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Présentation de la Représentation Territoriale de Toamasina
Généralités
Vu l’importance des activités économiques, et surtout la présence du plus grand Port de Madagascar dans la province de Toamasina, les autorités de la BCM, à cette époque, ont décidé de créer la première succursale, basée à Toamasina, le 1er Septembre 1976. Au début, le nombre de personnel recruté était de 22, et au moment où nous avons écrit ce présent ouvrage, il est au ombren de 72. Selon l’encyclopédie Encarta 2008, « une succursale est un établissement possédant une autonomie de gestion, mais subordonnéà une maison mère, qui lui impose des caractéristiques de fonctionnement ou deservice ».
La Succursale de Toamasina est donc, un des représentants de la BCM, elle possède une autonomie dans la gestion de ses activités, mais sous le contrôle du Siège, sis à Antananarivo.
De ce fait, elle assure toutes les fonctions du Siège, excepté les opérations avec l’extérieur, à savoir :
– la tenue et la gestion des comptes des Banques locales, Douane et Trésor Public;
– l’émission des billets et pièces de monnaie;
– le transport des Fonds vers le Siège ou autres Représentations Territoriales;
– la gestion des opérations du BTA;
– la gestion des demandes de chéquier des Banques primaires.
Organigramme interne
Etant une ex-succursale, la Représentation Territoriale de Toamasina a son propre organisation et son organigramme qui lui est propre. Nous allons présenter, ci-après, son organigramme.
Structure de la Représentation Territoriale
On a vu dans l’organigramme précédent que la Représentation Territoriale de Toamasina est structurée comme suit :
– la Direction ;
– les Services ;
– les Bureaux.
Comme notre étude est focalisée sur des opérationseffectuées par le service de l’opération Financière, plus précisément par le bureau de chèque et virement, permettez-nous d’apporter plus d’informations le co ncernant.
Le service de l’Opérations Financières(SOF) se charge des opérations fiduciaires et scripturales au sein de la BCM. Il est scindé en deux (02) Bureaux bien distincts qui sont :
– Bureau de l’opération chèque et virement ;
– Bureau de caisse qui s’occupe de la circulation fiduciaire.
C’est sur le bureau de l’opération chèque et virement que notre étude se concentre.
Dans ce cas, nous allons présenter ses fonctions.
Les deux fonctions principales de la BOCV sont donc :
– d’assurer la bonne marche des opérations courantes : les opérations de chèques et les opérations de virements ;
– assurer la gestion du porte feuille de ses clients.
Ce bureau assure donc la comptabilisation de toutes les opérations concernant les chèques, les virements, de la gestion du porte feuille de ses clients et de l’opération interne de la banque centrale. Elle assure donc la correspondance avec l’extérieur.
Ce chapitre nous a permis de présenter d’une manière générale la Banque Centrale de Madagascar, dans lequel nous avons montré son importance du point de vue économique, sur le territoire et surtout la Représentation Territoriale de Toamasina, où nous avons effectué un stage durant ’élaboration de ce présent mémoire.
Maintenant une étude préalable est recommandée pourbien situer notre analyse, une théorie générale sur le domaine étudiéest nécessaire. Le chapitre II nous éclaircira à ce sujet.
ETUDE PREALABLE DU SYSTEME DE COMPENSATION
Ce chapitre va nous exposer l’opération chèque et el système de compensation
opération Chèque
Définition :
« Le chèque est un titre de paiement par lequel le titulaire d’un compte donne ordre au banquier de payer à un bénéficiaire un montant déterminé à prélever sur les fonds ou sur les crédits du titulaire. »4
Il existe différentes sortes de chèques
– Chèque de banque,
– Chèque du trésor,
– Chèque certifié,
– Chèque barré,
– Chèque visé.
Source :
Comme le chèque est un instrument de paiement, il sert alors à éteindre une dette quelconque, il se transmit du tireur à un bénéficiaire. On obtient les chèques par versement chèque et par la compensation.
C’est-à-dire, comme on l’a vu précédemment, la banque centrale est le centre de l’opération de l’Etat et des agents économiques ; lle détient leurs comptes respectifs et elle est seule à être habilitée à débiter et créditer ces derniers. C’est pour cela qu’elle reçoit les versements chèques et les chèques à payer ‘reçus de la compensation de ces correspondants. Qui sont donc ses correspondants ?
Les correspondants de la Banque centrale de Madagascar : « La Banque Centrale joue le rôle d’intermédiaire de la Banque primaire et du trésor Public, Elle est consultée pour toute les opérations de l’Etat; élaboration de budget, programme d’investissement Public ; c’est l’agent p rivilégié de l’Etat pour ses opérations de caisse, de banque, et de crédit ; dece fait, elle tient dans ses écritures un compte courant du trésor et de ses démembrements.»
Ces correspondants6 sont donc : le trésor et ses démembrements, et lesbanques primaires.
Condition de paiement d’un cheque :
Avant de payer un cheque il faut bien vérifier certaines conditions, à savoir que:
– le Chèque est bien rempli, c’est-à-dire on y trouve :
· le montant en chiffres et en lettre qui correspondent vraiment ;
· le nom du bénéficiaire ou du porteur ;
· la date, et ne comporte aucune rature.
· la signature au recto du tireur ou de son mandataire, et au verso du bénéficiaire ; ce dernier doit y mentionner ses coordonnés.
– la provision doit être suffisante et existe au moment de l’émission du chèque.
– le chèque n’est pas barré.
NB
– Au cas ou il y a des rature ou surcharge, le signataire du compte doit l’approuver (ce signataire peut être le tireur ou son mandataire.)
– En cas de désaccord entre la somme en chiffre et en lettre, le chèque vaut pour la somme en lettre ; si la somme en lettre a été inscrite deux fois en chiffre ou deux fois en lettre, en cas de différence, il vaut pour la somme moins forte, sinon on le rejette.
Rejet de chèque
Le rejet est le retour du chèque impayé à l’établissement présentateur. Nous allons mentionner les motifs des rejets de chèque, suivant la procédure habituelle de la Banque Centrale de Madagascar:
– Montant mal porté sur le chèque ou le bordereau ;
– Montant en lettre erroné ;
– Différence entre montant du chèque et le chiffre déclaré sur bordereau ;
– Différence entre montant en chiffre et montant en lettre ;
– 1ère signature non conforme ;
– 2ème signature non conforme ;
– Procuration annulée pour la 2ème signature ;
– Signatures non déposées ;
– Chèque sans visa ;
– Manque de signature conjointe ;
– Rature non approuvée ;
– Chèque non certifié ;
– Chèque non endossable ;
– Chèque antidatée ;
– Surcharge non approuvée ;
– Chèque mal dirigé.
Le chèque est le moyen de paiement le plus utilisé par les agents économiques, notamment dans les transactions commerciales.
Cycle de vie d’un chèque7
En général, un chèque désigne un ordre écrit d’unireurt (le payeur), donnant instruction à sa banque de payer une somme d’argent à un tiers (le bénéficiaire). Lorsqu’un chèque est remis à un bénéficiaire, celui-ci remet normalement le chèque à sa banque (la banque de recouvrement), en vue de son encaissement. Lorsqu’un chèque est tiré sur une banque et remis à l’encaissement dans une autre banque, il faut un dispositif d’échange et de règlement intermédiaire, cela pour transférer les fonds du payeur au bénéficiaire.
Les systèmes d’échange et de règlement, ainsi que esl autres dispositifs utilisés pour recouvrer les chèques varient d’un pays à l’autre. Les chambres de compensation des banques centrales et des banques commerciales s’effectuent en général sur les livres de la banque centrale. L’institution tirée peut refuser de payer (honorer) un chèque qui lui est présenté, si le tireur n’a pas les fonds suffisants pour couvrir le montant du chèque, si le chèque est frauduleux, ou s’il n’est pas valide. En pareils cas, les écritures passées au compte du bénéficiaire sont contrepassées. Le délai court jusqu’au règlement interbancaire définitif, dans d’autres cas, il demande plusieurs jours, au-delà du règlement définitif.
Les valeurs admises en compensation
Il existe 3 sortes de valeurs :
– Chèques
– Effets ou lettres de change
– Virements
NB
Les chèques à compenser sont des versements chèques reçus des correspondants de la Banque Centrale, payable à la banque primaire . Les chèques reçus de la compensation sont les chèques du trésor payable à la Banque Centrale
La compensation recouvre trois groupes d’opérations que l’on peut distinguer comme suit :
– celles qui concernent les transactions entre agents non bancaires, effectuées à l’aide d’un support payable dans une banque, soit pour chaque transaction, deux banques agissant pour le compte de leur client ;
– celles qui se rapportent à des transactions faites entre une banque et un agent non bancaire, ayant un compte dans une autre banque, soit deux banques dont une agissant pour le compte de son client et l’autre pour son propre compte ;
– celles qui concernent des ordres passés par une banque, en faveur d’une autre banque, sans relation avec des agents non bancaires, soit deux banques agissant chacune pour leur compte propre.
Déroulement de la compensation
Chaque représentant des participants apporte toutes les valeurs remises par les autres participants et vice versa, ces valeurs sont préalablement compostées au verso par un cachet « compenser le … » et daté au jour de leu rs règlements.
Ces valeurs sont groupées par bordereau de présentation distincte, par destinataires, et selon la catégorie de remise de chèques ou d’effetsou virement. Puis les montants de ces bordereaux sont portés sur un bordereau récapitulatifs, afin qu’il n’existe finalement qu’un total à reprendre par établissement payeur. Le total général de chaque bordereau récapitulatif est alors porté sur une « situation ndividuelle » de l’adhérent, dans la colonne intitulée « valeur diverses remises et rejetées » Au début de la séance de compensation, chaque représentant dépose les bordereaux de présentation et les bordereaux récapitulatifs à chaque tiré (le représentant de chaque adhérent), après quoi ce dernier vérifie les borderaux récapitulatifs qui lui sont remis pour règlement, et inscrit chacun d’eux le montant global sur sa « situation individuelle », dans la colonne intitulée « valeurdiverses reçues et reprises »
Chaque participant établit la balance de cette situation c’est-à-dire le solde de ce qu’il a remis, déduit de ce qu’il a reçus (ce solde peut être débiteur ou créditeur), qu’il communique après au représentant de la banque centrale ; ce dernier balance tous les soldes reçus de chacun des participants et transcri t dans le Situation Individuel le montant de leur solde. A vrai dire, solde débit etcrédit sont égaux ; donc un solde zéro. Ces actions ne correspondent pas vraiment à un paie ment, ce sont seulement des échanges de valeurs. Une fois l’écriture passée parla Banque Centrale, les sommes représentant le montant des valeurs (le solde net) deviennent propriété de chaque bénéficiaire, mais sous réserves de remboursement,en cas de rejet.
D’après l’instruction n°44 / GV article 7-5 « les r atures et les surcharges, même approuvées ne sont pas admises sur tous les états,tableaux et documents relatifs à la chambre de compensation. S’il y a des valeurs rejetées, elles sont restituées aux présentateurs, accompagnées d’un bordereau et d’unefiche indiquant avec précision le motif réel du rejet et la mention « pas d’accord suffisant » et la griffe « compensé »qui figure au verso et surchargé d’une griffe d’annulation.
Délai de rejet
Les délais de rejet des chèques sont fixés à 2 jours ouvrables, suivant la date de compensation, pour les valeurs sur place (chèques), et 5 jours ouvrables, suivant la date de compensation, pour les valeurs déplacées ou hors place.
En effet, si les valeurs à rejeter ne sont pas rend ues dans les délais précis, ci-dessus, alors ils ne seront plus admises au rejet par chambre de compensation, elles font l’objet d’un rejet tardif, par conséquent l’établissement irét doit retourner ces valeurs, directement aux établissements représentateurs à condition que celui-ci est d’accord sur ce retour.
Par ailleurs, si ces valeurs sont retournées à temps c’est-à-dire dans le respect du délai de rejet normal, elles seront admises au rejet par la chambre de compensation, et la représentation sera admise, suivant le processus normal à la chambre de compensation.
Si le rejet chèque est dû par manque de provision « chèque sans provision », alors la Banque Tiré émet un avis de non paiement à son client qui a émis le chèque, et à la banque centrale.
Puis il rejette le chèque à la Banque Présentateur,et ce dernier le retourne à son client.
Le rejet est dû aux anomalies détectées dans les chèques et dans les opérations; ces anomalies entrainent des risques pour le paiement par chèques. C’est ce que nous allons voir ci-après.
Risques inhérents aux chèques
Les deux principaux risques relatifs aux chèques sont en général : le risque de crédit et le risque de liquidité.
Le risque de crédit peut être défini comme étant euncontrepartie qui ne s’acquitte pas intégralement d’une obligation, à la date d’échéance ou ultérieurement. Quant au risque de liquidité, c’est un risque qu’une contrepartie ou un participant à un système de règlement se trouve dans l’impossibilitéde s’acquitter en totalité d’une obligation, à son échéance. Le risque de liquiditéne signifie pas que le participant n’est pas solvable du tout, car il se peut qu’il soit en mesure de s’exécuter, à une date ultérieure, non spécifiée.
Les problèmes de risque de crédit et de liquidité oulevés par les chèques n’entraînent pas, en règle générale, de risque systémique. Les risques de liquidité au niveau des chèques surviennent lorsqu’un bénéficiaire, ou tout autre remettant, compte sur le produit de la remise des chèques, sans que les fonds soient disponibles à ce moment précis. Toutefois, ces risques n’ont pas d’incidence sur le système de compensation, mais plutôt sur le client concerné. Cependant, lorsque les chèques servent à régler d’importantes transactions sur le marché financier, ou à régler des obligations de paiement, le refus de paiement d’un ou plusieurs chèques, par la suite d’une difficulté d’une institution financière peut perturber les marchés ou les systèmes de règlement.
Récapitulons sur un tableau synthétique ces différents risques reliés aux chèques et au système de paiement et de règlements.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA BANQUE CENTRALE DE MADAGASCAR
Section 1 : Historique
$1 Evolution historique
$2 Identification
Section 2 : Organisation et Fonctionnement
$1 Organisation
A- Les organes de décision :
B- Organe de surveillance
C- Structure de la Banque Centrale
$2 Fonction de la BCM
Section 3 : Présentation de la Représentation Territoriale de Toamasina
$1- Généralités
$2- Organigramme interne
$3- Structure de la Représentation Territoriale
CHAPITRE II: ETUDE PREALABLE DU SYSTEME DE COMPENSATION
Section 1 : opération Chèque
$1 Définition :
$2 Source :
Les correspondants de la Banque centrale de Madagascar :
$3 Condition de paiement d’un cheque :
$4 Rejet de chèque
$5 Cycle de vie d’un chèque
Section 2 : Système de compensation
$1 Définition :
$2 Les participants
$3 Les valeurs admises en compensation
Il existe 3 sortes de valeurs :
$4 Déroulement de la compensation
A- Délai de rejet
B- Risques inhérents aux chèques
CHAPITRE III : Théorie générale sur le système de contrôle
Section 1 : Généralités sur le système de contrôle interne
$1 Contrôle interne
$2 Buts du contrôle interne
$3 Principes du contrôle interne
$4 Limites du contrôle interne
Section 2 : Système de contrôle de la Banque Centrale de Madagascar
$1 Le dispositif de « contrôle régulier a priori» et de « contrôle régulier a posteriori»
A- Le contrôle régulier a priori
B- Le contrôle régulier a postériori ou le contrôle du back-office
$2 La fonction de « contrôle périodique »
$3 La fonction « contrôle des contrôles »
PARTIE II ANALYSE DU SYTEME DE COMPENSATION
CHAPITRE I : ANALYSE DES FORCES ET DES FAIBLESSES DU CONTROLE INTERNE AU NIVEAU DU BUREAU DE L’OPERATION CHEQUES
Section 1 : Description des procédures au niveau du Bureau de chèques
$1 Traitement opérationnel des chèques : aller compensation
A- Réception des chèques
B- Comptabilisation et classement
$2 Traitement opérationnel des chèques : retour compensation
A- Réception des chèques
B- Comptabilisation et traitement
Section 2 : Analyse de l’aspect organisationnel et de l’organisation comptable
$1 Analyse de l’aspect organisationnel
A- Cumul de responsabilité
B- Irrégularité des contrôles
$2 Analyse de l’organisation comptable
A- Non détection des erreurs de saisie
B- Non consultation du manuel de procédures
Section 3 : Analyse des forces et des faiblesses du contrôle interne
$1 Analyse des procédures
A- Traitement chèque : aller en compensation
B- Traitement chèque retour compensation
$2 Système d’information
CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME DE REGLEMENT PAR COMPENSATION
Section 1 : Description des systèmes de règlement par compensation
$1 Généralités
A- Les chèques sur place
B- Les chèques hors place
C- Les chèques déplacés
$2 Le paiement de chèque
Section 2 : Analyse des systèmes de traitement manuel de la compensation
$1 Délai de traitement élevé
$2 Délai de rejet trop court
$3 Normalisation requise
Section 3: Impacts du traitement manuel de la compensation
$1 Coût élevé
$2 Impact du délai
A- Impact du délai de traitement sur le client
B- Impact du délai de traitement sur la banque
C- Impact du délai de recouvrement
$3 Conséquence de la non exigence de la normalisation
$4 Impacts économiques et financiers
$5 Impact sur le plan social
A- Taux de bancarisation faible
B- Prédominance du fiduciaire
CHAPITRE III : STATISTIQUES DES MOUVEMENTS DE LA CHAMBRE DE COMPENSATION
Section 1 : Evolution des mouvements de la chambre de compensation à Antananarivo et dans les autres villes
Section 2 : Evaluation des mouvements de la chambre par rapport à la monnaie fiduciaire
PARTIE III: RECOMMANDATIONS ET PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : RECOMMANDATIONS OPERATIONNELLES
Section 1 : Recommandations portant sur l’aspect organisationnel et l’organisation comptable
$1 Recommandations touchant l’aspect organisationnel
A- Séparation des tâches
B- Renforcement du contrôle
$2 Recommandations au sujet de l’organisation comptable
A- Renforcement du contrôle réciproque
B- Consultation du manuel de procédures
Section 2 : Recommandations pour une amélioration du contrôle interne
$1 Matérialisation du contrôle a priori
$2 Duplication des documents
$3 Utilisation de détecteur de chèques
$4 Annulation d’écriture
$5 Respect des règles portant sur les états comptables
Section 3 : Recommandations pour l’amélioration des systèmes de règlement par compensation
$1 Promotion de la sécurité juridique
$2 Normalisation et standardisation des chèques
$3 Dématérialisation des moyens de paiement
CHAPITRE II: les REFORMES STRATEGIQUES
Section 1 : Réforme au niveau du système de paiement et de règlement
$1 Etude préliminaire
A- Une étude stratégique
B- Détermination du cadre conceptuel
C- Préparation de la mise en œuvre
$2 Orientations pour le développement d’un système de paiement
A- Maintien de la banque centrale au centre
B- Promotion d’un secteur bancaire solide
C- Concentration sur les besoins
D- Définition claire des priorités
E- Promotion de la sécurité juridique et de la sécurité opérationnelle
F- Amélioration des infrastructures
Section 2 : La télécompensation
$1 La télécompensation
$2 Fonctionnement des systèmes Interbancaires de Télécompensation (SIT)
$3 Moyens nécessaires
$4 Les avantages de la télécompensation
Section 3 Résultats attendus
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
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