Le rôle de tableau de bord au sein de l’entreprise

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION :

Dans ce chapitre, nous allons voir successivement la définition de ce qu’on appelle tableau de bord, leur rôle au sein d’une entreprise, les étapes à suivre pour l’élaboration du tableau de bord.

Définition du tableau de bord :

Le tableau de bord d’entreprise est apparu aux Etats-Unis dès 1938 Au début, le terme de tableau de bord a souvent été utilisé pour décrire l’élaboration et la mise en circulation au sein de l’entreprise d’une masse de documents, dont la teneur s’écarte sensiblement de la définition initiale de cet outil de gestion.
Le tableau de bord est un outil privilégié du contrôle de gestion, mais sa vocation est plus large. Il est un instrument de mesure de tous les aspects de la vie de l’entreprise. En définitive, la forme et les conditions d’utilisation du tableau de bord sont propres à chaque entreprise et expriment l’originalité de sa structure et ses objectifs.
Le tableau de bord est un outil d’aide à la décision et à la prévision, il est un ensemble d’indicateurs et d’informations essentielles conçues pour permettre aux gestionnaires de prendre connaissance de l’état et de l’évolution du système qu’ils pilotent, et de déceler les perturbations et de prendre des décisions d’orientation. En effet, sa définition relève de la mission du contrôle de gestion qui devra la négocier avec les utilisateurs pour spécifier les indicateurs et les informations essentielles. En plus, le tableau de bord contient souvent un historique de ces indicateurs. Ce dernier permet de tirer des enseignements anticipatifs, d’alerter les gestionnaires avant qu’un indicateur ait atteint sa zone critique et prendre conscience des interactions entre les indicateurs retenus pour éliminer progressivement les redondances éventuelles et d’identifier les indicateurs prémonitoires.

Le rôle de tableau de bord au sein de l’entreprise :

Les raisons qui peuvent inciter une société à élaborer un tableau de bord consiste essentiellement à apprécier les délégations et à contrôler la validité de la gestion prévisionnelle.
La mise en œuvre et l’élaboration du tableau de bord exigent un effort considérable de la part des différents responsables de l’entreprise. Il est souvent considéré comme une charge de travail supplémentaire. Une telle charge doit être justifiée, alors quel sera l’impact du tableau de bord sur la gestion d’entreprise ?
Le tableau de bord est :
• un moyen d’apprécier la délégation des pouvoirs :
La délégation de pouvoirs est nécessairement pratiquée par toutes les grandes ou moyennes entreprises, et à moindre degré par les firmes d’une taille réduite. La décentralisation des responsabilités est donc largement pratiquée, elle l’est le plus souvent à plusieurs niveaux.
• Un complément à tout système de gestion prévisionnelle :
Cette deuxième mission du tableau de bord est un complément à la première, car la délégation de pouvoirs consiste en un contrat entre deux responsables, contrat stipulant que le délégataire devra atteindre certains objectifs fixés à l’avance, objectifs sectoriels dont la bonne réalisation permettra à la firme de suivre la trajectoire de croissance que lui a assignée sa direction générale.
• Une banque de données :
Le fonctionnement d’un tableau de bord nécessite la collecte et la compilation d’un nombre important d’informations numériques. Or, ces informations ont un coût élevé, et le tableau de bord peut être rentabilisé en devenant une banque de données.

Les étapes d’élaboration du tableau de bord :

Le processus d’élaboration d’un tableau de bord requise l’étude de l’organisation de la société, de l’information existante pour effectuer une meilleure sélection des paramètres clés.
Voyons tout d’abord l’étude organisationnelle de la société.

Etude organisationnelle de l’entreprise :

La connaissance de l’organigramme et de son contenu est particulièrement précieuse. En effet, la notion du tableau de bord est attachée à l’existence de la décentralisation des pouvoirs au sein de la firme. La connaissance de la structure hiérarchique de l’entreprise permettra donc d’entamer une recherche systématique des délégations et de leur contenu. Donc, la conception est nécessaire avant de mettre en place un tableau de bord au sein de la société Vidzar.

Etude de l’information existante :

L’élaboration du tableau de bord passe par une première phase qui consiste à rechercher quelles sont les sources de renseignements préexistants qui seront éventuellement utilisables. Cependant, il ne faut pas en déduire que le tableau de bord se résumera à une compilation d’informations déjà existantes.

Le sélection des paramètres :

Grâce à l’information préexistante, on dispose d’une source donnée assez importante, si on l’utilise dans le tableau de bord, on risque de l’étouffer. Ainsi, le tableau de bord doit impérativement éviter l’excès de clignotants et de chiffres qui peuvent masquer l’information utile. Il faut donc que chaque responsable trouve dans son tableau de bord tous les renseignements qui peuvent le concerner, à l’exclusion de toute autre statistique.

Choix des indicateurs :

Effectuer un inventaire exhaustif des paramètres qui devront être quantifiés : point-clés de la gestion courante des départements et paramètres financiers de chef d’entreprise. A chaque de ces paramètres doit correspondre un indicateur chiffré mais il est possible d’envisager plusieurs indicateurs pour mesurer un phénomène donné.

Forme matérielle du tableau de bord :

Connaissant la nature des informations, qui seront contenues dans le tableau de bord. Il reste à déterminer leur mode de présentation pour donner au tableau de bord un caractère aussi opérationnel possible.
Les formes de l’apport de l’informatique :
Le tableau de bord est essentiellement un flux d’informations. Il était donc prévisible que cet instrument de gestion utiliserait abondamment les techniques nouvelles de traitement de l’information comme les systèmes d’informations.
Alors, quel que soit le système de traitement adopté, un ordinateur est susceptible de fournir au tableau de bord deux types de services :
• La restitution de données utiles à la confection d’un tableau de bord,
• Le traitement et l’édition des documents de tableau de bord à partir de données fournies à l’ordinateur.
Cependant, on remarque que dans les deux cas une intervention manuelle reste nécessaire pour l’obtention des documents de tableau de bord. C’est la raison pour laquelle on s’oriente actuellement vers une synthèse des deux fonctions précédentes, de façons à obtenir une informatisation totale du tableau de bord. On va examiner successivement ses trois utilisations possibles de l’ordinateur :
• La restitution de données :
Au cours de ces traitements, l’ordinateur est amené à enregistrer et à compiler un nombre de plus en plus considérable d’informations concernant l’entreprise.
• Les programmes d’édition de tableau de bord :
On effectue dans ce cas une démarche inverse : on fournit à l’ordinateur la totalité des données nécessaires à l’établissement du tableau de bord, ce dernier effectue alors les calculs nécessaires et imprime les tableaux de bord.
• L’information intégrale du tableau de bord :
Cette étape ne constitue en fait que la synthèse des deux premières. En effet, l’extraction d’information utilise au départ des supports informatiques et aboutit à l’impression d’un document permettant de faciliter l’élaboration manuelle du tableau de bord. A l’inverse, les programmes d’édition exigent l’introduction manuelle de données, et permettent l’impression automatique des documents de tableau de bord.
Pour avoir plus d’explication sur l’informatisation intégrale du tableau de bord, nous allons présenter sous forme d’un schéma ci-dessous :
• L’informatisation du tableau de bord dans la grande entreprise :
En tant que la société Vidzar est parmi une grande entreprise, l’informatisation passe assez fréquemment par la mise en place d’une entreprise information système. C’est un outil informatique qui met au point, filtre et organise l’information du manager afin que ce dernier en tire le meilleur parti. Le responsable peut ainsi se concentrer sur l’information qui l’intéresse réellement, sans se perdre dans les données secondaires.

Correction des Ecarts :

Les raisons qui peuvent inciter une entreprise à élaborer un tableau du bord consistent essentiellement à apprécier les délégations et à contrôler la validité de la gestion prévisionnelle. Il est possible que les réalisations d’une ou plusieurs divisions s’écartent des prévisions qu’elles avaient formulées. Il importe de trouver rapidement une solution à une telle dérive, afin de ne pas remettre en cause les performances globales de l’entreprise. On peut suivre pour cela les étapes suivantes :

Localisation de la source des écarts :

Une perturbation ne prend pas nécessairement naissance de l’endroit précis où a été découverte. Pour en déterminer l’origine exacte, il faut donc : rechercher si un service connexe n’est pas à la source des écarts constatés et mettre en évidence à l’intérieur du service finalement concerné, l’activité ou le phénomène précis qui est à l’origine des perturbations observations.
Par conséquent, la mission principale du tableau de bord sera de surveiller les paramètres caractérisant les points-clés conditionnant chaque activité.

Actions visant à corriger les écarts :

Elles doivent être entreprises rapidement pour être efficaces. Une entreprise qui se fixerait, par exemple, un objectif annuel de chiffre d’affaires ne peut pas se contenter de comparer à la fin de l’exercice, ses réalisations à ses prévisions.
En tant que le tableau de bord est un outil pour le contrôle de gestion au sein d’une entreprise, il permet d’analyser les écarts sur les activités de l’entreprise. Pour cela, il est indispensable de suivre le processus par lequel les dirigeants s’assurent que les ressources sont obtenues et utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs), efficience (par rapport aux moyens employés), pertinence pour réaliser les objectifs de l’organisation. Pour ce faire, examinant les termes clés de cette définition :
• Processus : système de contrôle de gestion englobe à la fois un processus et une structure. Le processus et l’ensemble des actions mises en œuvre. La structure concerne les adaptations organisationnelles et les constructions d’information qui facilitent le processus.
• Les dirigeants : une procédure de contrôle de gestion demande l’intervention de deux catégories de dirigeants au rôle différents : opérationnels incorporent leur jugement dans le système, adoptent les plans d’action permettant d’atteindre les objectifs et voient leurs performances mesurées à partir de ceci. Les dirigeants fonctionnels : collectent, résument et présentent l’information utile au processus. Ils font les calculs, les écarts, les analyses et soumettrent leur conclusion aux jugements des dirigeants.
• Les ressources : les matières premières, l’information, les biens matériels, les équipements, les ressources financières.
• Efficience : utilisée ici dans son sens technique, une société est efficiente lorsqu’elle maximise ses résultats en utilisant le minimum de moyens.
• Efficacité : elle s’apprécie par rapport aux objectifs de l’organisation. Un système est efficace lorsqu’il permet d’atteindre les résultats les plus proches des objectifs tracés.
• Pertinence : elle met en rapports objectifs et moyens. Pour qu’un système soit pertinent, il faut qu’il met en œuvre les moyens lesquels adaptés en quantité et en qualité aux objectifs escomptés.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE VIDZAR
Section1 : Historique de la société
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3 : Activités et Missions
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION
Section 1 : Définition du tableau de bord
Section 2 : Le rôle de tableau de bord au sein de l’entreprise
Section 3 : Les étapes d’élaboration du tableau de bord
3.1-Etude organisationnelle de l’entreprise
3.2-Etude de l’information existante
3.3-Le sélection des paramètres
3.4-Choix des indicateurs
3.5-Forme matérielle du tableau de bord
Section 4 : Correction des Ecarts
4.1-Localisation de la source des écarts
4.2-Actions visant à corriger les écarts
DEUXIEME PARTIE PROBLEMATIQUES
CHAPITRE I : PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION INTERNE DE LA SOCIETE VODZAR
Section 1 : Cumul de fonctions
1.1-Confusions des tâches ou de responsabilité
1.2- Insuffisance personnelle
1.3-Retard sur le traitement des informations
Section 2 : Insuffisance de matériels informatiques et de transports
2.1- Lenteur sur le traitement des tâches
2.2- Matériels de transport insuffisants
2.3-Retard dans l’exécution de travail
CHAPITRE II : PROBLEMES RENCOTRES AU NIVEAU DE CONTROLE DE GESTION ET DE GESTION PREVISIONNELLE
Section 1 : Manque d’utilisation du tableau de bord au sein de la société
1.1-Insuffisance de la gestion prévisionnelle
1.2-Non maîtrise des charges liés à l’exploitation
Section 2 : Manque de planification et de contrôle budgétaire et de chiffre d’affaires
2.1-Planification budgétaire insuffisante
2.2-Instabilité du chiffre d’affaires
Section 3 : Mauvais choix de la méthode de gestion de stock
3.1- Utilisation de la méthode LIFO au niveau des matières premières
3.2- Méthode de gestion de stock des produits finis inadéquate
TROIXIEME PARTIE PROPOSITION DES SOLUTIONS
CHAPITRE I : SOLUTION CONCERNANT DE L’ORGANISATION INTERNE
Section 1 : Meilleure répartition des fonctions
1.1-Séparation des tâches effectuées
1.2-Rapidité sur le traitement des informations
Section 2 : Modernisation et multiplicité des matériels informatiques
2.1-Gain du temps des traitements
2.2-Disponibilité rapide des informations
CHAPITRE II : SOLUTION CONCERNANT DE CONTROLE DE GESTION ET DE LA GESTION PREVISIONNELLE
Section 1 : Mise en place du tableau de bord au service existant
1.1-Adoption de gestion prévisionnelle effective
1.2-Bonne maîtrise des charges liées à l’exploitation ….
Section 2 : Mise en place d’un système de contrôle budgétaire et de chiffre d’affaires ….
2.1-Contrôle budgétaire effective
2.2-Bonne maîtrise du chiffre d’affaires
CHAPITRE III : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
1.1-Proposition de la mise en place du tableau de bord au service existant
1.2-Application et simulation au cas de la société Vidzar
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
2.1-Résultats attendus
2.1.1-Résultat économique
2.1.2-Résultat financier
2.1.3-Résultat social
2.2-Recommandations générales
2.2.1-Création d’une branche de service sur l’élaboration du tableau du bord
2.2.2-Formation du personnel concerné
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

Télécharger le rapport complet