Soutenance mémoire
Les Prestations Familiales
Elles comportent des éléments suivants : Allocations Prénatales(AP), Allocations de Maternité(AM), indemnités Journalières de la femme salariée en couche(IJ), remboursement des frais médicaux d’Accouchement de la femme salariée(FA), Allocations Familiales mensuelles(AF). Bénéficient des prestations familiales auprès de la CNaPS : les travailleurs régis par le code du travail ou le code de la marine marchande, les personnes morales recueillant des orphelins d’allocataires, les pasteurs et catéchistes, les étudiants âgés de moins de 30 ans qui suivent assidûment leurs études à l’université, les apprentis titulaires de contrat d’apprentissage, les élèves de l’enseignement technique ainsi que le PDG(Président Directeur Général) et Directeur des SA(Société Anonyme), les tuteurs légaux assumant la charge, la tutelle et la garde effective des enfants allocataires, les chauffeurs de taxi non propriétaires de la voiture qu’ils utilisent, le gérant nommé pour une durée limitée et ne possède pas plus de la moitié des parts sociales des SARL( Société A Responsabilité Limitée) et les patrons et équipages de boutres et goélettes non propriétaires de leur embarcation. Pour devenir bénéficiaire de ces diverses prestations, l’intéressé doit respecter les conditions d’octroi telles que l’affiliation à la CNaPS, le paiement des cotisations, l’atteinte du temps de travail minimum et le dépôt de la demande.
Missions de la Caisse
La CNaPS a pour mission de contribuer à la réalisation de la politique de protection sociale de l’Etat en faveur des travailleurs du secteur privé et des agents contractuels de l’Etat. Elle est chargée particulièrement de servir les prestations sociales (PF, AT/MP, Pension) aux assujettis ainsi qu’à leur famille, de faire appliquer le Code de la Prévoyance Sociale(CPS) et d’entreprendre des activités dans le cadre de l’action sanitaire et sociale (prévention des AT/MP, promotion de l’hygiène et de la santé au travail, vulgarisation des textes régissant la prévoyance sociale, actions sociales en faveur des bénéficiaires et leur famille). En bref, la Caisse exerce deux activités bien distinctes, à savoir : les activités selon les trois régimes et les activités financières. Elle est également chargée de l’exécution de certaines missions sociales. Mais, comment se présente alors sa structure organisationnelle ?
Indication préalable des processus de travail
Dans le service comptabilité, l’utilisation de ce manuel de procédures a permis à tous les agents de connaître les étapes à franchir dès le début du travail jusqu’à sa fin. En matière d’organisation, il est nécessaire d’avoir une guide prévoyant les phases à suivre dans la réalisation de l’objectif. Pour le cas du service comptabilité, le choix de la précédente guide a pour souci de s’informer du service et de s’écarter de l’oubli dans la démarche dont les conséquences s’avèrent toujours néfastes à l’encontre de l’objectif fixé. Nous trouvons qu’aucune personne n’arrivera à sa fin sans avoir reçu des instructions ou des méthodes précises même si elle a en soie des moyens humains et matériels suffisants. A cet effet, voici un exemple d’un processus de traitement de recettes qui est prévu dans le manuel de procédures du service comptabilité et servi de guide dans le traitement de recettes :
– saisie des bordereaux manuels ;
– validation des bordereaux informatisés ;
– comptabilisation des recettes et des régularisations y afférentes ;
– ventilation des cotisations ;
– contrôle des comptes relatifs aux recettes.
Nous tenons à affirmer qu’à chaque tâche ou activité des agents du service comptabilité sont imputées des étapes connues sous le nom de processus de travail et que leur suivi mène fréquemment à l’objectif voulu si aucun détour ne réside pas.
Méthode d’organisation de travail non fiable
Auprès du service comptabilité, un seul agent assure le fonctionnement de la division recettes. On a également remarqué que toutes les tâches relatives à la comptabilité matière sont attribuées à un seul responsable. En plus, ce dernier s’occupe encore d’autres tâches au niveau des divisions dépenses et recettes. Comme cet agent ne dispose pas de second, pendant son absence, ses tâches s’accumulent dans son bureau en attendant son retour. Cela provoque un retard aussi bien dans la réalisation des tâches que dans la restitution des informations. Néanmoins, dès que l’agent reprend son travail, il essaie de l’exécuter rapidement en rattrapant le temps perdu. Comme nous le savons, la rapidité dans l’exécution de travail nécessite toujours une certaine compétence. Du fait du manque de personnel, l’organisation de travail a connu des problèmes tels que :
– la surcharge de travail ;
– la routine dans l’exécution du travail.
La surcharge de travail Elle résulte de l’insuffisance accrue d’effectif voire du non remplacement des agents retraités ou affectés et du non recrutement d’autres agents. A cet effet, un agent assume plusieurs responsabilités et certaines tâches sont assurées par ordre d’urgence. Ce mode d’organisation entraîne la négligence de certaines tâches, le non respect de l’incompatibilité des fonctions et de la comptabilisation à jour. A titre d’exemples, les agents de la division dépenses assurent conjointement la préparation des pièces comptables à envoyer à la cour des comptes, leurs tâches respectives et le traitement des bordereaux de recettes avec celui de la division recettes. En somme, une entraide très étroite est inévitable entre les agents, même ceux de divisions différentes. Ainsi les agents de la division dépenses assistent ceux de la division recettes et vice-versa.
Routine dans l’exécution du travail A cause de la tendance de routine, le personnel du service comptabilité du siège n’a pas de politique de travail bien définie. Tant que les tâches sont très nombreuses, l’agent responsable a tendance à les exécuter avec routine sans bien réfléchir. Pourtant, le traitement des certaines pièces comptables nécessite la vérification, le contrôle, la vision sur l’écran, la comptabilisation, la saisie. Donc, il faut insister sur le principe de fiabilité des informations et le principe d’image fidele de l’établissement. Les tâches sont quasiment identiques à chaque période, ce qui amène les agents du service comptabilité à les faire avec routine. Or, les informations brutes sont à la base de la collecte d’information, il est fortement nécessaire d’avoir un bon traitement de ces informations et pour avoir par la suite une bonne prise de décision. La routine dans le travail peut entrainer donc une désinformation. La comptabilité et les informations financières doivent être nécessairement organisées. La technique comptable ne mérite pas de routine. Rappelons que la finalité de tout système de traitement de données est de produire de l’information à ses utilisateurs actuels et potentiels leur permettant de porter un jugement sur l’entreprise observée et de prendre leurs décisions.
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Table des matières
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION
PARTIE I GENERALITES
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA CNAPS
Section 1 : Historique et statut juridique
1.1. Historique
1.1.1. Champ d’application
1.2. Statut juridique
Section 2 : Activités et missions de la CNaPS
2.1. Activités de la CNaPS
2.1.1. Activités selon les trois régimes
a) Les Prestations Familiales
b) Les Accidents de Travail et les Maladies Professionnelles
c) La pension de retraite
2.1.2. Activités financières
2.2. Missions de la Caisse
Section 3 : Structure organisationnelle
3.1. Les structures internes de la CNaPS
3.1.1 Organigramme
3.2. Fonctions des différents organes
3.2.1. Le Conseil d’Administration(CA)
3.2.2. La Direction Générale(DG)
3.2.3. La Direction de Contrôle de Gestion
3.2.4. La Direction de l’Organisation et de l’Informatique
3.2.5. La Direction Technique(DT)
3.2.6. La Direction Administrative ( DA )
3.2.7. L’Agent Comptable(AC)
3.2.8. La Direction des Ressources Humaines (DRH)
CHAPITRE II : APPROCHE THEORIQUE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
Section 1 : Généralités sur le système d’organisation comptable
1.1. Définitions de la comptabilité et du système d’organisation comptable
1.1.1. Comptabilité
1.1.2. Système d’organisation comptable
1.2. Obligations légales et caractéristiques qualitatives de l’information financière
1.2.1. Obligation légales
1.2.2. Caractéristiques qualificatives de l’information financière
Section 2 : Principaux types de système d’organisation comptable
2.1. Le système classique
2.1.1. Avantages
2.1.2. Inconvénients
2.2. Le système centralisateur
2.2.1. Avantages
2.2.2. Inconvénients
2-3 Le système de comptabilité informatisée
Section 3 : Organisation comptable de la CNaPS
3.1. Présentation générale du Service Comptabilité
3.1.1. Description
3.1.2. Missions
3.1.3. Règles de base
3.1.4. Structure et fonctions de chaque agent
3-1-5- Les relations avec les autres services
3-2- Le système d’organisation comptable de la CNaPS
3-2-1 Les pièces justificatives
a) Les dépenses
b) Les recettes
3-2-2 Le bilan (voir annexe n°1)
3-2-3 Le compte de résultat (voir annexe n°2)
3-2-4 L’annexe
3-2-5 Le Tableau des variations des capitaux propres (voir annexe n°7)
3-2-6 Le tableau de flux de trésorerie (voir annexe n° 6)
3-2-7 Les comptes de résultats par régime (voir annexes n° 3, n°4, n°5)
Conclusion de la premiere partie
PARTIE II ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE I : ANALYSE DES PROCEDURES COMPTABLES DE LA CNAPS
Section 1 : Points forts des procédures comptables
1.1. Possession d’un manuel de procédures
1.1.1. Indication préalable des processus de travail
1.1.2. La fixation de la répartition des tâches et de leurs modes d’exécution
1.1.2.1. La Division Recettes
1.1.2.2. La Division Dépenses
1.1.2.3 .La Division DR
1.1.2.4. Le Chef de Service et l’Adjoint au Chef de Service
1.1.2.5. La comptabilité matière
1.2. Valorisation de contrôle dans le Service Comptabilité
1.2.1 Contrôle des documents en provenance des DR
1.2.2 Contrôle de saisie
1.3. Informatisation du traitement comptable
1.3.1. Dotation des matériels informatiques
1.3.2. Utilisation d’un logiciel spécial
Section 2 : Points faibles
2.1. Méthode d’organisation de travail non fiable
2.1.1. La surcharge de travail
2.1.2. Routine dans l’exécution du travail
2.2. Problèmes relatifs aux moyens matériels et humains
2.2.1. L’inadaptation des moyens matériels
2.2.2. Insuffisance et difficulté d’adaptation du personnel
2.3. Problèmes liés aux travaux comptables
2.3.1. Insuffisance de contrôle dans les DR
2.3.2. Traitement non fiable des informations
CHAPITRE II : ANALYSE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES DU SERVICE COMPTABILITE
Section 1 : Points forts
1.1. Séparation de pouvoir des ordonnateurs et du comptable
1.1.1. Non confusion des attributions
1.1.2. Contrôle réciproque des ordonnateurs et du comptable
1.2. Existence de délégation de pouvoir
1.2.1 Possibilité de prise de décision
1.2.2. Accélération d’exécution de certaines tâches
1.3. Bonne gestion de classement
1.3.1. Non confusion des dossiers
1.3.2. Classement à temps
Section 2 : Points faibles
2.1. Le retard dans la prise de décision
2.1.1. Circuit de document long (en matière d’investissement)
2.1.2. Absence de tableau de bord
2.2. Lacunes au niveau des informations
2.2.1. Insuffisance des informations dans certaines DR
2.2.2. Eloignement des lieux à contrôler
2.3. Réception tardive de documents
2.3.1. Eloignement de certains représentants de la CNaPS
2.3.2. Longueur du circuit de documents (en provenance des DR)
Conclusion de la deuxième partie
PARTIE III PROPOSITIONS D’ACTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET IMPACTS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS D’ACTIONS
Section 1 : Propositions pour l’amélioration des procédures comptables
1.1. Améliorations de la méthode d’organisation de travail
1.1.1. Redéfinition des tâches à exécuter
1.1.2. Amélioration du mode d’exécution de travail
1.2. Solutions apportées aux moyens matériels et humains
1.2.1 Acquisition d’autres matériels
1.2.2. Recrutement et formation du personnel
1.2.2.1. Recrutement
1.2.2.2. Formation du personnel
1.3. Solutions apportées aux travaux comptables
1.3.1. Renforcement de contrôle dans les DR
1.3.2. Sensibilisation de l’importance du traitement fiable
Section 2 : Propositions d’amélioration des procédures administratives
2.1. Accélération de la prise de décision
2.1.1. Diminution du circuit de document
2.1.2. Mise en place de tableau de bord
2-2- Envoi d’informations complètes
2.3. Informatisation du traitement comptable des autres DR et délégation de pouvoir
2.3.1. Informatisation du traitement comptable
2.3.2. Délégation de pouvoir
CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS
Section I : Résultats attendus aux procédures comptables
1.1. La fiabilité de l’organisation du travail
1.2. Résultats attendus aux moyens matériels et humains
1.2.1. Adéquation des matériels
1.2.2. La suffisance et la capacité du personnel
1.3. La fiabilité des informations comptables et financières
Section 2 : Résultats attendus au niveau des procédures administratives
2.1. La rapidité de la prise de décision
2.2. Obtention d’informations complètes
2.3 La réception régulière des documents
CHAPITRE III : IMPACTS DES SOLUTIONS PROPOSEES
Section 1 : Impacts financiers
Section 2 : Impacts économiques
Section 3 : Impacts sociaux
Conclusion de la troisième partie
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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