Soutenance mémoire
Documentations de la fonction comptable
Pour ce qui est des documents utilisés par la société au service comptabilité, on a pu rendre compte de l’inexistence des documents de la fonction comptable (manuel de procédure comptable). Il n’existe ni description des tâches pour le personnel comptable, ni description des procédures comptables. Ainsi, le personnel comptable n’a aucun document de référence sur son travail. En cas de problème, il doit se référer aux travaux effectués précédemment. Mais, suite à notre stage au sein de la société en question, une observation a été faite concernant les procédures comptables. La figure ci-après montre les techniques utilisées pour tenir les livres et documents comptables de la société. Pour le journal, comme son nom l’indique, la Société l’effectue par jour. En effet, chaque jour, le Responsable en la matière enregistre tous les faits (mouvement des comptes journaliers) et fait un classement chronologique. Ensuite, après le classement chronologique, le responsable reporte les écritures du journal sur le grand livre où elles sont classées suivant le plan des comptes. Effectivement, l’objectif du grand livre étant de connaître le solde de tous les comptes de la société à un moment donnée. De même, le grand livre désigne l’ensemble des comptes de l’entreprise. Puis, le Responsable établit la balance dans le but d’assurer l’exactitude des écritures précédentes. En vue de la présentation d’un bilan, le solde des comptes dans le grand livre est reporté dans la balance, et les comptes sont classés dans l’ordre du PCG 2005. Enfin, il dresse les états financiers (fournissent les informations nécessaires à la prise de décision). En réalité, au sein de la société IARY, la Gérante exige chaque mois l’établissement périodique des synthèses au responsable comptable. L’objectif ici, est de savoir la situation financière de l’entreprise permettant d’aider à la prise de décision (savoir « où est- ce qu’on est ? Où est ce qu’on va ?).
Alourdissement des tâches du responsable financier
Pendant le passage dans la société IARY, il a été remarqué que la répartition des tâches n’est pas équilibrée, faute de règles et de procédures (documentations) mentionnant le nombre des tâches à effectuer pour un poste donné. Le responsable financier, par exemple, est doté de tâches généralement très étendues et très diversifiées, c’est-à-dire qu’un poste regroupe des tâches qui ne sont pas compatibles. En tant que responsable financier, il ne doit normalement assumer que des tâches relatives à la gestion financière de la Société, en atteignant les objectifs financiers tels la solvabilité (disponibilité à bon moment des capitaux) et la rentabilité (utilisation des capitaux de manière plus économique). Or, il exerce en réalité des tâches véritablement interdépendantes qui ne lui sont pas dévolues, telles les enregistrements des opérations dans les journaux, le rapprochement bancaire, l’établissement des états financiers,…. D’où, le responsable rencontre toujours des problèmes lors de l’exécution de ses tâches. Quand il essaie de se focaliser sur une tâche, les autres sont oubliées ou bien délaissées. Alors, il s’avère impossible d’exécuter très rapidement des tâches très diversifiées par une seule personne et qui n’aurait même pas dû être conjointes. A vrai dire, ceci entraîne des conséquences néfastes en matière de comptabilité, à savoir : la non-maîtrise des tâches « comptable » et le retard dans l’obtention des informations.
Problème de suivi et de contrôle
Les différentes informations livrées par le responsable comptable sont considérées comme des moyens permettant à aider le Manager pour assurer le suivi et le contrôle des activités de responsable de la comptabilité, voire l’entreprise toute entière. Par exemple, le solde (débiteur ou créditeur) dans le grand livre permet de suivre et contrôler l’état de tous les comptes de l’entreprise. Il en est de même pour les états financiers (permettant de savoir si l’entreprise est bénéficiaire ou déficitaire à un moment donné). Dans la Société IARY, la Gérante utilise les états ou rapports financiers mensuels comme un outil de suivi et de contrôle. Elle demande au responsable de les établir mensuellement. Or, du fait de l’instabilité du système comptable mis en place, ce dernier est confronté à beaucoup de problèmes (enregistrement de journal et grand livre non fait, centralisation des journaux et grands livres auxiliaires non réalisée dans le temps,…) et ne parvient pas à honorer cette demande. Par conséquent, le problème de suivi et de contrôle demeure toujours au sein de cette Société. En faite, il touche la vie de l’entreprise, en d’autres termes, c’est une grande lacune empêchant l’entreprise à développer ses activités d’une manière plus économique.
Manque de matériels de bureau et informatiques
L’insuffisance de matériels de bureau et informatiques a depuis longtemps une influence néfaste en matière d’organisation comptable au sein de la société IARY. En effet, durant le passage dans cette société en question, il a été remarqué que les matériels de bureau et informatiques sont insuffisants. Par exemple, l’inexistence de classeurs pour assurer le classement des dossiers comptables entraîne des pertes de dossiers, tels les factures, les relevés des banques, les reçus, … . Ce qui provoque à son tour des problèmes lors de la déclaration fiscale faite par le responsable concerné, car l’administration publique, afin de connaître la légalité/conformité des informations (états financiers) livrées par les entreprises, demande à joindre ces dossiers (pièces justificatives) avec la déclaration comme la TVA. De plus, il n’y a qu’un seul ordinateur dans la société, utilisé par différentes personnes. Effectivement, les informations dans cet ordinateur ne sont pas sécurisées ; parfois, le dossier d’une personne a été supprimé par d’autres, portant atteinte au niveau de la relation interpersonnelle. De même, à cause du manque de matériels informatiques, la comptabilisation se fait toujours manuellement au sein de la société (elle n’utilise pas de logiciel de comptabilisation). En général, ce problème n’affecte pas seulement l’organisation comptable. Pourtant, il porte préjudice à la vie de l’entreprise toute entière.
Procédure correspondant à la gestion et au suivi des stocks
Pour éviter l’arrêt de fabrication, l’incorporation des procédures liées à la gestion des stocks est absolument nécessaire au sein de la société IARY. Il convient que la société prévoie les modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen d’instructions écrites et rigoureuses qui préciseront : la date et les heures de l’inventaire, la préparation des lieux de stockage, le personnel chargé de l’inventaire, l’arrêt des mouvements pendant l’inventaire, le dénombrement et saisie de l’inventaire, la centralisation et le suivi des quantités et les méthodes de valorisation des stocks.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE IARY
Section 1-Historique et situation juridique
1.1Historique
1.2. Situation juridique de la société
Section 2- Activités et structure organisationnelle
2.1. Activité de la société
2.2. Structure organisationnelle
2.2.1. Organigramme de la société IARY
2.2.2. Attributions et rôles de chaque responsable
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’ORGANISATION COMPTABLE
Section 1.Définitions
1.1 Comptabilité générale
1.2 Organisation comptable
Section 2.Caractéristiques de l’organisation comptable
2.1. Documentations de la fonction comptable
2.1.1. Manuel comptable de l’entreprise
2.1.2. Document décrivant l’organisation comptable
2.1.3. Document décrivant les supports comptables
2.1. 4. Manuel des opérations comptabilisées en devises
2.2. Système comptable
2.2.1. Système classique
2.2.2. Système centralisateur
2.2.3. Systèmes informatiques
Section 3 : Liaison entre l’organisation comptable et l’organisation interne
3.1 Gestion des ressources de l’entreprise
3.2 Méthode de l’organisation
3.2.1 Division de travail
3.2.2 Mécanismes de coordination
CHAPITRE III ORGANISATION COMPTABLE ACTUELLE AU SEIN DE LA SOCIETE IARY
Section 1 Documentations de la fonction comptable
Section 2 Système comptable au sein de la Société IARY
2.1 Comptabilité auxiliaire
2.2 Comptabilité générale ou centralisée
PARTIE II : PROBLEMATIQUES
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AUX DOCUMENTATIONS COMPTABLES
Section1 : Inexistence du manuel de procédure comptable
1.1. Alourdissement des tâches du responsable financier
1.1.1Non-maîtrise des tâches « comptable »
1.1.2 Retard dans l’obtention des informations
1.2 Défaillance au niveau de suivi de stocks
Section2 : Non-fiabilité du système de classement et d’archivage
2.1. Système de classement non fiable
2.1.1 Perte définitive de certaines pièces justificatives
2.1.2 Blocage du travail
2.2. Inexistence de système d’archivage bien défini
CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU SYSTEME COMPTABLE UTILISE PAR LA SOCIETE IARY
Section1 : Instabilité du système comptable utilisé par la société IARY
1.1Non-respect du principe de système centralisateur
1.1.1Centralisation périodique non faite
1.1.2 Difficulté à l’établissement des états financiers
1.2 Méconnaissance de la situation financière en temps voulu
1.2.1 Problème de suivi et de contrôle
1.2.2 Retard de la prise de décision
Section 2 : Non informatisation du système comptable
2.1. Défaillances au niveau de l’enregistrement
2.2. Anomalies au niveau des états financiers
CHAPITRE III. PROBLEMES LIES À L’ORGANISATION INTERNE
Section 1. Problèmes liés aux ressources de l’entreprise
1.1Problèmes liés aux ressources matérielles
1.1.1 Ancienneté de l’usine de production
1.1.2 Manque de matériels de bureau et informatiques
1.2 Problèmes liés aux ressources humaines
1.2.1 Insuffisance en effectifs du personnel
1.2.2 Manque de politique de développement du personnel
Section 2: Structure organisationnelle mal définie
2.1. Organigramme imprécis
2.1.1 Non satisfaction de la clientèle
2.1.2 Confusion des tâches
2.2 Méthode d’organisation mal déterminée
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES
CHAPITRE I : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ABSENCE DE DOCUMENTATIONS COMPTABLES
Section 1 : Mise en place du manuel de procédure comptable
1.1 Etablissement de procédure comptable
1.1.1 Procédure liée aux tâches « comptable »
1.1.2 Procédure liée à la comptabilisation
1.2 Procédure correspondant à la gestion et au suivi des stocks
Section 2 Amélioration du système de classement et d’archivage
2.1 Au niveau du système de classement
2.2 Au niveau du système d’archivage
CHAPITRE II : LES SOLUTIONS CONCERNANT LE SYSTEME COMPTABLE UTILISE PAR LA SOCIETE IARY
Section 1 : Suivi du principe de base du système centralisateur
1.1 Respect de la comptabilité auxiliaire
1.1.1 Enregistrement quotidien des opérations dans les journaux auxiliaires
1.1.2 Report des opérations enregistrées dans le grand livre
1.2 Respect de la comptabilité périodique
Section 2 : Mise en place un système informatisé
2.1. Formation des personnels à l’usage de l’informatique
2.1.1. Formation en bureautique
2.1.2. Formation à l’usage et maintenance des matériels informatiques
2.2. Mise en place d’un logiciel comptable
CHAPITRE III : LES SOLUTIONS CONCERNANT L’ORGANISATION INTERNE DE LA SOCIETE IARY
Section 1 : Investissement en ressources matérielles
1.1 Acquisition de matériels de production
1.2 Acquisition de matériels de bureau et informatiques
Section 2 : Acquisition et formation des ressources humaines
2.1. Recrutement des personnels
2.2. Formation du personnel
Section 3 : Mise en place de méthode d’organisation bien définie
3.1. Renforcement de la division du travail
3.1.1. Mis en accent sur la dimension horizontale
3.1.2. Renforcement de la dimension verticale
3.2. Implantation du mécanisme de coordination du travail
3.2.1 Incorporation de la standardisation des qualifications
3.2.2 Mise en place de la standardisation des procédés
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1. Acquisition des ressources humaines
1.1 Raisons et conditions de la nécessité de création de nouveaux postes
1.1.1 Objet de la création de poste
1.1.2 Identification des objectifs, des missions et des tâches relatives à un poste
1.1.3 Profils des postes nouvellement créés
1.1.4 Recrutement
1.1.5 Formation
1.2 Avantages dus à la création de nouveaux postes
1.2.1 Diminution de l’étendue et de l’ampleur de la tâche
1.2.2 Spécialisation du personnel
Section 2 Résultats attendus
2.1 Résultats attendus en matière d’organisation comptable
2.2. Résultats attendus au sein de la société IARY
2.2.1. Résultats attendus sur le chiffre d’affaires
2.2.2 Résultats attendus sur l’image de la société
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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