ANALYSE DES PROCEDURES DE PRODUCTION AU SEIN DE LA COMPAGNIE VIDZAR

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ACTIVITÉ DE LA COMPAGNIE VIDZAR

La compagnie VIDZAR comme nous avons dit tout à l’heure est connue dans la production et la commercialisation de boissons alcoolisées. Elle a comme activité principale la mise en bouteille des Rhums. C’est l’assemblage de plusieurs Rhums de différentes origines selon des formules propres à la compagnie qui lui permet d’offrir plusieurs types de produit, d’aspect et de goût diversifiés. Une fois, les différents produits sont prêts ; les responsables prennent en charge de leur commercialisation sur le marché. Donc l’activité de la compagnie concerne non seulement la production de Rhum mais également leur commercialisation et leur distribution auprès de la clientèle.

LES DIFFERENTS PRODUITS DE LA COMPAGNIE VIDZAR

La compagnie VIDZAR comme nous avons vu ultérieurement est connue dans la production et la commercialisation des différentes boissons alcoolisées à savoir le Rhum blanc, Rhum ambré, punch, Liqueur et VODKA, chacun d’eux possède de profondeur de gamme et de format différent qui sont présentés dans le tableau suivant :
Tableau I : Liste des différents produits de la compagnie VIDZAR
Ces différentes gammes de produits se distinguent selon leur dimension qualitative en deux points précis :
– Le produit haut de gamme : punch et liqueur
– Le produit moyen de gamme : DZAMA, CB, CLUB 40°, CLUB AMBRE, DZAMA 52°.

ORGANISATION

Ce premier chapitre nous a permis d’avoir une vision plus précise en ce qui concerne notre cas d’espèce. Il s’agit d’une société Anonyme, appartenant à la même famille ; son métier étant la production de boissons alcoolisées ainsi que leurs commercialisations suivant des gammes et des formats différents. On voit l’entreprise dans cette section sous l’angle organisationnel. Au sens large une organisation est :
– Une unité de production de bien et de service.
– Un groupement humain uni dans les liens professionnels et personnels dans l’accomplissement d’une mission économique, sociale ou humanitaire. Cette définition nous permet de développer les deux sous sections suivantes :

ORGANISATION TECHNIQUE

L’organisation technique concerne les processus de production de ses différents produits listés ci-dessus.
Au sein de la Compagnie VIDZAR, la production de chacun de ses produits suit les processus suivant :
Tableau II : Processus de production des différents produits de la compagnie VIDZAR

ORGANISATION FONCTIONNELLE

L’organisation fonctionnelle concerne la répartition des tâches et des fonctions au sein de la compagnie VIDZAR. Celle-ci peut se présenter à l’aide d’un organigramme.
Ce chapitre parle des théories sur ce qu’on entend par procédure. Parler des théories sur les procédures conduit à s’interroger sur la définition et les raisons de l’émergence de ce concept à travers ses objectifs, ses intérêts et utilités ainsi que ses limites (section1).Beaucoup des dirigeants dans une entreprise les ont vécu et les comprennent bien pour la mise en évidence du manuel des procédures au niveau de son entreprise pour affronter l’environnement qui est devenu de plus en plus accru. S’il y a procédures de gestion, celle-ci doit nécessairement se matérialiser dans la vie quotidienne de l’organisation qui nous amène à parler des procédures comme élément de Contrôle Interne (section2).Ensuite quand on parle des procédures, c’est plutôt mieux de faire une esquisse (section3). Et pour terminer ce chapitre; une foi que des procédures soient adoptées, il faut les valider (section4).

DISPOSITIFS GENERAUX

Avant de s’interroger sur les objectifs, il convient de définir la notion de procédure.

DÉFINITION

Plusieurs définitions ont été proposées par de nombreux auteurs. Ainsi, nous pouvons avancer trois(3) définitions pour expliquer attentivement la signification exacte de procédure :
– C’est l’ensemble des règles et instructions qui définissent la réalisation d’une opération. Ou en d’autres termes, c’est la définition claire et nette des actions à entreprendre dans le cadre d’une opération, d’une tâche et d’une activité (guide d’action).
– C’est une série d’opération exprimée par ordre chronologique pour réaliser une tâche.
– C’est un plan qui définit le déroulement normal des activités en indiquant de façon précise la manière de les accomplir.
Le manuel de procédures est constitué par l’ensemble des procédures écrites. Par définition, le manuel de procédures est la formalisation en manuel décrivant les modèles de documents à utiliser, la façon de faire, la ou les destinations une fois établies, les contrôles à effectuer et les tâche respectives sur tout le circuit. De ce manuel détaillé, on retire les « Job description » ou la description des tâches pour préciser la responsabilité et fonction.
C’est un outil. Et comme n’importe quel autre outil, plus il est spécialisé, plus sa capacité à effectuer une tâche donnée est grande. L’entreprise doit donc améliorer et tenir à jour son manuel de procédures car celui-ci permet aux dirigeants et aux dirigés : de savoir ce qu’ils font(en tant que guide de travail) ; de décider ce qu’il faut (outil d’aide à la prise décision) et d’évaluer ce qu’ils ont fait (outil d’évaluation).
Malgré toutes ces définitions eux, nous allons encore en citer quelques autres :
– Le Dictionnaire LA ROUSSE donne la définition suivante : Manière de procéder ; méthode, marche à suivre pour obtenir un résultat, en ce sens, la procédure se définit comme un ensemble des règles et des formes qu’il convient d’observer pour agir en justice, avant, pendant un procès et jusqu’à son terme, ainsi que pour accomplir les actes d’exécution forcée, ensemble des règles à suivre pour l’établissement de certains droits ou de certaines situations juridiques.
– Michel CATTAN – Nathalie IDRISSI – Patrick KNOCKAERT2dans son ouvrage « Maîtriser LES PROCESSUS de l’entreprise » nous a définit que la procédure est une description de la manière de procéder, ce dernier mot provenant du latin « procedere » dont le sens est : « aller de l’avant », c’est-à dire progresser. Le mot procédure a une forte teinture réglementaire.
– Un article de Wikipédia3, l’encyclopédie libre nous a définit que la procédure d’entreprise, appelée également processus métier ou processus opérationnel ou en anglais « business process » désigne « un ensemble de plusieurs activités reliées les unes aux autres pour atteindre un objectif, généralement dans un contexte organisationnel (ex : l’entreprise) qui définit des rôles et des relations ».
– W.Edward Deming4 dans son ouvrage « QUALITE » conseille aux entreprises d’utiliser « les procédures et les documents comme outils libérateurs qui relèguent les problèmes déjà résolus au stade de routine et permettent aux facultés créatrices d’être disponibles pour les problèmes non encore résolus ».
– Par procédures, il faut entendre principalement les consignes d’exécutions des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conversation, les autorisations et approbations, la saisie des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et à son contrôle5.
– Et d’après ce que nous avons acquis sur l’enseignement, elle se définît aussi comme ensemble des règles qui régissent le processus de réalisation d’un travail. Elle constitue un guide pour les employés ou des règles qu’il faut respecter dans le cadre du travail, comme c’est l’on indique à l’introduction.
Chacun a donc sa façon de définir de ce qu’il entend par procédure mais grosso modo, la raison pour laquelle elles se définissent est tout à peu près pareil.

OBJECTIFS

Objectifs généraux

Les procédures sont améliorées pour atteindre des objectifs bien déterminés. La démarche implique une formalisation des pratiques.
– L’objectif est de sécuriser le système appliqué dans l’organisation pour éviter les erreurs et pour faciliter le travail de chacun. Il s’agit généralement :
· D’assurer la sauvegarde et la protection des patrimoines contre les risques de détérioration de la qualité de service, de perte ou de vols, et des détournements ;
· De garantir la fiabilité des informations fournies c’est-à dire leur conformité avec les règles, principes et conventions en vigueur ;
· D’assurer l’application des instructions de la direction en tant qu’instruction de travail ;
· De favoriser l’amélioration des performances c’est-à dire promouvoir l’efficacité des opérations effectuées au sein de l’organisation.
– Un autre objectif important, c’est de créer une organisation disciplinée. En effet, la procédure permet :
· D’une part, de donner une instruction à chaque membre du personnel sur la manière d’exécuter une opération répétitive du début jusqu’à la fin ;
· Et d’autre part, de guider courtement les travailleurs dans le cadre de réalisation de son travail (guide de travail pour la préparation- la réalisation et le contrôle)
– La procédure a aussi pour objectif non seulement de rendre plus compétitive l’entité mais aussi d’assurer le suivi- le contrôle l’évaluation dans celle-ci.
– La procédure permet à chaque membre du personnel de connaître ce qu’on attend de lui et de comprendre le fonctionnement général de l’entreprise.
En fin, l’objectif est de faciliter les relations de travail entre les services internes (une méthode faite d’instructions et de procédures simples, courantes et judicieuses, exprimées dans un langage compréhensible par tous, qui permettront de gommer les différences entre les membres de l’organisation au profit de leurs fonctions spécifiques et que tous utiliseront ensemble pour assumer leur responsabilité, sans une inhibition ni perte d’énergie superflues) et pour assurer une meilleure gestion ( garant de la qualité de la direction et de la gestion)
En résumé, l’objectif général de la procédure est donc de veiller à l’optimisation du circuit d’information et des flux d’informations au niveau des services. Les objectifs sont d’éliminer les difficultés qui sont décelées après l’analyse du processus décrit par le responsable selon, dans l’ordre chronologique, ce qui se passe et non ce qui devait se passer :
La description se fait à la fois sous forme littérale (les opérations) et graphique (processus de documents). La procédure permet de traduire les objectifs clairement formulés et visant l’optimisation chiffrée d’un processus.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
Première Partie CADRE CONCEPTUEL DE L’ETUDE
Partie1-CADRE CONCEPTUEL DE L’ETUDE
Chapitre1- PRESENTATION DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Section1- IDENTITÉ ET HISTORIQUE
Section2- RAISON D’ETRE DE LA COMPAGNIE
Section3- ORGANISATION
Chapitre2- CONCEPT DES PROCEDURES DANS UNE ORGANISATION – PLACE ET FINALITES
Section1- DISPOSITIFS GENERAUX
Section2- PROCEDURE : ELEMENT DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section3- Esquisse des procédures
Section4-Validation des procédures écrites
Chapitre3-CONCEPT SUR LE CHANGEMENT ENVIRONNEMENTAL
Section1- Notion générale
Section2-Les acteurs de l’environnement d’une Entreprise
Section3- Diagnostic de l’environnement d’une Entreprise
Deuxième Partie ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET FORMULATION DES PROBLEMES
Partie2-ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre1- ANALYSE DES PROCEDURES DE PRODUCTION AU SEIN DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Mémoire de fin d’étude du 2nd cycle en gestion
Amélioration des procédures de production dans une entreprise faces aux changements
Section1- Etude de l’existant au niveau de l’usine II :
Section2- Analyse de l’existant et l’esquisse pour l’amélioration de l’organisation
Section3- Conception d’une nouvelle organisation et la rédaction du manuel des procédures de
production proprement dit de la compagnie VIDZAR
Chapitre2-ANALYSE DES CHANGEMENTS ENVIRONNEMENTAUX DE LA COMPAGNIE VIDZAR
Section1-Analyse de l’environnement Immédiat
Section2-Analyse de la macro environnement de la compagnie VIDZAR.
Chapitre3-FORMULATION DES PROBLEMES
Section1- Problème et obstacle rencontrés au niveau de l’amélioration et /ou l’application des
procédures de production
Section2-Problème au niveau de l’environnement
Troisième Partie PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET RECOMANDATIONS GENERALES
PARTIE3- PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET RECOMANDATIONS GENERALES
Chapitre1- PROPOSITION DES SOLUTIONS
Section1- Mise en place d’une nouvelle Modélisation de la notation BPMN ou « Business Process Management Notation » appliquée au x procedures de production
Section 2. Mise en place d’un système de contrôle interne fiable
Section3- Mise en place d’un Système d’Information adéquat
Chapitre2- RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMADATIONS GENERALES
Section1- Résultats attendus
Section2- Recommandations générales
CONCLUSION GENERALE

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