ANALYSE CRITIQUE DES PROCEDURES EXISTANTES AU SEIN DU CENA

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L’organisation du CENAM

La structure du CENAM permet à chaque individu de :
– Se situer au sein du centre de représentation, pour qu’il sache sa place, sa finalité, ses droits et ses prérogatives dont-il dispose ainsi que les limitesy afférentes.
– Bien comprendre ses obligations ou les conditions de réalisation de son travail et le système de compte rendu.
Le CENAM doit faire l’inventaire de ses activités allant vers l’objectif. Raisons pour lesquelles il est nécessaire de définir:
– Les différentes fonctions ;
– La liste des postes ;
– leurs attributions dans l’organigramme.

Les organes du CENAM

Les organes du CENAM sont :
– Le Conseil d’Administration ;
– La Direction Générale ;
– Les Centres Régionaux de l’Artisanat Malagasy (CERAM).

Le Conseil d’Administration

Le CENAM dispose d’un Conseil d’Administration qui est l’organe délibérant. La Présidence du Conseil d’administration est exercée par un membre élu au sein du Conseil, cette désignation étant agréée par les autorités de tutelle. Le mandat desmembres du Conseil d’administration est de trois ans.
Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par ans, en session ordinaire. Les délibérations du Conseil d’Administration ne sont valables que si la moitié au moins des membres est présente ou dûment représentée. Les décisions sontprises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante.
Les membres du Conseil d’Administration sont nommés, sur proposition de leurs autorités respectives, par Arrêté du Ministre chargé de la telletu technique.
Ils sont composés de :
– un représentant du Ministère chargé de l’Artisanat;
– un représentant du Ministère chargé des Finances etdu Budget.
– un représentant du Ministère chargé de la FormationTechnique et Professionnelle ;
– un représentant du Ministère chargé de la Décentralisation ;
– deux représentants du secteur privé dont :
· un issu des Chambres de métiers ;
· un issu des Organisations des artisans.
Le Conseil d’Administration arrête :
– le programme d’actions annuel du CENAM ;
– le projet de budget ;
– l’organigramme du CENAM ;
– le tableau des effectifs autorisés ;
– le bilan et le soumet à l’approbation des autorités de tutelle ;
– le règlement général du Personnel.

La Direction générale

Le Directeur Général du CENAM, ordonnateur principal, est nommé par un Décret pris en Conseil des Ministres, sur proposition du Ministre chargé de l’Artisanat.
Le Directeur Général est investi du pouvoir de décision nécessaire à la bonne marche du CENAM et notamment :
– la représentation dans tous les actes de la vie civile relative au CENAM ;
– la préparation du projet de budget ;
– l’exécution de ce budget en tant qu’ordonnateur principal ;
– l’exécution des délibérations du Conseil d’Administration ;
– l’exercice de l’autorité hiérarchique sur le personel ;
– le recrutement et le licenciement des personnels soumis au code du travail ;
– la demande de détachement des personnels fonctionnaires dans la limite du tableau des emplois annexés au budget ;
– la présidence des organes consultatifs institués lecas échéant, au sein de l’établissement.
Il peut déléguer ses pouvoirs ou sa signature à certains de ses collaborateurs. Il établit et soumet au Conseil d’Administration le règlement intérieur, les comptes de l’exercice et le rapport annuel d’activités du CENAM. Le Directeur Général ssistea à titre consultatif aux séances du Conseil d’Administration.

Le Centre Régional de l’Artisanat Malagasy

Le Centre Régional de l’Artisanat Malagasy, sous le sigle « CERAM » est l’antenne du CENAM au niveau de la Région.
Le Siège social du CERAM se trouve dans le Chef lieu de la Région. Toutefois, il peut être transféré dans un autre lieu par délibérationdu Conseil d’Administration sur proposition du Directeur Général du CENAM. Le Directeur du CERAM, est nommé par le Directeur Général du CENAM après approbation du Conseil d’Administration.
Le CERAM étant une structure décentralisée du CENAM, il assure les mêmes missions et activités que le CENAM au niveau régional.
Le CERAM dispose pour son fonctionnement de :
– un département administratif qui est chargé de lagestion administrative et du personnel, des finances et de la comptabilité du CERAM;
– un département technique qui est chargé des appuis techniques, de la formation et de l’encadrement des artisans.
Les modalités de fonctionnement des CERAM sont arrêtées par le Directeur Général du CENAM sur proposition du Directeur du CERAM.

Les rôles et attributions

Un bon contrôle interne repose sur une organisation claire où les rôles et attributions sont bien définis.
· Le responsable du CERAM
Le responsable du CERAM a plusieurs fonctions. Il a comme tâches de faire les états de lieu, l’administration, la gestion et le suivi de toutes les groupements ou association d’artisans.
-Etat des lieux :
Rassembler et analyser les données socio-économiques déterminantes et disponibles pour le développement de l’artisanat et d’en faire une synthèse cohérente, dans le but de dégager les orientations des actions à entreprendre.
Organiser des recensements d’artisans, des matières premières et identifier les besoins de développement ;
Orienter les programmes, conformément au plan régional de développement (PRD) et au plan communal de développement (PCD).
– Gestion :
Préparer le programme à court, moyen et à long term e (programme enrichi et validé par le Comité de Pilotage)
Préparer et proposer des conventions de formation ou de partenariat avec les bailleurs, organismes ou sociétés.
Porter assistance et appuis :- Assister les artisans dans la démarche administrative, fiscale, commerciale, de financement ou prêt et dans l’organisation de leurtravail.
– Concevoir des méthodes pratiques de gestion adaptées aux artisans, associations, groupements, clusters de chaque région spécifique.
– Programmer des assistantes techniques (formation, démonstration…etc), technologiques, administratifs
(initiation à la gestion et atelier…etc), commercia l (manifestation, tsena be, foire) à fournir aux ar tisans compte tenu des besoins identifiés et des capacitéseffectives d’organisation du groupement d’artisans .
– Prendre toutes les mesures devant favoriser l’animation, la dynamisation et la pérennisation du CERAM
– Suivi :
Organiser et mettre en place le système de suivi à fournir aux artisans ayant eu des formations en renforcement de capacité.
Faire une fiche de situation des entreprises artisanales et suivre l’évolution de ces derniers pour planifier les actions de développement à entreprendre.
– Administration :
Faire marcher le CERAM sur les plans : administratif, technique et commercial.
Saisir le CENAM pour les cas techniquement insolubles après différentes tentatives infructueuses. Rédiger les rapports périodiques (trimestriels et nnuels)a ayant trait sur les activités situation financière du CERAM.
réaliséeset la
Etablir et envoyer à la Direction Générale du CENAMun programme prévisionnel établi conjointement avec le Comité de Pilotage.
· Le Directeur Général
Le Directeur Général est le premier responsable del’entreprise. Il assure :
– l’administration de la société ;
– la réalisation des objectifs de la société ;
– l’utilisation optimale des ressources ;
– l’amélioration de la performance de l’entreprise.
· Le Responsable Administrative et Financier
Le Responsable Administratif et Financier s’occupe de l’administra tion générale et centralise la comptabilisation de toutes les opérations de l’entreprise. Les opérations de l’entreprise, sous la responsabilité du ResponsableAdministratif et Financier, peuvent se résumer comme suit :
– la gestion du personnel qui concerne les décisions d’embauche, la paie et les décisions de licenciement ;
– la gestion de la trésorerie qui est le fonds de roulement de l’entreprise ;
– le recouvrement et la gestion des clients (suivis des créances clients, traitement des litiges.
· Direction de la Promotion et de Partenariat
Le Directeur de la Promotion et de Partenariat se réfère au Directeur Général. Ses responsabilités sont précisées comme suit:
– Diriger d’une façon générale les services de Promotion et de Partenariat et mettre en oeuvre la politique du CENAM qui consiste à promouvoir le sec teur artisanal;
– Organiser ses services et de définir les attributions des chefs de Service qui lui sont rattachés;
– Assurer la planification, la coordination et le contrôle des activités de ses services;
– Promouvoir des techniques de Marketing adaptées aux produits artisanaux et d’orienter la production artisanale, compte tenu des donnés du marché;
– Superviser les études et prospections de marchéspour les comptes des artisans;
– Présenter les intérêts des artisans producteursansd toute négociation des marchés et des prix des produits artisanaux;
– Préparer les contrats commerciaux et spécifiques de nature à favoriser la promotion artisanale;
– Concevoir les structures adéquates en matières decommercialisation et d’approvisionnement en faveur de la promotion artisanale et de définirles opération y afférentes;
– Prévoir les besoins en approvisionnement, de surveiller les commandes passées, de contrôler et comparer les prix offerts sur le marché;
– Contrôler, à l’entrée, la réception des marchandises et d’en assurer, à la sortie, leur livraison;
– Contrôler la solvabilité des clients et de fixer les délais ou crédits à consentir;
– Assurer les relations avec les intermédiaires de commerce, les services des douanes, les transports et les assurances pour toute opération commerciale en faveur de la promotion artisanale;
– Organiser et contrôler la comptabilité relative aux opérations commerciales et de superviser, vérifier et contrôler les opérations de trésoreriede la Direction;
– Préparer le budget annuel de la Direction et d’engager et surveiller l’utilisation des crédits alloués;
– Rédiger les rapports périodiques et annuels de laDirection.
· Direction Etude et Formation
– Diriger et coordonner les travaux d’ingénierie et de renforcement de capacité : information et documentation ;
– -Concevoir et superviser les dossiers de soumission aux appels d’offre ;
– Elaborer des cahiers de charges et terme de références ;
– Négocier les contrats de prestation intellectuelleavec les partenaires ;
– Préparer la logistique, démarrage et mise en œuvre des activités de formation et de renforcement de la capacité ;
– Assurer le suivi, le contrôle et l’évaluation des activités de formation et de renforcement de capacité ;
– Elaborer les divers rapports d’exécution des activités de formation et de renforcement de capacité;
– Identifier et recruter les personnes ressources pour assurer les formations ;
– Valider les contenus de programme de formation proposé par les formateurs.
· Chef de service de la promotion et/ou Marketing
Il a pour tâches de :
– promouvoir les techniques de marketing adapté aux produits artisanaux et orienter la production artisanale, compte tenu des données du marché ;
– représenter les intérêts des artisans producteursansd toute négociation des marchés et des prix des produits artisanaux ;
– préparer les contrats commerciaux et spécifiques denature à favoriser la promotion artisanale ;
– concevoir les structures adéquates en matières de ommercialisation et d’approvisionnement en faveur de la promotion artisanale et de définir lesopérations y afférentes ;
– assurer les relations des opérations avec les intermédiaires de commerce, les services des douanes, les transports et les douanes pour toute opération commerciale en faveur de la promotion artisanale ;
– préparer le budget annuel de la Direction et engager et surveiller l’utilisation des crédits alloués ;
– rédiger les rapports périodiques des opérations effectuées.
· Le Responsable du Service Vente et Etudes des Produits
– Superviser les études et prospections de marché pour les comptes des artisans ;
– Représenter les intérêts des artisans producteursansd toute négociation des marchés et des prix des produits artisanaux ;
– Définir avec la direction les éléments de détermination des prix de revient des produits fabriqués dans les entreprises artisanales ;
– Prévoir les besoins en approvisionnement, surveille les commandes passées, contrôler et comparer les prix offerts sur le marché ;
– Contrôler, à l’entrée, la réception des marchandises et d’en assurer, à la sortie, leur livraison ;
– Préparer et soumettre les résultats annuels des opérations effectuées ;
– Rédiger les rapports périodiques et annuels de la Direction.
· Chef de service d’exploitation des matériels et équipement
– contrôler et surveiller l’utilisation des moyens et matériels mis à la disposition de la Direction ;
– préparer et soumettre les résultats annuels des opérations effectuées ;
– rédiger les rapports périodiques et annuels de la Direction.
Cette premier chapitre nous permet de voir tous ce qui concerne le Centre National de l’Artisanat Malagasy : son Historique, ses activités principales et ses objectifs, sa structuration avec les attributions et le rôle de chaque direction. Nous entrons maintenant dans le deuxième chapitre de cette partie qui rappelle quelques théories sur le contrôle interne.

Ressources et régime comptable

Ressources

Les ressources du CENAM sont constituées de :
– recettes provenant de ses activités ;
– subsidiairement des subventions de l’Etat ;
– subventions ou dotations provenant de toute Institution nationale ou internationale ;
– dons, legs et autres fonds de concours ;
– avances ou prêts qui pourraient être consentis ;
– pourcentage des ventes des produits artisanales ;
– revenus des valeurs mobilières ou immobilières.

THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE

Pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise, il est nécessaire de tenir compte de la mise en place de procédures pour chaque activité et le respect de ces derniers. C’est en effet un moyen d’atteindre les objectifs fixés à l’avance. Dans ce chapitre, nous allons voir ce qu’on appelle le « Contrôle interne » et ses objets; puis les compos ants du contrôle interne, la place et la finalité du contrôle interne et enfin la démarche de l’audit dans l’entreprise.

Définition et Objet du contrôle interne

L’évolution du contexte économique et social dans aquelle l’entreprise est insérée explique l’émergence des définitions du contrôle interne, alant de l’aspect comptable à l’administratif. Parmi les causes de l’évolution, citons les phénomènes suivants :
· la prise en compte de divers coût de gestion ;
· les nouvelles attentes des dirigeants qui apparaissent actuellement : besoins d’informations fiables pour les prises de décisions ;
· le développement des lois et normes de tenue des comptes, de l’établissement des informations financières.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1: Historique et Identité
Section 2 : Activités et missions du CENAM
Section 3 : L’organisation du CENAM
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE INTERNE
Section 1 : Définition et Objet du contrôle interne
Section 2 : Les composants du contrôle interne
Section 3 : Portées et limites du contrôle interne
Section 4 : La Démarche du contrôle interne
Section 5 : Les outils du contrôle interne
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DES PROCEDURES EXISTANTES AU SEIN DU CENA
CHAPITRE I: LES PROCEDURES APPLIQUEES
Section 1 : Cycle Ventes/Revenus
Section 2: Cycle Achats / Approvisionnements
Section 3: Cycle stocks
Section 4: Cycle Paie / Personnel
CHAPITRE II: LES FAIBLESSSES DES PROCEDURES APPLIQUEES
Section 1 : Cycle Ventes/Revenus
Section 2: Cycle Achats / Approvisionnements
Section 3: Cycle Stocks
Section 4: Cycle Personnel/ Paie
TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 : Solutions relatives au cycle personnel
Section 2 : Mise en place du mode d’achats/approvisionnement.
Section 3 : Solutions liées au cycle vente/revenus
Section 4 : Les suggestions liées au cycle stock
CHAPITRE II : LES RECOMMANDATIONS LIEES AU CYCLE ACHAT/ APPROVISIONNEMEN
Section 1 : Amélioration du mode d’achat
Section 2 : Recommandations liées au cycle paie/personnel
Section 3 : Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE

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