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THEORIES SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Chaque entitรฉ, quโelle soit ร but lucratif ou non lucratif dispose de son propre systรจme contrรดle interne dans lโexรฉcution de ses activitรฉs ; pour la protection de son patrimoine et la fiabilitรฉ des informations comptables. Les bases auxquelles ces systรจmes sont formulรฉs sont les mรชmes, et ce sont ces bases que nous allons dรฉvelopper dans ce chapitre.
Notions de contrรดle interne
Le contrรดle interne peut รชtre dรฉfini sous plusieursfaรงons par beaucoup dโauteurs. Dans cette section, nous allons รฉnumรฉrer quelques uns ainsi que lโobjectif du contrรดle interne.
Dรฉfinitions et objectif
Dรฉfinitions
ยซ Le systรจme de contrรดle interne est lโensemble de s politiques et procรฉdures mises en ลuvre par la direction dโune entitรฉ en vue de sโassurer, dans la mesure du possible la gestion efficace et rigoureuse de ses activitรฉs ยป.
ยซ Le contrรดle interne est un dispositif de la sociรฉtรฉ, dรฉfini et mis en ลuvre sous sa responsabilitรฉ visant ร assurer la conformitรฉ aux oisl et rรจglements, lโapplication des instructions et des orientations fixรฉes par la direction gรฉnรฉrale ou directoire, le bon fonctionnement des processus internes de la sociรฉtรฉ, notamment ceux courant ร la sauvegarde de ses actifs, la fiabilitรฉ des informations financiรจres ยป2.
Objectifs :
Le systรจme de contrรดle interne est utile pour sโass urer du respect des rรจgles et politiques de gestion, dรฉtecter et prรฉvenir des fraudes ou erreurs susceptibles de se rรฉaliser dans lโentreprise, sโassurer de la vรฉracitรฉ des enregistrements comptables.
Il est nรฉcessaire pour la prรฉvention des erreurs iscales,f sociales, lรฉgales, en tant que gage de la qualitรฉ dans lโorganisation mise en place. Il est caractรฉrisรฉ par un systรจme dโorganisation du traitement de lโinformation comptable jusquโร sa v alidation. Il est applicable dรจs lโouverture du courrier au rangement des piรจces comptables, jusquโร la validation dโun rรจglement.
Dโune faรงon gรฉnรฉrale, il contribue ร la maรฎtrise de ses activitรฉs, ร lโefficacitรฉ de ses opรฉrations et ร lโutilisation efficiente de ses ressources.
Son objectif est la recherche de la fiabilitรฉ des informations comptables et la protection du patrimoine de lโentreprise. Il permet aussi de promouvoir lโefficience et lโefficacitรฉ, de protรฉger les actifs, de garantir la fiabilitรฉ de lโinformation financiรจre, dโassurer la conformitรฉ aux dispositions lรฉgales et rรจglementaires ; et vise surtout lโapplication des lois et rรจglements dans toutes les activitรฉs de la sociรฉtรฉ pour avoirun bon contrรดle interne.
Exigences du contrรดle interne
Toute entitรฉ, quโelle soit ร but lucratif ou non, devra mettre en place plusieurs dispositifs afin dโatteindre lโobjectif du contrรดle interne. Ci-aprรจ s les bases considรฉrรฉes comme essentielles.
Une organisation adaptรฉe
La mise en ลuvre dโune bonne organisation requiert deux principaux รฉlรฉments, ร savoir :
– la sรฉparation de fonctions : c’est-ร -dire que les fonctions suivantes doivent รชtre sรฉparรฉes :
o la fonction opรฉrationnelle : celle qui est en relation directe avec les tiers ;
o la fonction de dรฉtention : sโassurant de la gestion des biens de lโentitรฉ, doit รชtre appliquรฉe ร toutes les personnes qui dรฉtient ou ontaccรจs aux biens ;
o la fonction dโenregistrement : consistant ร la valo risation et lโenregistrement des mouvements ;
o la fonction de contrรดle, ayant la charge du contrรดl e des autres fonctions ;
– la dรฉfinition formalisรฉe des tรขches et responsabilitรฉs de chacun des membres du personnel de lโentitรฉ, leur permettant de connaรฎtre leur pouvoir et responsabilitรฉ.
Des mรฉthodes et procรฉdures appropriรฉes
Ce sont les consignes dโexรฉcution des tรขches, les documents utilisรฉs et leur contenu, leur diffusion, leur approbation et autorisation. Cela afin de permettre les contrรดles rรฉciproques des tรขches et la dรฉtection des situations anormales le plus rapidement possible.
Un personnel de qualitรฉ
La qualification du personnel est un รฉlรฉment trรจsmportanti du fait que les contrรดles internes tournent autour de lui et se concentrent surtout sur son activitรฉ. Il faut agir sur sa motivation et son attachement ร lโentreprise afin dโรฉviter si possible les erreurs et les fraudes qui peuvent survenir.
La protection matรฉrielle
Etant donnรฉ que lโobjectif du contrรดle interne vise surtout la protection du patrimoine de lโentitรฉ, il est indispensable de bien dรฉfinir lesprocรฉdures appropriรฉes dans la tenue physique des biens. Ce qui est renforcรฉ par le principe de sรฉparation de fonctions.
Une saine maรฎtrise des risques
Des sรฉcuritรฉs juridiques devront รชtre mises en place pour prรฉvenir contre les malversations susceptibles de se produire. Elles doivent รชtre matรฉrialisรฉes pour constituer des preuves en cas de fois.
Contrรดle interne des recettes et dรฉpenses
Contrรดle interne des recettes
Dans la plupart des cas, les recettes sont surtout constituรฉes par les ventes. Les procรฉdures suivantes sont alors considรฉrรฉes comme รฉtant les bases.
Contrรดler et collecter les ressources passe par plu sieurs รฉtapes. Ce sont : lโacceptation, le traitement et lโexรฉcution, la facturation, lโenregistrement des factures, le suivi des comptes clients, le suivi des encaissements.
Acceptation, traitement et exรฉcution :
Cette phase consiste surtout dans lโexamen des besoins des clients par rapport ร notre disponibilitรฉ. Pendant cette phase, il est dโusage de vรฉrifier si les conditions nous sont acceptables, et la solvabilitรฉ des clients ร qui des crรฉances vont รชtre accordรฉes. Dรจs que ce besoin est acceptรฉ, il convient de passer ร la facturation.
Facturation
Lors de cette phase, il convient de sโassurer que les factures sont traitรฉes rapidement et รฉtablies correctement, conformรฉment aux bons de livraisons et bons de commandes reรงus de nos clients. Durant la facturation, il nous est indispensable de vรฉrifier lโapplication correcte des prix conformรฉment aux tarifs en vigueur. Par la suite, elle sera vรฉrifiรฉe arithmรฉtiquement afin de garantir lโexactitude comptable.
Enregistrement des Factures
Cette รฉtape est gรฉnรฉralement destinรฉe au service dela comptabilitรฉ. Ici, le contrรดle interne doit garantir lโexhaustivitรฉ de lโenregistrement des factures, et les erreurs dโenregistrement doivent รชtre dรฉtectรฉes. Afin de pouvoir atteindreesc objectifs, il est dโusage dโutiliser soit un systรจme informatique gรฉnรฉrant directement les enregistrements, soit un systรจme manuel comportant les รฉlรฉments nรฉcessaires ร lโenregistrement.
Suivi des comptes clients
Le systรจme de contrรดle interne doit permettre lโass urance de la relance des arriรฉrรฉs, la constatation de la dรฉprรฉciation. Pour cela, diversdispositifs sont mis en place en vue dโavoir un bon systรจme de contrรดle interne, ร savoir :
– lโรฉdition dโune balance par antรฉrioritรฉ des soldesรฉchus, c’est-ร -dire des balances รขgรฉes
– le suivi des comptes clients qui doit รชtre fait parune personne nโayant pas accรจs aux opรฉrations de trรฉsorerie,
– la relance et les poursuites judiciaires
Le suivi des encaissements
Dans cette derniรจre รฉtape, le systรจme de contrรดle nternei doit sโassurer que les recettes sont intรฉgralement comptabilisรฉes et sont imputรฉes au bon compte individuel. Les dispositifs suivants sont ร prendre en considรฉration :
– procรฉder ร un contrรดle prรฉliminaire sur les recettes avant tout enregistrement
– remettre frรฉquemment en banque les chรจques et espรจc reรงus
– contrรดler rรฉguliรจrement les comptes individuels des clients.
Contrรดle interne des dรฉpenses
Le contrรดle interne dans les dรฉpenses se base surtout sur le principe de sรฉparation de fonctions. Les risques pouvant intervenir sont alors rรฉduiteslorsque celui- ci est respectรฉ.
Les achats doivent รชtre effectuรฉs en fonction du besoin de lโentitรฉ, en quantitรฉ optimale et au bon moment.
Lโexรฉcution des dรฉpenses pour les achats passe gรฉnรฉralement par plusieurs รฉtapes, ร savoir :
Le dรฉclenchement de la commande
Il a pour but de garantir que les commandes sont en fonction des besoins de lโentitรฉ en quantitรฉ optimales et du besoin des personnes autorisรฉes ร le faire. Cโest ร ce moment quโune demande dโachat est รฉtablie par les services utilisateurs, et transmises au service achat
Lโacceptation des livraisons ou services reรงus
Cโest ร ce moment quโun bon de rรฉception est รฉtabli pour chaque rรฉception, puis un contrรดle est prรฉvu afin de sโassurer de la correspondance entre la commande et la livraison. Il sโensuit, lโenvoi dโun des doubles des bons de rรฉceptions au service achat afin de lโinformer de la livraison, et de lโautre double au service de la comptabilitรฉ
La constatation des dettes
Elle se traduit par la transmission systรฉmatique ร la comptabilitรฉ des doubles du BC et du BR.
Celui- ci vise surtout ร lโenregistrement de lโopรฉration aprรจs avoir comparรฉ ces documents.
Le paiement de la facture :
Cโest la comparaison par le service trรฉsorerie des รฉlรฉments figurant sur la facture, le bon de commande et la livraison. Le dรฉcaissement sera faitlorsque la commande est conforme ร la facture, ceci afin de sโassurer que les livraisons sont conformes et que les paiements sont correspondants aux prix des articles livrรฉs.
Lโinformation et le contrรดle de lโinformation
Il est souvent effectuรฉ par lโaudit interne. Ces opรฉrations visent surtout ร sโassurer que les opรฉrations sont bien enregistrรฉes et imputรฉes correctement dans les comptes correspondants. A ce moment, les vรฉrifications des piรจces y affรฉrentes sont faites pour sโassurer de leur conformitรฉ.
Ainsi sโachรจve la premiรจre partie destinรฉe pour laprรฉsentation gรฉnรฉrale tant de lโAssociation que des thรฉories gรฉnรฉrales affรฉrentes ร notre thรจme.
En rรฉsumรฉ, Madagascar National Parks, crรฉรฉe en 1990 sous lโappellation ANGAP, est une Association ร but non lucratif opรฉrant sous la tutelle du Ministรจre de lโEnvironnement, des Eaux et Forรชts, crรฉรฉe en 1990. Son activitรฉ, objectif et mission visent surtout la conservation de la biodiversitรฉ des ressources naturelles de Madagascar. Pour exercer son activitรฉ elle est financรฉe par les bailleurs nationaux et lโEtat. Dโautre part, elle a aussi ses ressources propres gรฉnรฉrรฉes par ses activitรฉs.
Les thรฉories ci-dessus expliquent le systรจme de contrรดle interne dans son exigence, ses objectifs. Les procรฉdures pour la gestion des recetes et dรฉpenses nous ont fournies un aperรงu gรฉnรฉral des analyses que nous poursuivrons dans ladeuxiรจme et la troisiรจme partie.
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Table des matiรจres
Introduction
PARTIE 1- GENERALITES
CHAPITRE 1- PRESENTATION GENERALE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
Section 1- Identitรฉ de Madagascar National Parks
11- Historique et Cadre juridique
111- Historique
112- Cadre juridique
12- Activitรฉ, objectif et mission
121- Activitรฉ
122- Objectif
123- Sa mission
13- Structure de Madagascar National Parks
131- Une Assemblรฉe Gรฉnรฉrale
132- Un Conseil dโAdministration
133- La direction exรฉcutive
Section 2- Domaine du stage
21- Lโaudit interne dans lโorganigramme
22- Missions de lโAuditeur Interne
23- Description des tรขches
24- Dรฉroulement du stage
Section 3- Mode de financement de Madagascar National Parks
31- Les fonds reรงus des bailleurs
32- Les fonds propres
321- Fonctionnement des Droits dโEntrรฉes dans les Aires Protรฉgรฉes
3211- Recettes DEAP
3212- Utilisation des DEAP
322- Les autres recettes
CHAPITRE 2- THEORIES SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section 1- Notions de contrรดle interne
11- Dรฉfinitions et objectif
111- Dรฉfinitions
112- Objectifs
12- Exigences du contrรดle interne
121- Une organisation adaptรฉe
122- Des mรฉthodes et procรฉdures appropriรฉes
123- Un personnel de qualitรฉ
124- La protection matรฉrielle
125-Une saine maรฎtrise des risques
Section 2- Contrรดle interne des recettes et dรฉpenses
21- Contrรดle interne des recettes
211- Acceptation, traitement et exรฉcution
212- Facturation
213- Enregistrement des factures
214- Suivi des comptes clients
215- Suivi des encaissements
22- Contrรดle interne des dรฉpenses
221- Le dรฉclenchement de la commande
222- Lโacceptation des livraisons ou services reรงus
223- La constatation des dettes
224- Le paiement de la facture
225- Lโinformation et le contrรดle de lโinformation
PARTIE 2- ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE LA GESTION DES DEAP
CHAPITRE 3- PROCEDURES EXISTANTES
Section 1- Gestion physique des tickets
11- Au niveau des sites
111- Prรฉvision de consommation de tickets
112- Commande de tickets
12- Au niveau du siรจge
121- Gestion des stocks de tickets
122- Traitement des commandes reรงues
1221- Rรฉception des commandes
1222- Vรฉrification
1223- Envoi de la commande de tickets
Section 2- La gestion des recettes
21- Diagramme de circulation de documents et commentaires
22- Circulation des recettes
Section 3- Gestion des dรฉpenses
31- Achats stockรฉs
32- Achats non stockรฉs
Section 4- Organisation comptable
41- Le logiciel TOMPRO
42- Fonctionnement du systรจme
43- Description du systรจme
CHAPITRE 4- TEST DE CONFORMITE
Section 1- Gestion des tickets
11- Points forts
111- Envoi direct des tickets aux sites
112- Guichet Unique
113- Contrรดle dans les aires protรฉgรฉes
12- Points faibles
121- Faiblesses dans la gestion des stocks
1211- Anciens tickets existants dans le magasin
1212- Mise ร jour du fichier de tenue de stock
1213- Inventaire de stock
12131- Non comparaison entre les existants rรฉels et le fichier de tenue de stock
12132- Non programmation des membres pour lโinventaire
1214- Initiation de la commande trimestriellement par le magasinier
122- Faiblesses dans le contrรดle des tickets
1221- Avant visite
12211- Rupture de stocks de tickets dans les sites
12212- Remplissage des informations sur les tickets
1222- Pendant la visite
1223- Aprรจs visite
12231- Catรฉgorisation des tickets
12232- Description des tickets
12233- Faiblesses dans le contrรดle des souches
Section 2 โ Gestion des recettes
21- Description narrative de lโapplication de la procรฉdure
22- Points forts
23- Points faibles
231- Fonctions incompatibles pour le CVAF
232- Statistiques de ventes
233- Etat rรฉcapitulatif de ventes
234- Opรฉrations sans piรจces justificatives
Section 3- Gestion des dรฉpenses
31- Description narrative de lโapplication de la procรฉdure
311- Achats stockรฉs
312- Achats non stockรฉs
32- Points forts
321- Double signature de chรจques
322- Validation des dรฉcaissements par la Direction Gรฉnรฉrale
33- Points faibles
331- Inexistence du budget
3311- Catรฉgorisation des dรฉpenses
3312- Analyse des dรฉcaissements
332- Piรจces justificatives des achats
3321- Bons de commandes
3322- Factures pro forma
333- Faiblesses dans la relation avec les fournisseurs
3331- Inexistence des bases de donnรฉes fournisseurs
3332- Procรจs verbal pour le choix de fournisseurs
Section 4- Organisation comptable
41- Points forts
42- Points faibles
421- Intitulรฉs des comptes
422- Ecarts entre la vente rรฉalisรฉe et la comptabilitรฉ
423- Compte des immobilisations en cours
424- Suivi des comptes fournisseurs
PARTIE 3 โ PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE 5- SOLUTIONS PRECONISEES POUR LA GESTION DES TICKETS ET LES RECETTES
Section 1- Solutions pour la gestion de stocks de tickets
11- Destruction des anciens tickets
12- Mise ร jour du fichier de tenue de stock
121- Modรจle de fiche de tenue de stock
13- Inventaires
131- Comptages physiques : faire la comparaison entre les existants rรฉels et les stocks finals dans le fichier de tenue de stock
132- Procรจs verbal dโinventaire
1321- Fiche de comptage et procรจs verbal
1322- Programmer le personnel effectuant lโinventaire
14- Commandes trimestrielles du magasinier pour les achats stockรฉs
141- Pรฉriodicitรฉ de la commande
142- Prรฉcautions pour lโinitiation de la commande par le magasinier
143- Mรฉthode la plus appropriรฉe
Section 2- Solutions pour le contrรดle des tickets
21- Avant visite : renforcer le contrรดle des tickets
211- Amรฉliorer la gestion des stocks
212- Remplir les informations sur le ticket
22- Pendant la visite : contrรดler les tickets des visiteurs
23- Aprรจs visite
231- Sortie des visiteurs
232- Dรฉpouillement des souches
Section 3- Solutions proposรฉes pour la gestion des recettes
31- Prรฉcautions ร prendre pour les piรจces justificatives
32- Statistique de ventes
33- Solutions pour les piรจces justificatives
331- Piรจces justificatives des recettes : รฉtats rรฉcapitulatifs des ventes
332- Opรฉrations sans piรจces justificatives
CHAPITRE 6 โ SOLUTIONS PROPOSEES POUR LA GESTION DES DEPENSES
Section 1- Budgรฉtisation
11- Cadre gรฉnรฉral
12- Intรฉrรชts de la budgรฉtisation
13- Nรฉcessitรฉ de la budgรฉtisation
Section 2- Solutions pour les relations avec les fournisseurs
21- Bases de donnรฉes fournisseurs
211- Utilitรฉ
212- Etablissement de la liste
22- Validation des procรจs verbaux fournisseurs
Section 3- Piรจces justificatives des achats
31- Bons de commandes
32- Factures pro forma
CHAPITRE 7- PROPOSITION DE SOLUTIONS POUR LโORGANISATION COMPTABLE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
Section 1- Solutions pour le fonctionnement des comptes
11- Intitulรฉs des comptes
12- Immobilisations en cours
Section 2- Proposition de solutions pour les รฉcarts et les suivis des comptes
21- Ecart entre vente et comptabilitรฉ
22- Suivi des comptes fournisseurs
221- Constatation des dettes
222- Paiement de la facture
CONCLUSION
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