Soutenance mémoire
ARO en tant qu’institution financière (Omnibranches)
ARO, entant qu’institution financière, est détenteur de fonds qui ne lui appartiennent pas et qu’il lui faut gérer. Par l’accumulation des capitaux, une partie des primes collectées ne sont pas utilisés immédiatement : elle devra donc les investir en placement donnant des produits financiers suffisant et conservant leur valeur malgré l’érosion monétaire, car une autre partie sera utilisée pour couvrire les emprunts publics concernent les besoins d’intérêt général. Ces placements constituent la garantie pour l’assuré et le bénéficiaire du contrat que l’assureur sera, à tout moment, en mesure de faire face à ses obligations : ils couvrent les engagements réglementés. Les placements sont repartis sur plusieurs postes :
Les placements financiers en numéraire auprès des organismes financiers traditionnels (comme les bons de trésor, lova, hasimbola, bon de caisse, dépôt à terme ou d’autre encore)
Les investissements immobilières (l’achat ou la construction d’immeuble, de terrains). Ainsi, principalement, la compagnie ARO a pour missions de :
– Garantir les assurés contre les risques éventuels
– Donner sérénité et confiance, gage de garantie aux assurés, pour les risques éventuels car son mécanisme s’appui sur la compensation des risques
– Procéder au règlement des dommages subits par les sinistres selon les clauses du contrat.
Les responsabilités du Directeur Marketing
Par délégation de pouvoirs de la Direction Marketing, précisée par note d’application, le Directeur marketing a comme principales responsabilités :
La contribution à la formulation du politique marketing,
Le fonctionnement efficace de la Direction,
L ‘animation et la supervision des réseaux de vente et de la force de vente,
Les services à rendre aux clients importants des points de ventes,
La proposition et la réalisation des créations, suppression des points de vente entre autres, la nomination et la révocation des agents et sous-agents,
La détermination du taux de commissionnement des agents, sous-agents et apporteurs libres,
Représentation des points de vente et Département de la D.M vis à vis des autres Direction et de l’extérieur, dans les activités commerciales,
L’application régulière des procédures de la comptabilité des agences,
Le bon déroulement des encaissements des primes et de leur transfert au siège,
Le suivi des arriérés des points de vente,
L’évaluation des statistiques sur le plan marketing,
L’embauche, la révocation du personnel non cadre des points de vente,
La notation du personnel dans la direction et les sanctions disciplinaires du personnel,
L’étude de marché, et études et recherches commerciales,
L’étude des nouveaux produits et leurs lancements, ou l’adaptation des produits, en collaboration avec la Direction Technique,
En général, l’amélioration de l’image de groupe ARO auprès de la société,
La relation publique, la publicité et la promotion de vente,
La tenue des réunions de concertation et réunion générale,
La supervision et le contrôle des fonctions commerciales de la compagnie,
La signature des circulaires, des notes de service et d’ordre de mission de la Direction,
La signature des engagements de dépenses de caractère commercial et correspondance dans la limite de l’autorité déléguée à savoir, le règlement des sinistres à titre commercial et les commissions
La D.M, pour l’accomplissement convenable de ces missions, doit coordonner ses activités avec celle de la Direction Générale et les autres Directions, les Agents généraux et les autres points de vente, le Service Informatique et les Gros clients
Ressources matérielles
La performance d’une entreprise dépend nécessairement de l’effort de chaque personnel à réussir à fonds sa responsabilité mais aussi, de la performance des équipements utiles pour l’exécution du travail. En effet, une entreprise performante attire la fidélisation des clients.
L’ordinateur : (1) C’est l’un des moyens très utiles au service des entreprises d’assurance car l’utilisation de ce moyen est rendue indispensable par le caractère répétitif des nombreux travaux, par l’importance de l’information à traiter rapidement sur le plan comptable, statistique, administratif et financier pour les besoins de la gestion de l’entreprise. Elle permet la saisie et le traitement des données, c’est-à-dire, de les classer par catégories, de les accumuler et d’obtenir leurs sommes ; éventuellement, d’effectuer des calculs à partir de ces données pour finalement extérioriser les résultats recherchés. Or, concernant l’outil de travail utilisé, le S.A.R. est doté de trois (3) ordinateurs très anciens et de deux (2) imprimantes d’anciennes marque qui sont difficiles à utilisés et dont l’ignorance et la méconnaissance des logiciels adéquats ne manquait pas, Ces matériels sont insuffisant pour effectuer l’exploitation des taches ainsi que la consultation car à force de travailler de leur mieux, les personnels sont obligés de limiter leur travail incombant au service et charriera des retards sur l’exécution de leur tache (comme l’envoie des quittances et des lettres destinées aux clients ) L’existence des erreurs sur les quittances sont parfois dus du matériel informatique mal adapté ce qui pousse les clients à la réclamation. En outre, certains travaux se font encore séparément et manuellement du fait de cette ignorance des logiciels adéquats. En effet, on n’arrive pas à satisfaire les besoins qui s’imposent à cause de cette faiblesse au niveau de l’environnement technologique et les différentes actions du service ne sont pas réalisées.
Matériels de bureau : Le S.A.R. dispose de quatre (4) bureaux dans un petit espace et d’un (1) seule armoire pour le rangement et classement des dossiers. Comme ce service en relation avec les autres services et en relation permanente avec les clients, les visites de ces personnels et ceux des clients qui viennent pour demander des renseignements ou pour déposer une réclamation ou pour une autre raison de visite, démontrent que ces bureaux sont insuffisants pour mener à bien leur fonction et pour que les clients ont une certaine appréciation à leur sujet.
Matériels de transport : Les matériels de transport utilisé pour la compagnie est insuffisant pour la réalisation des taches nécessitant un déplacement ou une descente sur terrain. Pour la S.A.R., les encaisseurs, qui effectue le recouvrement des primes et qui apporte les quittances terme pour les clients, ne possèdent pas une voiture à leur disposition. Ce manque des matériels et outils de vérification peut conduire à l’insatisfaction des clients qu’il faut éviter pour qu’une relation harmonieuse entre les deux parties puisse toujours exister.
Organisation technique
L’organisation technique permet à la facilité de recouvrement des primes. Cette organisation consiste ainsi à ce que toutes les opérations soient concrétisées par un bordereau. Ce bordereau peut être soit un « Bordereau de Perforation de production» où sont enregistrés en détail les résultats d’une production, ou soit un « Bordereau de Perforation de sinistre » où sont énumérés analytiquement tous les renseignements concernant les sinistres et où ils sont récapitulés suivant le cas. Il s’agit d’un support codifié contenant tous les caractéristiques du contrat, entre autre le montant de la prime à recevoir ou du sinistre à payer éventuellement. Chaque point de vente et agence doit en disposer et en constituer un, afin que la vérification et le traitement des documents se déroulent sans contrainte et convenablement. Pour ce faire, en ce qui concerne la production, certaines données doivent être codifiées dans ce bordereau, comme :
– La date de comptabilisation, – Le numéro de la police,
– La date d’effet, – Le numéro du compte du client,
– La date d’échéance, – Le code opération,
– La prime totale, – Le code de gestion,
– Le montant des commissions, – Le code courtier.
Ces organisations comptables et techniques permettront au SAR à la réduction du non fiabilité des informations et les confusions sur les écritures.
Le compte courant de l’agent
La gérance de ce compte courant favorise un recouvrement bien maitrisé car le suivi de leur compte débit et crédit conduit à un non confusion des écritures comptables La gestion des comptes courant doit donc s’effectuer comme suit : Il est indispensable que ce compte courant soit débité:
– De l’envoi des quittances émises : en effet, pour la société, il s’agit d’une créance créée qui vient augmenter son actif et portant sa situation nette,
– Des fonds éventuellement adressés par la société pour lui permettre de faire face à des gros sinistres. Ces fonds auront été prélevés sur la trésorerie de l’entreprise qui ainsi diminue : cette opération s’analyse en une modification de la composition de l’actif de la compagnie, une créance ayant remplacée la trésorerie sortie.
Et il sera crédité :
– Des retours des quittances, des primes dont elles avaient été précédemment débitées,
– Des sinistres payés par l’agent pour compte de la société,
– Des fonds adressés périodiquement par l’agent à la société.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIÈRE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE
CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉ SUR LA COMPAGNIE
Section 1 : Identification et Historique
1-1 Identification de la compagnie
1.2 Historique
Section 2 : Structure Organisationnelle
2.1 Structure d’ensemble
2.2 Les réseaux de distribution
Section 3 : Activités et produits
3.1 Les activités de la compagnie
3-1.1 ARO en tant qu’Assurance
3-12 ARO en tant que Réassurance
3-1.3 ARO en tant qu’Institution financière
3.2 Les produits de la compagnie
3-2.1 Les garanties des produits d’assurance
CHAPITRE II : PRÉSENTATIONS DES DIRECTIONS ET DU SERVICE ADMINISTRATIF ET RECOUVREMENT
Section 1 : Présentation de la Direction Marketing(D.M)
1.1 Les responsabilités de la D.M
1.2 Les composantes de la DM
Section 2 : Présentation de la Direction Technique (D.T)
2.1 Les responsabilités de la D.T
2.2 Organigramme de la D.T
Section 3 : Présentation de la Direction d’Agence d’Antsahavola (DAA)
3.1 Structure de la D.A.A
3.2 Objectifs et activités de la D.A
Section 4 : Présentation du Service Administratif et Recouvrement (S.A.R)
4-1 Organigramme du S.A.R
4.2 Attributions du S.A.R
4-2.1 Outils de recouvrement
4-2.2 Types de quittances
4-2.3 Intérêt des quittances
DEUXIÈME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE SUR LE SYSTEME DE RECOUVREMENT
CHAPITRE I : POSITION DES PROBLÈMES SUR LA GESTION DES QUITTANCES
Section 1 : Lenteur administrative
1.1 Vérification scripturale trop longue
1.1.1 Vérification sur cash
1.1.2 Erreurs sur les écritures
1.2 Souci à la désinformation
1.3 Brouillement des dossiers
1-3.1 Les dossiers à classer
1-3.2 Les dossiers à enregistrer
Section 2 : Déficience au niveau des outils de vérification
2.1 Ressources matérielles
2.2 Ressources humaines
2.3 Ressources financières
Section 3 : Vieillissement juridique et administratif
3.1 Manque d’actualisation des lois
3.2 Défaut d’adaptation de plan comptable
3.3 Anomalie sur les documents administratifs
CHAPITRE II : POSITION DES PROBLÈMES SUR LA GESTION DES PRIMES
Section 1 : Problèmes liés aux arriérés
1.1 Non respect des procédures de recouvrement
1-1.1 Souscription d’une police d’assurance
1-1.2 Procédure de la L.M.D
1-1.3 Procédure de modification de la police d’assurance
1.2 Pullulation des clients douteux
1.3 Déséquilibre du chiffre d’affaires
Section 2 : Problème liés à l’insatisfaction des clients
2.1 Clients et leur pouvoir d’achat
2.2 Incompatibilité du tarif par rapport à la qualité du service
2.3 Tendance au clientélisme
Section 3 : Problèmes liés à l’organisation du système de recouvrement
3.1 Confusion des taches
3.2 Retard dans le domaine de l’exécution
3.3 Existence des branches méconnues
TROISIÈME PARTIE : RESULTATS ATTENDUS, PROPOSITION DES SOLUTIONS ET SUGGESTIONS
CHAPITRE I: RÉORGANISATION DE LA GESTION DES QUITTANCES ET DES PRIMES
Section 1 : Organisation du mode de travail
1.1 Organisation comptable et technique
1.1.1 Organisation comptable
1.1.2 Organisation technique
1.2 Véracité des informations
1.3 Classification rationnelle des dossiers
Section 2 : Adéquation des outils de vérification
2.1 Actualisation des matériels
2.2 Régénération périodique des ressources humaines
2-2.1 Renforcement en nombre des travailleurs
2-2.2 Formation des travailleurs
2.3 Ajustement financier
2-3.1 Amélioration de la gestion budgétaire
2-3.2 Amélioration de la marge de sécurité
2-3.3 Application de la stratégie du prix psychologique
Section 3 : Renouvellement juridique et administrative
3.1 Proposition des lois
3.2 Tenues des documents comptables adéquates
3-2.1 Journal
3-2.2 Tableau des flux de trésorerie
3-2.3 Mise en application de l’actuel Plan comptable général
3.3 Maintiens des documents administratifs
CHAPITRE II : MAÎTRISE DU SYSTÈME DE RECOUVREMENT
Section 1 : Administration de proximité
1.1 Respect des procédures de recouvrement
1.2 Amélioration de la communication externe
1-2.1 Relation publique
1-2.2 Actions publicitaires
1.3 Publication des bulletins périodique
Section 2 : Implantation des services de contrôle
2.1 Gérance des comptes courants
2.2 Utilisation du contrôle de gestion
2-2.1 Utilité du contrôle de gestion
2-2.2 Rôle du contrôle de gestion dans la compagnie
2.3 Implantation d’un cabinet d’audit
2-3.1 Objectifs de son implantation
2-3.2 Attributions
Section 3 : Intensification de l’étude d’impacts et recommandation générale
3.1 Impacts financiers
3.2 Impacts économiques
3.3 Impacts sociaux
3-4 Recommandations générales
3-4.1 Intégration du système au sein de l’entreprise
3-4.2 Révision des points forts et points faibles
3-4.3 Entretien d’une bonne relation avec les clients
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
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