AMÉLIORATION DES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE

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Objectifs du contrôle interne

Le but du contrôle interne est d’assurer :
– la protection et la sauvegarde du patrimoine
– la régularité et la sincérité des enregistrementcomptables et des comptes annuels qui en résultent
– la conduite ordonnée et efficace des opérations ed gestion de l’entreprise
– la conformité des décisions avec la politique dela Direction

Importance du système de contrôle inter ne

Le système du contrôle interne est très important pour la Direction et pour les contrôleurs. Il est un outil de gestion efficace po ur l’entreprise.

Pour la Direction :

La préoccupation des dirigeants d’une entreprise est de rentabiliser les mises de fonds des actionnaires. Ainsi le gérant est obligéd’assurer que les actifs de la société et les ressources sont protégés dans le processus ed production.
Cette protection nécessite la mise en place d’un contrôle pour que d’une part tous les mouvements enregistrés au niveau de l’exercice soient complets, réguliers, autorisés et justifiés. D’autre part, l’existant physique concorde avec l’évaluation comptable.
La direction pourra tirer profit d’un bon système de contrôle interne dans la mesure où celui-ci garantit la précision et la fiabilité des documents comptables.
L’existence d’un bon système de contrôle interne fa vorise l’amélioration de l’efficacité et de l’efficience d’une entreprise. Il est une garantie pour la direction quant au respect de la ligne de conduite établie par elle-même.

Pour les contrôleurs :

Auparavant, seul le Responsable Administratif et financier assurait la fonction de contrôleur. Mais en ce moment, la société a engagé un auditeur externe à cause du développement rapide de la S.I.T.R.A.M.
Un système de contrôle interne facilite le travail d’un contrôleur car ce dernier peut orienter son travail vers les postes susceptibles de contenir des erreurs ou des fraudes.
Le contrôle interne réduit les risques d’erreur ou de fraude.
Dans cette partie, nous allons donc essayer de faire une analyse critique de la situation qu’il prévaut au sein de la société S.I..TR.A.M.
Pour se faire, nous avons opté pour une identification du problème au niveau :
– des éléments de base du système de contrôle interneexistant (chapitre I ).
– de la caisse (chapitre II ).

ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE

PROBLÈME LIE AUX ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE EXISTANT

Avant de faire une analyse sur les éléments de base du système de contrôle interne, nous allons d’abord voir les faits existants dans la société, ceci dans le but de rendre la plus objectivement possible notre analyse.
C’est ainsi que notre travail va être accès sur les faits suivants qui d’après nous constituent des obstacles quant à l’efficacité du système de contrôle interne de la société :
– Type de manuel de procédure utilisé par la société
La société S.I.T.R.A.M. s’est déjà fixée les règlesà suivre en matière de procédure. Cependant elle n’est pas éditée donc ils’avère difficile de se conformer à la procédure.
Pour le moment à la société S.I.T.R.A.M., la procédure se transmet verbalement d’un employé à un autre (partant à entrant) et il y a risque de modification et d’oubli, la passation pouvant se passer très rapidement.
– Le système de supervision de la société
Le système de supervision de la société S.I.T.R.A.M.est insuffisant à cause de l’insuffisance du personnel. Ce manque du personnel se situe au niveau du département financier et cela engendre parfois du attrapage hors du temps de travail ainsi que la confusion des tâches. Cette confusion des tâches ne permet pas de faire les contrôles appropriés et distincts à chaque service.
Soulignons qu’une supervision est nécessaire pour s’assurer que chaque service assure convenablement sa tâche et le principe de la séparation des fonctions est un élément fondamental d’un bon système de contrôle interne.
Telle est donc la situation, en ce qui concerne les faits qui prévalent au sein de la société, lors de notre passage.
Nous allons maintenant analyser d’une manière critique les points suivants :
– Manuel de procédure non satisfaisant
– Insuffisance d’un système de supervision

Manuel de procédure non satisfaisant

Pourquoi nous disons que le manuel de procédure n’est pas satisfaisant ?
Plusieurs causes peuvent être à l’origine de cette carence mais pour nous, nous considérons les causes suivantes comme principaleset fondamentales :
– changement fréquent du personnel
– insuffisance de collecte et transmission d’information

Changement fréquent du personnel

Depuis ces derniers temps, la société S.I.T.R.A.M arecruté des nouveaux employés. Certains éléments ont démissionné et d’autres ont été transférés à des postes qu’ils n’ont pas occupés auparavant.
Exemple: – une personne chargée de contrôle devient caissière
– un coursier devient responsable des achats à l’atelier.
La société S.I.T.RA.M établit une réorganisationarpce changement et applique une nouvelle procédure.
L’effectif étant insuffisant, certains employés exercent des tâches différentes. Exemple: une personne est à la fois responsable banque et responsable des fournisseurs étrangers.
La principale réorganisation effectuée par la sociét S.I.T.R.A.M est le changement de l’organigramme. Certains postes ont été supprimés tels que le poste d’un secrétaire comptable, le poste d’un chef comptable.
La société S.I.T.R.A.M organise une réformation auxnouveaux employés ainsi qu’aux anciens pour que chacun accomplisse très bien leur travail.

Insuffisance de collecte et transmission d’i nformation

Le manuel de procédure non satisfaisante met en dificulté un employé nouvellement recruté ou un contrôleur et entraîne une faiblesse pour le système de contrôle interne de la société S.I.T.R.A.M.
Un nouvel employé n’arrive pas à s’informer entièrement sur les règles à suivre lorsque la procédure n’est pas satisfaisante.
Si un responsable s’absente et que le remplaçant ne connaît pas très bien la procédure, le respect des règlements n’a pas lieu.Dans un autre cas où le remplaçant avait déjà travaillé dans le même service, il peutfacilement suivre et adopter la procédure existante mais le problème se pose sur leremplaçant qui aura à cumuler deux fonctions souvent incompatibles.

Insuffisance d’un système de supervision

Nous avons constaté lors de notre passage que le système de supervision de la société S.I.T.R.A.M. est insuffisant.
Rappelons que le système de supervision est un des aspects fondamentaux du contrôle interne : les travaux effectués par les exécutants doivent faire l’objet d’une vérification dont d’une manière générale, l’efficacité n’est garantie qu’à partir du moment où elle est suffisamment formalisée.
La supervision des travaux peut intervenir de deux façons différentes. Tantôt elle est la condition nécessaire à la réalisation complète d’une opération. Tantôt elle permet seulement au responsable de s’assurer que les personnes qui sont sous ses ordres accomplissent bien leur travail et ne laissent du côté aucune des tâches dont ils ont la charge.
La supervision n’est donc réellement efficace que dans la mesure où elle est mise en œuvre de façon suffisamment fréquente et ré gulière.
Nous considérons la manque de personnel, comme l’origine de cette insuffisance du système de supervision, qui engendre la confusion des tâches.

Manque de personnel

Au niveau de certains départements de la société IS.T..R.A.M, une personne assume deux fonctions à cause de l’insuffisance du personnel.
Exemple: une personne s’est chargée du secrétaire comptable et du responsable client. Auparavant, ces deux fonctions étaient exécutées par deux personnes différentes. Cependant, à cause de la réorganisation effectuée par la société S.I.T.R.A.M, elles sont assumées par une seule personne.
L’avantage de cette situation est l’augmentation de l’expérience de cette personne. Elle connaît à la fois les missions du se crétaire comptable et les missions du responsable client. Cependant, l’inconvénient est qu’il n’arrive pas à assumer d’une manière correcte ces deux fonctions en même temps.
Au niveau de la comptabilité, à cause de l’insuffisance du personnel, la société S.I.T.R.A.M est obligée de régulariser beaucoup dechoses en :
– effectuant un rattrapage hors du temps de travail c’est à dire travailler le soir jusqu’à 21 heures ainsi que le samedi.
– remplaçant quelqu’un pour les autres courses.

Confusion des tâches

Le principe de la séparation des tâches est un élément fondamental d’un bon système de contrôle interne. Or dans l’organisation de la S.I.T.R.A.M, notamment au sein du département financier et comptabilité, il ’yn a pas de séparation de fonction effective.
Ainsi le principe qui indique qu’une même personnene peut assumer deux ou encore plusieurs fonctions n’est pas respecté.
L’absence de séparation des fonctions concentre en effet tous les pouvoirs d’exécution entre les mains d’un responsable.
Notons que les différentes fonctions dans le département finances et comptabilité sont :
– la fonction du Directeur Financier
– la fonction du Chef comptable
– la fonction du comptable chargé des fournisseurset des achats locaux
– la fonction de responsable banque
– la fonction des responsables clients
– la fonction du responsable des agences
– la fonction du responsable de la trésorerie
La fonction du Directeur Financier, la fonction du Chef comptable, et la fonction de la trésorerie sont confondues. Dans ce département, ces fonctions sont assurées par le Conseiller Financier à la Direction Générale.
Le Directeur Financier devra avoir comme missions en premier lieu :
– de restaurer la bonne tenue de la Comptabilité Générale
– de mettre en place le suivi et la prévision de trésorerie plus fiable et plus complète
– d’élaborer un budget dont l’objectif est de réduire les charges de structure
De même, la fonction du Chef comptable et la fonction de la trésorerie devront être chacune assurées par une personne différenteSinon,. les tâches du Conseiller Financier à la Direction Générale pourraient êtreurchargées. Ce non – respect de la séparation des fonctions ne permet pas de faire lescontrôles appropriés et distincts de ces services.
Après cette analyse des éléments de base du systèmede contrôle interne, nous allons aborder l’analyse du système de contrôle int erne au niveau de la caisse.

ANALYSE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU NIVEAU DE LA CAISSE

Avant de faire l’analyse, nous allons d’abord voir les procédures effectuées au niveau de la caisse.
Les caissières enregistrent les encaissements et les décaissements de la société dans le journal de caisse (cf. Annexe 1) et sur l’ordinateur.
La société S.I.T.R.A.M. utilise le système AS 400C’est. un système de réseau qui permet de faciliter le travail de chaque responsable. En entrant toutes les données nécessaires pour l’établissement des états financiers, ce système peut faire sortir le grand livre, la balance, etc.…
Les encaissements soient :
– des ventes au comptant ou par chèque
– des rendus sur bon d’engagement de dépenses (BED : cf. Annexe 2) : parfois, le montant des achats effectués par une telle personne est inférieur au montant pris à la caisse donc cette personne doit rembourse r à la caisse. Les caissières, dans ce cas, établissent un reçu (cf. Annexe 3) pour prouver le montant remboursé.
– des retours impayés : lorsqu’une traite ou un chèque d’un client est retourné, le responsable de recouvrement doit avertir ce client. Ce client remplace cette traite ou ce chèque retourné en espèces ou par un utrea chèque. Donc, les caissières doivent ainsi établir un reçu pour prouver la réception de ce chèque ou de cet argent.
En ce qui concerne les décaissements, les BED doivent être signés par le chef de département et la Direction. Les caissières vérifient ces signatures avant de faire les décaissements.
Dans ces décaissements, la société S.I.T.R.A.M effectue des échanges de chèque. Les membres du personnel peuvent échanger eursl chèques à l’aide d’une demande intitulée : Demande d’échanges de chèque cf(. Annexe 4). La procédure effectuée pour cette demande est la même que pourles BED.
Tous les documents internes utilisés par la sociétésont tous prénumérotés.
Pour éviter les risques de falsification, de destruction et de production des faux documents, les documents internes prénumérotés sontconçus par l’une des filiales de la société : l’ECOPRIM. Le prénumérotage des documents internes permet de faciliter le suivi de leur séquence numérique et chronologique.
Dans le cas d’une annulation d’un document, elle d oit être bien justifiée. Le document annulé doit être conservé pour le besoin’und contrôle et par mesure de prévention de fraude ou falsification. Ainsi, tous les documents doivent être enregistréset envoyés au service comptabilité à la fin de la journée. Le classementde ces documents se fait à partir du journal de caisse c’est à dire en suivant la date d ’enregistrement.
Le journal de caisse est établi en double exemplaire. Le service comptabilité peut se procurer des copies pour leur archive et pour le besoin d’un éventuel contrôle.
Exemple:
– pour le BED et la demande d’échanges de chèque :l’original pour le service comptabilité et la souche reste à la caisse.
– pour la facture : elle est en triple exemplaire. L’original pour le client, les deux autres pour le service comptabilité.
Comme nous avons dit auparavant, les caissières enregistrent tous les encaissements et tous les décaissements dans le journal de caisse. Elles font des saisies aussi sur l’ordinateur.
Les avantages de cette procédure sont :
– lorsque l’une des caissières a oublié d’enregistrer une facture par exemple dans le journal de caisse l’autre peut la vérifier sur l’ordinateur ou vice versa.
– nous pouvons connaître le solde tout de suite après chaque mouvement sans faire des calculs.
Au moment de la fermeture de la caisse, le contrô leur vérifie le journal de caisse. Il doit comparer les documents obtenus de la journée et les écritures au journal de caisse. Puis, il va faire le billetage. Enfin, il doit apposer sa signature sur le journal pour attester que tous les mouvements de la journée sont bien enregistrés dans le journal.
Le paiement par chèque ou par traite nécessite uneautorisation. Les caissières enregistrent les chèques reçus ou les traites dans un cahier de transmission et les envoient à la fin de la journée au service comptabilité.
Nous allons maintenant analyser le système de contrôle interne au niveau de la caisse par les points suivants :
– Informations comptables mal gérées
– Absence de bonne prévision

Informations comptables mal gérées

Nous constatons que la remise des pièces justificatives au niveau de la caisse n’est pas à jour ce qui entraîne le retard des impu tations comptables.

Retard des pièces justificatives

Nous avons parlé auparavant que les décaissements oiventd être autorisés. Les caissières ne peuvent pas retirer de l’argent sans la signature de la Direction et du chef de département.
Lorsqu’on établit un BED, ceci indique que l’argent qu’on doit retirer est utilisé tout de suite. Cependant, plusieurs BED n’ont pas encore des pièces justificatives.
Certains cas qui ont causé le retard des pièces justificatives au niveau de la caisse :
– Au niveau du service logistique par exemple, les pièces du BED dont l’objet est le dédouanement ne sont pas remises tou de suite à la caisse.
– Au niveau de la plus haute hiérarchie, le P.D.G. a droit à ce qu’on appelle fonds de caisse par mois. Ce fonds de caisse est utilisé par exemple pour acheter des boissons pour les invités ou pour l’expédition des colis urgents, etc. … La personne responsable au service du P.D.G. ne peut pas remettre toutes les pièces justificatives concernant ce fonds de caisse lorsque ce dernier n’est pas encore soldé.
– L’employé qui a fait le décaissement a oublié de mettre les pièces justificatives à la caisse. Il ne les remet qu’aprè s avoir reçu une lettre de relance (cf. Annexe 5) indiquant les BED sans pièces.
Nous entrons maintenant sur la conséquence de ce retard des pièces justificatives qu’est le retard des imputations comptables.

Retard des imputations comptables

Le retard des pièces justificatives ne permet pas au service comptabilité d’effectuer les imputations comptables car concernant ces BED, plusieurs cas peuvent se présenter :
– la personne qui a effectué le retrait d’argent peut le rendre en totalité car elle n’a pas trouvé ce qu’elle a cherché.
– le montant de la BED est supérieur au montant des achats effectués. Par conséquent, la personne doit rembourser la différence à la caisse. Dans le cas contraire, la personne doit faire un complément du BED.
Le service comptabilité doit donc attendre l’arrivée des pièces justificatives pour pouvoir faire les imputations comptables. Parfois aussi, l’objet écrit dans le BED concerne deux choses différentes donc les imputations comptables ne peuvent pas être établies sans l’arrivée des pièces.
La société doit exiger les pièces justificatives arc l’existence de ces pièces peut prouver que la personne a effectué très bien ses achats.

Absence de bonne prévision

Nous avons constaté que la société ne peut pas établir parfaitement sa prévision à cause de l’insuffisance de données d’où la perturbation au niveau de la trésorerie.

Insuffisance de données

Les encaissements relatifs à l’exploitation provien nent essentiellement de la vente des biens ou des services produits par l’entreprise.
Les prévisions des recettes sont estimées à parti des chiffres d’affaires prévues par la direction commerciale.
Dans le cas de ventes au comptant, le montant des encaissements est égal à celui des ventes. Par contre, dans le cas de ventes à crédit, il n’y a pas correspondance entre les ventes et les encaissements.
La société effectue des ventes au comptant ou à crédit.
La prévision des décaissements est plus délicateueq celle des encaissements en raison de la très grande diversité des charges.
Il est préférable d’examiner les problèmes posés arp la prévision des décaissements à partir de la nature des charges. Cependant, le service financier ne connaît pas en avance les décaissements effectués arp chaque département c’est la raison pour laquelle il ne peut pat établir parfaitement la prévision.
Exemple : le responsable commercial a décidé subitement d’envoyer une personne en mission en province. Cependant, le fonds de caisse n’est pas suffisant pour faire l’ordre de mission. Par conséquent, la personne désignée doit attendre le retrait d’argent à la banque avant d’établir son BED.

Perturbation au niveau de la trésorerie

Le déséquilibre entre les encaissements et les décaissements entraîne un problème au niveau de la trésorerie. La société queris d’avoir une trésorerie négative.
Trésorerie = Fonds de roulement – Besoin de financement
La trésorerie est dite négative si les crédits bancaires sont supérieurs aux liquidités. Le recours au crédit à court terme vient diminuer les besoins en capitaux permanents, c’est à dire le fonds de roulement nécessaire au maintien de l’équilibre financier.
L’évolution de la trésorerie est un phénomène coinut. Les écarts constatés entre les prévisions et les réalisations ont un effet cumulatif. La détérioration de la position de trésorerie au cours des premiers mois d’un exercice par exemple, va faire sentir ses effets sur les autres mois. L’analyse des écarts entre le budget initial et les réalisations permet de prévoir leurs conséquencesurs la situation des mois à venir. Mais, alors que la révision des budgets d’exploitation ne peut intervenir que périodiquement, la mise à jour des prévisions de trésorerie doit être permanente, afin que les dispositions nécessaires pour couvrir les besoins, c’est à dire maintenir la solvabilité, puissent être prises à temps.
Après avoir évoqué l’analyse critique du système decontrôle interne, nous allons voir les propositions d’amélioration à apporter tant sur les éléments de base du système qu’au niveau de la caisse. Ensuite, les solutions retenues et les résultats attendus.

PROPOSITIONS D’AMÉLIORATION DU S YSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE

AMÉLIORATION DES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE

Nous allons d’abord voir l’amélioration du manuel de procédure et ensuite le renforcement d’un système de supervision.

Amélioration du manuel de procédur e

L’amélioration du manuel de procédure pourrait se airef par :
– la stabilisation du personnel
– le renforcement du système de contrôle interne

Stabiliser le personnel

La société S.I.T.R.A.M a effectué un programme de ormationf pour son personnel. Ce programme de formation permet la fiabilité globale du système et la bonne qualification du personnel.
En plus de ce programme de formation, la société SI.T.R.A.M pratique aussi une politique de rémunération adéquate. Le staff rigeantdi a révisé les salaires de l’ensemble du personnel méritant et il y a une augmentation des salaires dans la plus part d’entre eux.
Les objectifs de la société S.I.T.R.A.M dans ce programme de formation et dans cette politique de rémunération adéquate sont :
– l’épanouissement de la personne
Le niveau intellectuel du personnel augmente. Le personnel est capable d’exécuter parfaitement ses tâches. Il fait preuve de compétence et d’efficacité.
– le développement de la société
Le personnel est motivé dans l’exercice de ses fonctions grâce à l’amélioration de sa rémunération. Il apporte touses moyens pour la bonne marche de la société.
Nous allons parler du renforcement du système de contrôle interne après cette stabilisation du personnel.

Table des matières

INTRODUCTION
Première partie : CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES
Chapitre I : PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
Section 1 – Historique
Section 2 – Structure organisationnelle
Section 3 – Activités
Section 4 – Perspectives
Chapitre II : THÉORIE GÉNÉRALE SUR L’OUTIL DE GESTION “CONTRÔLE INTERNE ” 
Section 1 – Définition du contrôle interne
Section 2 – Principes d’un bon système de contrôle interne
Section 3 – Objectifs du contrôle interne
Section 4 – Importance du système de contrôle interne
Deuxième partie : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre I : PROBLÈME LIE AUX ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE EXISTANT
Section 1 – Manuel de procédure non satisfaisant
1.1 – Changement fréquent du personnel
1.2 – Insuffisance de collecte et transmission d’information
Section2 – Insuffisance d’un système de supervision
2.1 – Manque de personnel
2.2 – Confusion des tâches
Chapitre II : ANALYSE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU NIVEAU DE LA CAISSE
Section 1 – Informations comptables mal gérées
1.1 – Retard des pièces justificatives
Section 2 – Absence de bonne prévision
2.1 – Insuffisance de données
2.2 – Perturbation au niveau de la trésorerie
Troisième partie : PROPOSITIONS D’AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
Chapitre I : AMÉLIORATION DES ÉLÉMENTS DE BASE DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
Section 1 – Amélioration du manuel de procédure
1.1 – Stabiliser le personnel
1.2 – Renforcement du système de contrôle interne
Section 2 – Renforcement d’un système de supervision
2.1 – Recrutement du personnel
2.2 – Bien définir les tâches
Chapitre II : AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE AU NIVEAU DE LA CAISSE
Section 1 – Bien définir les informations comptables
1.1 – Accélérez l’arrivée des pièces justificatives
1.2 – Mise à jour des imputations comptables
Section 2 – Amélioration de la prévision
2.1 – Données satisfaisantes
2.2 – Stabilité de la trésorerie
Chapitre III : SOLUTIONS RETENUES ET RÉSULTATS ATTENDUS
Section 1 – SOLUTIONS RETENUES
1.1 – Établissement d’un modèle du budget de trésorerie
1.2 – Mise en place d’un manuel de procédure
Section 2 – RÉSULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES
2.1 – Résultats attendus
2.1.1 – Résultat économique
2.1.3 – Résultat social
2.2 – Recommandations générales
2.2.1 – Expliquer au personnel l’importance du système de contrôle interne
2.2.2 – Vérification des imputations comptables avant la saisie informatique
CONCLUSION GÉNÉRALE
ANNEXES – I
BIBLIOGRAPHIE – II

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