ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET FORMULATION DES PROBLEMES

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THEORIE SUR L’OUTIL DE GESTION : « SYSTEME DE CONTROLE INTERNE »

Depuis quelques années, les notions de Contrôle Interne ont pénétré tous les domaines de l’activité économique, non seulement dans les pays développés, et dans les pays en voie de développement ; mais également dans le secteur privé, mais également dans le secteur public. Faire ce constat ne veut pas dire que toutes les organisations professionnelles d’auditeur ont la même conception de ce qu’est le Contrôle Interne. Dans tous les cas, tout le monde est d’accord que l’auditeur doit obligatoirement tenir compte de l’efficacité du Contrôle Interne lorsqu’il entreprend la planification de sa mission.
Quels que soient les objectifs d’un audit, celui-ci commence toujours par une étude complète ou partielle du Contrôle Interne, dont nous allons voir les détails dans les sections ci-dessous :
Section 1 : Définitions du Contrôle interne
Selon la compagnie nationale des commissaires aux comptes en 1984 : le Contrôle Interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable et autres, que la direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité, afin d’assurer :
· La protection du patrimoine,
· La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent,
· La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’Entreprise,
· La conformité des décisions avec la politique de la direction ,
La définition la plus autorisée est celle qui a été formulée par les organisations professionnelles d’auditeurs et d’experts comptables en 1977 : « le Contrôle Interne est l’ensemble de méthodes et de sécurités contribuant à la maîtrise de l’Entreprise » .
Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Objectifs du Contrôle Interne

On peut les citer tels que :

Maîtriser l’entreprise :

Il peut apparaître que la maîtrise d’une entreprise est l’un des objectifs évidents d’un conseil d’administration et des dirigeants opérationnels. Nous devons souligner que la responsabilité de la mise en œuvre du système du Contrôle Interne est celle des dirigeants.
C’est à ces derniers, et à eux seuls, qu’il incombe de définir leur politique de contrôle et de s’ assurer du bon respect dans toutes les activités de l’entreprise. La maîtrise de l’entreprise exige, effectivement, la définition claire des objectifs, des budgets, des structures et procédures qu’on peut définir comme un ensemble de dispositifs, appelé CONTROLE DE LA GESTION DE L’ENTREPRISE .

Sauvegarder les actifs :

L’un des objectifs principaux des administrateurs d’une société est en principe de rentabiliser les mises de fonds des actionnaires. Il est évident qu’aucun administrateur ne peut garantir la rentabilité certaine aux actionnaires. Il doit , cependant, en tant que leur mandataire, agir en bon père de famille pour la sauvegarde des fonds qui lui sont confiés. La notion de capital à risque se rapporte non seulement à la rentabilité des investissements mais aussi à la sécurité des fonds. L’obligation de l’administrateur est de s’assurer que les actifs de la société acquis grâce au capital ainsi que les autres ressources sont protégés en permanence, à travers les diverses transformations du cycle opérationnel.

Assurer la qualité de l’information :

La plupart des faillites, des dépôts de bilan et des liquidations judiciaires font ressortir une faiblesse commune : « Le manque d’un système adéquat d’information de qualité. » Par « QUALITE » nous attendons à la fois que l’information soit objective, donnant une image fidèle de l’entreprise dans son environnement et qu’elle soit disponible, dans le format voulu dans les délais appropriés à ceux qui doivent l’interpréter et ensuite agir. Une entreprise ne peut pas être gérée, dirigée ou maîtrisée, si elle ne possède pas un système d’information comportant les caractéristiques suivantes :
· Enregistrement des opérations à la source, dans les délais les plus brefs,
· Autorisation des opérations et vérification de l’information sur ces opérations à la source,
· Regroupement des informations par catégories homogènes à chaque étape de traitement ou conversion,
· Respect des normes comptables généralement admises et des règles internes de l’entreprise pour la présentation de l’information comptable,
· Diffusion de l’information aux personnes censées entreprendre une action ou contrôler sa validité dans les délais minima,

Assurer l’application des instructions de la direction :

Il est relativement facile d’émettre une instruction. Cette facilité et la nécessité de la faire continuellement, dans une entreprise, à tous les niveaux de responsabilité, posent un important problème de contrôle. Les instructions sont communiquées sous diverses formes automatisées, verbales ou écrites. Elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel, et sont souvent filtrées plusieurs fois avant d’arriver à la personne pour laquelle elles doivent avoir une signification immédiate.
– Par un contrôle a priori , il faut s’assurer d’une part, que les objectifs des instructions soient bien définis et que les instructions même soient claires, appropriées et compréhensibles ; d’autres part, qu’elles soient adressées spécifiquement aux personnes habilitées et formées pour les interpréter correctement.
– Par un contrôle a posteriori, le rédacteur de l’instruction doit s’assurer de son application.

Favoriser l’amélioration des performances :

Il est frappant de constater que les définitions du Contrôle Interne visent le respect d’une efficacité certaine et une efficience dans la gestion de l’entreprise. L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre lu but qu’elle s’est fixée. L’efficience est la qualité de l’organisation qui permet d’être efficace au moindre coût .
L’efficacité et l’efficience de l’organisation nécessitent l’implantation d’un processus de communication bien défini entre les divers niveaux hiérarchiques de l’organisation. Ce processus concerne les informations qualitatives et quantitatives et mène à la mise en place des procédures et des systèmes opérationnels et administratifs, basés pour la plupart, sur un traitement informatisé. Il convient de noter qu’un bon système du Contrôle Interne se caractérise par l’existence de :
Manuelle de procédures ou notes de services,
Organigrammes et description de postes,
Rapports périodiques d’information de gestion couvrant l’ensemble des activités dans le cadre d’un système de contrôle budgétaire et de mesure des performances ,

Les principes du Contrôle Interne :

Le système du Contrôle Interne est basé sur plusieurs principes, on peut citer :

Le principe d’organisation :

Le principe d’organisation veille à ce que toute entreprise, quelle que soit sa taille et sa branche d’activité, soit organisée rationnellement. En effet, ses structures sont décrites dans un organigramme. Par ailleurs ses procédures doivent être écrites et rassemblées dans un manuel. En un mot, les procédures doivent être formalisées.

Le principe d’intégration :

Le principe d’intégration, également appelé « principe d’auto – contrôle », repose sur des regroupements et des informations et sur des contrôles réciproques. Le recoupement consiste à comparer des informations figurant dans les documents différents. Il permet d’éviter les fraudes et de détecter les erreurs involontaires. Le contrôle réciproque est aussi la comparaison d’une même information à partir de son enregistrement par deux personnes différentes .

Le principe de permanence :

Le principe de permanence implique la pérennité des procédures du Contrôle Interne utilisées par l’entreprise. Ce principe est fort logique car toute organisation nécessite une stabilité de ses structures de manière à ne pas perdre de temps à l’adaptation du personnel et des machines aux nouvelles procédures mises en place.

Le principe d’universalité:

Ce principe signifie que le Contrôle Interne concerne toutes les personnes de l’entreprise en tout temps et en tout lieu :il n’y a pas de moment où les procédures ne sont pas appliquées , il n’y a pas non plus des activités exclues.

Le principe d’indépendance:

Le principe de Contrôle Interne n’est pas lié, malgré la similitude des noms, au principe comptable d’indépendance. Le principe d’indépendance implique que les objectifs du Contrôle Interne sont à atteindre indépendamment des méthodes et moyens de l’entreprise. Quelles que soient les procédures employées pour conclure des contrats, pour tenir la comptabilité, ou pour archiver les informations, les objectifs de sauvegarde du patrimoine et d’amélioration des performances doivent être atteints.

Le principe d’information:

L’information qui chemine dans les circuits du Contrôle Interne doit être : pertinente : adaptée à son objectif et à son utilisation, disponible dans les temps et les lieux voulus.
utile : son usage visant à satisfaire un besoin, elle doit être directe c’est à dire saisie la plus près possible, de sa source ; non redondante et économique, c’est à dire que son coût doit être en rapport avec ce qu’elle rapporte.
objective : elle ne doit pas avoir été transformée volontairement dans un but particulier.
communicable : l’information communicable est celle dont le destinataire peut tirer clairement, sans ambiguïté, les renseignements dont il a besoin. Elle doit être explicite et révéler les faits significatifs en fonction des besoins des utilisateurs.
vérifiable : la vérifiabilité de l’information implique des règles d’enregistrement et de classement méthodique des faits et une comptabilisation sans retard pour pouvoir, le cas échéant, déceler les anomalies. Elle implique également une numérotation des pièces comptables et un archivage approprié.

Le principe d’harmonie:

Le principe d’harmonie est, pour l’ordre des experts comptables, « L’amélioration de la Communication Interne aux caractéristiques de l’entreprise et de l’environnement. Sinon la Communication Interne formerait un ensemble rigide et contraignant qui n’est pas l’objectif cherché. C’est un simple principe de bon sens qui exige que la Communication Interne soit adapté au fonctionnement de l’entreprise, à la sécurité recherché et au coût des contrôles »

Les moyens techniques mis en œuvre:

L’analyse des objectifs de la Communication Interne nous a permis d’apprécier indirectement quelques uns des moyens qui sont nécessaires à mettre en œuvre. Pourtant, les définitions elles mêmes spécifient et précisent un certain nombre de moyens de la CI, qu’il nous faut étudier ci-après.

Le digramme de circulation des documents (DCD):

Le DCD est l’outil utilisé par l’auditeur lors de l’évaluation du système de CI pour décrire l’enchaînement des tâches et du flux de données pour un cycle donné. Il se présente graphiquement comme une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, les postes de travail, les décisions, les responsabilités sont représentés par des symboles réunis les uns les autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. L’établissement d’un DCD a pour but de formaliser l’étude :
d’une organisation à travers le traitement des documents relatifs à une catégorie d’opérations ;
d’un mode d’enregistrement comptable ;
d’un mode de traitement informatique ;
de l’efficacité du CI ;
Il n’existe actuellement rien de plus clair et de plus rigoureux pour traduire le cheminement d’une information, d’un document ou d’une opération à travers les différents services de l’entité observée que le DCD.
La conception du diagramme varie sensiblement d’une entité à une autre. Néanmoins, nous retrouvons habituellement les deux formes suivantes : – Les diagrammes détaillés
– Les diagrammes sommaires
Le choix entre ces deux catégories de diagrammes est déterminé en fonction de la complexité du système décrit.
Le diagramme détaillé est généralement utilisé pour les cas d’analyse en profondeur du système de la CI tandis que le diagramme sommaire est utilisé pour une analyse préliminaire du système, soit dans l’analyse d’un cycle peu important, soit pour avoir une vue d’ensemble et synthétique d’un système décrit préalablement sous forme détaillé.Le contenu

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE 
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
Chapitre I : Présentation de la Société MATERAUTO
Section 1 : Historique de la Société
Section 2 : Identification de la Société
Section 3 : Organigramme de la Société
Chapitre II : Théorie sur l’outil de gestion « SYSTEME DE CONTROLE INTERNE »
Section 1 : Définitions du Contrôle Interne
Section 2 : Objectifs du Contrôle Interne
2-1 : Maîtriser l’entreprise
2-2 : Sauvegarder les actifs
2-3 : Assurer la qualité de l’information
2-4 : Assurer l’application des instructions de la direction
2-5 : Favoriser l’amélioration des performances
Section 3 : Les principes du Contrôle Interne
3-1 : Le principe d’organisation
3-2 : Le principe d’intégration
3-3 : Le principe de permanence
3-4 : Le principe d’universalité
3-5 : Le principe d’indépendance
3-6 : Le principe d’information
3-7 : Le principe d’harmonie
Section 4 : Les moyens techniques mis en oeuvre
4-1 : Le diagramme de circulation des documents
4-2 : Le questionnaire C.I. et la feuille de liaison
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET FORMULATION DES PROBLEMES
Chapitre I : Problèmes concernant les éléments constitutifs du CI
Section 1 : Historique de la Société
1-1: Confusion concernant la circulation des documents comptables
1-2 : Atteinte à la bonne relation avec les tiers
Section 2 : Insuffisance des mesures appropriées
2-1 : Absence de manuel de procédures bien définies et disponibles
2-2 : Manque de communication au sein de la Société
Chapitre II : Problèmes concernant l’organisation au niveau du service comptable
Section 1 : Le maque du personnel
1-1 : Existence de difficultés pour certains employés
1-2 : Exécution des tâches non satisfaisantes
Section 2 : Insuffisance de support dans l’application des instructions de travail
2-1 : Exécution des tâches à la routine
2-2 : Réduction de la concentration des employés
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES 
Chapitre I : Solutions concernant les éléments constitutifs du CI
Section 1 : Respecter le principe d’organisation mis en place
1-1: Bien suivre la répartition des tâches
1-2 Garder la bonne relation avec les tiers
Section 2 : Mettre en oeuvre des mesures adéquates
2-1 : Etablissement d’un manuel écrit bien défini
2-2 : Amélioration des réseaux de communication déjà existante
Chapitre II : Solutions liées à l’organisation au niveau du service comptable
Section 1 : Le recrutement du personnel
1-1 : Définir les tâches pour chaque poste de travail
1-2 : Motiver le personnel pour la bonne exécution des tâches
Section 2 : Envisager des mesures pour une meilleure application des instructions de travail
2-1 : Régularité de l’exécution des tâches
2-2 : Intégrer le personnel dans la Société
Chapitre III : Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
1-1 : Mise en place de procédures bien définies
1-2 : Etablissement d’un diagramme de circulation des documents
1-3 : Organiser des formations externes et internes
1-4 : Conception d’une méthode de collecte d’information
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
2-1 : Les résultats attendus
2-1-1 : La bonne marche du service de la comptabilité
2-1-2 : La fiabilité des informations
2-1-3 : Personnel compétent et intègre
2-1-4 : Amélioration des relations inter services
2-2 : Recommandations générales
2-2-1 : Susciter l’intervention d’un autre auditeur
2-2-2 : Investir au niveau des informations
CONCLUSION GENERALE

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