AMELIORATION DE L’AUTOMATISATION DU TRAITEMENT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE DES ACHATS SUR SAGE X3

Direction Générale Adjointe Electricité (DGAElec)

           Elle supervise toutes les directions rattachées à l’électricité. Parmi ces directions se trouve la Direction de la Production et de Transport de l’Electricité (DPTE) qui définit la politique d’exploitation, de maintenance des ouvrages de production et de transport d’électricité ainsi que la politique de choix et de normalisation des équipements. Il a également sous son autorité la Direction de la Distribution Electricité (DDE) qui a les mêmes attributions que la DPTE mais en matière de distribution d’électricité. Ensuite, il y a la Direction de l’Equipement Electricité (DEEL) qui assure la maîtrise d’œuvre des travaux de production et de transport d’énergie électrique. Enfin, la Direction Interrégionale d’Exploitation du Réseau Interconnecté (DERI) dont les attributions consistent à assurer la conduite et la maintenance des centres de production et des installations de transport et à veiller à la satisfaction des besoins en énergie de distribution tant en qualité qu’en quantité.

Expression et émission du besoin

          L’expression du besoin est l’acte par lequel le service (ou la direction) concerné constate ce dont il a besoin, et formule la demande y afférente en vue de sa réalisation. La matérialisation du besoin se fait à travers un document appelé « demande d’achat » ou « demande d’approvisionnement » communément appelé DA. Ce document est interne à la société et doit contenir tous les informations nécessaires à l’établissement de la commande d’achat définitif:
– le nom de l’entité demanderesse (Direction, Département ou Service) ;
– les références identifiant le Demandeur ;
– la nature de la demande (prestation ou achat) ;
– la justification du besoin ;
– le numéro de la rubrique budgétaire ou de l’imputation comptable ;
– la désignation et code de l’article demandé ;
– la quantité demandée (en unité d’achat) et le prix unitaire à titre indicatif ;
– éventuellement le nom du fournisseur (à titre indicatif ou pour les fournisseurs exclusive) ;
– les conditions, le délai et le lieu de livraison.

Définition d’un ERP

                Les deux termes Enterprise Ressource Planning connu sous l’acronyme ERP et Progiciel de Gestion Intégré ou PGI désignent la même chose, un système informatique de planification des ressources de l’entreprise, concept apparu vers la fin des années quatre-vingt et le début des années quatre-vingt-dix. L’ERP peut être définie en tant qu’une application informatique paramétrable selon les besoins de chaque entreprise, et qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l’entreprise (gestion de production, commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, paie). Il vise à optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et en s’appuyant sur des règles de gestion standard. C’est donc un outil standardisé capable de couvrir l’ensemble des activités de l’entreprise à travers un système informatique unique et cohérent.

Le module « Finance »

               Ce module gère tous les aspects de la comptabilité de la société, de la comptabilité générale en passant par la comptabilité budgétaire à la comptabilité analytique. Il permet à la société de répondre à ses obligations légales de la société en matière de comptabilité en lui offrant la possibilité d’ouvrir et de fermer de comptes généraux paramétrer selon le PCG, de faire des imputations chronologiques avec un contrôle automatique du respect de la partie double que ce soit à partir de documents comptables générés par d’autres modules (exemple : facture) ou pour les imputations directes. Il est aussi possible de consulter le contenu de chaque compte ou de chaque écriture enregistrée. Et enfin, le module « Finance » permet à la société d’éditer divers journaux (vente, banque, achat, général), le grand livre ainsi que la balance selon des critères (plage de compte, période d’écriture). L’édition des états financiers de la société se fait également à partir du progiciel.

Disposition d’un bon système d’information d’achat

               Pour pouvoir répondre aux demandes spécifiques de chaque département et service de l’entreprise, il est nécessaire de connaître les caractéristiques des produits et des fournisseurs présents sur le marché. Toutefois, cela s’avère impossible sans la possession des références des produits des principaux fournisseurs et de leurs prix actuels. La JIRAMA constitue une fiche article pour les articles ayant déjà fait l’objet d’un achat par la société. Cette fiche est un ensemble d’informations relatif à un article. La constitution de ces fiches par article permet à la société de se tenir au courant des offres du marché quant aux marques et aux diversifications de l’article. La société tient également une fiche sur chaque fournisseur de l’entreprise. Ces fiches permettent de constituer un catalogue fournisseur avec les marchandises vendues par le fournisseur, le prix, le mode de paiement exigé et les délais de livraison. La tenue de ces fiches articles et fournisseurs est facilité par le progiciel. La « table article » et la « table Tiers>Fournisseur » dédiés à l’enregistrement des données de base sur les principaux fournisseurs et les articles utilisés par la société facilite le regroupement de ces informations, leur consultation et leur mise à jour. Ce catalogue permet de connaître rapidement le fournisseur et ses conditions. Et, il facilite également la recherche et la constitution d’une liste de fournisseur à consulter. En effet, il a été dit que lors de la consultation de prix par mail, la liste des fournisseurs à consulter est générée automatiquement. Ce qui réduit le temps de recherche des fournisseurs et procure un gain de temps non négligeable à la société.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITES
Chapitre I : Identification de l’entreprise
Section I : Présentation de la JIRAMA
1.1. Historique et développement
1.1.1. Présentation physique
1.1.2. Présentation juridique
1.2. Mission, objectifs, buts, perspectives et activités
1.2.1. Mission
1.2.2. Objectifs
1.2.3. Perspectives
1.2.4. Activités
1.3. Structure Organisationnelle
1.3.1. Organigramme de la JIRAMA
1.3.2. Attributions et missions par entité
1.3.2.1. Conseil d’Administration
1.3.2.2. Consultants
1.3.2.3. Direction Générale
1.3.2.3.1. Direction de la Planification Stratégique (DPS)
1.3.2.3.2. Direction de l’Audit Interne (DAI)
1.3.2.3.3. Centre Médico-Social (CMS)
1.3.2.3.4. Direction des Travaux
1.3.2.3.5. Direction de l’Environnement et du Contrôle Carburants (DECC)
1.3.2.3.6. Directions Interrégionales (DIR) et la DIR TANA
1.3.2.3.7. Direction Générale Adjointe Administrative (DGAA)
1.3.2.3.8. Direction Générale Adjointe Electricité (DGAElec)
1.3.2.3.9. Direction Générale Adjointe Eau (DGAO)
Section II : Description de la Direction Financière et de la Direction des Approvisionnements
2.1. La Direction Financière
2.1.1. Le Département Budget
2.1.2. Le Département Trésorerie
2.1.3. Le Département Comptabilité
2.2. La Direction des Approvisionnements
2.2.1. Le Service Consultant Appro et Le Staff
2.2.2. Le Département Administratif et Marketing
2.2.3. Le Département Achat
2.2.4. Le Département Gestion de Stocks
Chapitre II : Théorie Générale sur les procédures de traitement des achats et généralités sur les ERP
Section I : Procédures relatives aux opérations d’achat
2.1. Les achats dans l’entreprise
2.1.1. Définition
2.1.2. Importance
2.2. Les procédures administratives
2.2.1. Expression et émission du besoin
2.2.2. Vérification du besoin
2.2.3. Passation de la commande
2.2.4. Suivi de la commande et relance fournisseur
2.2.5. Réception et contrôle de la livraison
2.2.6. Vérification et archivage de la facture
2.3. Procédures comptables
2.3.1. Les normes comptables
2.3.1.1. Les principes comptables
2.3.1.2. Le cadre comptable
2.3.1.3. Les états financiers
2.3.1.4. Les annexes
2.3.2. L’organisation de la comptabilité
2.3.2.1. Les pièces justificatives
2.3.2.2. Modalité de traitement du cycle achat en comptabilité
2.3.2.2.1. L’enregistrement de l’engagement reçu
2.3.2.2.2. Ecriture de règlement de la dette
Section II : L’utilisation de l’outil informatique dans la gestion de l’entreprise
2.1. La performance au sein de l’entreprise
2.1.1. Types de performance
2.1.2. Efficacité
2.1.3. Efficience
2.2. L’automatisation de la procédure opérationnelle des achats et de leur comptabilisation
2.3. Automatisation du traitement des achats et performance
2.3.1. Au niveau de la procédure administrative
2.3.2. Au niveau de la procédure comptable
2.4. Les Progiciels de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Ressource Planning (ERP), nouvel outil pour l’informatisation de la gestion
2.4.1. Définition d’un ERP
2.4.2. Spécificités
2.4.3. Architecture
PARTIE II : ANALYSE DE L’EXISTANT
Chapitre I : Présentation de l’outil et du traitement automatisé des procédures
Section I : Le progiciel de gestion installé SAGE X3
1.1. Les spécificités et les possibilités du progiciel
1.1.1. Une structure modulaire
1.1.1.1. Le module « Achat »
1.1.1.2. Le module « Finance »
1.1.2. L’automatisation des procédures grâce au moteur « workflow »
1.1.3. L’accès au progiciel
1.2. Le traitement informatique des achats de la JIRAMA dans SAGE X3
1.2.1. Les données de base
1.2.1.1. Les fournisseurs
1.2.1.2. Les articles
1.2.1.3. Les banques
1.2.2. La codification des documents dans SAGE X3
Section II : Description du traitement des procédures d’achat de la société avec le progiciel
2.1. Au niveau de la procédure administrative
2.1.1. L’émission du besoin
2.1.1.1. La création d’une DA dans SAGE X3
2.1.1.2. La validation des DA
2.1.1.3. Le plan de l’acheteur
2.1.2. La consultation des fournisseurs
2.1.2.1. Cas d’un achat local
2.1.2.2. Cas d’un achat import
2.1.2.3. La création d’appel d’offre et la gestion des réponses
2.1.2.4. L’évaluation des offres et le choix du fournisseur
2.1.2.4.1. Dans le cas d’un achat local
2.1.2.4.2. Dans le cas d’un achat import
2.1.3. La passation de commande
2.1.3.1. La création d’un bon de commande dans SAGE X3
2.1.3.2. La validation du bon de commande
2.1.4. La réception de la livraison
2.1.4.1. Dans le cas de la livraison d’une commande locale
2.1.4.2. Lors de la livraison de la commande import
2.1.4.3. L’établissement du Bon de Réception ou BR
2.1.5. Facturation et ordonnancement
2.1.5.1. Traitement des Factures
2.1.5.2. Saisie des factures dans le progiciel
2.1.5.3. L’ordonnancement
2.2. Traitement comptables des achats au sein de la JIRAMA
2.2.1. La procédure comptable mise en place par l’entreprise
2.2.1.1. La réception et le contrôle des pièces justificatives
2.2.1.2. Le traitement comptable
2.2.1.3. Le paiement
2.2.1.4. Le classement des documents
2.2.2. L’imputation des comptes dans SAGE X3
2.2.2.1. Les spécificités de saisie de la société
2.2.2.1.1. Le plan des comptes
2.2.2.1.2. La saisie analytique des achats
2.2.2.2. Les pièces de paiement
2.2.2.2.1. Lors d’un achat au comptant
2.2.2.2.2. Lors d’un achat à crédit avec une avance au fournisseur
2.2.2.2.3. La création de la PP dans X3
2.2.2.3. La pièce d’encaissement
2.2.2.4. La prise en charge de la facture
Chapitre II : Evaluation de l’automatisation des procédures d’achat mises en place par la JIRAMA
Section I : Points forts de l’automatisation de la procédure
1.1. Au niveau de la procédure administrative
1.1.1. Grande séparation des tâches
1.1.2. Visibilité de la procédure
1.1.3. Accès rapide à l’information
1.1.4. Disposition d’un bon système d’information d’achat
1.1.5. Standardisation des documents d’achat
1.1.6. Système de validation des documents efficace
1.2. Au niveau de la procédure comptable
1.2.1. Renforcement du contrôle de la cohérence des informations
1.2.2. Allègement du travail au sein du service
1.2.3. Minimisation des risques d’erreurs
Section II : Points faibles de l’automatisation
2.1. Au niveau de la procédure administrative
2.1.1. Retard dans la satisfaction des besoins
2.1.2. Insuffisance des critères d’évaluation
2.1.3. Défaillance dans le traitement du bon de transport
2.2. Au niveau du traitement comptable
2.2.1. Retard dans la transmission des pièces justificatives
2.2.2. Défaillance au niveau du lettrage automatique de comptes
2.2.3. Lourdeur des tâches des comptables
2.3. Autres considérations susceptibles de défavoriser le traitement automatique des achats de la société
2.3.1. Manipulation du progiciel non maîtrisé
2.3.2. Défaillance des matériels informatiques
2.3.3. Lacune dans la conservation des pièces justificatives
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS, RECOMMANDATIONS ET RESULTATS ATTENDUS
Chapitre I : Proposition de solutions
Section I : Propositions d’amélioration au niveau de la procédure administrative
1.3. Réduction du temps de traitement et de validation des documents
1.2. Révision des critères d’évaluation du fournisseur
1.1. Informatisation du traitement du bon de transport
Section II : Propositions relatives à l’automatisation du traitement comptable
2.1. Régularisation de la réception des pièces justificatives
2.2. Révision du paramétrage du lettrage automatique
2.3. Renforcement du personnel du Service Comptabilisation des Achats
2.4. Propositions de solutions relatives aux autres considérations
2.4.1. Renforcement de la formation du personnel concernant la manipulation du progiciel
2.4.2. Renforcement des mesures de maintenance préventive
2.4.3. Régularisation ou augmentation du rythme de ravitaillement en fourniture de bureau
Chapitre II : Recommandation et résultats attendus
Section I : Recommandation pour la mise en œuvre des solutions proposées
1.1. Rappel des procédures et révision du circuit de signature manuelle du bon de commande
1.2. Prise en compte de nouveaux critères d’évaluation
1.3. Mise en place de l’informatisation du bon de transport
1.4. Recommandation concernant la régularisation du retour des pièces justificatives
1.5. Prise en compte de l’analogie de référence dans le paramétrage du lettrage automatiques
1.6. Recrutement personnel
1.7. Recommandation relative au renforcement de la formations du personnel : l’adoption d’un plan de formation adéquat
1.8. Recommandation concernant les mesures de maintenance préventive à mettre en place
Section II : Résultats attendus
2.1. Economie de temps
2.2. Accélération du traitement et confiance des fournisseurs
2.3. Continuité du traitement et fiabilité des informations
2.4. Allègement du travail
2.5. Meilleur exploitation de l’outil de travail
2.6. Meilleur répartition des tâches
2.7. Motivation du personnel
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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