ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE SUR LES OPERATIONS DE CREDIT

Capital social

   La Mutuelle est constituée en société coopérative à capital variable. Le capital social est constitué par des parts sociales :
– les parts sociales fixes (PSF) : nominatives dont le montant minimum est fixé à dix mille Ariary ; montant minimum pouvant être augmenté en Assemblée Générale Extraordinaire ;
– les parts sociales variables (PSV) : actuellement fixées à 5% du montant de chaque crédit octroyé. Les parts sociales permettent aux membres de devenir sociétaires c’est-à-dire propriétaires de la Mutuelle. Elles constituent une ressource permanente de la caisse car elles font partie de ses capitaux propres.

Historique

   La Mutuelle du Mandrare est créée en 2004 à Tsivory en partenariat avec le Projet de Mise en Valeur du Haut Bassin du Mandrare (PHBM) phase II et l’association ICAR(Internationale de Crédit Agricole et Rural) sur l’ouverture des neuf caisses initialement soit une caisse dans chaque commune de la zone du PHBM. Le projet PHBM phase II a été mis en place en 2002 en vue de continuer les travaux déjà entrepris pendant la phase I. Conformément au plan d’action pour le développement rural (PADR), ce projet a pour but de contribuer à la diminution de la pauvreté rurale, de diversifier et accroître, de manière durable, les revenus des populations rurales, améliorer la sécurité alimentaire des ménages ruraux et de volet de microfinance a été trouvé sur le projet PHBM phase II. Un marché a été établi, en février, entre le PHBM et l’Association ICAR pour la mise en place d’IMF. Depuis avril 2004, l’équipe de l’unité de promotion ICAR-PHBM a dirigé les actions d’information et de sensibilisation en vue de mettre en place des structures plus formelles pour faciliter l’accès des ruraux à des services financiers. Au mois de mai 2004, neuf caisses locales d’épargne et de crédit ont été créées au niveau de neuf communes de la zone du PHBM appelée Unité Haut Mandrare. L’IMF qui a été mise en place est l’IMF Mutualiste régie par la loi sur les coopératives n° 99-004 du 21 avril 1999 et par la loi sur la microfinance n° 2005-016 du 29 septembre 2005. En 2006, suite à la demande du chef de Région Anosy et l’entreprise minière canadienne QMM Rio Tinto, la Mutuelle du Mandrare s’étendait sur la zone de Tolagnaro ville en partenariat avec le projet QMM, et sur la zone de Behara (qui se trouve au Nord d’Amboasary-Sud). La gestion de ces nouvelles caisses est confiée à l’association ICAR car en avril 2006, le CA de la Mutuelle du Mandrare a signé avec l’Association ICAR une convention de délégation de gestion donnant mandat à cette association qui s’est engagée à poursuivre sa mission au-delà de la période du financement du PHBM II, en apportant un appui financier direct à la Mutuelle du Mandrare et un appui technique à travers l’Institution Financière Régionale de l’Anosy (IFRA). Dans ce contexte, l’équipe ICAR-PHBM a été maintenue à la disposition de la Mutuelle du Mandrare jusqu’en juin 2007, puis elle a été transférée à l’Institution Financière Régionale de l’Anosy (IFRA), créée en avril 2007 et devenue opérationnelle pour les prestations de services techniques et commerciaux à compter de juillet 2007 puis agréée en tant qu’établissement financier à part entière en juin 2009. Une convention de prestation de services a été signée entre l’IFRA et la Mutuelle du Mandrare le 25 avril 2008, ce qui a permis la résiliation à l’amiable de la convention entre la Mutuelle du Mandrare et ICAR, résiliation devenue effective après un préavis de 6 mois, soit le 24 octobre 2008. IFRA est devenue donc :
– un organe technique qui contribue à faciliter la bonne gestion de chacune des unités de la Mutuelle;
– un organe financier qui, en y plaçant 80% de son capital en dépôt à terme, aide la Mutuelle à avoir de la trésorerie pour ses octrois de crédit ;
– le principal fournisseur sur les achats de fournitures ou de matériels destinés au crédit-bail.

Le Grenier Commun Villageois (GCV)

   Le crédit GCV est un service financier offert par les caisses Fivoy en vue d’aider le cultivateur sociétaire à maîtriser le prix de ses produits depuis la récolte jusqu’à la commercialisation. Cette opération se traduit par le stockage des produits dans un grenier appelé Grenier Commun Villageois à la période de récolte, durant laquelle les cours de produits sur le marché sont relativement bas, puis d’attendre que le prix du marché atteigne un niveau relativement haut avant de déstocker puis vendre les produits. Pour les membres, le gain se trouve entre la variation du prix du marché déduite des intérêts à payer.

Le Directeur

   Le directeur est rattaché hiérarchiquement à l’IFRA avec un poste de responsable de l’unité de Tolagnaro ville. Ses tâches ou responsabilités consistent à :
• Assurer la bonne gestion et le développement de la caisse locale ;
• Animer et former le personnel rattaché au réseau en concertation avec les services de l’IFRA et s’engager personnellement dans l’animation permanente des sociétaires et élus ;
• Assumer la responsabilité relationnelle et politique avec l’environnement des sociétaires, élus, instances politiques dirigeantes et autorités locales ;
• Adapter l’organigramme et l’effectif du personnel conformément avec les objectifs et missions fixés et dans le respect des budgets ;
• Assurer le pilotage de l’ensemble de son équipe et assurer la pleine responsabilité des actions et résultats de chacun et s’assurer du management et du respect des fonctions des techniciens ;
• S’engager dans le développement maîtrisé de l’activité de crédits, de la collecte de l’épargne, de l’ouverture à de nouveaux sociétaires et l’atteinte de la rentabilité ;
• Etablir et présenter le budget annuel, procéder périodiquement à l’analyse et au contrôle budgétaire et aux corrections qui s’imposent et établir et présenter le budget annuel.
• Contrôler les états financiers et procéder à l’analyse financière

Analyse de l’autofinancement / patrimoine / épargne

• Evaluation du patrimoine : Après avoir collecté des informations nécessaires, le conseiller doit évaluer le patrimoine du sociétaire à sa juste valeur.
• Analyse et vérification de l’épargne : L’épargne permet d’analyser la moralité du membre et d’évaluer sa capacité de remboursement. Le conseiller doit vérifier sur la fiche bleue du membre l’épargne effectuée dès son adhésion à la caisse jusqu’au jour de l’établissement du dossier. Cette épargne concerne le DAV, le PEP, DAT et PRM.
L’analyse se fait en trois temps dont :
1er temps : analyse de l’épargne déjà effectuée ;
2ème temps : l’épargne en cours
3ème temps : la date de retrait ou plus précisément la date d’échéance pour l’épargne bloquée (DAT, PEP).
Il appartient au chargé de crédit de compter les épargnes effectuées par le sociétaire et les compléter dans un formulaire de demande (cf. annexe 10).

PV COP

   C’est une référence en cas de discussion ou de litige. Il retrace pour chaque demande individuelle : le numéro d’adhésion du demandeur, son nom et prénom, le montant du crédit approuvé et la décision des COP avec des conditions particulières. Ce PV (cf. annexe 12) est établi en trois exemplaires dont l’original est à transmettre au service comptabilité, le deuxième à la caisse et le troisième est à rendre à la RC pour archive. A base de ce PV, le conseiller informe les sociétaires sur le résultat de la réunion des membres du COP.

Au niveau du suivi de carnet de reçu de recouvrement

   Pour maîtriser les risques de détournement, le suivi de carnet de reçu de recouvrement s’avère nécessaire. Le processus de suivi des carnets de reçu de recouvrement doit se faire comme suit : L’agent de recouvrement doit demander à la responsable de stock un carnet de reçu en cas de besoin. Cette dernière doit enregistrer l’opération dans la fiche du suivi de stock de carnet de reçu ci-après. Après utilisation de ce carnet, l’agent de recouvrement le retourne à la responsable de stock, celle-ci doit vérifier que ces carnets de reçu sont bien utilisés puis fait signer la fiche à cet agent. Par mois, le comptable doit contrôler les carnets de reçu de recouvrement en vérifiant souche par souche les reçus et en y rapprochant au journal de caisse et au registre puis au logiciel compta et doit mettre à cette fiche les éléments contrôlés. A ce stade, il profite déjà de vérifier les stocks de carnets de reçus.

Table des matières

INTRODUCTION
METHODOLOGIE
Partie I: CADRE D’ETUDES
Chapitre I : PANORAMA DE LA MUTUELLE DU MANDRARE
Section 1 : Présentation de l’institution
1-1- Présentation juridique de l’Institution
1-1-1- Dénomination et siège social
1-1-2-Objet
1-1-3- Capital social
1-2- Historique
Section 2 : Activités
2-1- Collecte d’épargne
2-1-1- L’épargne libre
2-1-2- L’épargne bloquée
2-1-2-1- Le dépôt à terme (DAT)
2-1-2-2- Le Plan d’Epargne Projet (PEP)
2-1-2-3- Le Plan à Rente Mensuelle (PRM)
2-2- L’octroi de crédit
2-2-1- FRI ou FRA
2-2-2- Le Grenier Commun Villageois (GCV)
2-2-3- LVM
2-2-4- FIC
2-2-5- CSC
2-2-6- CDU
2-2-7- ESE
Section 3 : Ressources/moyens
3-1- Ressources humaines
3-2- Ressources matérielles
3-3- Ressources financières
3-3-1- la source de financement par des membres eux-mêmes
3-3-1-1- L’épargne
3-3-1-2- les cotisations aux fonds de garantie
3-3-1-3- les droits d’adhésion
3-3-1-4- les produits d’intérêts sur prêts
a)- Les intérêts normaux
b)- Les intérêts de retard
3-3-2- Les subventions, dotations en capital, dons et legs
3-3-2-1- Les subventions
3-3-2-2- Les dotations en capital
Section 4 : ses organisations et son fonctionnement
4-1- Système d’organisation
4-1-1- Organigramme
4-1-2-Définition des tâches
4-1-2-1- Le Directeur
4-1-2-2- Le comptable
4-1-2-3- La responsable de crédits
4-1-2-4- Le responsable de recouvrement
4-1-2-5- L’aide comptable
4-1-2-6- L’opératrice de saisie
4-1-2-7- Le caissier
4-1-2-8- Le coursier
4-1-2-9- Le conseiller
4-2- Fonctionnement de la caisse FIVOY
4-2-1- L’Assemblée de section
4-2-2- Le KMP : la commission d’octroi de prêt
4-2-3- Le KMM : comité de surveillance
Chapitre II : RAPPEL THEORIQUE SUR LE CONTROLE INTERNE
Section 1 : Définitions et principes
1-1- Définitions
1-2- Principes
1-2-1- Le principe d’organisation
1-2-2- Le principe d’intégration
1-2-3- Le principe de permanence et d’universalité
1-2-4- Le principe d’indépendance
1-2-5- Le principe d’information et d’harmonie
Section 2 : Objectifs et but et les 5 composants de CI
2-1- Objectifs et but
2-1-1- La fiabilité et l’exhaustivité de l’information
2-1-2- Le respect des politiques, plans et procédures, lois et règlements
2-1-3- La protection et la sauvegarde du patrimoine
2-2- Les 5 composants du CI
2-2-1- Une organisation adaptée
2-2-2- La diffusion en interne d’information pertinente
2-2-3- Système visant à recenser et analyser les principaux risques
2-2-4- Les activités de contrôle
2-2-5- Une surveillance permanente
Partie II : ANALYSE DE L’EXISTANT
Chapitre III : ANALYSE DE PROCEDURES DE CONTROLE DE L’OPERATION DE CREDIT
Section 1 : Instruction du dossier
1-1- La collecte d’informations
1-1-1- Informations sur la moralité du sociétaire
1-1-2- Informations sur la rentabilité du projet et la capacité de remboursement
1-1-2-1- Informations liées au projet
1-1-2-2- Informations hors projet
1-1-3- Informations sur l’autofinancement / patrimoine / épargne
1-1-4- Informations sur les garanties
1-1-5- Autres informations
1-2- Analyse et vérification des informations à l’aide des outils de contrôle
1-2-1- Vérification de la moralité
1-2- 2- Analyse de l’autofinancement / patrimoine / épargne
1-2-3- Evaluation de la garantie
1-3- Montage du dossier
1-3-1- Etude des hypothèses
1-3-2- Analyse de la situation financière
1-3-3- Analyse du compte prévisionnel du résultat / trésorerie
1-3-4- Evaluation des risques
1-3-5- Evaluation de la capacité de remboursement
1-3-6- Evaluation du tableau de remboursement
Section 2 : Validation ou approbation du dossier de crédit
2-1- Pré-COP
2-2- COP
Section 3 : Réalisation de crédit
3-1- PV COP
3-2- Formalisation d’un contrat
3-3- Etablissement de demande de fonds
3-4- Déblocage de crédit
Section 4 : Remboursement de crédit
4-1- Procédures d’autocontrôle
4-2- Procédures de contrôle du 1er degré
4-3- Procédures de contrôle du 2nd degré
4-4- Procédures de contrôle du 3ème degré
4-5- Le recouvrement
Chapitre IV : VERIFICATION DE L’APPLICATION DE PROCEDURES, DIAGNOSTIC RELATIF AUX PROCEDURES ET EVALUATION DES RISQUES
Section 1 : Instruction de dossier
1-1- Vérification de l’application des procédures
1-1-1- Test préliminaire
1-1-2- Résultat du test
1-2- Diagnostic relatif aux procédures
1-2-1- Les points forts
1-2-1-1- La visite sur terrain
1-2-1-2- Vérification du patrimoine et des garanties
1-2-2- Les points faibles
1-2-2-1- Absence de procédures écrites
1-2-2-2- Procédures écrites mal expliquées
1-2-2-3- insuffisance de temps
1-3- Evaluation des risques
1-3-1- Risque d’erreur
1-3-2- Risque de fraude
1-3-3- Risque d’incompétence
1-3-4- Risque de perte
1-3-5- Risque sur la qualité du portefeuille de crédit
Section 2 : Validation de dossier
2-1- Vérification de l’application de procédures
2-1-1- Test
2-1-2- Résultats du test
2-2- Diagnostic relatif aux procédures
2-2-1- Forces
2-2-1-1- La vérification sur terrain des informations collectées
2-2-1-2- Procédures de contrôle bien hiérarchisées
2-2-2- Faiblesses
2-2-2-1- Défaillance de contrôle
2-2-2-2- Insuffisance de temps
2-3- Evaluation des risques
2-3-1- Risques de fraudes
2-3-2- Risques d’erreurs
Section 3 : Réalisation de crédit
3-1- Vérification de l’application de procédures
3-2- Diagnostic relatif aux procédures
3-2-1- Forces
3-2-2- Faiblesses
3-2-2-1- Insécurité de dossiers
3-2-2-2- Défaillance de contrôle
3-3- Evaluation des risques
Section 4 : Remboursement de crédit
4-1- Vérification de l’application des procédures
4-1-1- Test préliminaire
4-1-2- Résultat du test
4-2- Diagnostic relatif aux procédures
4-2-1- Forces
4-2-1-1- Rapidité en action de recouvrement
4-2-1-2- Bons outils de contrôle
4-2-2- Faiblesses
4-2-2-1- Retard du traitement d’informations du contrat sur la base de données
4-2-2-2- Absence de contrôle effectué par l’acteur de contrôle concerné
4-2-2-3- Non vérification des reçus de recouvrement
4-3- Evaluation des risques
4-3-1- Risque perte
4-3-2- Risque de fraude ou de détournement
Partie III: PROPOSITIONS D’ACTIONS ET RESULTATS ATTENDUS
Chapitre V : ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT DE L’ORGANISATION
Section 1 : Les forces
1-1- Personnel dynamique
1-2- Rotation du personnel
1-3- Bonne politique de recrutement
1-4- Expression des outils de travail en langue malgache
1-5- Produits adaptables à la réalité
Section 2 : Les faiblesses
2-1- Manque d’organisation
2-2- Absence de machine pour contrôler de faux billet
2-3- Incompatibilité du logiciel compta SAARI aux opérations de caisse
2-4- Insécurité de fonds et des informations
2-5- Condition mutualisme
2-6- Manque de formation du personnel
Section 3 : Opportunités
3-1- se rapportant à la part du marché
3-2- Au niveau du partenariat
Section 4 : Menaces
4-1- La situation politique à Madagascar
4-2- La présence du nouvel établissement micro-crédit
Chapitre VI : PROPOSITION D’ACTIONS
Section 1 : Recommandations sur le système de contrôle interne
1-1- au niveau de l’instruction du dossier
1-1-1- collecte d’informations
1-1-2- Procédures de contrôle de l’analyse et montage du dossier
1-1-2-1- analyse de la moralité
1-1-2-2- analyse de l’autofinancement
1-1-2-3- Analyse de garanties
1-1-2-4- Analyse de la rentabilité du projet
1-2- Au niveau du contrôle et validation de dossier
1-3- Au niveau du suivi de l’opération comptable
1-4- Au niveau du suivi de carnet de reçu de recouvrement
1-5- Suivi et évaluation de garanties
1-6- Suivi et évaluation des performances du personnel
1-7- Système de sécurité de dossier de crédit
1-8- le changement de méthode de prime
1-9- Nombres de dossier instruit à limiter
Section 2 : Recommandations au niveau de l’organisation
2-1- Bonne organisation de la caisse
2-2- Acquisition de machine pour détection des faux billets
2-3- Application de logiciel LPF
2-4- Renforcement de sécurité de fonds
2-5- Renforcement de capacité du personnel
2-6- Passage à l’institution non mutualiste
Chapitre VII : RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Résultats escomptés
1-1- Relatifs au système de contrôle interne
1-1-1- Au niveau de l’instruction de dossier
1-1-2- Au niveau du contrôle et validation
1-1-3- Au niveau de suivi des carnets de reçu de recouvrement
1-1-4- le suivi et évaluation de garanties
1-1-5- Le suivi et évaluation des performances du personnel
1-1-6- Au niveau du changement de la méthode d’application de prime
1-1-7- La limite du nombre de dossier instruit
1-2- Résultats escomptés au niveau de l’organisation
1-2-1- Nouvelle organisation de la caisse
1-2-2- application du logiciel LPF
1-2-3- renforcement de la capacité du personnel
Section 2 : Risques générés aux actions avancées
2-1- Risques générés aux actions avancées concernant l’analyse du contrôle interne crédit
2-1-1- Risque généré par les actions proposées sur l’instruction de dossier
2-1-2- Risque généré au niveau du contrôle et validation de dossier
2-1-3- Risque généré par le changement de la méthode d’application de prime
2-1-4- Risque généré au niveau de la limite de dossier à instruire
2-2- Risques générés aux actions proposées concernant l’organisation
2-2-1- Risque généré à l’application de nouvelle organisation de la caisse
2-2-2- Risque généré à l’application du logiciel LPF
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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