Améliorer le travail dans l’enceinte du SGPAMS Pers

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INVENTAIRE DE DOSSIERS ET OBJECTIF DU RESPONSABLE:

Inventaire de dossier:

Cet inventaire est nécessaire pour plusieurs raisons:
· Il y a eu peu d’inventaire depuis l’ouverture du service SGPAMS Personnel; il est donc impossible de connaître le nombre de dossier constituant le fond.
· Cet inventaire « dossier en main » permet un recollement « actualisé » prenant en compte des disparitions.
· Il est nécessaire pour procéder à un éventuel des erbagesh avant l’informatisation.
· Enfin, de permettre la mise à jour de catalogue à p apier avant rétro conversion.
Une fois par an, voir une fois tous les deux ans, les employés du SGPAMS Pers fond un inventaire autrement dit, ils vérifient qu’aucune des données figurantes dans le registre d’inventaire n’est absente dans le service. Ils fermaient le SGPAMS Pers pendant deux voir trois jours même quatre jours si nécessaire pendant l’inventaire.
En partant du début du registre d’inventaire, ils vérifient que chaque dossier mentionné est présent. Pour faciliter leurstâches, ils travaillent à deux: une personne lisant le nom du propriétaire, et l’autre vérifiant les dossiers sur les étagères. Si les dossiers sont tous présents, la première personne inscrite la date et appose une marque de contrôle sur la fiche.
Lorsque l’inventaire est achevé, les employés du SGPAMS Pers dressent la liste des dossiers encore manquant, transmettant une copie de cette liste au responsable et affichent un exemplaire dans les locaux.
Il se peut que certains documents réapparaissent aubout de certains temps.
S’il y a beaucoup de manquants, le responsable améliore la sécurité dans la SGPAMS Pers et ouvre un enquête pour savoir ce quis’est réellement passé.

Les objectifs du responsable:

Pour améliorer la gestion de classement dans le SGPAMS Pers, le responsable a plusieurs objectifs à atteindre tels que:
L’aménagement de la SGPAMS Pers
Informatisation de système de classement L’obtention du réseau Internet
Le recrutement de personnels compétents Acquisition de nouveau matériel
Agrandissement de l’espace dans la SGPAMS Pers
Malheureusement, ceux ci ne sont pas encore réalisé jusqu’à maintenant pour des raisons financières.

LES DIFFICULTES SUR LA GESTION:

LES PROBLEMES RENCONTRES:

Problème réel :

Matériel:
La SGPAMS Pers possède suffisamment de matériels, elst que:
Deux (2) imprimantes Deux (2) ordinateurs
Mais à cause du manque de formation les employés du SGPAMS Pers ne maîtrisent pas toujours la manipulation de tous ces matériels.
L’un des l’objectif du responsable est de créer unsystème de classement bien qualifié et efficace pour le service, mais dans cette situation, son objectif ne se réalisera jamais si on ne lui donne pas les moyens et l’automatisation de recruter ou former pour disposer de personnel compétent.
Problème de place:
La première difficulté; concernent l’espace et le manque de place. Le nombre de table pour le personnel, les étagères ouarmoires pour les dossiers sont insuffisants, la salle ne peut plus recevoir de nouveau mobilier.
En outre, elle ne peut pas accueillir que un seul personnel. Portant, ce nombre n’est même pas la centième du personnel de’Universitél de Mahajanga. Mais ce n’est pas seulement une question de place, c’est aussi une question
d’organisation. En effet, en ce qui concerne l’endroit, nous constatons que l’endroit où se trouve l’ex- RECIF est libre, et peut être une solution.
En le comparant avec d’autre service, on a remarquéque la salle n’est pas qualité d’un service du personnel pour les raisonssuivantes:
Problème d’organisation et d’aménagement. Capacité d’accueil insuffisant.
Dossier:
La SGPAMS Pers de l’universitaire est riche en matière de documentation mais ne dispose pas les moyens matériels nécessaire pour exposer ses brochures. Il n’y a seulement que deux (2) étagères à l’intérieur. Le bon nombre des paperasses sont éparpillés sur la table, et d’autremballés sont placés sous la table dans la salle.
Les dossiers sont en mauvais état et méritent d’être réparé.

Problème virtuel :

Ressources humaines:
La SGPAMS Pers compte actuellement 6 (six) employés. Pourtant ce nombre est insuffisant pour assurer le bon fonctionnement du service, car certains employés n’ont pas la compétence de travailler et ‘ont pas suivi de formation.
Le responsable doit faire un programme de relève car presque tous les employés du personnel sont âgés.
Normalement, le SGPAMS Pers est ouvert plus tôt et ferme plus tard par rapport à l’autre service. Pour que la gestion de classement dans le SGPAMS Pers soit efficace, tout le personnel devrait être titulaire du baccalauréatau minimum et avoir suivi un stage de formation spécifique une fois par an. Ce n’est pas toujours le cas.
Problème de gestion:
Le personnel du SGPAMS Pers n’a pas encore maîtrisé la gestion de classement des dossiers. Ils ignorent les places exactes des dossiers au sein du service parce qu’il avait encore des tas de paperasses non enregistrés. Par conséquent, si une paperasse est perdue, ils ne connaissent même pas son existence. Il n’y a qu’une seule personne responsable de l’enregistrement des courriers, il est très difficile pour le responsable d’enregistrement manuellement. Cela signifie alors qu’un problème de gestion des essources humaines se pose.
Durant mon stage, j’ai remarqué que certains employés du SGPAMS Pers ne maîtrisent pas toutes les informations concernant le SGPAMS Pers.

DESCRIPTION DU PROJET:

Objectifs:
Informatiser le système de la Gestion de classement des dossiers au sein du SGPAMS Pers de l’université de Mahajanga représenta un personnel de 255 personnes environ: Personnel Enseignant, Personnel Administratif et Technique avec les retraités, révoqués et décèdes; est-ce nbieraisonnable?
Il nous semble que oui, pour plusieurs raison:
L’amélioration du service aux personnels
Amélioration de la vitesse de classement: actuellement, le fouillage de dossier pour avoir un renseignement sur un employé se fait manuellement, de nombreux erreurs ou oublis sont apparus. Conséquences: soit les employés attendent plusieurs minutes pour être renseigné sur leur situation. La gestion de classement informatisée devrait améliorer cette situation.
Accès aux nouvelles technologies La réorganisation du SGPAMS Pers
L’enregistrement départ et arrivé, qui sont des phases préalables à l’informatisation, n’a pas été réalisé depuis plusieurs années.
L’informatisation nous pousse à effectuer ces tâche s.
Le SGPAMS Pers de l’université de Mahajanga ne fonctionne pas correctement, car durant notre stage, on a remarqué que le SGPAMS Pers rencontre quelques problèmes surtout du coté ressources humaines; c’est-à-dire le manque de qualification du personnels. Le responsable du SGPAMS Pers doit recruter des jeunes qui possèdent une qualification requise pour assurer le bon fonctionnement du service.
En plus, les employés doivent avoir un stage de formation car certains d’entre eux n’ont pas la qualité d’exercer un travail efficace.
Pour faciliter leurs tâches, on a décidé d’informatiser la gestion de classement des dossiers.
Quels sont alors les avantages de l’informatisation? Et comment informatiser une gestion de classement dans le SGPAMS Pers ?

INFORMATISATION:

INFORMATISE EST-ELLE UNE NECESSITE?

L’informatisation n’est pas une nécessité si certaines conditions minimums ne sont pas remplies: Un local réservé au SGPAMS Pers: agréable, accueillant et équipé d’un mobilier, de matériels spécifiés.
Les fonds de dossier doivent être ré

gulièrement renouvelés pour chaque année.
Du personnel qualifié: capable d’évaluer, de classer le fonctionnement du SGPAMS Pers et d’effectuer la saisie des fonds des dossiers.

POURQUOI INFORMATISER UN GESTION DE CLASSEMENT DES DOSSIERS AU SGPAMS Pers?

Une informatisation apporte des améliorations qualitatives et efficaces dans la gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers. Pour arriver à la démarche d’informatisation, il convient de s’interroger sur ces divers aspects et de bien mesurer les conséquences d’une informatisationsur le fonctionnement de la SGPAMS Pers.
Informatiser pour:

Améliorer les services au personnel:

Plus de temps aux Agents du SGPAMS Pers pour accueillir les Personnels de l’Université de Mahajanga et de leur aider dans la recherche des dossiers.
Gestion plus qualifiée et efficace de classement: Arrivée, Départ etc… meilleur rotation des fonds.
Classement plus facile, plus rapide et complet.

Créer un service modernisé:

Dans la recherche de l’ensemble des fonds; meilleure connaissance et exploitation des dossiers servis aux Personnels de l’Université de Mahajanga.
Plus d’autonomie des employés du SGPAMS Pers.
Dans le cas d’un réseau, accès aux dossiers des autres Services et Etablissements.

Améliorer le travail dans l’enceinte du SGPAMS Pers:

suppression des tâches répétitives. Inventaire complet.
Facilite la gestion des acquisitions des dossiers.
Plus d’outils pour évaluer l’activité du SGPAMS Pers: mise à jour des effectifs du Personnel P.E. et P.A.T.
Aide à l’animation: recevoir des listes de nouveauté etc…

Entrer dans un réseau:

Les utilisateurs du même logiciel.
Pour mettre en communication les services (consultation des dossiers) Pour contacter les autres services à l’aide d’email .

AVANTAGE D’UNE INFORMATISATION:

Informatiser la gestion de classement des dossiers du SGPAMS Pers permet d’offrir aux usagers un service plus performant: une recherche documentaire multicritère, rapide et efficace et des opérations des départs/ arrivés simples. Un nouveau service apparaît également: liste des nouveaux données, gestion de classement développé, éventuellement accès à distance des fonds de SGPAMS Pers grâce à l’Internet.
L’Informatisation de la Gestion de Classement des Dossiers au SGPAMS Pers s’accompagne aussi d’un équipement de poste multimédias que le personnel du SGPAMS Pers peu consulter et les aidé à l’accès à l’Internet.
L’informatisation permet d’accéder également à unegestion administrative et à une statistique améliorée: des informations importantes dans la réalisation du rapport d’activité seront plus facilement géré parce système informatique.
Le module statique des logiciels de gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers permet à tout moment de donner une visi on chiffrée des activités du SGPAMS Pers; d’une manière générale, l’adoptiond’un logiciel de gestion de classement des dossiers du SGPAMS Pers permet de rationaliser la gestion du SGPAMS Pers.
L’informatisation constitue une meilleure opportunité de réorganiser le SGPAMS Pers: redescription des postes de travail, adoption d’une indexation matière, réaménagement des locaux. L’informatisation de gestion de classement des dossiers du SGPAMS Pers doit:
Libérer le personnel de tâche répétitive et fastidieuse afin de se consacrer d’avantage à l’accueil, à l’informatisation et à l’animation.
Faciliter l’accès à l’informatisation afin de satisfaire les besoins de tous les Personnels et accélérer la recherche de dossier.
Introduire à l’accès immédiat les donnés dès leursencodages.
Gérer mieux la circulation de tous les documents. (arrêtés, notes, décisions, …)
Fournir les renseignements statiques légaux.
Assurer la confidentialité des renseignements des Personnels sur leurs dossiers.
Sauver automatiquement les dossiers.

CONTRAINTE D’UNE INFORMATISATION:

Cependant, informatiser une gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers s’accompagne de certains nombres de contraintes:
Constitue la reprise des dossiers: il s’agit d’informatiser les données existantes, c’est-à-dire d’enregistrer la totalité des dossiers de la SGPAMS Pers avec le logiciel de la gestion de classement des dossiers, d’autre part équiper chaque dossier d’un code permettant d’identifier les bases.
Au début, ce travail peut nécessiter plusieurs mois, (voir des années de travail). Néanmoins, certains outils permettent de raccourcir ce temps de saisies rétrospectives des fonds.
Une gestion de classement des dossiers informatisés nécessite également une gestion plus rigoureuse qu’un classement non informatisé.
Ce classement des dossiers informatisés exige aussile respect de certaines normes dans un objectif de coopération et d’échangentre services: c’est pourquoi il est préférable de recruter un tiers qualifié à ettec formation en dehors des Agents du SGPAMS Pers, c’est-à-dire le personnel qui a crée le logiciel.
Informatiser une gestion de classement des dossiers représente un coût non négligeable en terme de logiciel et de matériel, informatisationl’ représente également un coût humain si une personne est qualifiée pour gérer le classement des dossiers au SGPAMS Pers.

LES ETAPES DE L’INFORMATISATION:

Méthodologie:

L’informatisation de gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers Universitaire est une opération qui nécessite une randeg rigueur méthodologique. Elle nécessite le passage par plusieurs étapes:

Les opérations à effectuer avant:

Désherbage
Eventuellement changement dans le classement Eventuellement indexation service

Construire le projet:

Vérifier si l’informatisation est une priorité pourla gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers.

Un cahier de charge:

Le cahier de charge exposant les besoins, demandes, contraintes de la SGPAMS Pers doit comprendre:
Des informations descriptives et quantitatives sur les dossiers, le personnel, le volume de transactions, la structure de la base de donnée de gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers.
Des précisions sur les fonctionnalités informatiques que devra remplir le système pour le traitement des donnes et sur ces possibilités d’évolution.

Analyse:

L’informatisation de la gestion de classement des dossiers au SGPAMS Pers ne consiste pas à une simple transposition du parcours du dossier. Le dossier ne suit pas le parcours linéaire. L’informatisation amène des changements fondamentaux dans l’organisation de travail. Il est important de cadrer l’organisation du travail existante pour déterminerla nouvelle organisation et sa gestion.
La décision d’informatiser la gestion de classementdes dossiers au sein du SGPAMS Pers doit être consécutive à une prise de conscience des apports potentiels de TIC dans un service:
Amélioration des opérations technique: arrivé, départ (qualité et efficacité)
Apport de service nouveau (Internet)
Amélioration des services aux personnels: vitesse de traitement, données plus complètes.
La décision d’informatiser la gestion de classementdes dossiers au sein du SGPAMS Pers doit intégrer un réflexion sur:
Les modifications des procédures du travail Le changement de plan de classement
La réorganisation du travail au sein du personnel (travail en équipe, temps de formation)
L’informatisation est un outil: il ne peut pallier une mauvaise organisation.

Etude:

L’informatisation de gestion de classement des dossiers au sein du SGPAMS Pers nécessite:
1. Le choix d’une personne ressource; personne qui connaît le fonctionnement du SGPAMS Pers et dispose d’une expérience des systèmes informatisés.
2. Les objectifs à long terme (connexion à un réseau)
3. Les moyens à disposition; tels que: locaux, budget, mode de subvention… .
4. La planification des étapes de l’informatisation.
5. Calcul du coût de l’informatisation, tels que: Le coût de conception du projet
Achat du matériel: photocopieuse, modem, serveur, terminaux, scanner, graveur, PC…
La formation du personnel.

Comparaison des logiciels en concurrence:

Visite du SGPAMS Pers équipée du/des logiciel(s) pressentis et demande d’une démonstration de ce(s) logiciel(s) au créateu.

Le choix du logiciel et configuration matérielle:

Le choix final se fait en concertation avec les instances Universitaire et le SGPAMS Pers souhaitant s’informatiser.
A ce stade, il est fortement conseillé de solliciter l’éditeur du logiciel qui est même, de par son expérience, d’émettre un avistechnique sur le choix du logiciel et du matériel informatique. Cet avis est uniquement consultatif: le créateur du logiciel n’a pas vocation à imposer ses choix à l’Université, il se propose simplement de lui offrir conseil et assistance technique.

Préparation de l’informatisation :

La phase de préparation de l’informatisation n’estpas à négliger. Aménager les locaux existants, redéfinir les tâches de chacun au sein de la SGPAMS Pers, effectuer un désherbage du fond (dossiers) constituant autant de préliminaires à l’informatisation de gestion de classement des dossiers au sein du SGPAMS Pers.
En effet, l’informatisation constitue une excellente opportunité pour le gestion de classement des dossiers au sein du SGPAMS Pers pour réorganiser son fonctionnement: modification de plan de classement, adoption d’une indexation matière, etc.…

En bref:

S’engager dans un processus d’informatisation exige de s’entourer d’un certain nombre de précautions par l’adoption d’uneméthodologie de travail, mais aussi de bien connaître les différentes étapes du rojetp. Informatiser une gestion de classement des dossiers au sein du SGPAMS Pers n’est pas une tâche neutre, cela suppose une redéfinition des taches de bénévoles et des personnels du SGPAMS Pers.
Dans un premier temps, une rencontre entre le SGPAMS Pers souhaitant s’informatiser et le créateur de logiciel est primordiale. Au cours de cette rencontre, on définira, à partir des besoins et des désirs des personnels du SGPAMS Pers, la configuration matérielle et logicielle la plus adaptée au SGPAMS Pers.
Quel est le nombre de poste et quelle configuration proposés? Quel aménagement de locaux peut-il utilisé?
Quelles sont les fonctionnalités informatiser? (classement, arrivée, départ, etc.…)
Définition des logiciels de gestion de classement des dossiers pouvant répondre aux besoins de la SGPAMS Pers tels que précédemment définis:
Evaluation des charges de travail
Evaluation des coûts: coût du logiciel, du matériel, coût humain
(embauche du personnel supplémentaire)
Prise de conscience du délai d’une informatisation:nécessite de fermer le SGPAMS Pers aux personnels pendant une durée plus ou moins longue.
Le personnel du SGPAMS Pers peut vous aider à dépouiller les réponses des éditeurs de logiciel de classement des dossiersau sein du SGPAMS Pers. Afin de déterminer la solution la plus adaptée au SGPAMSPers en gestion. L’éditeur du logiciel peut également fournir des conseils concernant les choix du logiciel mais ne peut en aucun cas se substituer à la décision finale qu’appartient au SGPAMS Pers.

CONSTITUTION DE CATALOGUE:

Catalogage informatisé :

Ce module de catalogue est le module du système informatique. La richesse de l’accès aux données en dépend. Il ne faut pas ignorer le catalogue informatisé qui demande autant d’attention et de compétences techniques que le catalogue manuel.
Ce que apporte le catalogue informatisé par rapport au catalogue manuel c’est la rigueur de sécurité dans la gestion des données, l’utilisation multiple de données saisies une seul fois, des procédures de correction plus aisées, un classement automatique des données
Il est donc très important d’être attentif à la qualité de ce module. Les petits services qui pensent acquérir un logiciel de gestion de fichiers (type bureautique) doivent savoir qu’en ne respectant pas une certaine normalisation spécifique aux services, elles s’exposent, postérieurement, à des coûts supplémentaires en cas de changement de système. (Re-catalogage, conversion…).
Un dossier doit d’abord faire l’objet d’une création avant de pouvoir être visité au employé.

La notice bibliographique : le format et la constitution de catalogue informatisé:

Fonctionnalité:
Tout en respectant l’ensemble des normes citées précédemment, un logiciel de gestion de classement des dossiers peut offrir les fonctionnalités suivantes :
Le catalogue
Gestion des notices bibliographiques:
catalogue de l’ensemble des types de service.
présence minimum de champ (ISBN, Immatricule, nom, Service, Année d’embauche, Collection, observation…).
dédoublage systématique des dossiers par leur ISBNou par des clés nom, service.

Table des matières

INTRODUCTION :
Première partie: : PRESENTATION DU SERVICE DE LA GESTION, PROMOTION ET DES ACTIVITES MEDICO-SOCIALES DU PERSONNEL:
Chap_I: LE SGPAMS Pers UNIVERSITE DE MAHAJANGA:
I- HISTORIQUE ET DIFFERENTS RESPONSABLES:
1- Historique du SGPAMS Pers:
2- Les différents responsables du SGPAMS Pers:
II- ATTRIBUTION ET SITUATION :
1- Attribution:
2- Situation actuelle:
III- STATISTIQUE ANNEE 2007-2008:
1- Statistique PAT:
2- Statistique PE:
IV- INVENTAIRE DE DOSSIERS ET OBJECTIF DU RESPONSABLE:
1- Inventaire de dossier:
2- Les objectifs du responsable:
Chap_II: LES DIFFICULTES SUR LE GESTION:
I- LES PROBLEMES RENCONTRES:
1- Problème réel :
2- Problème virtuel :
II- DESCRIPTION DU PROJET:
CONCLUSION:
Deuxième partie: INFORMATISATION DU GESTION DE CLASSEMENT DES DOSSIERS AU SEIN DU SERVICE DU GESTION, PROMOTION DES ACTIVITES MEDICOSOCIALES DU PERSONNEL ET QUELQUES SUGGESTIONS 
Chap_I: INFORMATISATION
II- POURQUOI INFORMATISER UN GESTION DE CLASSEMENT DES DOSSIERS AU SGPAMS Pers?
1- Améliorer les services au personnel
2- Créer un service modernisé:
3- Améliorer le travail dans l’enceinte du SGPAMS Pers
4- Entrer dans un réseau:
III- AVANTAGE D’UNE INFORMATISATION
IV- CONTRAINTE D’UNE INFORMATISATION
V- LES ETAPES DE L’INFORMATISATION
1- Méthodologie
a) Les opérations à effectuer avant
b) Construire le projet
c) Un cahier de charge
d) Analyse
e) Etude
f) Comparaison des logiciels en concurrence
g) Le choix du logiciel et configuration matérielle
h) Préparation de l’informatisation
2- En bref
VI- CONSTITUTION DE CATALOGUE
1- Catalogage informatisé
2- La notice bibliographique : le format et la constitution de catalogue informatisé
VII- EQUIPEMENT INFORMATIQUE
Chap_II: SUGGESTIONS
I- LUTTER CONTRE LE VOL
1- Education et information pour tout le personnel
2- Tenir les fichiers à jour
3- Fixation des grillages sur toutes les fenêtres
4- N’ayez qu’une seule porte d’accès
5- Mettre les périodiques dans une chemise
6- Offrir une récompense
2- Etape à suivre
I- PRENDRE SOIN DES DOSSIERS
1- Humidité
2- Exposition directe au soleil
3- Poussière
4- Insectes
5- Les humains
6- Etape à suivre
II- EXPANSION
1- Etape à suivre
2- Comment agrandir le SGPAMS Pers ?
CONCLUSION
Troisième partie: MISE EN ŒUVRE DE BASE DE DONNEES
Chap_I : MISE EN ŒUVRE:
I- DECOUPAGE DU PROJET EN DIFFERENTS MODULES
II- PRESENTATION DU MODELE COCEPTUEL DE DONNEES
III- CARDINALITES
IV- RELATION
Chap_II: PRESENTATION DU LOGICIEL
I- PROTECTION DE BASE DE DONNEES
II– GESTION DE FICHE DE RENSEIGNEMENT
III– GESTION DE FICHE DE DEPART/ ARRIVEE
IV– GESTION DE FICHE DE NOUVEAU PERSONNEL
V– GESTION DE FICHE DE CONGE
CONCLUSIONS 

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