Analyse du passé et présent d'une association de jeux à but non-lucratif

Bienvenue à l’ère informatique

Organisation

Oniris est une organisation avec de grandes idées mais avec des moyens financiers qui n’atteignent pas le niveau requis pour réaliser tous leurs rêves. 5.1. Une association amateur Dire qu’Oniris est amateur est peu dire. Ils ont réussi à organiser des manifestations pendant 14 ans sans laisser la moindre trace des fournisseurs, bienfaiteurs, ni quoi que ce soit. C’est un exploit. Ils ont laissé une association pleine de défaillances aux comités suivants, avec une situation qui laisse songeur quant à l’avenir. De leurs origines il reste le nom et l’idée fondatrice d’organiser des nuits du jeu. Par contre, il n’y a pas dû avoir d’évolution quant aux moyens d’y arriver et éventuellement pérenniser l’affaire. C’est resté au stade embryogénique où on fait au mieux sans s’investir pour le « long terme». Les règles élémentaires d’organisation et de marketing semblent inconnus, ce qui s’explique en partie par la composition du comité, où il s’agit surtout 9 d’étudiants sans expérience dans les domaines nécessaires pour faire fleurir une association. En comparaison, le comité du Ludesco se compose de personnes et de personnalités fortes et surtout rodés par des années d’expérience.6 Le fait qu’ils aient réussi l’aventure d’avoir organisé le 20ème Nuit du jeu donne néanmoins espoir, il faudrait qu’ils se rappel des efforts qu’il a fallu pour y arriver et des sensations qu’ils ont ressentis en voyant ce succès. Mais, comme ce comité-là est démissionnaire, c’est aux nouveaux de puiser dans la liste des bénévoles et retrouver l’essentiel à cette manifestation. Pour le 20ème, ils avait changé d’organisation en rallongeant sur deux jours et ajouté le « Wow » facteur en accentuant l’image d’un événement unique et mémorable le fait que ce soit le 20ème Nuit du jeu en seulement 15 ans d’existence d’Oniris. Pour le 21ème ils n’ont pas continué sur cette lancé, revenant à l’ancienne formule et ainsi perdant une possibilité de voir agrandir leur notoriété et succès. 5.2. 2015 : Bienvenue à l’ère informatique Ce n’est qu’à la reprise de la présidence par Caryl Treuthardt en 2015, qu’un semblant d’ordre a été exigé. La mise en place des dossiers OneDrive pour suivre les travaux et créer de la visibilité entre les différents groupes de travail, ainsi qu’une agenda en ligne où les membres du comité étaient censés signaler quand des tâches sont faites, aurait pu contribuer à des manifestations réussies. Au lieu de cela, on a l’impression que ces nouveaux outils de travail ont été perçus comme des contraintes. Certaines personnes les ont utilisés, d’autres semblent s’en être moqués, marquant des tâches comme étant faites (notamment tenir le président et/ou la vice présidente informés) alors qu’il n’en était rien. J’ai pu constater ce manquement de mes propres yeux en regardant l’agenda avec lui pendant notre entretien. C’est consternant. Quant à la rigueur dans le classement des documents, il était très difficile de s’y retrouver en consultant le OneDrive. Il y a certes des dossiers et des documents, mais ça reste très brouillon, avec des documents classés d’une manière qui me semblait aléatoire et certains, notamment la liste des courses pour les manifestations en 2017, incomplètes voir manquant des informations … 6https://www.ludesco.ch/accueil/lefestival/organisation/ 10 Même leur site, pourtant une fenêtre envers des participants et membres potentiels, n’est pas entretenu. Cette capture d’écran montre que le site d’Oniris, qui se trouve pourtant toujours dans les têtes de classement Google, n’était pas à jour au début de l’année 2018.

Nuit du Jeu 2017

C’est en arrivant à la Nuit du Jeu le 21 octobre 2017, après avoir terminé la dernière journée du module 2 du cours « Promouvoir une institution culturelle », que j’ai eu l’inspiration de faire cette recherche. Une salle qui normalement devrait être comble comme dans les années précédentes n’abritait qu’une poignée de gens qui jouaient et une foule de bénévoles qui s’étonnaient qu’il leur restait autant de nourriture… Je pensais pouvoir leur apporter quelques idées pour mieux réussir l’édition suivante en analysant la situation. 6.1. Concours de circonstances, ou… ? Les aléas de la météo mentionnés dans les entretiens n’expliquent pas pour autant un tel désastre commercial. En effet, en consultant les archives météorologiques, on constat que les températures s’y tiennent, même en changeant la date du https://www.previsionmeteo.ch/climat/journalier/neuchatel/2015-11 Météo neuchâtel novembre 2015 11 Par contre, la planification en octobre, juste une semaine après les vacances scolaires d’automne, a pu jouer un rôle dans la désertification de la Nuit du jeu en 2017. Les gens n’avaient tout simplement pas d’argent après les vacances et ils étaient à 10 jours de la prochaine versement du salaire. C’est tout le contraire des événements précédentes, organisés trois semaines plus tard donc juste après que les gens aient reçu leur salaire et notamment à un moment quand ils commencent à sérieusement commencer leurs achats de cadeaux pour les fêtes de fin d’année. Ceci n’est pas confirmé par une étude de ma part, malheureusement, mais ce principe s’applique couramment dans l’organisation des manifestations. Au sein des comités où j’ai collaboré à l’organisation de manifestations, le milieu des mois était à proscrire, ainsi que le retour des vacances scolaires, pour des raisons de liquidité dans les ménages qui étaient notre démographie cible. Bien que pas exactement la même chose, l’organisation de conférences ressemble sensiblement à celle d’un événement tel que la Nuit de Jeu donc certains affirmations dans les revues consultés confirment qu’il faut se préoccuper du planning budgétaire des clients.9 10 Il y a néanmoins quelque chose de plus profond qui se passe au sein du comité qui ne permettait pas d’avancer. Ils avaient, d’une certaine manière, déjà posé leurs armes et démontré leur désinvestissement tout au long de l’année. Comme a affirmé Caryl, ils étaient démissionnaires. Les délais qui étaient posés n’étaient jamais respectés, un simple téléphone de 5 minutes n’a pas pu être fait en l’espace de 3 mois et ainsi de suite. Voici les doléances du président… Les membres du comité préparaient, dans un sens, leur propre défaite. J’en ai fait moi-même les frais en ayant choisi ce sujet de travail car ils ne répondaient pas à des demandes les plus simples tel qu’un rendez-vous ou l’accès aux comptes. Le 14 septembre 2017, lors du cours d’introduction du Module II de ce CAS, nous avions discuté des risques encourus par l’organisation d’événements supplémentaires par des instituions déjà bien ancrées tels que musées et orchestres. « La coordination des événements entre différents acteurs devient de plus en plus compliquée et la concurrence est forte. »

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Table des matières

1. Résumé
2. Contexte
2.1. Les associations de jeux en Suisse
3. Les origines d’Oniris
3.1 Un début fracassant
3.2 Engouement pour les jeux
4. Entretiens
4.1. Orion
4.2. Caryl
5. Organisation
5.1. Une association amateur
5.2. 2015 : Bienvenue à l’ère informatique
6. Nuit du Jeu 2017
6.1. Concours de circonstances, ou…
6.2. S.W.O.T.
6.3. Le facteur humain, les charges et des remèdes
6.4. Cotting circle
7. Communication MIA
8. Nuit du jeu 2018
8.1. Fermer boutique
8.2. Redoubler d’efforts
8.3. Ludesco à la rescousse
9. Conclusions
10. Post-scriptum
11. Sources et références
12. Annexe 1 : Questions posés
13. Annexe 2 : Interview d’Orion
14. Annexe 3 : Interview de Caryl
15. Annexe 4 : Lettre d’Oniris à la Loterie Romande
16. Annexe 5 : Programme des bénévoles 20ème Nuit du jeu 2016
17. Annexe 6 : Programme des activités (et bénévoles) Nuit du jeu 2016