Amélioration du système d’information au niveau du système de marchés publics

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Missions et attribution de l’ARMP

Suivant le décret n° 2005-215 du 03 mai 2008, l’ARMP est un Etablissement Public à caractère administratif doté de la personnalité morale et jouissant de l’autonomie administrative, technique et financière. Elle assiste les Personnes responsables des Marchés Publics dans les procédures de passation de marchés. Cette assistance se présente sous diverses formes : coaching et formation ponctuelle. Elle appuie également tout intervenant de la chaîne des dépenses publiques qui en fait la demande.
L’autorité, à travers la Commission Nationale des Marchés et de ses démembrements régionaux, veille au respect des procédures de passation de marchés publics, procède à l’examen a priori et a posteriori des propositions et décisions en attribution des marchés, joue le rôle de conseillers techniques dans tout projet de passation des marchés et contrôle le respect des grands principes des marchés publics.
L’ARMP est composé d’un Conseil d’Administration et d’une Direction Générale.
La Direction Générale est constituée, d’une part, ’uned Commission Nationale des Marchés et d’une Comité de Réglementation et de recours ; et d’autre part, des directions techniques chargées des Affaires Administratives et Financières, de l’Audit Interne, du système d’Information, de la Formation et de la Documentation.

L’ARMP à travers le Comité de Réglementation et deRecours

Le comité de réglementation et de recours détientesl attributions d’assurer les normes et réglementations relatives aux marchés publics et de dissoudre les litiges afférents à l’attribution des marchés publics.
L’UGPM a un rôle normalisateur qui lui permet de décrire la politique applicable à la passation des marchés. Il veille à l’application et au respect des principes généraux régissant les marchés publics, met à jour la règlementation, et énonce un avis sur les projets de documents types. Il formule aussi, les interprétations à donner à un terme ou à une orientation technique sur les marchés publics, et assure l’appui technique des Autorités Contractantes. Il interrompt les intervenants de toute anomalie constatée lors de la passation des marchés.

L’ARMP à travers la Direction des Systèmes d’Information

La DSI est chargée, de la mise en place des système d’information et mesure l’efficacité de la commande publique ainsi que de leur exploitation à travers des outils de centralisation des informations sur la passation des commandes publiques. Telle l’application de « Gestion des Marchés Publics » (GMP) installé au niveau de haquec PRMP et ordonnateur Secondaire. Les informations (marchés, conventions, factures ou devis et bois de commande) provenant des PRMP centraux (Institution, Ministères, Etablissements publics nationaux) sont centralisées au niveau de la Commission Nationale des Marchés (CNM). Comme celles des structures décentralisées et déconcentrées, ellesonts ensuite centralisées au niveau de la Commission inter- Régionale des Marchés (CRM) laquelle se charge par la suite de les transmettre mensuellement à la CNM.
Il est remplacé progressivement, par le Système Informatisé de Gestion des Marchés Publics pour les centres qui sont reliés à l’Intranet de l’Etat et ceux qui ont accès à l’Internet. Cet outil appelé « Système Informatisé de Gestion esd Marchés Publics » (SIGMP) est actuellement fonctionnel. Les informations à s’approprier touchent les contra ts administratifs écrits et conclus avec des personnes publiques ou privées, par les personnes morales de droit public dites « Autorité contractante », pour répliquer à leurs besoins en matière de travaux, de fourniture, de services ou de prestations intellectuelles. Il existe trois modèles de contrats qui sont : les marchés, les conventions et les bons de commande.
Dans un second temps, elle gère le site Web de l’ARMP et entame les tâtonnements en vue de lancer les appels d’offres par voie électronique. En dernier lieu, elle fournit la représentation chiffrée des données obtenues devenat la base de données de l’ARMP.

L’Unité de Gestion de la Passation des Marchés

L’UGPM est un service acheteur placé sous l’autorité de la PRMP, ayant pour mission de le soutenir en permanence dans toutes ses attributions et missions. De ce fait, l’UGPM apporte notamment sa contribution dans le cadre de la méthodologie de définition et hiérarchisation des besoins, de la rédaction et l’examen des documents indispensables aux phases de la passation des marchés, de toutes tâches matérielles et intellectuelles requises pour les exigences de la procédure.
Bref, elle collabore avec la PRMP tout au long du processus de passation des marchés (depuis la sélection de la procédure jusqu’à l’attribution du marché et la nomination du titulaire, l’agrément définitif du contrat et la notification du titulaire)
Elle est composée de trois (3) à neuf (9) agents, disposant de solides expériences en matière de marchés publics et de gestion des finances publiques. La composition des membres de l’UGPM se fait par nomination de la PRMP après consultation de l’autorité contractante.

La commission d’Appel d’offre

La CAO est chargée, pour chaque appel d’offres, d’exécuter toutes les fonctions permettant de formuler un avis motivé à la PRMP, pour lui permettre, à son tour, de prendre une décision sur tous les domaines liés à la passation des marchés : attribution, déclaration d’appel d’offres infructueux, appel d’offres restre int, déclaration d’offres anormalement basse ou haute. Elle est constituée de 15 personnes nommées par l’UGPM. Mais pour chaque appel d’offre c’est-à-dire dans la séance d’ouverture des plis, évaluation et validation, la CAO est composée d’un (1) Président c’est-à-dire la PRMP ouun délégué de son choix (nommé par acte écrit) et cinq (5) membres désignés par la PRM sur la liste de ces 15 personnes en fonction de la nature des prestations et de la disponibilité des membres.

Dispositions spécifiques aux prestations intellectuelles

Les marchés de prestations intellectuelles sont attribués après mise en concurrence des candidats présélectionnés dans les conditions définies ci-après.
La liste des candidats présélectionnés est arrêtéeàla suite d’une invitation publique à soumettre des expressions d’intérêt réalisé danss leconditions définies à l’article 15 du Code des marchés publics. Les prestations inférieures à un seuil fixé par voie réglementaire sont dispensées de formalité de publicité. Les candidatsont sélectionnés par la Commission d’Appel d’Offres en raison de leur aptitude à exécuter les prestations objet du marché et classés sur la base des critères publiés dans l’invitation publique à soumettre des expressions d’intérêt. Les cinq premiers candidats sont retenuset invités à remettre une proposition.
Les candidats sélectionnés se voient remettre un dossier de consultation comprenant les termes de référence, la lettre d’invitation indiquant les critères de sélection et leur mode d’application détaillé, et le projet de marché. Dans les cas où les prestations sont d’une complexité exceptionnelle ou d’un impact considérable ou bien encore lorsqu’elles donneraient lieu à des propositions difficilement c omparables, le titulaire du marché peut être désigné exclusivement sur la base de la qualité technique de sa proposition. Le dossier de consultation indique également les exclusions à la participation future aux marchés de travaux, fournitures et services qui résulteraient des prestations qui font l’objet de la consultation.
L’évaluation des propositions s’effectue soit sur la base de la qualité technique de la proposition, de l’expérience du candidat, de la qualification des experts et de la méthode de travail proposée et du montant de la proposition, soit sur la base d’un budget prédéterminé dont le candidat doit proposer la meilleure utilisation possible, soit sur la base de la meilleure proposition financière soumise par les candidats ayant obtenu une notation technique minimum. Le marché peut ensuite faire l’objet de négociations avec le candidat dont la proposition est retenue. En aucun cas, des négociations ne peuvent être conduites avec plus d’un candidat à la fois.
Par dérogation à l’application des dispositions qui précèdent, lorsque les prestations requièrent la sélection d’un consultant particulieren raison de sa qualification unique ou de la nécessité de continuer avec le même prestataire, consultantle peut être sélectionné par entente directe dans le cadre d’un marché de gré à gré.

La multitude des textes se rapportant aux marchés publics

Les textes du code des marchés publics sont très difficiles à interpréter étant donné le nombre d’articles présents dans ce code. Outre cela, la quantité de décrets, d’arrêtés, de décisions, de circulaires et de notes compliquent la situation.
Tout cela est accompagné de nombreux documents et modèles types tels les dossiers d’appels d’offres, les dossiers de consultation, et c.
Les malentendus et le non maîtrise de ces outils provoquent au niveau des responsables une incohérence dans la conduite de la procédure de passation des marchés publics, principalement, sur le choix de la modalité de passation et dans l’application et le respect des procédures préétablies.
Les autorités contractantes font subséquemment faceà un problème dans la mise en place d’un cadre de compétition adéquat étant donnéla quantité de concurrents potentiels qui ont du mal à formuler une analyse et une interprétation pertinentes de ces textes. Ces entreprises ou entités ne peuvent pas saisir l’opportunité que les textes mettent à leur portée en intégrant le principe d’égalité de traitement des andidats,c de transparence des procédures et de liberté d’accès à la commande publique.
Incontestablement, l’établissement de ces textes et la mise en place de ces principes ont pour but l’efficience dans l’utilisation des re ssources publiques au niveau de la commande publique dans tous les domaines. Toutefois, la capacité des responsables et de tout intervenant doit être remise en cause étant donné que ces derniers n’ont pas forcément suivis des formations en marché public et en droit, or les fonctions qu’ils assurent sont cruciales, notamment, la conception d’un dossier qui doit correspondre dans la mesure du possible aux besoins réellement éprouvés par les autorités contractantes sans oublier de garder à l’esprit les contraintes manifestées quant aux capacités descontractants à satisfaire les besoins exprimés.

Le défaut de formation adéquate

Une des missions assignées à l’ARMP est de dispenser des formations sur les marchés publics aux intervenants concernés par les marchés publics. Cependant, le défaut de ressources matérielles et humaines se fait sentir pour accomplir cette lourde tâche au niveau de tous les organismes publics.
Il est aisé de remarquer que l’application intégrale du code par tous les organismes visés laisse à désirer. Les incommodités principales se rapportent à une mauvaise maîtrise des procédures ou encore les formations axées à la théorie entamées par l’ARMP, le contrôle financier et l’ENAM. De même, le soutien financier apporté par l’Etat est faible, outre la suspension des aides pécuniaires procurées par lesbailleurs de fonds dans le but d’exécuter les missions de formation, d’assistance, de coaching et de suivi.

La carence du contrôle de la passation des marchés publics

D’emblée, le budget alloué au contrôle ex post de la passation des marchés publics à Madagascar se trouve à un niveau moindre, voire même inexistant dans certains cas.
Cette situation favorise la présence de nombreux aspects de la corruption engendrés notamment par:
· L’insuffisance des ressources humaines, techniques et financières des organes de contrôle essentielles à la réalisation de leur fonction.
· L’inexistence d’outils performants permettant d’exe rcer un audit interne et externe efficace et efficient .
· Le défaut de collaboration entre les différentes entités assurant le contrôle.
· Le non application des sanctions énoncées par la loi dans le code pénal en cas de violation justifiée des procédures de la commande ubliquep et de la passation des marchés. Cette circonstance est également génératrice de risque de favoritisme dans la sélection et l’attribution du marché étant donné equles principes fondamentaux du code des marchés publics, à savoir : la publicité et la transparence, ne sont pas respectées.

Les questions de l’Evaluation et de l’attribution d es offres

Les dates et heures d’ouverture des plis connaissent également des problèmes liés au non-respect des règlementations stipulées par le code des marchés publics :
-Les dates et Heures d’ouverture des plis sont rarement conformes à celles qui ont été préétablies. Il peut être remarqué des décalageslantal de quelques heures à 1 jour, sans que des avis d’ajournements aient été officiellement proclamés au préalable pour que les candidats puissent s’y préparer. Dans certains cas, l’absence des candidats à la séance d’ouverture des plis trouve son explication par ces reports non annoncés.
-La comparaison des offres repose exclusivement sur la base des critères des offres les moins disantes sans considération du rapport prix/qualité.
-Des violations sont aussi constatées par rapport au principe de transparence du processus tels l’absence de notification du procès-verbal d’ouverture des plis envoyée aux candidats, le non publication de la décision d’attribution et la privation d’information officielle des candidats retenus ou non retenus.
-on note aussi le manque de contrôle pour le docume nt de comparaison des offres qui n’est pas conforme au principe du double regard dans le processus de vérification.
Ces problèmes peuvent servir de base pour la présomption de corruption du marché considéré.

La non-conformité des pratiques à la théorie

Les principales défaillances des procédures et pratiques actuelles sont principalement constituées par :
-Le manque de transparence du processus de passation des marchés, la majorité des responsables d’administration et la totalité des opérateurs privés n’ont pas encore connaissance des dispositions transitoires et continuent à appliquer les anciennes dispositions, ce qui crée un environnement d’insécurité juridique.
-La complexité et la lourdeur des procédures existantes : la procédure d’appel d’offres comprend plusieurs étapes et fait intervenir plusieurs fois les mêmes organes de contrôle.
-La lourdeur du processus d’obtention des visas par le contrôleur Financier (CF) : le circuit des visas constitue le principal facteur de relativement des marchés. Après la signature du marché par le titulaire, la signature de l’administration est différée jusqu’à l’obtention des différents visas du CF. Il y a donc formalité excessive dès lors que le contrôle financier est présent en amont du processus de passation notammen au sein de la CAO.

Table des matières

Partie I : Rétrospective et analyse préliminaire du droit des marchés publics malgache
Chapitre I : Généralités et définition
Section I : Notion générale sur marchés publics
1- Définition et champs d’application
2- Principes fondamentaux
2-1- La liberté d’accès à la commande publique
2-2- Types de marchés publics
2-2-1- Marchés de fournitures
2-2-2-Marchés de prestation de services
2-2-3-Marché de prestation intellectuelle
2-2-4-Marché de travaux
2-3- Formes de marchés
2-3-1- Marchés à prix global et forfaitaire
2-3-2-Marchés à prix unitaire
2-3-3-Marchés à prix provisoire
2-3-4- Marchés sur dépenses contrôlées
2-3-5- Marchés à prix fermés
2-4 – Le seuil
Section II : Les organes de régulation des marchés publics
1- Missions et attribution de l’ARMP
2- L’ARMP à travers le Comité de Réglementation et de Recours
3- L’ARMP à travers la Direction des Systèmes d’Information
4- Les structures d’appui à la passation des marchés
4-1-L’Unité de Gestion de la Passation des Marchés
4-2-La commission d’Appel d’offre
Chapitre II : Le fonctionnement des marchés publics
Section I : Les modes de passation des marchés publics
1- L’appel d’offre
1-1- Appel d’offres ouvert
1-1-1-Appel d’offre ouvert avec pré- qualification
1-1-2-Appel d’offre ouvert en deux étapes
1-2- Appel d’offres restreint
2- Les marchés de gré à gré
3- Dispositions spécifiques aux prestations intellectuelles
Section II : Les procédures de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics
1- Exposition générale
2- La mise en concurrence
2-1 La publicité
2-2- La mise en concurrence
3- La conclusion du contrat
4- L’exécution du marché
5- Seuil de procédure adopté
6- Les étapes de la procédure de passation des marchés
Partie II : Analyse critique du système de passation des marchés publics
Chapitre I : Problèmes liés aux procédures et aux modes de passation des marchés publics
Section I : Etat des lieux de la situation des marchés publics à Madagascar
Section II : Les difficultés se rapportant aux marchés publics
1- La multitude des textes se rapportant aux marchés publics
2- Le défaut de formation adéquate
3- La carence du contrôle de la passation des marchés publics
Section III : Les maux des organes
Section IV : Les incommodités présentes dans la procédure de passation des marchés publics
1- Les problèmes liés à la planification
2- Du non effectivité de la mise en concurrence
3- Les questions de l’Evaluation et de l’attribution des offres
4- La non-conformité des pratiques à la théorie
Chapitre II : Les réalités et les problèmes présents au niveau de la procédure de passation des marchés publics
Section I : La lourdeur de processus au niveau de l’administration centrale
Section II : La difficulté d’accès des PME aux marchés publics
1- La place des PME dans les marchés publics
2- Les barrières à l’entrée sur les marchés publics : une approche économique
3- Les barrières à l’entrée sur les marchés publics : les faits
Chapitre III : Effets des problèmes liés aux marchés publics sur la gestion des dépenses publiques
Section I : Marchés publics et gestion des dépenses publiques
1- Relation entre marchés publics et dépenses publiques à la lumière de la théorie
2- Corruption au sein de la fonction publique
3- De l’effet de la corruption sur la fonction publique
4- La recherche de rente dans les marchés publics
Section II : Concept d’efficience et d’efficacité dans le cadre de la procédure de passation des marchés publics
Partie III : Améliorations à apporter au système de gestion des marchés publics
Chapitre I : Perfectionnements liés à l’administration
Section I : Assouplissement du mode de décision administrative
1- Création d’une cellule de marché
2- Restructuration du processus de prise de décision
Section II : Amélioration du système d’information au niveau du système de marchés publics
1- Amélioration de la qualité du système d’information
2- Analyse avenante des informations
3- La suppression des barrières à l’entrée des PME
3-1-La réduction des asymétries d’information et des coûts fixes de réponse aux appels d’offre
3-2- L’alternative à la difficulté de réduction des asymétries d’informations
3-3- La nécessaire implication des autorités contractantes
3-4- L’introduction de flexibilité dans les appels d’offre
Chapitre II : Affermissement des réglementations du système de marchés publics
Section I : Réforme des lois règlementant les marchés publics
Section II : Amélioration du système de contrôle et des organes
Chapitre III : Rénovations techniques
Section I : Promotion de la concurrence
1- Remise en place de l’égalité de traitement
2- Encouragement de la concurrence et Efficacité de la dépense publique
3- La concurrence comme principe directeur pour la législation sur les marchés publics
4- L’appel d’offres ouvert comme principale méthode de passation des marchés fondée sur la concurrence
Section II : Révision des procédures
1- Prévention du trucage des offres
1-1- Information sur les autres soumissionnaires potentiels
1-2- Communication entre les soumissionnaires potentiels
1-3- Formation d’ententes collusoires
2- Détection du trucage des offres
2-1- Comprendre les comportements effectifs
2-2- Analyser les incitations
2-3- Examiner comment l’information a été gérée
3- Respect des règles − Répression du trucage des offres
Conclusion
Bibliographie

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