ANALYSE DES CONDITIONS DE DECAISSEMENT DE FONDS POUR LE PROJET COMMUNAUTAIRE CLASSIQUE

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Association de bénéficiaires

L’association des bénéficiaires désigne l’association regroupant l’ensemble des bénéficiaires. L’Assemblée Générale constitue l’organe suprême de l’association, dont le mode de fonctionnement est régi par un statut et unrèglement intérieur.
Un comité est constitué dénommé Cellule de Projetuiqest chargé degérer l’exécution et l’entretien du Projet Communautaire de l’Associatio n à caractère plutôt technique. Ladite association qui assure la gestion du projet est formée par : un Président, un Trésorier, un Secrétaire un Responsable Technique. La création de ces associations de bénéficières implique la participation des communautés et les Directions Régionales du FID, avec l’aide de partenaire relais.
Il est à préciser que les bénéficiaires doivent contribuer au coût des projets. Leur contribution peut être en espèces, ou sous forme demain d’œuvre (main d’œuvre non spécialisée en particulier), ou en nature (fourniture de matériaux locaux dans le cas d’une construction). D’une façon générale, cette contribution des bénéficiaires au coût des projets communautaires doit être fournie avant le démarragedes travaux ou des activités. La fourniture ou la mise à disposition des terrains es t une obligation de la commune ou de la population bénéficiaire et vient en sus de leur contribution.
Pour les projets communautaires réalisés par ces associations de bénéficiaires, la participation des bénéficiaires à fournir avant le versement de la première tranche de financement par le FID est au minimum de 10% du coût total du projet, dont :
– 5% à titre de contribution au coût des investisseme nts à fournir en espèces, nature ou main d’œuvre ;
– 4% (maximum) en espèces à titre de frais de fonctionnement liés à l’exécution du projet ; et
– 1% en espèces à verser au FID à titre de contributi on au fonds d’entretien (à la réception définitive du projet, ce dépôt est restitué par le FID aux bénéficiaires sur simple demande de leur part).
Les bénéficiaires apportent la totalité de leur contribution avant le versement de la première tranche de financement par le FID, à l’exc eption des apports en travaux, main d’œuvre qui est fournis pendant la réalisation des projets.

Bureau d’étude

La maîtrise d’œuvre pour des projets communautaires gérés et réalisés par les Bénéficiaires comprend les études techniques et contrôle et surveillance des travaux. Cette prestation de maîtrise d’œuvre est assurée par un Bureau d’Etude retenu par consultation sur la base du registre établi par le FID en début d’exerci e dans le cadre de sa présélection périodique.
Le recrutement de ce Bureau d’Etude se fait suivant la procédure en vigueur au FID et diligenté par ce dernier. Toutefois, la cellule de projet assiste de plein droit aux travaux de sélection du CRAM (Commission Régionale d’attribution de marché).Une fois le Bureau d’Etude sélectionné, ce dernier signe le contrat avec la cellule de projet, maître de l’ouvrage. Une fois le contrat signé, le troisième exemplaireoriginal du contrat est remis par la cellule de projet à la Direction Régionale du FID (le premier étant remis au Titulaire du contrat et le deuxième destiné à la cellule de projet, maître de l’ouvrage délégué).
Pour les études techniques d’écoles et de CSB, lesBénéficiaires et le Bureau d’Etude doivent se conformer au catalogue fourni par le FID. Par ailleurs, les études techniques, une fois réalisées, doivent recevoir le non objection ud FID. En plus des tâches d’études proprement dites, le Bureau d’Etude (BE), Maîtres d ’œuvre, assurent le contrôle et la surveillance des travaux sur le chantier.

Entreprise (Maître d’ouvrage)

Le maître d’ouvrage désigne la personne morale propriétaire de l’ouvrage construit ou réhabilité, des fournitures livrées ou des servicesfournis. Le recrutement de l’entreprise qui peut bénéficié la réalisation du projet s’effectue pare lrespect de la procédure d’appel d’offres. En effet, il existe une liste de présélection, au seindu FID, mentionnant les noms des entreprises qui peuvent concourir la réalisation.
Il existe d’autres appellations pour désigner l’entreprise de construction chargée de la réalisation technique des travaux : Entrepreneur, Entreprise, ou MPE de construction (Micro et Petite Entreprise) du BTP (Bâtiments et Travaux Publics). Suivant les différentes étapes de la réalisation, l’entreprise intervient et peut débuter à commencer les travaux de la réalisation qu’après sa notification des décisions de la Direction Régionale.
Pour l’installation de chantier telle que décrite dans le cahier de prescription technique, un acompte de 10% de son contrat est versé à son compte, et pour la suite les attachements s’effectuent suivant l’avancement des travaux, par la présente des factures qui montrent les décomptes de l’utilisation de fonds signés par le Bureau d’Etudes. Pour que chaque attachement soit valide, l’entreprise et le bureau d’études doivent le signer et approuvé par le FID.

Les emplois de chaque tranche :

Le FID s’engage à financer au maximum 91% du coût total estimé du projet, les bénéficiaires prenant à leur charge la totalité dusolde. A la demande des bénéficiaires et après approbation par le FID des rapports d’avancement du Projet que la Cellule de projet prépare et soumet au FID, le paiement de cette contribution du FID s’effectue comme suit:

La première tranche 30% :

La première tranche de 30% est versée par le FID après la signature de la convention passée avec les Associations Bénéficiaires et ellesert aux établissements des études ci-après :
– Consultation (Passation de marché) et attribution (Maître d’œuvre) du BE,
– Mémoire Technique (MT), il s’agit des études effectuées par le BE pour la réalisation du projet. Après ce Mémoire technique le BE est payé par 30% de son contrat.
– Dossier d’appel d’offre (DAO) pour le maître de l’o uvrage ou l’entreprise,
– Rapport d’évaluation des Offres (REO). A la fin du REO que le BE reçoit le 10% de son contrat passé avec les associations de bénéficiaires.

La deuxième tranche 30% :

Le FID procède à la deuxième tranche de déblocage après la notification de l’Entreprise titulaire des travaux et ce 30% est utilisé pour :
– Le paiement d’acompte de 10% du contrat d’Entrepris e, pour les installations techniques,
– Le paiement des factures à chaque attachement effe ctué par l’Entreprise,
– Le paiement du BE est effectué en fonction de la formule ci-dessous :
= % de Travaux finis 40% Contrat du BE
= % travaux finis 40% 10%Z
= % travaux finis 4%Z

La troisième tranche 30% :

Quand les travaux atteignent les 50%, le FID effectue le décaissement de la troisième tranche et, elle est utilisée pour le paiement des factures à chaque attachement effectué par l’Entreprise jusqu’à la réalisation 100% de travaux ; et pour le BE son paiement se fait toujours par la même formule précédemment utiliséepour le paiement du reste de travaux de l’Entreprise, mais en ce qui concerne le BE, c’est après l’audit final et la RF le paie.

La quatrième tranche 10% :

La quatrième tranche est utilisée pour le paiementdu reste de travaux de l’Entreprise (attachements) et du BE. Mais ce denier est payé après l’audit final et la RF. La plupart des Entreprises, BE et Cellule de projet, nous disaient que la moitié de cette dernière tranche est utilisée pour les attachements de l’Entreprise.

Conditions requises pour chaque décaissement

Le financement du PCC est versé par le FID au compte en banque principal de l’association de bénéficiaires en quatre tranches,non pas sur la base de factures ou autres pièces comptables, mais en fonction de l’avancement du projet. A la demande des bénéficiaires et après approbation par le FID des apports d’avancement du Projet que la Cellule de projet prépare et soumet au FID, le paiement de cette contribution du FID s’effectue comme suit :
– Première tranche : 30% du total du financement quand les deux conditions suivantes sont satisfaites :
· Signature de la convention entre le FID et les associations de bénéficiaires.
· Réalisation totale des Apports des bénéficiaires enuméraires et en matériaux (hors main-d’œuvre à effectuer en cours d’exécution).
– Deuxième tranche : 30% du total du financement à la notification de l’Entreprise titulaire des travaux.
– Troisième tranche : 30% du total du financement quand les travaux, d’une qualité jugée acceptable par le FID ont atteint :
· un avancement cumulé de 50% pour la part financée arp le FID ;
· et, un avancement cumulé de 100% pour la part des bénéficiaires.
– Quatrième tranche : 10% du total du financement à la fin des travaux financés par le FID, d’une qualité jugée acceptable par lui, et après la remise du rapport final par les bénéficiaires.

Les prévisions de trésorerie

La gestion de trésorerie suppose une démarche en deux temps: l’élaboration du budget de trésorerie, l’élaboration du plan de trésorerie

Prévisions financières à court terme: le budget de trésorerie

Il donne une prévision des excédents et des déficits de trésorerie, en montant et en durée dans une double perspective: vérifier que leslignes de crédits initialement négociés suffiront à combler les besoins éventuels, définir les utilisations prévisibles de crédits par grandes masses

Principes

Pour le comité de réglementation comptable, la trésorerie correspond aux disponibilités et à leurs équivalents.
Trésorerie nette Comptes de caisse et comptes àvue.
+VMP ne présentant pas de risque de variation significative.
+comptes à terme dont l’échéance est de moins de trois mois.
-soldes créditeurs des banques.

Les méthodes de prévisions de la trésorerie

Les prévisions de trésoreries annuelles, avec un découpage mensuel, sont la résultante des différents budgets: budgets d’exploitation, budget d’investissement, budget de financement. Le budget de trésorerie ne regroupe que des dépenses et des recettes: ni les charges non décaissables, ni les produits non encaissables n’apparaissent dans les sommes considérées. Ne doivent pas être prise en compte:esl dotations, le résultat les variations de stocks. Les reprises, les quotes-parts de subventions virées au résultat.

Analyse concernant l’Association de bénéficiaires

La Cellule de projet de l’association des bénéficiaires assure la gestion de l’exécution et l’entretien du projet communautaire. Ces membres reçoivent des formations et sont assistés par le Partenaire Relais sur la préparation des dossiers ou les documents utilisés ou demandés soit par le Banque Mondiale, par la Commune, et surtout par le FID.

Comportement des membres de la cellule de projet

Malgré ces formations et cet accompagnement, certaines Cellules de projet n’arrivent pas à réunir les dossiers pour la prochaine tranche de décaissement, ceci est dû à l’incompétence et à la négligence de sa part.
Il se peut aussi que la mauvaise fois du membre de la cellule de projet apparaisse sur la gestion du fonds, c’est-à-dire son utilisation s ans pièces justificatives et le cas de détournement. Ce qui peut entrainer le retard ou même l’arrêt du travail
En cas d’avis défavorable d’un audit de la gestion des fonds par la Cellule de Projet ou de malversations dûment prouvées dans l’utilisation de ces fonds, le FID se réserve le droit de suspendre le paiement de l’une ou plusieurs des tranches ci-dessus, tant que les bénéficiaires n’auront pas remédié aux défaillances constatées.
En outre, le FID est subrogé à l’association de bénéficiaires pour intenter toute action judiciaire appropriée. Par ailleurs, en cas de non respect de leurs engagements pour la réalisation, le fonctionnement et l’entretien du projet, les bénéficiaires et la commune défaillants ne sont plus éligibles au financement ud PDC.

Effectif du personnel

Cependant, il s’avère que l’insuffisance de personnel demeure un problème réel qui risque d’émousser l’enthousiasme des bénéficiairespour les projets sociaux d’autant plus que les exigences de qualité des services sont plus marquées après la construction ou la réhabilitation des infrastructures . Le déficit en ressources humaines et en compétences techniques a toujours constitué des obstacles entravant les efforts destinés à sortir certaines régions de l’état de pauvreté.

Apport des bénéficiaires

Pour tous projets communautaires, la contribution des bénéficiaires est toujours de 10% du coût total du projet. D’après le manuel de procédures, la contribution des
bénéficiaires devrait être réalisée à 100% avanttroisièmela tranche.
– Vue que Madagascar est un pays en voie de développement et notre situation économique est encore faible, les bénéficiaires n’arrivent pasà réaliser à 100%. Ceci se trouve surtout sur la réalisation de certains apports en nature avant la réalisation du troisième déblocage, qui coïncide avec la période de la culture ou de la pluie.
– Mais la participation des bénéficiaires est aussi mportantei. Ceci permet en particulier de s’assurer que le projet correspond bien à une prior ité des bénéficiaires, qui se sentiront vraiment « propriétaires ». L’objectif général dea l participation communautaire est de renforcer la cohésion sociale et d’encourager le développement inclusif et durable dans les projets communautaires réalisés sur le territoire esd communes rurales.
Le but immédiat est d’associer les communautés dansles projets à travers le cycle du projet en vue de s’assurer que les projets sont réellement des priorités des communautés et les communautés assurent l’utilisation et l’entretien des projets après leur achèvement.
Les bénéficiaires ouvriront un compte dans une banque commerciale :
· Un compte principal pour recevoir le financement du FID. Les versements au crédit de ce compte proviendront exclusivement du FID. L’intitulé de ce compte principal doit toujours se présenter comme suit : « FID IV – Association / Commune… »
· Un deuxième compte ou sous-compte du compte principal destiné à recevoir les apports des bénéficiaires en numéraires. Les retraits effectués sur ce compte serviront à régler les dépenses pour la réalisation de la partie du projet qui incombe aux bénéficiaires et pour le fonctionnement de la Cellule de Projet.

Le degré d’enclavement de la commune bénéficiaire

Le degré d’enclavement fait partie les critères exigés par le PDC pour pouvoir bénéficier son financement. Mais les problèmes serouvent lors de la préparation des dossiers pour le déblocage de fonds .
Malgré l’assistance et les formations données par el Partenaire relais, il arrive parfois que la Cellule de projet ne peut pas fournir les dossiers nécessaires pour stimuler la prochaine tranche. Ceci apparaît dans le problème d’enclavement. Tenant compte du mauvais état de la route le « va-et-vient » sur le lieu de la commune et la Direction Régionale du FID entraîne une perte de temps.
Les bénéficiaires soumettront au FID :
– Les documents qui requièrent la non-objection du FID (études techniques, DAO, Rapport d’évaluation des offres Entreprises de travaux…) conformément au planning prévisionnel, ainsi que tout projet de résiliationde marché.
– Le rapport succinct d’avancement des travaux d’une période au moment de la demande de paiement de la tranche suivante.
– Au plus tard quinze jours après la réception provisoire, un rapport final décrivant :
· les activités entreprises, les problèmes et les solutions adoptées
· l’état financier final (avec détail des rubriques)
· Bilan de la contribution des bénéficiaires
· Evaluation des relations des bénéficiaires avec : FID, BE, MPE ou tâcherons, fournisseurs.

Manque de formation

Les cellules de projet qui bénéficie des fonds parle FID doivent avoir des formations. Mais le problème se pose sur la durée de formation qui est trop courte. Le système de formation modulé n’a aucun des profils à former pour permettre un meilleur approfondissement des connaissances. Or il est difficile de faire une gestion de projet ou une gestion financière pour une personne qui n’a pas acquis des connaissances appropriées.

Analyse sur le Bureau d’Etudes

La présélection des bureaux d’études est effectuéesur la base de l’évaluation de leurs dossiers. La présélection est en fonction de ces expériences et ces moyens matériels. Mais des risques se trouvent encore sur l’insuffisance de personnel, et l’incompétence de ces membres.

Contrôle insuffisant de l’avancement des trava ux

Le Bureau d’Etudes est chargé de suivre et contrôler l’avancement technique des travaux pour que ces derniers réalisés conformémentàla prévision et que leurs qualités soient satisfaisantes. Mais le fait que le BE travaille en étroite collaboration avec l’Entreprise, il y a des moments qu’il n’arrive pas à accomplir ces tâch es, plus précisément à suivre l’avancement technique des travaux.
Ceci est dû, d’abord par le manque de compétence de la part des agents du BE provoquant ainsi l’inexistence de motivation à acco mplir leurs tâches. De plus, dès fois, ledit BE et l’Entreprise partenaire ne respectent pas la déontologie du métier, c’est à dire que cette dernière essaye de corrompre le premier afin qu’il ne puisse pas travailler conformément à la règle. Or cela engendre des conséquences néfastes endantp la réalisation des travaux comme l’absence du BE dans le chantier. Cette absence à s on tour va générer un impact négatif au niveau de la qualité des travaux et surtout sur leretard de décaissement.

Incompétence du Bureau d’Etudes

La procédure de choix, qui est bien explicitée dansla lettre d’invitation, ou “demande de propositions”, repose à la fois sur une évaluation technique et sur le prix de la proposition et dont la méthode sera fixée dans une Note de Service de la Direction Générale. L’évaluation technique prend en compte trois critères principaux:
– les références techniques dans le domaine de la mission à accomplir,
– la méthodologie et le planning proposés, et
– les qualifications et l’expérience du personnel proposé pour exécuter la mission.
Mais il se peut que le Bureau d’Etudes choisi soit non compétent. Alors que le Bureau d’Etudes pour des sous-projets communautaires gérés et réalisés par les Bénéficiaires assurentles études techniques du sous-projet et assurent pour le compte du FID le suivi et contrôle et surveillance des travaux.
Si après études de détail, appels d’offres et consultations de prix, le coût réel du projet est inférieur au coût estimé, le surplus de financement appartient aux bénéficiaires. Si par contre il y a un déficit, alors pour pouvoir néanmoins réaliser le projet, les bénéficiaires sont obligés soit réaliser le projet avec le financementdu FID disponible, soit prendre les mesures d’ajustement. Ces mesures peuvent comprendre une augmentation de la contribution des bénéficiaires, une réduction de la taille du projetou une réalisation en phases.

Au niveau du personnel

Il arrive parfois qu’un Bureau d’Etudes possède au moins deux contrats sur deux endroits différents en tenant compte du degré d’enclavement des communes. Et les problèmes qui se posent se trouvent sur l’insuffisance de personnel pour assumer ses obligations envers la cellule de projet et à l’Entreprise. Ce qui entr aîne le manquement sur les formations et surtout le retard de préparation des dossiers ou rapports à envoyer à la Direction Régionale du FID et qui endommage par la suite le retard sur la prochaine séance de décaissement.

Création de Bureau d’Etudes

Si auparavant les Bureau d’Etudes, ayant leur siège social à Antananarivo, étaient un passage obligé pour les auteurs Directions Régionales, force est de constater que les Bureau d’Etudes, crées dans les régions sous la houlette du FID, ont pu rivaliser avec leurs pairs et faire admettre leur performance auprès de nombreux organismes régionaux.

Analyse de l’Entreprise

Le FID effectue la présélection sur la base des dossiers. Elle statue sur les demandes après enquête auprès de toutes les personnes physiques et morales ayant travaillé avec les MPE du BTP, après enquête sur la véracité des informations fournies, éventuellement après interview des dirigeants des MPE du BTP. Mais quand même des problèmes sont survenus pendant la réalisation.

Table des matières

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU FONDS D’INTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT ET DU PROJET COMMUNAUTAIRE CLASSIQUE
CHAPITRE I : PRESENTATION DU FONDS D’INTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT ET DU PROJET COMMUNAUTAIRE CLASSIQUE (PCC)
Section I : Description du FID
1.1. Historique
1.2. Activités et composantes
1.3. Environnement de l’organisation
Section II : Le projet communautaire classique et le FID
2.1. Objectifs du PCC
2.2. Gestion du projet
CONCLUSION
CHAPITRE II : CONDITIONS DE DECAISSEMENT DE FONDS POUR LES PROJETS COMMUNAUTAIRES CLASSIQUES
Section I : Les différents acteurs
1.1. Association de bénéficiaires
1.2. Bureau d’étude
1.3. Entreprise (Maître d’ouvrage)
1.4. Partenaire Relais
1.5. Banques
1.6. FID
Section II : Les modalités de décaissement
2.1. Les emplois de chaque tranche
2.2. Conditions requises pour chaque décaissement
CONCLUSION
CHAPITRE III : THEORIE SUR LA GESTION DE TRESORERIE
Section I : Approche de la trésorerie par le bilan
1.1. Le bilan fonctionnel
1.2. Equilibre financier
Section II : Les prévisions de trésorerie
2.1. Prévisions financières à court terme: le budget de trésorerie
2.2. Les ratios de trésorerie
CONCLUSION
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DES CONDITIONS DE DECAISSEMENT DE FONDS POUR LE PROJET COMMUNAUTAIRE CLASSIQUE
CHAPITRE I : ANALYSE DES DIFFERENTS ACTEURS
Section I : Analyse concernant l’Association de bénéficiaires
1.1. Comportement des membres de la cellule de projet
1.2. Effectif du personnel
1.3. Apport des bénéficiaires
1.4. Le degré d’enclavement de la commune bénéficiaire
1.5. Manque de formation
Section II : Analyse sur le Bureau d’Etudes
2.1. Contrôle insuffisant de l’avancement des travaux
2.2. Incompétence du Bureau d’Etudes
2.3. Au niveau du personnel
2.4. Création de Bureau d’Etudes
Section III : Analyse de l’Entreprise
3.1. Non réalisation de l’apport des bénéficiaires par rapport à l’avancement du travail
3.2. Problème sur la passation de marché
3.3. Emergence du PME
Section IV : Analyse au niveau de la Banque
4.1. La compensation des transactions
4.2. Le degré d’enclavement des communes bénéficiaires
Section V : Analyse au niveau du FID
5.1. Insuffisance de fonds
5.2. Initiation de transfert progressif de responsabilité
CONCLUSION
CHAPITRE II : ANALYSE DES MODALITES DE DECAISSEMENT
Section I : Le coût de projet
1.1. Formule
1.2. Réalité
Section II : Les emplois de chaque tranche
2.1. La 1ère tranche 30%
2.2. La 2ème tranche 30%
2.3. La 3ème tranche 30%
2.4. La 4ème tranche 10%
CONCLUSION
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
TROISIEME PARTIE : PRECONISATIONS DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : LES PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section I : Les solutions apportées au niveau des acteurs
1.1. Modification de l’apport des bénéficiaires
1.2. Date de la réalisation des travaux
1.3. Amélioration des modules de formation
1.4. Augmentation du nombre de personnel
1.5. Encadrement sur la passation de marché
Section II : Les solutions apportées sur les modalités de décaissement
2.1. Evaluation du coût de projet
2.2. Les modalités de décaissement
CONCLUSION
CHAPITRE II : LES CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE ET LES LIMITES DES PROPOSITIONS
Section I : Les conditions de mise en oeuvre
1.1. Sensibilisation des bénéficiaires
1.2. Recrutement de personnel
1.3. La tenue d’une comptabilité
1.4. Mobilisation et renforcement des capacités
Section II : Les limites des propositions
2.1. Le problème d’enclavement de la commune
2.2. Fléaux naturels
2.3. Procédures de décaissement
2.4. Les principaux écarts
CONCLUSION
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
CONCLUSION GENERALE

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