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Les produits et activités
En tant qu’établissement de crédit, la SIPEM peut ffectuer des opérations de banque comme tenir des comptes par exemple mais également des opérations plus typiques des établissements comme elle. La société propose troissortes de compte à sa clientèle.
– Le CAV ou compte à vue qui est l’équivalent d’un compte de dépôt à la banque ;
– Le compte épargne qui reste disponible à tout moment et peut produire jusqu’à 6% d’intérêt ;
– Le CAT ou compte à terme qui ne sera débloqué qu’à un moment préalablement déterminé avec son intérêt de 8%.
Outre ces comptes, elle octroi aussi des crédits aux salariés et à toutes sortes de petites entreprises. D’ailleurs, c’est ce qui fait d’elle u ne institution de microfinance. Ces crédits marchent comme suit :
– Le crédit micro qui est accessible à tous surtout aux salariés. Le montant de ce prêt est compris entre 200.000 et 5 millions d’Ariary, remboursable sur trois à douze mois avec un intérêt mensuel de 2% ;
– Le crédit TPE, réservé aux petites entreprise et dont le montant peut grimper jusqu’à 20 millions d’Ariary. Il est payable en 18 mois avec le même taux d’intérêt que le précédent ;
– Le crédit PME, d’un total de 20 à 100 millions d’Ariary, cette fois-ci à 1.75% d’intéressement et recouvrable en 24 mois.
Ces trois types de crédits sont les plus demandés,mais la SIPEM met également à la disposition de ses clients deux autres sortes de prêts. Le crédit « TAOTRANO » qui est une aide pour la construction. Il s’adresse exclusivement aux ménages, ils peuvent solliciter un financement à partir de 200 000 Ariary. Il y a également ce qu’il appelle « KARIBO » et qui est réservé aux salariés. C’est une sorte d’avancesur salaire. Toutefois le montant ne dépasse pas la quotité cessible . La SIPEM offre des services financiers de proximité à des personnes physiques ou morales n’ayant généralement pas accèsau système bancaire traditionnel. Elle a une organisation propre à elle dont le système d’in formation comptable.
Concept de SIC et notion d’efficacité
Peu après sa création, les dirigeants de la SIPEM ont mis en place un système d’information solide pour faire face à l’évolution de son environnement dans tous les aspects. Aujourd’hui, la vie de toute la société tourne autour de ce système, raison pour laquelle il est confié à un département spécifique. Mais pour une meilleure application de la stratégie et le maximum d’efficacité, il a été adjoint la finance t ela comptabilité. La finance ayant été détachée récemment de ce département pour en formerun nouveau avec la trésorerie, la définition d’un Système d’Information Comptable propre à elle est parfaitement justifiée.
Eléments de définition
L’expression système d’information comptable est composée de trois mots :
Le système est un ensemble d’éléments en interaction et formant un tout organisé et cohérent pour gérer quelque chose. Pour le cas de otren société, on parle d’information.
L’ information est un ensemble de données concernant un sujet particulier. Elle peut être traitée par un système informatisé. C’est unsemble de données qui permettent de modifier la perception que l’on a de l’environnement. La circulation de l’information dans l’Entreprise s’effectue à l’aide de données numériques ou alphabétiques, décrivant des objets ou des évènements. Ces chiffres, ces lettres, ces dessins ou photographies ou pour faire court et simple, ces symboles représentent une information potentielle et la question essentielle est celle de la correspondance entre ce que l’on veut décrire et les symboles utilisés pour le décrire sans biais.
La comptabilité selon le guide annoté du PCG 2005, est un système d’organisation des informations financières permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non correspondant aux opérationsde l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes. En se référant à cette définition, la comptabilité remplit troisfonctions complémentaires. Elle est d’abords une preuve, une technique de bonne administration et un support de la communication sociale permettant aux acteurs économiques de rendre compteà d’autres acteurs économiques.
Chacune des définitions évoquées donne un aperçu dece qu’est un SIC mais il y a aussi une autre définition qui mérite l’attention,celle du système d’information. D’après Robert REIX (2004), c’est un « ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous forme de donnée, textes, images, sons, etc.) dans et entre des organisations ». En parlant de matériel et de logiciel, REIX suppose l’usage de la technologie qui, de nos jours, est devenu indispensable. C’est l’environnement mais également le fait de vouloir être à tout prix êtreefficace qui a imposé cette contrainte.
Concernant le système d’information comptable ou SIC, de nombreux auteurs se sont penchés sur le sujet. Lassoued et Abdelmoula (2006), considèrent le système d’information comptable comme « tout système d’information disponible, à base comptable, historique ou prévisionnelle qui recouvrent à la fois la comptabilité générale, le contrôle de gestion, l’analyse financière, l’élaboration des tableaux debord comptables », d’autres, comme Ghorbel (2011), disent que c’est « un moyen de produire des données comptables utilisées par les dirigeant ». Bref, tous reviennent à dire que le SIC est « un système d’enregistrement, habituellement informatisé, qui combine les concepts et les règles comptables avec les avantages d’un système d’information, et qui est aussi employé pour analyser et enregistrer les transactions commerciales » : Bouquin H.(2010) Ces définitions ont apporté suffisamment d’éléments pour mieux comprendre le système d’information comptable et pour pouvoir dresser une esquisse de son contenu.
Quant à l’efficacité, Legendre (1993) la définit comme « le degré de réalisation des objectifs d’un programme ou degré d’atteinte d’un objectif », il affirme aussi que «l’efficacité s’exprime toujours en pourcentage puisque la valeur est obtenue en mettant en rapport deux objets de même nature». Ces phrases ne sont que de vagues notions car pour la définir clairement, il doit exister des critères pour la mesurer. Or la notion d’efficacité est indissociable de celle de la performance et leurs critères d’évaluation sont les mêmes. Ils sont d’ordre quantitatif mais aussi qualitatif. Parmi les nombreux critères quantitatifs, on retrouve habituellement le chiffre d’affaires, le résultat, la marge opérationnelle, les parts de marché…
et pour les critères qualitatifs, on reconnait la notoriété et la qualité. Cette dernière, étant encore divisible en de multiples arguments, sera le fondement de nos analyses. La qualité des services sera mise en avant.
En résumé, les critères d’efficacité sont abondants, chacun les adapte en fonction de ses besoins mais surtout du domaine à apprécier. Ces critères ne sont pas stricts, au contraire, selon les dires de Boltanski et Thévenot(1989), ils peuvent être inventés. Dans notre cas,le domaine à examiner est le SIC, nous considèrerons alors les références les plus appropriées pour son évaluation.
Rôles du SIC dans la gestion de l’entreprise
« Un S.I est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures dans le but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base aux décisions» selon Hugues Angot. Pour gérer une entreprise, un dirigeant doit appliquer un processus qui, généralement, implique un choix d’objectifs et desbuts à atteindre. Une fois ces objectifs fixés, il doit agencer les moyens qui permettront d’y parvenir. A la fin, il faut mettre en place des outils d’information pour contrôler les résultats obtenus. Dans ces étapes, le SIC a sa place mais son intervention est encore plus marquéeà la troisième phase.
D’après toujours R.REIX (2004) dans son ouvrage, « en tant que support de la mémorisation, le Système d’Information de l’organisation est l’instrument idéal pour améliorer son aptitude fonctionnelle et structurelle ». Le premier rôle du SIC est donc de mémoriser les informations comptables. Pour la SIPEM, tout ce qui concerne les clients et ses transactions, en plus de tous les comptes de la société transitent par ce système. Donc, il a aussi pour rôle de gérer toutes les données de l’entité.
Habituellement, il est attribué à un système 1a gestion commerciale et le marketing, la gestion de production (pour l’entreprise industrielle), la gestion comptable et financière et la gestion des ressources humaines. C’est la raison pour laquelle on compare souvent le système d’information au système nerveux du corps humain.
Fonctionnement d’un système d’information
Qui dit système dit, aujourd’hui, technologie. Ces deux mots sont désormais indissociables car, en effet, ils se complètent l’un l’autre. Ceci n’a pas toujours été le cas comme le système d’information est encore un concept tout récent. Grâce aux progrès technologiques, il a pu s’installer au sein de nos sociétés. Les évolutions font aujourd’hui qu’il soit ancré de plus en plus dans la gestion d’une entreprise. La conception est faite de telle sorte que le système soit totalement en harmonie avec les besoins de l’entité. Mais avant cette installation, il a d’abord été pensé, conçu,développé …. Ce sont ces étapes qui seront développées dans la figure suivante.
METHODOLOGIE DE RECHERCHE
La méthodologie est l’étude des méthodes utiliséespour entreprendre une étude, un travail ou une activité. Dans ce chapitre, elle sera rattachée à la technique qui est assimilée aux matériels dans notre recueil. La recherche, quant à elle, est une activité intellectuelle qui tend à la découverte de nouvelles connaissances. Dans ce cas-ci, elle est plutôt fondamentale.
Les résultats présentés découlent des données provenant d’entrevues et de documentation interne et externe à l’entreprise. Le chapitre sera alors divisé en deux sections consacrée chacune aux méthodes de recherche et à l’analyse des données.
Techniques de recherches
Afin de trouver suffisamment d’information pour étoffer cet ouvrage, on a eu recours à deux méthodes de recherche, la recherche documentaire étant la première. Avant de choisir la société SIPEM, objet de ce mémoire, il a fallu vérifier si des documents la concernant étaient disponibles mais plus important encore, si les documents sur le thème peuvent être consultés. L’enquête est la suite de cette étape.
Recherche documentaire
La recherche bibliographique ou encore documentation consiste à sélectionner des documents qui abordent le sujet. La compréhension permet par la suite de faire une synthèse du texte, des annotations ainsi que des comparaisons avec notre expérience et nos acquis. Les documents de cette recherche proviennent de différentes sources dont la bibliothèque, les sites-web mais également l’entreprise.
Recherche bibliographique
Une bibliographie est un répertoire de documents écrits sur un sujet ou concernant un domaine, classés par thèmes et clairement référencés, dont la description comporte souvent un résumé ou un commentaire. La recherche bibliographique consiste alors à trouver des documents qui évoquent des théories concernant le ujets et leurs initiateurs. Les théories délimitent le cadre de l’étude. Ces théories viennent des cours de l’université ou bien des pères qui les ont proposés. Les visions, aussi différentes soient-elles, permettent de mieux comprendre le sujet.
Cette quête de connaissance doit suivre un processu qui a pour but de faciliter les travaux de recherche. Au commencement, le thème de la recherche doit être défini, ceci permettra de fixer les types de document à recherch er. On doit, par la suite, déterminer les mots clés qui conduiront vers ces documents. Notre sujet aborde le SIC et l’efficacité qu’il a fallu trouver des ouvrages qui parlent du SIC et des documents qui prouvent l’efficacité tel le bilan ou le compte de résultat. L’approfondissement peut alors démarrer mais comme aujourd’hui la numérisation est plus courante, la recherche documentaire a pris une autre dimension.
Recherche webographique
Cette méthode est assez semblable à celle de la recherche bibliographique à la différence près qu’elle se passe sur des sites et que les documents ne sont pas palpables. Le processus à suivre pour ce type de recherche est le même que celui de la recherche bibliographique. La définition des mots clés facilite considérablement la tâche car les moteurs de recherche ou encore le site oriente directement sur les pages recherchées. Les documents résultant de ce mode de recherche sont nombreux et en général, ils se complètent avec la recherche bibliographique. Elle nous seconde dans la recherche bibliographie et favorise l’accès aux documents.
Aussi bien la recherche bibliographique que webographique a nécessité l’usage d’internet. En ces temps de progrès, internet est devenu une source inépuisable d’information. Des milliers de sites offrent la possibilité de consulter des documents. Le site web de la SIPEM, par exemple, a dévoilés en quelques clics les entrailles de la société. Même les livres ont été numérisés et sont accessibles sur la toileToutes. ces données ainsi que les documents réunis ont été confrontés au cours théoriques reçusces quatre dernières années concernant le sujet.
Ces appuis documentaires concernent surtout la partie théorique du système d’information comptable mais pour ce qui est des activités et des produits de l’entreprise, on les a obtenus par le biais de brochures. La recherche documentaire sert également de préliminaire à une enquête. Alors pour compléter nos recherches, nous avons également fait appel à une autre méthode de recherche de données.Alors pour parfaire la méthodologie, une enquête s’avère être judicieuse. Elle est obligatoire pour avoir plus de pertinence et de preuves. Faute de stage au sein de l’entreprise choisie, une enquête semble être le moyen le plus approprié pour obtenir des informations sur lasociété. Cette enquête se fera en plusieurs étapes.
Enquête
Le terme « enquête » est utilisé dans bien des domaines. En principe, l’enquête est un ensemble d’investigation, un recueil de témoignages portant sur un sujet donné. Elle est le fondement de toute recherche. Cette définition est valable dans tous les domaines mais celui qui nous intéresse est celui de la recherche scientifique. Certains documents issus de la recherche documentaire ont servi à effectuer cette enquête. Parmi ces documents nous citerons le guide d’entretien ou le questionnaire. Notre enquête a été réalisée auprès du département de la comptabilité et du système d’information de la SIPEM.
Il existe de nombreuses manières de procéder à une enquête. Pour la recherche scientifique comme la nôtre, on a souvent recours à l’observation et à l’entretien. Ce sont les principales méthodes employées pour récolter de données fiables et entières.
Cette enquête se déroule en plusieurs étapes. En emierpr lieu, il y a la préparation. Cette phase est assimilée à l’élaboration d’un questionnaire ou d’un guide d’entretien. Ensuite, il y a le passage à l’entretien proprement dit et l’observation. Ces phases sont pratiquement obligatoires cependant la manière dont chacun les aborde peuvent différer.
La préparation
L’obtention de données complètes exige l’utilisation d’outils aussi fiables que possibles pour la collecte des informations. C’est la raison pour laquelle on a établi un questionnaire à l’intention du responsable de la Comptabilité. La réparation d’une enquête consiste alors en l’élaboration d’un questionnaire. Par définition, un questionnaire est une série de questionnes écrites, soumise à une ou plusieurs personnes, sur un sujet donné. Pour permettre une bonne compréhension des questions, le questionnaire a étéconçu par rapport aux objectifs. Il est aussi orienté dans le but de comprendre le fonctionnement du système comptable et d’identifier les différents services qui interviennent dans la tenue de la comptabilité. Considéré comme non fondamental, il se penche plus vers un approfondissement qui a servi à cerner les aspects non apparents. Il est réparti en quatre parties à savoir la généralité de l’entreprise, le métier de comptable, la comptabilité, le SI et le SIC. (cf. annexe I : guide d’entretien pour visite d’ent reprise)
L’observation
L’observation est synonyme de surveillance méthodique. Elle peut se faire simultanément avec l’entretien. Elle peut aussi être participative ou non participative. Dans le cas présent, elle est non participative. L’observation a été faite aussi bien sur la manière de transmettre les pièces comptables que sur leurs enregistrements. Au moment de notre visite au sein de la société, qui s’est déroulée le 13 Marst le 9 Avril, le département était en plein clôture des comptes de l’exercice 2012. Par conséquent, nous avons vu dans les détails de fonctionnement du système d’information comptable. Elle permet de constater réellement les faits toutefois un entretien est essentiel pour comprendre ce qui a été vu.
L’entretien
Dans une fin de meilleure interprétations des informations documentaires et des observations faites au cours des visites, une entrevue avec le responsable de la Comptabilité et du Système d‘information a été indispensable. Il s’agit d’un entretien direct c’est-à-dire une entrevue entre deux personnes. Le questionnaire élaboré lors de la phase de préparation a orientés dans la conversation vers le sujet du mémoire. Bien qu’il ait été occupé par son travail, notre interlocuteur, le responsable du département de la comptabilité et du système d’information de la SIPEM, a répondu objectivement aux questions qui lui ont été posées. L’entretien est de loin l’un des meilleurs moyens d ’obtenir des informations.
L’enquête est une étape déterminante de la recherch mais elle est également accompagnée de difficultés en tout genre.
Méthodes d’analyse et ses limites
Quand on fait mention de recherche, notre esprit se projette automatiquement dans un laboratoire plein d’outils de mesure et d’observati on. Mais pour l’évaluation de la SIPEM, l’outil d’analyse utilisé est le « SWOT ». Et afin d’arriver à des résultats probants, la recherche doit passer par une phase d‘analyse et cette analyse est conduite par des méthodes bien saillantes. Les documents reçus ainsi que les autres informations doivent être étudiés de manière logique et ordonné.
Méthode hypothético-déductive
La méthode hypothético-déductiveconsiste à élaborer des hypothèses en fonction d’une théorie et à examiner si les faits veulent bien se conformer à ces hypothèses ou si elles ont besoin d’un remaniement. Raymond-Alain, Thiétart & Coll. (2003) ont dit qu’elle est « à mi-chemin entre l’exploration et le test, et à ch eval entre l’induction et la déduction». La comparaison des théories enseignées en courset les faits réellement constatés lors des visites en entreprise a conduit notre choix vers cette méthode d’analyse. Elle est plus pratique, rend facilite l’interprétation des données. En somme, elle a augmenté la possibilité de la formulation des hypothèses. Les informations regroupées dans cet ouvrage ont été sélectionnées de manière à ce qu’on puisse appliquer cette méthode. Cependant, pour une meilleure compréhension de la SIPEM, un outil d’analyse spécifique devait être utilisé.
Diagnostic SWOT
Pour évaluer la SIPEM et son système d’informationcomptable, l’utilisation d’un outil de diagnostic adéquat détermine l’authenticité destravaux entrepris. Le plus simple mais non moins efficace est le diagnostic SWOT8. Les variables employés dans cet outil consententà la détermination immédiate des problèmes et proposenten même temps les éventuelles solutions à adopter. Cette analyse demande une connaissance a pprofondie de l’entreprise et son environnement. Les recherches initiées et décritesplus haut auront servi à effectuer ce diagnostic.
Difficultés rencontrées
Pour la réalisation de l’enquête, il y a eu des complications qu’il a fallu gérer. Les difficultés concernent surtout la disponibilité del’interlocuteur. A défaut de temps, certaines questions n’ont pas été suffisamment approfondies.Dans sa généralité, 75 % des réponses ont été satisfaisantes. Cette situation nous a conduits à des recherches supplémentaires afin de compenser ce manque.
L’autre obstacle rencontré est toujours en rapport avec ces réponses. Les informations recueillies sont limitées quant à leur qualité. Compte tenu de la confidentialité qui règne dans ce genre d’institution, certaines données sont restées inaccessibles. Cet aspect de la question fait qu’il a été difficile d’identifier et d’analyser de façon pratique les problèmes majeurs liés au fonctionnement du système comptable.
Les méthodes d’analyse et de recherche employées sont efficaces mais elles ont leurs limites et ces limites ont beaucoup avoir avec la quantité et la qualité des informations.
Faire des recherches requiert un savoir-faire et une maitrise des techniques de recherche. Grâce aux cours de méthodologie en salle, nous avons eu l’habileté de les effectuer dans les règles de l’art. Voilà donc comm ent on a procédé à la recherche d’informations et de données pour étoffer ce mémoire.
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Table des matières
LOSSAIRE
INTRODUCTION
Chapitre premier : MATERIELS ET METHODES
SECTION 1 : Matériels
1.2. Présentation générale de la SIPEM
1.2.1. Identité et historique
1.2.2. Organisation de la SIPEM
1.2.3. Missions, objectifs et activités de la SIPEM
2.2.Le concept de SIC
1.2.1. Eléments de définition
1.2.2. Rôles du SIC dans la gestion de l’entreprise
1.2.3. Fonctionnement d’un système d’information
SECTION 2 : Méthodologie de Recherche
2.3.Techniques de recherches
2.1.1. Recherche documentaire
2.1.2. Enquête
2.4.Méthodes d’analyse et ses limites
2.2.1. Méthode hypothético-déductive
2.2.2. Diagnostic SWOT
2.2.3. Difficultés rencontrées
Conclusion du chapitre premier
Chapitre deux : RESULTATS
SECTION 1 : Processus comptable de la SIPEM S.A
1.3.Collecte et le traitement des données
1.3.1. Méthode de collecte
1.3.2. Intervenants
1.3.3. Elaboration des états financiers
1.4.Diffusion des informations
1.2.1 Utilisateurs des états financiers
1.2.2. Réalisations de la SIPEM
SECTION 2 : Système d’information de la SIPEM S.A
2.3.Organisation du système d’information
2.1.1. Circuit du système d’information de la SIPEM
2.1.2. Système d’information comptable centralisé
2.1.3. Système de contrôle
2.4.Problèmes du système d’information
2.2.1. Problèmes de technique
2.2.2. Risques de l’informatisation et de l’automatisation
Conclusion du chapitre deux
Chapitre trois : DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
SECTION 1 : Situation de la SIPEM par rapport à la notion d’efficacité
1.2.Efficacité du système d’information comptable
1.1.1. Efficacité du processus comptable
1.1.2. Examen des objectifs
1.2. FFOM de la société par rapport à son SIC
2.1.Analyse des forces et faiblesses de la SIPEM
2.2.Analyse des opportunités et des menaces de la SIPEM
SECTION 2: Suggestions d’amélioration
2.2.Solution pour les problèmes techniques et informatiques
2.1.1. Utilisation de ressource non polluant
2.1.2. Recours à plusieurs fournisseurs
2.1.3. Renforcement de la protection
2.2. Recommandations pour le perfectionnement
2.1.Renforcement de la politique d’expansion
2.2. Amélioration du SIC
Conclusion du chapitre trois
CONCLUSION
Bibliographie
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MERI-LL
