Analyse de la gestion du fonds

Outils de collecte d’informations

Pour l’exécution de ce travail, nous avons utilisé de nombreux outils de collecte d’informations. Tout d’abord, nous avons organisé un entretien avec les membres de l’association qui s’occupent de la gestion documentaire. Cette démarche visait à comprendre puis à analyser les pratiques actuelles, ainsi qu’à appréhender le chemin du document au sein de l’association. Par ailleurs, lors d’une séance, nous avons exposé les différentes solutions documentaires retenues afin de convenir des spécificités et autres critères pour procéder au choix du logiciel. Nous avons effectué une analyse du fonds documentaire papier et numérique afin d’en cerner les spécificités et découvrir les faiblesses du système de gestion actuel. Cet examen est finalement une initiative importante pour distinguer une solution documentaire pertinente. L’analyse du fonds numérique était associée à celle du système informatique plus globale. Le site Web s’est révélé être un élément clef du système de gestion documentaire et a aussi été étudié. De nombreux critères et points relevés lors de ces diverses analyses orientent la suite de ce travail. Parallèlement à ces démarches internes, il semblait évident de mettre en lumière les pratiques d’institutions similaires à Genève. Cette approche a permis de saisir le contexte plus général des problématiques rencontrées par des associations analogues.

Un questionnaire a été expédié, par messagerie, à toutes les Mémoires de Genève; il a été réalisé préalablement avec la plateforme Google Forms. Une consultation de la littérature spécialisée était indispensable pour le bon déroulement du travail. Ce procédé permet de cerner les logiciels et pratiques inhérentes à un fonds documentaire tel que celui-ci. Les situations proches de notre problématique ont enrichi le contenu de cette étude. Le Web est sans conteste l’outil le plus achevé pour notre collecte de données. Indéniablement, c’était notre principal instrument pour la recherche d’informations concernant les solutions documentaires. Lors du processus de choix du logiciel, nous en avons testé plusieurs. Ces logiciels ont été installés, analysés finement et comparés entre eux afin de les départager.

Conservation

La conservation est une étape fondamentale du processus de gestion d’archives. Une institution doit gérer le conditionnement et le stockage de ses documents de manière correcte afin d’en optimiser la préservation. L’InterPARES (2016) définit la conservation comme étant l’ensemble des principes, des politiques, des règles et des stratégies qui permettent de prolonger l’existence d’un objet, tout en le maintenant dans un état convenable pour une utilisation, soit dans son format d’origine ou dans un format plus persistant, tout en laissant la forme intellectuelle de l’objet intacte. Le conditionnement est une démarche spécifique qui utilise du matériel d’archivage, tel que des chemises ou des boîtes afin de protéger les documents d’archives (Archives de France 2002). Il s’agit d’un matériel que l’on acquiert chez des fournisseurs spécialisés pour les centres d’archives. Il est fabriqué avec des composants non acides afin de résister aux affres du temps. Le conditionnement s’accompagne d’un traitement physique, c’est-à-dire qu’il faut retirer l’intégralité des pièces métalliques et plastique apposées aux documents, soit les agrafes, les chemises en plastique etc. Afin de conserver l’identification des blocs de documents auparavant accrochés ensemble, il convient de les ranger par dossier, dans des chemises papier avant de les stocker en boîte (Association vaudoise des archivistes 2011). La taille de la boîte doit être adaptée à celle des documents et ne pas être trop remplie (Archives départementale de l’Yonne). Concernant les documents grands formats, tels que les posters ou plans, ils sont en général conservés dans des grandes chemises papier puis entreposés dans des meubles à plan. Les documents reliés, notamment les registres, sont conservés tels quels (Archives départementale de l’Yonne). Concernant le stockage, afin de limiter les risques de dégâts sur les archives, les meubles qui les contiennent doivent être entreposés dans des pièces sans conduites d’eau, peu lumineuses et peu poussiéreuses ; de surcroît l’humidité doit pouvoir être contrôlée et les écarts de températures limités au maximum (Association vaudoise des archivistes 2008).

Organisation

La fonction organisation va être définie en plusieurs concepts, la classification, le classement, l’inventaire et l’indexation. Cette partie considère les outils suivants ; le plan de classement et la solution de gestion documentaire. La notion de classification est très importante en archives et peut être définie comme étant l’arrangement de concepts dans des classes et leurs subdivisions pour exprimer une relation entre elles (InterPARES 2016). Le système de classification d’archives, autrement dit le plan de classement, est basé sur la typologie, soit le respect des fonds, mais quand cela est impossible il est basé en fonction de critères thématiques, chronologiques ou géographiques afin de déterminer l’agrégation rationnelle et systématique des dossiers entre eux (Archives de France 2002). Il vise à faciliter l’indexation des documents et leur organisation au cours de la phase de gestion des documents. Il permet ainsi de faciliter la recherche documentaire (InterPARES 2016). Par opposition à la classification qui est une notion intellectuelle, le classement est une action physique. C’est-à-dire que le classement est l’acte de ranger les documents sur les rayonnages. Selon Carol Couture (2003), l’indexation est l’action qui vise à définir et préciser un document d’archive grâce à des notions qui sont présentes dans le document lui-même. Cela se traduit par l’utilisation d’un langage contrôlé pour décrire un document suite à son analyse. L’indexation se fait en général à l’aide d’un logiciel de gestion documentaire, au moment de l’inventorisation des documents. Quant à l’inventaire, il sert à regrouper de manière exhaustive, selon des critères de descriptions définis, les dossiers ou les documents composant un fonds d’archives. En règle générale, les critères choisis s’appuient sur la norme ISAD(G) (Association vaudoise des archivistes 2008). La norme ISAD(G) sera approfondie dans une section suivante de ce mémoire. Aujourd’hui, les inventaires sont fréquemment réalisés grâce à des logiciels de gestion documentaires. Ces programmes permettent, le plus souvent, de consulter l’inventaire librement sur internet (Infoclio).

Législation Le cadre légal est toujours important à prendre en compte lorsqu’il faut mettre en place des pratiques d’archivages au sein d’un organisme. Avec La Mémoire de Veyrier, nous sommes en présence d’archives privées étant donné qu’elles ne sont pas considérées comme archives publiques, car elles ne sont pas constituées de documents produits ou reçus dans le cadre de l’exécution des compétences de l’Etat et de ses organes. Autrement dit, les archives privées sont celles qui ne sont pas réglementées par la loi fédérale ou genevoise, hormis les documents financiers. Par contre, ce fonds d’archives contient de nombreux documents iconographiques, représentant des personnes plus précisément des élèves de l’école primaire. Ils sont régis par le droit à l’image qui, en droit suisse, relève du droit de la personnalité, soit un droit absolu, protégé par l’article 28 du code civil. Dans les faits, chacun est libre d’autoriser l’usage de son image, il peut également l’interdire et agir contre celui qui attenterait à son droit d’une manière illicite ; en font exception les personnages de la vie publique et les vues dénombrant plus de cinq personnes.

Attendu que le recours à une autorisation écrite de la personne représentée est impossible à mettre en oeuvre, pour des images anciennes, il faut tout de même prévoir une procédure qui bloquera la publication d’un document, si ayant droit en fait la demande. Le cas des photographies de classes fait l’objet de recommandations du DIP qui demande de ne pas publier sur le Web des documents en lien avec des élèves qui poursuivent leur scolarité. Les droits d’auteurs sont à prendre en considération, tant pour la publication d’oeuvres mises en ligne, produites par d’autres auteurs que la Mémoire que pour la protection des productions de l’institution. Il est nécessaire de mentionner ses sources et la provenance des documents pour respecter l’article 25 de la Loi sur les droits d’auteurs – le droit de citation. Dans la mesure du possible, l’autorisation des ayants droits doit être obtenue – si ceux-ci peuvent être identifiés – pour la publication, ce qui n’est pas toujours possible pour des documents non signés ou très anciens. Une mention sur le site permettant de demander le retrait d’un document ou une mention de responsabilité est une mesure de bons sens ou de précaution. Pour les documents produits en totalité par la Mémoire, le recours au Creative Commons doit se généraliser, afin d’autoriser la circulation des documents tout en garantissant le droit des auteurs.

Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
1Introduction
2Contexte
2.1Origine
2.2Les objectifs généraux
2.3La Mémoire de Veyrier
2.3.1Membres
2.3.2Locaux
2.3.3Activités
3Méthodologie
3.1Suivi du travail
3.2Outils de collecte d’informations
4Etat de l’art
4.1Fonctions archivistiques
4.1.1Acquisition
4.1.2Conservation
4.1.3Organisation
4.1.4Diffusion
4.1.5Évaluation
4.2Législation
4.3Normes de description
4.4Institutions similaires
4.5Mise en place d’un système de gestion documentaire
4.6Solutions de gestion documentaire informatisées repérées
4.6.1Access
4.6.2ArchivesSpaces
4.6.3Archivist Toolkit
4.6.4Ariane services
4.6.5AtoM
4.6.6Avenio
4.6.7Cadic intégrale
4.6.8Collective Access
4.6.9Excel
4.6.10Greenstone
4.6.11Omeka
4.6.12Oracle MySQL
4.6.13PMB
4.6.14ScopeArchiv
4.6.15Skinsoft
4.6.16Spark Archives
4.6.17Ultima
4.6.18Autres solutions
5Analyse de l’existant
5.1Analyse de la gestion du fonds
5.1.1Le chemin du document
5.1.1.1Acquisition
5.1.1.2Traitement et conditionnement
5.1.1.3Classification
5.1.1.4Rangement
5.1.1.5Recherche
5.1.1.6Utilisation
5.1.1.7Tri
5.1.2Outils archivistiques actuels
5.1.3Ressources
5.2Analyse du système informatique
5.2.1Logiciels
5.2.2Matériels informatiques
5.2.3Arborescence
5.2.4Formats des documents
5.2.5Sauvegarde
5.3Analyse du Site Web
5.3.1Plan du site
5.4Analyse du fonds
5.4.1Administratifs
5.4.2Dossiers thématiques
5.4.3Objets
5.4.4Photos numérisées
5.4.5Tirages photos
5.5Paramètres
5.6Conclusion de l’analyse de l’existant
6Analyse des besoins
6.1Règles de conditionnement des documents
6.2Plan de classement
6.3Calendrier de conservation
6.4Règles de nommage et format pour les documents numériques
6.5Politique d’acquisition
6.6Logiciel de gestion documentaire
6.6.1Formats et supports
6.6.2Mots-clefs
6.6.3Gestion des droits
6.6.4Pérennité
6.6.5Recherche
6.6.6Maintenance
6.6.7Mise en ligne
6.7Analyse SWOT
7Choix de la solution documentaire
7.1Panorama des solutions
7.1.1Choix de La Mémoire de Veyrier
7.1.2Présélection des logiciels
7.1.3Présentation des logiciels présélectionnés
7.2Analyse multicritère
7.2.1Critères
7.2.2Pondération
7.2.3Test
7.2.4Analyse
7.3AtoM
7.3.1Mise en place
7.3.2Paramétrage
8Recommandations pour la gestion du fonds
8.1Bonnes pratiques
8.1.1Conservation
8.1.2Outils
8.1.2.1Inventaire
8.1.2.2Plan de classement
8.1.2.3Politique d’acquisition
8.1.2.4Calendrier de conservation
8.1.3Règles de nommage
8.1.4Règles de conditionnement
8.1.5Procédure
8.1.6Organisation
8.1.7Aspects légaux
9Conclusion
Bibliographie

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