Soutenance mémoire
Une structure administrative adéquate
Une structure administrative respecte deux règles : la délégation et coordination des tâches et responsabilités, la séparation des fonctions incompatibles.
a) La délégation et coordination des tâches et responsabilité : L’entreprise est un système composé de tâches et/ou activités qui peuvent être accomplies simultanément ou successivement. Dans une entreprise les tâches ou activités doivent être placées sous la responsabilité d’une personne. Ces tâches doivent être réalisées dans le contexte des objectifs selon une certaine coordination. Il est donc nécessaire de :
– définir avec précision les responsabilités et les degrés d’autorité de chaque personne ;
– établir une relation étroite et clairement définie entre les tâches et la façon dont celles-ci doivent être accomplies.
b) La séparation des fonctions incompatibles : Afin de réduire les risques d’erreur et d’irrégularité, il faut séparer les fonctions opérationnelles, les fonctions gardent des biens et les fonctions d’enregistrement. Les fonctions opérationnelles contribuent directement (exemple : achats, ventes…) ou indirectement (exemple : juridique, étude…) à la réalisation de l’objet social de l’entreprise (exemple : achats, ventes…). Les fonctions de détentions des biens assurent la protection et la conservation des patrimoines (magasinage, tenu des caisses…), Les fonctions d’enregistrement assurent l’enregistrement des flux et opérations qui affectent la vie de l’entreprise. En effet, si l’on permet à un employé de s’occuper de tous les aspects d’une opération, la probabilité qu’il commette une fraude ou une erreur est plus élevée. Exemple : un employé, qui s’occupe en même temps l’achat des marchandises, leur comptabilisation, leur paiement et le magasinage, pourrait engager une dépense fictive sans qu’on le sache.
Qualité et mode d’organisation des personnels
La direction commerciale de la société SALONE est constituée par trois(03) services, à savoir : le service facturier, le service attaché commerciale et les commerciales.
– Le service facturier : Placé sous la direction commerciale, le service facturier est constitué d’une seule personne qui s’occupe de la saisie des commandes et de l’établissement des factures. La responsable occupante a effectué deux (02) ans d’étude à l’université avant d’être embauchée dans ce poste, c’est-à-dire, elle a comme diplôme Bacc+2.
– Le service attaché commercial : Selon la structure organisationnelle de la société SALONE, le service attaché commercial se situe parmi les niveaux hiérarchiques moyens de la société et placé sous la responsabilité de la direction commerciale Ce poste a pour rôle principal d’assurer le contrôle et la vérification des commandes ainsi que leur suivi. La responsable occupante travaille dans le même poste depuis plus de dix (10) ans après l’obtention de son diplôme de licence en gestion à l’université.
– Les commerciales : Le poste commerciale se situe parallèlement au poste de l’attaché commerciale et sur le même niveau hiérarchique. Il est donc placé sous la responsabilité de la direction commerciale. Ce poste est formé par un groupe de quatre (04) personnes dont : une permanente et les trois (03) autres sont des travailleurs contractuelles.
Procédure relative à une demande d’absence et permission
Chez la société SALONE, la demande d’absence et les permissions sont traitées comme suit : Tout employé qui veut s’absenter doit d’abord, demander une autorisation au responsable de son département en présentant des pièces justificatives telles que : des convocations, etc. Pour cela, le responsable lui remplit une première fiche appelée « Autorisation de Sortie (AS : Annexe 5) » sur laquelle il mentionne les détails suivants : le nom et prénom du demandeur, le motif d’absence, la date de départ. Ensuite, le demandeur doit immédiatement apporter ce fiche au service responsable du personnel qui a son tour, lui remplit une deuxième fiche appelée « Demande de Permission (DP : Annexe 7) ». Sur cette fiche, le responsable du personnel doit préciser les détails suivants : la nature de l’absence, le département du demandeur, le numéro matricule, le nom et prénom, le nombre de jour demandé, la date de départ, la date de reprise de service, le motif de l’absence. Quant au demandeur, il doit apposer sa signature en bas de la mention « le demandeur ». Après, le Responsable du Personnel doit passé obligatoirement et avec la DP, au responsable attaché de direction (s’il travaille à la division production) ou au responsable coordonnateur technique (s’il travaille à la division transport) pour un premier visa ou approbation. Enfin, il doit apporter la demande à la direction générale ou en occurrence à la direction commerciale (en cas d’absence du DG) pour une visa et autorisation finale. Par la suite, il pourra obtenir l’autorisation ou non, selon ce dernier, pour une absence. Dans le cas où la direction accepte la demande du travailleur, le service responsable du personnel doit obligatoirement mettre à jour une Fiche d’Absence(FA) en mentionnant les informations suivantes : le nom et prénom, le numéro matricule, la date de prise de service prévue. A la date de son retour, l’employé doit passer obligatoirement au service responsable du personnel pour demander un Billet d’Entrée (BE : Annexe 6). Ce billet doit être établit en deux (02) exemplaires et porter la signature du responsable en bas de la mention « les responsable ».les deux (02) billets sont repartis comme suivants : l’un pour le service responsable du personnel et l’autre pour le département ou le chef de section où l’employé travail. Dans le cas où l’employé n’avait pas respecté la date prévue de reprise de son service qui a été mentionnée sur sa demande de permission, le responsable du personnel peut appliquer directement une sanction contre l’employé en question (par exemple : un rappel à l’ordre, un avertissement, un conseil de discipline, etc.).
Refus des commandes téléphoniques et chèque
Il est bien spécifié dans le manuel de procédure de vente de la société SALONE que toute personne qui veulent entretenir une relation d’affaire avec la société doit se présenter en remplissant des fiches concernant ses renseignements. De plus, tous les nouveaux clients dont la relation commerciale avec la société est inférieure à un (01) an doivent payer en espèce et au moment de la livraison. Cette procédure protège la société SALONE contre des clients fictifs et le risque de non-paiement.
Service vente
Manque de personnel La délégation et coordination des tâches et des responsabilités de chacun des personnels de l’entreprise jouent un rôle primordial dans la mise en œuvre du système de contrôle interne de la société. Ces répartitions doivent être faites d’une manière à ce que chaque responsable ne doit pas être surchargé de tâche et de fonction. Dans le cas de la société SALONE, seul la responsable attachée commerciale s’occupe de l’envoi, du suivi de toutes les commandes clients reçues, telles que : les commandes clients locales et les commandes clients au faritany. Par conséquent, les clients au niveau des faritany semblent être délaissés ou moins exploités par rapport à ceux des locaux alors qu’ils présentent aussi beaucoup de potentialité en termes de part du marché pour la société SALONE. Cette situation peut entrainer, d’une part, des risques de surcharge de travail pour la responsable concernée, et de l’autre part, une opportunité mal exploitée ainsi que des retards de lancement de la livraison des commandes des clients pour la société SALONE.
Insuffisance de l’amélioration de la capacité professionnelle L’objectif du système de contrôle interne est d’assurer, d’une manière efficace et suffisante, la protection de l’ensemble des patrimoines de la société. Chez la société SALONE, la fonction étude de la solvabilité des clients est attribuée à la responsable attachée commerciale alors que celle -ci n’avait pas reçue, autre que ses niveaux de connaissance universitaire, des formations approfondie pour améliorer sa capacité professionnelle. Hors, dans la mesure où une entreprise commerciale atteigne une certaine taille comme le cas de la société SALONE, il est nécessaire d’accorder beaucoup d’importance à l’analyse et l’étude de solvabilité des clients pour prévenir à des éventuelles escroqueries.
Insuffisance d’échange d’information et de relation Les échanges entre chef et subordonné sont très importantes dans la vie d’une société car elles engendrent un environnement motivant pour les personnels. Chez la société SALONE, il n’y a que les commerciales prospecteurs qui sont en échanges (échanges d’information) direct et régulier avec la direction commerciale alors que les autres staffs (facturière et attachée commerciale) n’en font qu’occasionnellement. Par contre, à cause de leurs déplacements sans arrêt, ces commerciales n’arrivent pas à informer à temps ses collègues de service concernant les instructions du supérieur hiérarchique ainsi que les informations émanant des clients de la société. Cette situation peut entrainer non seulement, un retard d’application des instructions de la direction commerciale, mais aussi un retard de prise de la décision de l’attachée commerciale concernant les commandes des clients.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CONSIDERATION GENERALE
CHAPITRE 1 : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE SALONE
Section 1 : Historique
Section 2 : Activité
Section 3 : Structure organisationnelle
CHAPITRE 2 : ASPECT THEORIQUE SUR LE CONTRÔLE INTERNE
Section 1 : Définition et objectifs du contrôle interne
1-1 Définitions
1-1-1 Explication du mot « contrôle »
1-1-2 Définition selon l’ordre des experts comptables
1-2 Objectifs
Section 2 : Principe et éléments de base du contrôle interne
2-1 Principes
2-2 Eléments de base
2-2-1 Une structure administrative, un système de supervision et d’autorisation adéquats
2-2-2 Un système comptable approprié et d’autorisation
Section 3 : Méthodologie d’évaluation du contrôle interne
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE LA SITUATION
CHAPITRE 1 : DESCRIPTION DU SYSTEME DE CONTRÔLE INTERNE DU SERVICE VENTE, DU SERVICE PERSONNEL ET DU SERVICE CAISSE
Section 1 : Service vente
1- 1-Qualité et mode d’organisation des personnels
1-2- Méthodes et moyens utilisés
1-3- Procédures appliquées
1-3-1 Réception de la commande client
1-3-2 Traitement de la commande client
1-3-3 Enregistrement comptable de la vente
1-3-4 Exécution de la commande
Section 2 : Service responsable du personnel
2-1 Qualité et mode d’organisation des personnels
2-2 Méthodes et moyens utilisés
2-3 Procédures appliquées
2-3-1- Procédure relative à une demande d’absence et permission
2-3-2- Procédure relative à une nouvelle embauche
Section 3 : Service caisse
3-1 Qualité et mode d’organisation des personnels
3-2 Méthodes et moyens utilisés
3-3 Procédures appliquées
3-3-1- Encaissements
3-3-2- Décaissements
3-3-3- Procédure générale de la caisse
CHAPITRE 2 : ANALYSE ET EVALUATION DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DU SERVICE VENTE, DU SERVICE PERSONNEL ET DU SERVICE CAISSE
Section 1 : Forces et avantages
1-1- Service vente
1-1-1-Existence de deux sous service réception des commandes
1 1-2- Bonnes organisations de la responsable Att Com et Fac
1-1-3- Utilisation de logiciel informatique et des fiches
1-1-4- Refus des commandes téléphoniques et chèque
1-1-5- Livraisons visées et autorisées par le DG
1-2- Service responsable du personnel
1-2-1 Existence d’un manuel de procédure
1-2-2 Exigence des PJ et visa des chefs hiérarchiques
1-2-3 Mise à jour obligatoire des fiches
1-2-4 Embauche et absence autorisés par le DG
1-3-Service caisse
1-3-1 Existence d’un manuel de procédure
1-3-2 Caissier distinct du service comptabilité
1-3-3 Utilisation des différents documents
Section 2 : Faiblesses et risques
2-1 Service vente
2-1-1- Manque de personnel
2-1-2- Insuffisance de l’amélioration de la capacité professionnelle
2-1-3- Insuffisance d’échange d’information et de relation
2-2- Service responsable du personnel
2-2-1- Négligence de la traçabilité des opérations
2-2-2- Absence de révision et renforcement de la procédure
2-2-3- Absence de révision et actualisation de la répartition de tâche
2-3- Service caisse
Un seul caissier s’occupe de toutes les opérations de caisse
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS ET IMPACTS ATTENDUES
CHAPITRE 1 : SOLUTIONS PROPOSEES, CHOIX DES SOLUTIONS PRIORITAIRES ET FECTEURS DE REUSSITES
Section 1 : Solution possibles
1-1 Service vente
1-1-1Récrutement
1-1-2 Formation de la responsable Att Com
1-1-3 Restructuration
1 -2 Service responsable du personnel
1-2-1Mise en valeur du principe de traçabilité des opérations
1-2-2 Révision et renforcement de la procédure
1-2-3- Révision et actualisation de la répartition de tâches
1-3- Service caisse
Renforcement du responsable caissier
Section 2 : Solutions prioritaires
2-1 Service vente
Formation de la responsable Att Com
2-2 Service responsable du personnel
Révision et renforcement de la procédure
2-3 Service caisse
Renforcement du responsable caissier
Section 3 : Facteurs de réussites
3-1- Les facteurs matériels et humains
3-1-1Formation facile
3-1-2 Existence d’un manuel de procédure de personnel
3-1-3 Existence d’un manuel de procédure de caisse
3-2 Les facteurs financiers
3-2-1- Insuffisance de frais de formation
3-2-2- Révision de la procédure par un responsable interne
3-2-3- Réaffectation pour renforcer le caissier
3-3 Les facteurs organisationnels
3-3-1- Organisation inchangé
3-3-2- Existence d’une bonne organisation
CHAPITRE 2 : IMPACTS DES SOLUTIONS PRIORITAIRES
Section1 : Impacts sociaux
1-1Impact de la formation
1-2 Impact de la révision et renforcement de la procédure
1-3Impact du renforcement du responsable caissier
Section 2 : impacts économiques et financiers
2-1Impact économique
2-1-1 Impact de la formation
2-1-2 Impact de la révision et renforcement de la procédure
2-1-3Impact de renforcement du responsable caissier
2-2 Impacts financiers
2-2-1-Impact de la formation
2-2-2-Impact de la révision et renforcement de la procédure
2-2-3-Impact de renforcement du responsable caissier
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAHIE
LISTE DES ANNEXES
ANNEXES .
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