Aspects liés à la fonctionnalité des systèmes d’information dans la chaîne logistique

Aspects liés à la fonctionnalité des systèmes d’information dans la chaîne logistique

Systèmes d’information de la chaîne logistique : des outils de gestion

Nous avons recensé dans les systèmes d’information les plus performants localement, des préoccupations qui tournent autour de trois points distincts :

La rédaction conjointe des procédures par les acteurs

La nécessité de rédiger des procédures communes de gestion est préalable à une bonne collaboration entre les partenaires.

Des équipes formées de part et d’autre et comprenant des exploitants, mais aussi des informaticiens, commerciaux et des financiers réfléchissent sur les conditions optimales d’exploitation avec pour objectif principal une bonne maîtrise opérationnelle des activités de manutention, stockage, et livraison. Nous avons pu nous rendre compte de l’importance de cette étape, où les besoins du client industriel sont analysés et évalués en fonction des possibilités de traitement offertes par le logisticien. Il s’agit, en réalité, d’une rédaction de cahier des charges comprenant toutes les attentes des clients fabricants, en termes de qualité de service et de délais de réalisation des prestations des entreprises de logistique. Ce cahier des charges constitue une annexe au document contractuel liant les parties, ce qui atteste bien que les engagements du prestataire commencent bien au niveau de son élaboration.

Cette première phase matérialisée par des échanges fructueux entre les acteurs permet de mettre en place des processus organisationnels, de définir les interfaces et de dégager les indicateurs nécessaires à un bon suivi des opérations logistiques. Les notions essentielles qui sous-tendent l’élaboration des procédures communes de gestion sont la traçabilité et la sécurité dans les systèmes d’information de la chaîne logistique.

La traçabilité des opérations

La notion de traçabilité est omniprésente pendant tout le cycle des produits dans les tablettes du fabricant. La traçabilité est définie comme l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité, au moyen d’une identification enregistrée. Elle permet de suivre et donc de retrouver un produit ou un service depuis sa création jusqu’à sa destruction en passant par les étapes de transformation et d’acheminement. La traçabilité est importante, en ce sens qu’elle constitue un gage d’authenticité des produits et contribue à écarter tous risques de contrefaçons. Le logisticien, dans les cas présentés, prend en compte principalement la traçabilité à deux moments distincts : à l’entrée et à la sortie des colis de son entrepôt.

Dans certaines structures, l’exigence du client consiste simplement à suivre le routing et par voie de conséquence, à se connecter pour connaître l’état actuel de son expédition. L’entreprise logistique, dans pareil cas, veille simplement à mettre à la disposition du client les informations utiles à sa connexion via un portail web.

Nous notons qu’il existe, en effet, des systèmes de traçabilité moins coûteux pour certaines entreprises, qui peuvent conserver la mobilité de leurs agents d’exploitation, avec la faculté d’interroger le portail web du prestataire en logistique par l’usage de la téléphonie mobile. Dans d’autres entreprises, nous avons noté un niveau d’exigence plus avancé, le besoin exprimé étant de retracer la marchandise, depuis sa sortie d’usine jusqu’à sa destination finale, en incluant le temps de séjour en entrepôt. La technologie RFID (Radio Fréquence Identification) associée au lecteur de codes à barres, qui permet de lire des étiquettes apposées sur les emballages et d’obtenir les renseignements sur leurs spécifications, a allégé la charge de travail des logisticiens ciblés qui se sont affranchis de tâches manuelles fastidieuses comme :

– les pointages à l’entrée et à la sortie des colis
– les inventaires de marchandises s’étalant sur plusieurs jours
– les procédés de repérages de colis dans l’entrepôt.

La technologie RFID a permis ainsi à une entreprise logistique de mieux prendre en compte les préoccupations de son client fabricant industriel, dans le cadre de la gestion d’entrepôt, la fonctionnalité étant d’un apport considérable pour les deux partenaires, avec notamment l’élimination des erreurs de comptage ou d’identification. Pour la partie transport, la traçabilité se résume, localement, au système GPS (Global Positioning System), où les véhicules sont équipés de balises reliées à une plateforme, dont les données peuvent être analysées par des experts en géo-localisation, qui communiquent leurs résultats à leurs clients logisticiens suivant des procédés fixés d’accord parties. Pour schématiser sur la notion de traçabilité, l’opérateur en logistique offre à son client industriel une accessibilité accrue aux données enregistrées par ses systèmes informatiques et lui permet ainsi d’assurer une meilleure exploitation de ses activités par le fait que les informations sont relayées en temps réel.

Des outils d’aide à la décision

Nous avons constaté que les documents habituellement échangés entre les partenaires sont les suivants :

– bon de commande,
– liste de colisage,
– facture,
– documents de transport,
– bon de livraison et
– réclamation.

Nous avons relevé les avantages inhérents aux pratiques d’échanges de données informatisées (EDI) qui favorisent une meilleure coordination, en diminuant les erreurs humaines liées aux saisies multiples. En effet, le principe de suppression de la double saisie est généralement bien apprécié par les partenaires commerciaux, chaque document émis est acheminé par un ordinateur émetteur vers un autre ordinateur récepteur, qui intègre le document à son progiciel.

Il n’y a donc pas de redondances, qui pourraient être à la source de confusion et de perte de temps, ce qui sans nul doute, réduit considérablement les délais d’exécution des opérations logistiques. Pour pouvoir prendre la bonne décision, les clients exigent que l’information soit relayée en temps réel et les documents présentés suivant les formats requis, pour une bonne appréhension de la situation, indispensable à la prise de décisions pertinentes. Les outils informatiques assurent la fonction d’aide, en ce sens qu’ils permettent d’avoir une vision claire et rapide des opérations en cours. La mise en place de l’architecture informatique constitue, en réalité, la première étape du dispositif de veille commerciale. Les parties contractantes se dotent d’un « centre de contrôle » assurant la fluidité continue des informations dans la chaîne. Il permet d’avoir accès en temps réel aux données clés relatives à l’exécution des commandes des clients industriels et donne concrètement les moyens aux décideurs d’accroître la réactivité opérationnelle tout en recherchant en permanence les moyens de réduction des coûts.

Sécurité dans les systèmes d’information de la chaîne logistique

Le logisticien veille constamment à la sécurité de son architecture informatique tout en vendant à son client la fiabilité des données enregistrées.

La sécurité des systèmes d’information

Nous avons pu apprécier l’importance que revêt l’aspect sécuritaire dans les discussions préalables à la mise en place d’une architecture informatique entre les partenaires commerciaux.

Le prestataire en logistique et son client industriel requièrent mutuellement des garanties de sécurité de leurs infrastructures. Le premier réflexe de sécurité enregistré, se situe dans la vérification préalable de la compatibilité des systèmes d’information. Dans le domaine sécuritaire, nous avons pu relever un degré de rigueur allant jusqu’à la certification. En effet, nous notons que le référentiel TAPA (Transported Asset Protection Association) est parfois une exigence préalable à la collaboration des parties. Cette association, de professionnels de la sécurité et d’entreprises partenaires du secteur de la haute technologie, a pour vocation de trouver des solutions aux menaces courantes. Ce référentiel américain spécifie les normes de sécurité minimum acceptables tout au long de la chaîne logistique. Il faut reconnaître qu’en matière de sécurité, l’objectivité est le meilleur gage d’assurance, et peut être trouvée dans le recours à un organisme spécialisé. Le fait d’obtenir la certification des infrastructures et des opérations logistiques présume la forte capacité à répondre aux attentes de sécurité des clients fabricants.

Ainsi, les partenaires commerciaux se donnent toutes les chances d’évoluer dans un environnement sécurisé avant de procéder à l’interfaçage du progiciel de gestion des opérations logistiques avec l’outil de gestion des stocks produits. Le système le plus performant répertorié est l’interface du système WMS avec les logiciels SAP. Plus spécifiquement, les partenaires commerciaux attachent également beaucoup d’importance à la fiabilité des données.

La fiabilité des informations

Nous avons évoqué plus haut « le centre de contrôle » qui, en fait, assure une mission de vérification, de coordination et, à ce titre, détient les moyens techniques de tester la fiabilité des informations avant de les relayer dans le système du client fabricant. Nos constats, à ce niveau, portent sur un interlocuteur privilégié de part et d’autre, dans le but de mieux gérer les liens relationnels entre les partenaires.

Un autre moyen de prendre en compte la fiabilité des données, consiste à limiter les accès aux systèmes informatisés en créant des profils variables en fonction des capacités et compétences d’intervention des utilisateurs. Une telle mesure de précaution facilite toute investigation sur l’historique des différents enregistrements tout au long de la chaîne. Nous avons relevé que, de temps à autre, des tests sont faits par les clients fabricants pour éprouver les systèmes d’information mis en place. Globalement, les points indiqués supra représentent les interprétations qui résultent des divers entretiens réalisés avec deux prestataires logisticiens et quatre usines de fabrication de produits finis concernant les aspects liés à la fonctionnalité des systèmes d’information de la chaîne logistique. Ces partenaires mettent en avant la nécessité de décliner des indicateurs qui les aident à assurer le bon suivi ou alors la bonne traçabilité de leurs opérations logistiques, lesquelles doivent être effectuées dans un environnement plus que sécurisé et maîtrisé, d’un point de vue opérationnel. La question qui est posée, à ce stade de notre analyse, est de savoir si cet environnement est tout aussi maîtrisé d’un point de vue prospectif.

Nous sommes d’avis, en fait, que les partenaires commerciaux intervenant dans la profession logistique doivent aller au-delà de ce simple cadre de stratégie fonctionnelle, pour intégrer un niveau d’échanges qui les amènera dans une phase d’apprentissage et surtout de progression dans la performance. Pour ce faire, les partenaires doivent se mettre dans une situation de veille permanente, afin de détecter « les signaux faibles », pour reprendre les termes de John F. ROCKHART, annonciateurs des grands changements dans la profession. Nous vous proposons de voir dans une seconde partie tous ces aspects liés à l’optimisation de la chaîne logistique.

Table des matières

Introduction
Contexte
Cadre de l’étude
Cadre méthodologique
Résultats et discussions
1 – Aspects liés à la fonctionnalité des systèmes d’information dans la chaîne logistique
1.1 – Systèmes d’information de la chaîne logistique : des outils de gestion
1.1.1 – La rédaction conjointe des procédures par les acteurs
1.1.2 – La traçabilité des opérations
1.1.3 – Des outils d’aide à la décision
1.2 – Sécurité dans les systèmes d’information de la chaîne logistique
1.2.1 – La sécurité des systèmes d’information
1.2.2 – La fiabilité des informations
2 – Aspects liés à l’optimisation de la chaîne logistique
2.1 – Systèmes d’information et pratiques collaboratives entre les acteurs
2.1.1 – Apprentissage par la gestion des risques
2.1.2 – Apprentissage organisationnel mutuel
2.2 – Systèmes d’information et opportunités de progrès
2.2.1 – Approche comparative
2.2.2 – Etude de nouveaux outils de gestion
Conclusion
Références bibliographiques
Annexes

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