONTEXTE DE L’ETUDE
II- METHODOLOGIE
2.1- AUDIT INTERNE
2.2- DEMARCHE QUALITE
2.2.1- Mise à niveau du personnel
2.2.2- Déclaration de politique qualité etnomination d’un responsable qualité
2.2.3- Rédaction des procédures
2.2.4- Description des postes
2.2.5- Nomination des pilotes
III- RESULTATS
3.1- DONNEES DE L’AUDIT
3.1.1- Cartographie des processus
3.1.2- Rendu des résultats
3.1.3- Gestion du matériel et des équipements
3.1.4- Personnel
3.1.5- Les locaux
3.1.6- Documentation
3.1.7- Services externes et approvisionnement
3.2- MISE A NIVEAU DU PERSONNEL
3.3- REDACTION DES PROCEDURES
3.4- DESCRIPTION DES POSTES
3.5- ORGANIGRAMME DU LABORATOIRE
IV- DISCUSSION
4.1- RESSOURCES HUMAINES
4.2- LA PYRAMIDE DOCUMENTAIRE
4.3- LES INFRASTRUCTURES
4.4- LES PROCESSUS
4.5- ECARTS ET RESPONSABILITÉS
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

Lire le rapport complet